Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung nach EstG in Deutschland: Wen sie betrifft und was zu tun ist

In der Bundesrepublik spielt das Thema Steuererklärung für einen Großteil der Bevölkerung eine wichtige Rolle. Das Einkommensteuergesetz (EStG) regelt die Besteuerung natürlicher Personen, zu denen Arbeitnehmer, Freiberufler, Einzelunternehmer, Rentner und andere zählen. 

Hier sind einige der wichtigsten Punkte des Gesetzes:

• Es gibt insgesamt sieben Einkunftsarten, wozu unter anderem Mieteinnahmen oder das Gehalt gehören – sie müssen berücksichtigt werden, wenn sie den Grundfreibetrag überschreiten.
• Bei hohen Sonderausgaben oder Werbungskosten kann sich eine freiwillige Abgabe lohnen.
• Das Einreichen der Steuererklärung ist bis zum 31. Juli des Folgejahres vorgeschrieben. Wer auf einen Steuerberater setzt, hat bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres Zeit.
• Über das Portal ELSTER oder diverse Steuerprogramme kann die Erklärung komfortabel digital eingereicht werden.
• Kleinunternehmer sind dazu veranlasst, ihre Steuererklärung mit genauer Buchführung einzureichen, oft ohne die Umsatzsteuer.

Lesen Sie weiter, um alles Wichtige zum Thema Steuererklärung in Deutschland zu erfahren.

Wer muss gemäß Einkommenssteuergesetz eine Steuererklärung abgeben?

Die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung – alternativ Veranlagungspflicht genannt – gilt in Deutschland für eine Reihe von Personengruppen. Trifft einer der nachfolgenden 

Punkte auf Sie zu, unterliegen Sie in der Regel der Pflicht, eine Einkommenssteuererklärung einzureichen:

• Einkünfte ohne Steuerabzug vom Gehalt: Wenn Sie Einkünfte ohne Lohnsteuerabzug von mehr als 410 Euro im Jahr erzielt haben, sind Sie zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Dazu können beispielsweise Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit, Mieteinnahmen oder bestimmte Rentenzahlungen gehören.
  
• Bezug staatlicher Leistungen als Lohnausgleich: Sie haben mehr als 410 Euro jährlich in Form von Lohnersatzleistungen bezogen. Dazu gehören unter anderem Arbeitslosengeld I, Kurzarbeitergeld, Krankengeld oder Elterngeld. Zwar sind diese Einnahmen steuerfrei, erhöhen aber wegen des Progressionsvorbehalts den Steuersatz für Ihr übriges Einkommen, wodurch eine Erklärung erforderlich wird.
  
• Es gibt mehrere Arbeitgeber parallel: Sie waren im Jahresverlauf bei mehreren Arbeitgebern angestellt, und die Lohnsteuer wurde nach Steuerklasse VI ermittelt.
  
• Spezielle Steuerklassenkombinationen bei Ehepaaren: Ehepaare oder eingetragene Lebenspartner mit der Steuerklassenkombination III/V oder IV/IV mit Faktorverfahren sind grundsätzlich zur Abgabe verpflichtet. Das Finanzamt geht von einer eventuellen ungenauen Besteuerung während des Jahres aus, für die eine Korrektur notwendig ist.
  
• Freibeträge beim Lohnsteuerabzug beantragt: Sie können beim Finanzamt einen Freibetrag für Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen beantragen. In diesem Fall wird eine Steuererklärung zwingend notwendig, um die Berechtigung zu überprüfen.
  
• Rentner und Pensionäre: In Deutschland sind Rentner und Pensionäre dazu verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben, wenn ihr gesamtes Jahreseinkommen den jährlichen Grundfreibetrag überschreitet. Die konkrete Summe hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. Ausschlaggebend ist unter anderem das Jahr des Rentenbeginns, da dieser bestimmt, welcher Teil der Rente steuerpflichtig ist.

Anhand der Liste sehen Sie auf einen Blick, für wen die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung gilt.

Welche Arten von Einkommen müssen in Deutschland versteuert werden?

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet sieben Einkunftsarten, die bei der Steuererklärung angegeben werden müssen. Sobald die gesamten Einkünfte höher sind als der Grundfreibetrag, besteht die Pflicht, diese anzugeben.

Hier sind verschiedene Arten von steuerpflichtigen Einkünften:

• Einkünfte aus Landwirtschaft und Forstwirtschaft
• Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb (beispielsweise als Unternehmensinhaber)
• Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit (zum Beispiel als Arzt, Anwalt oder Künstler)
• Einkünfte aus unselbstständiger Arbeit (also Ihr Gehalt oder Lohn als Angestellter)
• Einkünfte aus Kapitalvermögen (Zinsen, Dividenden, es sei denn, diese wurden bereits durch die Abgeltungssteuer versteuert)
• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
• Weitere Einkünfte (zum Beispiel Renten oder private Veräußerungsgeschäfte)

Wie die Einkünfte erzielt werden, ist dabei egal. Es kann sich um Bargeld, Überweisungen oder auch Zahlungen am POS (Point of Sale) handeln.

Wann lohnt sich die Abgabe einer Steuererklärung, auch wenn keine Pflicht besteht?

Selbst wenn Sie nicht verpflichtet sind, eine Steuererklärung einzureichen, kann sich das für Sie auszahlen, wenn Sie diese freiwillig abgeben. In vielen Fällen wird Ihnen nämlich Geld erstattet. Wahrscheinlich ist das insbesondere dann, wenn Sie hohe Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, die den Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen. Das kann etwa durch Fahrtkosten zur Arbeit oder berufliche Weiterbildungen geschehen.

Ein weiterer Grund: Sie haben hohe Sonderausgaben, beispielsweise für die Altersvorsorge oder Versicherungen. Außergewöhnliche Belastungen wie Krankheitskosten oder Pflegekosten sind ebenfalls absetzbar. Ausgaben für Putzhilfen im Haushalt oder für Handwerker können Sie ebenfalls geltend machen.

Eine freiwillige Steuererklärung können Sie bis zu vier Jahre rückwirkend einreichen. Prüfen Sie für Ihre erste Steuererklärung alle absetzbaren Posten, damit Sie das Maximum herausholen. 

Eine vereinfachte Steuererklärung, bei der weniger detaillierte Angaben notwendig sind, empfiehlt sich für Rentner oder Personen mit einfachen Einkommensverhältnissen.

Was über Fristen und Strafen bei Verspätung bekannt sein sollte

Sind Sie zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet, sind Sie an feste Termine gebunden. Die Steuererklärung für ein Jahr muss für gewöhnlich bis zum 31. Juli des nächsten Jahres beim Finanzamt eingegangen sein. Beispielsweise muss die Steuererklärung für das Steuerjahr 2025 bis zum 31. Juli 2026 abgegeben werden.

Setzen Sie auf die Unterstützung eines Steuerberaters oder Lohnsteuerhilfevereins, haben Sie noch deutlich mehr Zeit – zumeist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.

Wer die Steuererklärungsfrist verpasst, muss mit einem Verspätungszuschlag von 0,25 Prozent der Steuer pro Monat rechnen, mindestens aber mit 25 Euro. Das Finanzamt kann zudem eine Schätzung Ihrer Steuerlast vornehmen, was mit höheren Nachzahlungen verbunden ist. Beantragen Sie vor dem 31. Juli eine Verlängerung der Frist beim Finanzamt, wenn absehbar ist, dass Sie in Verzug geraten würden. 

Den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Steuererklärung können Sie online über ELSTER abfragen. Das hilft Ihnen, den Fortschritt zu verfolgen.

Steuererklärungen: Unterschiede für Freiberufler, Selbstständige und KMUs

Anders als Arbeitnehmer, die meistens nur Anlage N ausfüllen müssen, ist es für Selbständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hierzulande etwas komplexer. Wer einen jährlichen Umsatz von höchstens 800.000 Euro und Gewinn von 80.000 Euro erzielt, muss eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) verwenden. Diese wird mit der Einkommenssteuererklärung eingereicht.

Die Steuererklärung für Kleingewerbe gestaltet sich ähnlich. Kleinunternehmer können die Kleinunternehmerregelung nutzen und sind dann von der Umsatzsteuer befreit. Die Kleinunternehmer-Steuererklärung setzt aber dennoch voraus, dass Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, sofern das Einkommen den Grundfreibetrag überschreitet. 

Je nachdem, um welche Rechtsform es sich handelt und wie hoch der Umsatz ausfällt, kann noch eine Umsatzsteuererklärung oder eventuell eine Gewerbesteuererklärung fällig werden.

Selbstständige müssen zudem vierteljährliche Steuervorauszahlungen leisten, die auf dem voraussichtlichen Gewinn beruhen. Eine ordentliche Buchführung ist dabei immens wichtig für die Finanzplanung und, um die Regeln in der Bundesrepublik Deutschland einzuhalten.

Welche Steuererklärungs-Unterlagen werden benötigt?

Eine gute Vorbereitung gewährleistet weniger Stress bei der Steuererklärung. 

Hier ist eine Tabelle mit Unterlagen, die für verschiedene Unternehmensformen benötigt werden:

Diese Liste ist natürlich nicht komplett und muss je nach individueller Situation ergänzt werden. Überprüfen Sie daher für Ihren Fall genau, welche Unterlagen nötig sind. 

So reichen Sie Ihre Einkommenssteuererklärung digital ein

Die klassische Papierform ist beinahe Geschichte – elektronisch geht es wesentlich komfortabler. 

Im Grunde genommen stehen Ihnen dafür zwei Hauptwege zur Auswahl, die beide Zeit sparen und Fehler minimieren:

• ELSTER: Die offizielle kostenlose Online-Plattform des Finanzamts. Hier laden Sie Steuerunterlagen sicher hoch. Zuerst müssen Sie sich einmalig registrieren, aber dann profitieren Sie von der vorausgefüllten Erklärung – viele Infos, zum Beispiel zu Ihrem Job, sind dann bereits abgespeichert.
  
• Steuersoftware: Ein Steuerprogramm ist eine Software, die Sie Schritt für Schritt durch die Erklärung leiten. Es werden Ihnen dabei Fragen gestellt, die für jeden verständlich sein sollten. Sie erhalten zudem smarte Spartipps und eine Prognose, wie viel Geld Ihnen voraussichtlich zurückerstattet wird – oder wie viel Sie noch nachzahlen müssen. Die Kosten dafür dürfen Sie im nächsten Jahr wieder absetzen.

In Deutschland empfehlen wir die Nutzung von ELSTER für Privatpersonen, weil diese automatisch mit dem Finanzamt verbunden werden kann.

Typische Stolpersteine bei der Steuererklärung, die es zu vermeiden gilt

Hier eine kurze Übersicht mit typischen Stolpersteinen bei der Steuererklärung:

Wenn Sie sich einiger dieser Dinge bewusst sind, können Sie unter Umständen große Probleme bei Ihrer Steuererklärung vermeiden.

So wirken sich Kartenzahlungen und digitale Zahlungen auf Ihre Steuererklärung aus

Für Gewerbetreibende, Selbstständige und Freiberufler wird die Steuererklärung durch das Anbieten digitaler Zahlungsarten in vielerlei Hinsicht erleichtert. Jede Transaktion – ob am Kartenterminal oder online – wird automatisch digital erfasst. So entsteht eine vollständige und gut nachvollziehbare Übersicht über sämtliche Einnahmen.

Wichtig ist jedoch: Digital bedeutet nicht automatisch gesetzeskonform. Auch bei Kartenzahlungen und digitalen Zahlungen müssen die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Dazu zählen insbesondere die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen), die Kassenführungspflicht sowie die Belegausgabepflicht.

Werden diese Compliance-Grundpfeiler beachtet, reduziert die digitale Erfassung die Gefahr von Fehlern, die beim manuellen Erfassen von Bargeld auftreten können. Das Finanzamt begrüßt diese Transparenz, da sie die Prüfung der Geschäftsvorgänge erleichtert und die Richtigkeit der angegebenen Umsätze nachvollziehbar macht.

Wie helfen Zahlungsdaten, die Steuererklärung zu verbessern?

Moderne Bezahlsysteme können mehr als nur Geld hin- und herschicken. Sie erstellen nämlich auch Berichte und Datenexporte mit allen Details. Diese Daten können Unternehmer nutzen, um ihre Einnahmen schnell und richtig für die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vorzubereiten.

Statt alle Belege einzeln herauszusuchen, lassen sich Transaktionen direkt in die Buchhaltungssoftware einfügen. Das spart eine Menge Zeit, reduziert den Arbeitsaufwand und sorgt dafür, dass alle Einnahmen für die Steuererklärung korrekt verbucht werden. Sie können den Bearbeitungsstand Ihrer Steuererklärung online abfragen, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingereicht wurde.

Wie unterstützen Zahlungsdienstleister das Einhalten von Finanzvorschriften?

Zahlungsanbieter wie myPOS helfen Firmen aktiv dabei, alle Steuervorschriften zu beachten. Sie bieten nicht nur die Technik für Zahlungen, sondern auch alle nötigen Tools fürs Finanzmanagement. Dazu gehören unter anderem Übersichten mit aktuellen Umsatzzahlen und die Möglichkeit, Berichte für den Steuerberater zu erstellen, entweder monatlich oder jährlich.

Diese Systeme können dabei helfen, Daten strukturiert und standardisiert aufzubereiten, was die Kommunikation mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern erleichtert – aber die Unternehmen bleiben für die Einhaltung der Gesetze verantwortlich.

Häufig gestellte Fragen