Was ist ein POS-System: Bedeutung und Funktionen

Mit einem Point-of-Service-System oder Kassensystem bezeichnet man eine Software oder ein System, mit dessen Hilfe Zahlungen beim Verkauf abgewickelt werden. 

Bei der Auswahl des passenden Kassensystems für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind heutzutage neben Preis und Ausstattung vor allem gesetzliche Anforderungen, Skalierbarkeit und die mögliche Integration in bestehende Prozesse von Bedeutung.

Die Auswahl des passenden Kassensystems hängt auch von den gesetzlichen Zahlungsvorschriften ab, die in Deutschland bestehen. Mit dem richtigen Kassensystem ist es möglich, all diese Pflichten zu erfüllen und eine rechtlich formal korrekte Abrechnung durchzuführen. Zudem schafft ein modernes Kassensystem in Zeiten einer wachsenden Nutzung digitaler Zahlungsmethoden die Möglichkeit, verschiedene Zahlungsoptionen anzubieten.

Was ist ein POS

Die Abkürzung POS steht für Point of Sale, also den Ort, an dem der Verkauf stattfindet. Mit dem POS-System oder Kassensystem werden die Transaktionen abgewickelt. Es umfasst Hard- und Softwarekomponenten, mit denen Verkäufe und Zahlungen abgewickelt werden.

Zu den Bestandteilen eines Kassensystems können eine Registrierkasse, ein Barcode-Scanner und ein Terminal zur Annahme von Kartenzahlungen zählen.

Auch eine Cloud-Software zur Organisation Ihres Warenbestands sowie zur Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen und zahlreiche weitere Elemente sind mögliche Bestandteile des Kassensystems.

Wie funktioniert ein Kassensystem in der Praxis?

Die Nutzung eines Kassensystems ist relativ einfach – Ihr Kunde wählt den Artikel aus, den er kaufen möchte, er geht zur Kasse, die Gesamtkosten des Kaufs werden berechnet, er übergibt Ihnen eine Debit- oder Kreditkarte, eine Girocard oder Bargeld, obwohl Letzteres zunehmend an Popularität einbüßt. Die Transaktion wird anschließend verarbeitet und Ihre Zahlung ist schließlich abgeschlossen.

Neben den genannten Zahlungsmethoden ermöglichen moderne Kassensysteme das Bezahlen mit vielen weiteren Lösungen, etwa mit Buy-now-pay-later-Optionen, kontaklos oder über mobile Wallets.

Der Ablauf einer Transaktion mit einem Kassensystem erfolgt über die folgenden Schritte:

• Verarbeitung der Transaktion: Das System erfasst die erworbenen Artikel sowie die Preise und die gewünschte Zahlungsmethode.
  
• Zahlungsabwicklung: Anschließend kommuniziert die Software mit dem Zahlungsdienstleister, um eine sichere Autorisierung der Zahlungsform vorzunehmen.
  
• Bestandsmanagement: Das System erfasst die Verkäufe in Echtzeit. Dadurch werden Lagerbestände aktualisiert, was eine genaue Bestandskontrolle möglich macht. Konkret läuft dies folgendermaßen ab:
  • Der Kunde wählt das Produkt aus und bringt es zur Kasse bzw. legt es in den digitalen Warenkorb.
  • Die Software berechnet den Gesamtbetrag inklusive Steuern, ggf. Rabatten, Gutscheinen oder anderen Nachlässen.
  • Der Kunde zahlt mithilfe der gewünschten Methode.
  • Nach Annahme der Zahlung erstellt das Kassensystem einen physischen oder digitalen Beleg. Ist das System in die Buchhaltungssoftware integriert, werden die Daten automatisch an die Finanzbuchhaltung übertragen, um sie zu verbuchen.

Der Ablauf dieses Vorgangs erfolgt innerhalb kürzester Zeit und ist für den Kunden sowie den Verkäufer flexibel, bequem und rechtssicher.

Kassensoftware

Entscheidend für reibungslose Abläufe und Funktionalität des Kassensystems ist die richtige Software. Hier kommt es darauf an, ob Sie die Software für einen Online-Shop oder den stationären Einzelhandel bzw. die Gastronomie verwenden. Hier bestehen zum Teil verschiedene Anforderungen, die Sie beachten sollten.

Kassensoftware für den E-Commerce

Wenn Sie einen E-Commerce-Shop betreiben, benötigen Sie auf jeden Fall eine Kassensystem-Software für Ihr System. Sie wird Ihnen helfen, Online-Lösungen richtig in Ihren Shop zu integrieren, und Sie werden viel besser dafür gerüstet sein, Zahlungen von überall zu akzeptieren.

Wenn es um Software geht, stellen Sie sicher, dass Sie einen Anbieter wählen, der Ihnen Flexibilität, Erschwinglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und ständigen Kundensupport sowie Mehrwertfunktionen bietet.

Darüber hinaus nimmt die Integration von Online-Zahlungsgateways eine immer zentralere Bedeutung ein. Optionen für den Online-Checkout und API-Integrationen gewährleisten sichere Zahlungen und lassen sich gezielt in den bestehenden Ablauf Ihrer Webseite einbinden.

Auch Warenkorb-Plugins und sichere, teilbare Zahlungslinks sind wichtige Bestandteile einer flexiblen Kassensystemlösung für den E-Commerce.

Kassensoftware für stationäre Geschäfte

Wenn Sie keinen Online-Shop betreiben, benötigen Sie trotzdem eine POS-Software für Ihr Geschäft. Es gibt sie in Form von Apps, wie zum Beispiel einer Kassen-App, die Ihnen hilft, Verkäufe zu verfolgen. Es gibt überdies zahlreiche Drittanbieter-Apps, mit denen Sie Ihr Unternehmen gut verwalten können.

Alles, was Sie tun müssen, um die Software zu nutzen, ist, sie entweder mit Ihrem Kartenterminal oder POS-Gerät zu synchronisieren oder sie in ein Tablet, Smartphone oder einen Computer zu integrieren.

Die Integration von Terminals, Tablets und ERP-Systemen unterstützen die Verfolgung von Verkäufen, Verwaltung von Zahlungen und die schnelle Verfügbarkeit von Guthaben. Mobile Terminals eignen sich für Verkäufe im Geschäft oder unterwegs als mobile Kasse, etwa auf Wochenmärkten oder bei einem Foodtruck.

Noch einfacher wird es mit Tap-to-Pay-Lösungen, die Sie lediglich mit Ihrem Smartphone verknüpfen. Damit können Sie flexibel und ortsungebunden kontaktlose Zahlungen akzeptieren. Die Annahme der Zahlung erfolgt, indem Sie die dazugehörige App öffnen, den Betrag eingeben und der Kunde seine Karte oder das digitale Wallet an das Gerät hält. Der Betrag steht dann sofort zu Ihrer Verfügung.

POS-Hardware

Einige der wesentlichen Punkte im Zusammenhang mit der Hardware eines POS-Systems sind:

Barcode-Scanner

Ihr Barcode-Scanner kann Ihren Geschäftsbetrieb erheblich erleichtern, da er Ihnen

letztlich bei der Verwaltung des Bestands hilft. Sie können solche Scanner mit

zusätzlicher Software integrieren, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Kassenschublade oder Kasse

Obwohl der Trend zu bargeldlosem Verkauf geht, müssen Sie dennoch auf Barzahlungen

vorbereitet sein. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Kassenschublade, um alle

eingehenden Barzahlungen sicher aufzubewahren.

Belegdrucker

In den meisten Fällen ist das Ausstellen von Quittungen und Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben. Dies kann elektronisch oder in physischer Form erfolgen. 

Im stationären Handel ist es ratsam, dass Ihr ePOS-System Ihnen ermöglicht, Belege auszudrucken, da dies hier nach wie vor üblich ist. In einigen Fällen können Sie eine Quittung über Ihr Kreditkartenlesegerät drucken, worauf später noch näher eingegangen wird. Beim Belegdrucker ist es entscheidend, dass die Vorgaben der KassenSichV hinsichtlich der Belegpflicht erfüllt sind. 

Demnach müssen folgende Angaben auf allen Kassenbons und jeder Quittung zu finden sein:

• Start- und Endzeit des Vorgangs
• Vorgangsnummer
• Signaturzähler und -wert der TSE
• Unternehmensname und -anschrift
• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Menge und Art des Einkaufs oder der Bestellung
• Betrag, die prozentuale ausgewiesene Umsatzsteuer und Summe der Umsatzsteuer
• Seriennummer der elektronischen Kasse oder des Sicherheitsmoduls

Elektronische Kassen und Kassensysteme benötigen darüber hinaus die TSE. Sie verhindert eine Manipulation des Datenspeichers. Die Vorrichtung muss durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein.

Monitor/POS-Display

Der Zweck eines Monitors ist die Anzeige der Produktdatenbank; er hilft außerdem bei der

Verwaltung des Personals durch Stechuhren sowie bei der Anzeige von Verkaufsberichten.

Kartenterminal (EC- / Girocard- / Kreditkartenterminal)

Dies ist ein wesentliches Merkmal eines solchen Systems, da immer mehr Verbraucher Zahlungen mit kontaktlosen Wegen wie mobilen Wallets sowie Debit- und Kreditkarten tätigen. Beachten Sie, dass einige Terminals sowohl als Barcode-Scanner als auch als Debit-/Kreditkartenleser arbeiten können.

Darüber hinaus unterstützen moderne Kassenlösungen die Nutzung von mobilen Wallets wie ApplePay oder GooglePay, PayPal sowie andere digitale Zahlungsformen. Hierfür sind sie mit einer Near-Field-Communication-(NFC)-Funktion ausgestattet. Kunden halten ihr Smartphone an das Lesegerät des Terminals und zahlen damit auf digitalem Weg.

Solche Lösungen eignen sich optimal für die Akzeptanz von Zahlungen an verschiedenen Orten, etwa im Foodtruck, auf dem Markt oder im Laden. Sie ermöglichen es, Zahlungen mit Girocard, Kredit- oder Debitkarte, per Chip und PIN sowie kontaktlose Zahlungen anzunehmen. Die ständige Verbundenheit mit dem Internet sorgt dafür, dass die Übertragung der Zahlungsdaten zuverlässig erfolgt. 

Mit einer NFC-fähigen Zahlungslösung können Sie Zahlungen dort annehmen, wo sich Ihre Kunden befinden. Solche Terminals sind für Unternehmen jeder Größe und Branche entwickelt. Sie ermöglichen schnelle und sichere Transaktionen, lassen sich einfach bedienen und ermöglichen es, Belege auch unterwegs zu drucken. 

Vorteile der Implementierung eine POS-System

Jetzt, da Sie wissen, wofür POS steht, ist es an der Zeit, einige Vorteile zu betrachten, die es für Ihr Geschäft bietet:

Verbesserte Unternehmenstransparenz und Bestandskontrolle

Wissen ist Macht, und je mehr Sie über Ihr Geschäft wissen, desto besser. Daher wird ein POS-System sehr nützlich sein. Es kann Ihnen dabei helfen, Verkäufe, Bestände und Zahlungseingänge zu verfolgen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über den Bestand, können entscheiden, wann Sie Ihren Bestand aufstocken müssen, welche Artikel die beliebtesten waren und wie viel Gewinn Sie damit gemacht haben.

Dies ist möglich, da Sie mit modernen Kassensystemen Bestände in Echtzeit verfolgen können und jede Warenbewegung sofort verbucht wird. Das senkt das Risiko von Fehl- oder Überbeständen. Dadurch lassen sich auch Inventurprozesse optimieren, da Bestandsdaten laufend erfasst werden.

Zudem können Sie Verkaufsberichte in Echtzeit erhalten. Die daraus entstehenden Verkaufsdaten sind für die Prognose von Nachfrageverläufen, Saisonalität und Wiederbeschaffungsbedarf nutzbar.

Bessere Analysen und Prognosen

Ein weiterer Punkt zur Inventur: ein Kassensystem hilft Ihnen, effektiv den Überblick zu behalten. 

Sie sind in der Lage, jegliche Trends im Verkaufsprozess zu erkennen, eingehende Daten zu analysieren und zukünftige Trends in Bezug auf Ihr Geschäft besser vorherzusagen.

Gesteigerte betriebliche Effizienz

Funktionen wie Barcode-Scanner und Debit- sowie Kreditkartenleser können Ihnen helfen, die Effizienz Ihres Geschäfts zu verbessern. Mit einem digitalen Kassensystem können Sie sich zum Beispiel anzeigen lassen, welche Ware sich besonders gut verkauft, um sicherzustellen, dass Sie genug auf Lager haben. Es zeigt zudem, wie viel Gewinn mit den beliebtesten Artikeln erzielt wurde, um daraus Prognosen zu entwickeln.

Ein Kreditkartenleser kann Ihnen helfen, Ihre Geschäftseffizienz zu verbessern, indem er es Ihnen ermöglicht, Kartenzahlungen einfach zu akzeptieren und einen modernen, schnellen und einfachen Prozess zu bieten, den Ihre Kunden zu schätzen wissen.

Durch ein professionell in die Geschäftsabläufe eingebundenes Kassensystem können Sie neben der Kartenzahlung vielfältige Zahlungsarten akzeptieren, etwa kontaktlose Lösungen wie mobile Wallets. So schaffen Sie für Ihre Kunden mehr Flexibilität und erzielen einen schnelleren Zahlungseingang.

Zudem stellen Sie digitale Belege schnell und unkompliziert aus und stellen eine GoBD-konforme Archivierung aller Zahlungsbewegungen sicher. Kassensysteme sind zudem in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrierbar und optimieren dadurch interne Prozesse.

Verbessertes Kundenbeziehungsmanagement

Ihre Kunden sind die Lebensader Ihres Geschäfts, und Sie müssen sie gut behandeln, damit sie zu wiederkehrenden Kunden werden. Am Point of Sale können Sie Kundendaten wie E-Mail-Adressen, Namen und Geburtsdaten erfassen und Ihre kommenden Angebote, Rabatte oder Verkäufe darauf abstimmen. Sie werden sich nicht nur als Kunden geschätzt fühlen, sondern auch einen Anreiz haben, wieder in Ihrem Geschäft einzukaufen.

Ein zentraler Aspekt ist die DSGVO-Konformität des Kassensystems. Werden Kundendaten für Newsletter, Marketing-Aktionen oder Bonusprogramme verwendet, kann das System beispielsweise festhalten, wann die Einwilligung hierfür gegeben wurde, wofür sie konkret gilt und ob sie widerrufen wurde.

Zu beachten sind dabei immer die DSGVO-Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Ist dies gewährleistet, führt es zu einer höheren Datenqualität und sauberen Kundenhistorien, etwa durch die zentrale Dokumentation von Käufen, Retouren oder Präferenzen.

Fragen, die Sie bei der Auswahl eines POS-Anbieters stellen sollten

Wenn Sie bereit sind, ein Kassensystem zu kaufen, müssen Sie vorher einige Recherchen anstellen. Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie bei der Auswahl eines Anbieters von Zahlungslösungen stellen müssen:

Gesamtkosten und Gebührenstruktur

Bevor Sie sich für ein Kassensystem entscheiden, ist es sinnvoll, Fragen über die Gesamtkosten für das POS-System zu stellen. Sie lassen sich durch eine direkte Anfrage beim Anbieter klären.

Wie hoch die Kosten insgesamt ausfallen und wie die Gebühren strukturiert sind, hängt vor allem vom konkreten Bedarf an Hard- und Software sowie der Anzahl der Nutzer und Terminals ab. Die Gebühren werden von den Leistungen und der Art der Kartenzahlung beeinflusst. Achten Sie hierbei vor allem auf eine transparente Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren.

Hier gibt es Lösungen mit einfacher Preisgestaltung ohne monatliche Gebühr. Hierbei wird nur für die konkrete abgewickelten Zahlungen eine Transaktionsgebühr fällig. Darüber hinaus gibt es Tarife, bei denen eine monatliche Grundgeführ anfällt, dafür sinkt jedoch die Transaktionsgebühr. Dies ist vor allem für größere Unternehmen mit höheren Transaktionsvolumen sinnvoll.

Für Betriebe mit besonders großen Transaktionsvolumen und einem Kartenumsatz von 10.000 Euro oder mehr lohnt es sich oft, in eine All-in-One-Lösung zu investieren. Hierbei fällt die monatliche Grundgebühr etwas höher aus, dafür sind die Einspareffekte bei den Transaktionsgebühren hoch.

Hardwareanforderungen und Kompatibilität

Eine wichtige Frage lautet hier, welche Art von Hardware benötigt wird, damit das System optimal funktioniert. Manche benötigen ein stationäres Terminal, während für andere eine mobile Lösung auf dem eigenen Smartphone ausreicht. Im Handel sind mittlerweile intuitiv bedienbare Touchscreen-Kassen per Tablet oder mobile Handheld-Geräte verbreitet.

Zudem ist zu klären, inwieweit das Kassensystem mit bestehenden Geschäftsprozessen und den hierfür bestehenden Softwarelösungen und Systemen kompatibel ist. Die digitalisierte und automatisierte Vernetzung mit der Warenwirtschaft, Buchhaltungssystemen oder Cloud-Diensten macht Prozesse effizienter.

Integration in bestehende Systeme

Wenn Sie die Hardware in ein bestehendes ERP-System einbinden möchten, sollten Sie klären, ob eine Integration in die vorhandene Warenwirtschaft und Logistik möglich ist. 

Auch eine Möglichkeit der Verknüpfung mit der Buchhaltung, bei der Daten automatisch zur Verbuchung in das Finanzbuchhaltungssystem übertragen werden, ist eine wichtige Funktion.

Unterstützte Zahlungsmethoden

Berücksichtigen Sie im Vorfeld die wichtigsten Zahlungsmethoden, die eine solche Lösung in der Lage sein sollte, zu akzeptieren. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Zahlungswegen, sowohl mit Karte als auch kontaktlos.

Die meistgenutzten Zahlungsmethoden auf dem deutschen Markt umfassen zum Beispiel die Girocard, die SEPA-Überweisung sowie Kreditkarte, kontaktlos und mobile Wallets. Gerade die mobilen Wallets, bei denen die Zahlung per App über das Smartphone erfolgt, werden immer beliebter.

Kontaktlose Zahlungsarten, bei denen die physische Karte oder das Smartphone an ein Terminal gehalten werden, gewinnen ebenfalls an Bedeutung auf dem deutschen Zahlungsmarkt. Bei Kreditkarten besteht eine Auswahl an verschiedenen Anbietern wie etwa Visa, AmEx oder JCB.

Hierbei sollten Sie immer die Wünsche und Anforderungen Ihrer Kunden im Fokus haben. Mit der Akzeptanz unterschiedlicher Zahlungsmethoden bieten Sie Ihren Kunden flexible Optionen der Bezahlung und schaffen so mehr Zufriedenheit.

Vertragsbedingungen und versteckte Gebühren

Zu prüfen ist darüber hinaus, ob es versteckte monatliche oder jährliche Gebühren gibt. Des Weiteren sollten Sie Ihren potenziellen Anbieter fragen, ob ein verbindlicher Vertrag erforderlich ist oder ob Sie auch nach Verbrauch bezahlen können.

Abrechnungsgeschwindigkeit und Zugriff auf Gelder

Klären Sie im Vorfeld, ob Sie für Ihr Kassensystem eine sofortige Abrechnung aller angenommenen Gelder oder ob dies zu einem festen Termin erfolgt. Auch wichtig ist die Frage, wie Sie auf Geldmittel zugreifen können, die über ein EC-Kartenlesegerät gezahlt werden. Dies ist wichtig für die Planung und Verwaltung Ihres Cashflows.

Manche Anbieter und Modelle ermöglichen es zum Beispiel, eine oder mehrere kostenlose Geschäftskarten mit dem Erwerb des Kassensystems zu erhalten. Diese gibt es beispielsweise in physischer Form und als virtuelle Karte und ermöglicht einen sofortigen Zugriff auf Ihre Einnahmen.

Händlerkonto und geschäftliche IBAN

Eine weitere wichtige Frage im Vorfeld betrifft den möglichen Zugang zu einem Händlerkonto mit einer kostenlosen IBAN. 

Ein solches Geschäftskonto ermöglicht es Ihnen, Rechnungs- und andere Kundenzahlung über die IBAN direkt auf diesem Konto zu empfangen.

Kundensupport und Service-Level

Abschließend ist die Art des Kundensupports, die Sie erwarten können, ein wichtiges Thema. Im Vertrag sollten Service und Support sowie erforderliche Software- und Sicherheitsupdates inkludiert sein.

Zudem sind die Zeiten, zu denen Sie bei Fragen oder Problemen Unterstützung erhalten wichtig, etwa wenn das Kassensystem nicht funktioniert, sich gesetzliche Änderungen ergeben oder anderweitig Probleme auftauchen.

Ein Support, der flexibel und auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten für Sie da ist, gewährleistet eine optimale Unterstützung.

Was POS-Systeme für deutsche KMU bedeuten

Moderne Kassensysteme sind für KMU ein wichtiges Instrument. Sie beschleunigen den Verkaufsprozess, verwalten Bestände in Echtzeit und ermöglichen eine effiziente Nutzung der Kundendaten.

Um hier rechtssicher zu agieren, müssen die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Unternehmen müssen eine Lösung einsetzen, die alle Verordnungen des Bundesfinanzministeriums berücksichtigt. 

Zu den wichtigsten gesetzlichen Regelungen gehört die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV. Sie enthält Bestimmungen zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), zur Einzelaufzeichnungen und weitere Dokumentationspflichten, die bei der Nutzung von Kassensystemen bestehen.

Unternehmen sind in Deutschland zudem seit 2025 laut § 146a der Abgabenordnung dazu verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme dem Finanzamt zu melden. Die Meldung kann über das Elster-Steuerportal erfolgen.

Darüber hinaus besteht bis auf einige Ausnahmen die Pflicht, für Kunden einen Beleg auszustellen. Zudem müssen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen ausgestellt werden.

Darüber hinaus gelten für alle Kassensysteme die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff, auch als GoBD bekannt.

Die GoBD hat die Regeln der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst. Jedes Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht muss GoBD-konform arbeiten.

Hierbei sind die folgenden Bestimmungen bedeutsam.

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die GoBD legen Regeln für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff bei der Nutzung elektronischer Systeme fest.

Sie verpflichten alle steuerpflichtigen Unternehmen, sämtliche relevanten Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen in angemessener Zeit und nachvollziehbar, prüfbar und unveränderbar sein.

Das dient dazu, eine nachträgliche Manipulation zu verhindern. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, auch solche, die keine Pflicht zur Buchführung aufweisen. Daher sind sie auch für Kleinunternehmen sowie Freiberufler und Solo-Selbstständige obligatorisch.

Kassensicherungsverordnung

Bei der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, handelt es sich um eine Verordnung auf Grundlage des § 146a der Abgabenordnung. Sie enthält konkretere Angaben zur steuerrechtlichen Mitwirkungspflicht in Bezug auf die Technik des Kassensystems.

Sie gilt für alle elektronischen, computergestützten sowie für Registrierkassen. Nur die offenen Ladenkassen sind für der Verordnung ausgenommen. Die Vorgaben der KassenSichV regeln unter anderem die Belegpflicht und die Anwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung.

Bei der Anschaffung eines neuen Kassensystems sollten Sie sich daher mit diesen Bestimmungen auseinandersetzen und darauf achten, diese Vorgaben einzuhalten.

Technische Sicherheitseinrichtung

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bzw. ihre Spezifikation ist Bestandteil der KassenSichV. Hierbei handelt es sich um einen Speicher, in dem alle Transaktionen des Kassensystems dokumentiert werden. Dies kann als USB-Stick oder SD-Karte erfolgen, es gibt aber auch Cloud-Lösungen.

Externe Hardware-Lösungen verfügen über eine begrenzte Speicherkapazität, weshalb sie regelmäßig ausgetauscht werden müssen. Zudem ist eine digitale Schnittstelle für die Datenübertragung an das Finanzamt notwendig. Wichtig ist, dass die Speicherlösung nicht im nachhinein modifiziert werden kann.

Trends und Entwicklungen in Deutschland

Digitale Lösungen gewinnen zunehmend an Bedeutung, da sich der Trend immer mehr in Richtung digitaler Belege bewegt.

Auch bei den bevorzugten Zahlungsmethoden zeigt sich eine Verschiebung: So ergab eine Studie des Kölner Handelsforschungsinstituts, dass im Jahr 2024 Einkäufe im stationären Einzelhandel so häufig wie nie zuvor mit Karte bezahlt wurden, während der Anteil an Bargeldzahlung abnahm.

Auch wenn laut der Studie das Bargeld gemessen an der Zahl der Transaktionen nach wie vor die beliebteste Zahlungsart darstellte, ist die Kartenzahlung weiterhin auf dem Vormarsch.

Für die Akzeptanz der Kunden kommt es vor allem auf eine transparente Preisgestaltung und schnelle wie unkomplizierte Abrechnung an. Ein modernes Kassensystem kann hierbei unterstützen, da es alle geschäftsrelevanten Faktoren und Prozesse einbezieht.

Wie deutsche KMU Kartenzahlungen akzeptieren können

Mit modernen Kassensystemen optimieren KMU Ihr Cashflow-Management, denn durch die Möglichkeit der Sofortabrechnung von Umsätzen erhöhen Sie die Liquidität. Zudem verbessern sie die Geschwindigkeit und das Kundenerlebnis.

Es ist für Unternehmen jeder Größe relativ unkompliziert, Kartenzahlungen zu akzeptieren. Hierfür bedarf es lediglich einiger technischer und organisatorischer Bausteine. Um Kartenzahlungen zu ermöglichen, benötigen Sie einen Acquirer, die passende Hardware sowie ein Kassensystem mit NFC-Unterstützung.

Der Acquirer bzw. Zahlungsdienstleister ist wichtig, damit ein Unternehmen Kredit- und Debitkarten akzeptieren kann. Er kümmert sich um die technische Anbindung an die Kartennetzwerke, die Autorisierung von Zahlungen, die Abwicklung und Verbuchung der Transaktionen sowie die Auszahlung der Umsätze.

Bei der Hardware kommt es darauf an, wie Sie Zahlungen abwickeln. Bei wenigen Zahlungen am Tag reicht ein einfaches Kartenterminal meist aus. Es kommt zum Einsatz, wenn Mobilität wichtig ist – etwa bei Marktständen oder Handwerkern – oder Sie kein komplexes Warenwirtschafts- oder Kassensystem brauchen. Das ist etwa bei kleinen Cafés, Kiosken, Foodtrucks, Friseurgeschäften oder kleinen Dienstleistern der Fall.

Werden die Prozesse komplexer, ist ein integriertes Kassensystem die sinnvollere Wahl. Es eignet sich für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen, mehreren Mitarbeitern oder Filialen, einer umfassenden Lager- und Warenverwaltung sowie höheren Anforderungen an das Berichtswesen und die Buchhaltung. Auch Multichannel-Unternehmen, die sowohl stationär als auch online verkaufen, sind mit einer solchen Lösung gut beraten.

Ein solches integriertes POS-System kombiniert Kasse, Kartenzahlung, Buchhaltung, Warenwirtschaft und die Kundenverwaltung und lässt sich auch für Onlineshops einsetzen.

Moderne Kassensysteme sollten in der Lage sein, kontaktlose Zahlungen per Near Field Communication (NFC) zu akzeptieren. Dies ermöglicht kontaktlose Kartenzahlungen sowie Zahlungen per Smartphone oder Smartwatch.

myPOS bietet hier mehrere Lösungen für den Zahlungsverkehr, die sich für Unternehmen unterschiedlicher Größe eignen. So können Sie Zahlungen vor Ort oder mobil schnell und unkompliziert akzeptieren, von der Girocard über Debit- oder Kreditkarten bis hin zu kontaktlosen Zahlungsformen und mobilen Wallets. 

Fazit

Die Anschaffung eines Kassensystems für Ihr Unternehmen ist eine lohnende Investition, da es ein grundlegender Aspekt bei der Zahlungsannahme ist. Der Kern Ihres Geschäfts dreht sich um die Annahme von Zahlungen für angebotene Produkte oder Dienstleistungen, und Sie müssen darauf achten, dass Sie Ihren Kunden bequeme Möglichkeiten zur Bezahlung anbieten. 

Sobald Sie Ihrem Anbieter von Zahlungslösungen die obigen Fragen gestellt haben, sind Sie in einer besseren Position, um eine fundiertere Entscheidung darüber zu treffen, welche Art von POS-System Sie für Ihr Geschäft anschaffen sollten.

Häufige Fragen

Lässt sich meine bestehende Kasse in ein modernes Kassensystem integrieren?

In vielen Fällen ist es möglich, bestehende Kassen in moderne POS-Systeme zu integrieren. Damit dies gelingt, ist ein passender Hardware-Anschluss zu gewährleisten. Ggf. ist auch eine TSE-Nachrüstung erforderlich. Falls ältere Kassen nicht direkt kompatibel sind, können auch Zwischenlösungen eingesetzt werden. Mit der Integration besteht die Möglichkeit, Verkaufsdaten direkt mit der Lagerhaltung zu verbinden.

Unterstützt das Kassensystem TSE ohne externe Hardware?

Die meisten modernen Kassensysteme sind cloudbasiert und lassen sich dadurch über eine gesicherte Internetverbindung mit der TSE verknüpfen. Damit dies gewährleistet ist, muss das Kassensystem dauerhaft mit dem Internet verbunden sein. Falls dies nicht gewährleistet ist, kann auf einen USB-Stick oder eine SD-Karte vor Ort zurückgegriffen werden, um die TSE zu nutzen.

Kann ich DATEV direkt mit meinen Kassenberichten verknüpfen?

Eine Verknüpfung der Kassendaten mit DATEV ist prinzipiell möglich. Dies erfolgt über DATEV-Schnittstellen wie den DATEV-Export oder spezialisierte Middleware-Anbieter. Es ist ratsam, die genaue Vorgehensweise mit dem Steuerberater abzustimmen, um sicherzustellen, dass ein optimaler DATEV-Schnittstellen-Import erfolgt.

Wie wird das Kassensystem mit meinem EC-Terminal verbunden?

Die Verknüpfung des EC-Terminals mit dem Kassensystem ist entweder über eine physische Verbindung, über WLAN oder per Bluetooth möglich. In den Einstellungen der Kassensoftware muss das Gerät als Standard-Zahlungsart definiert werden.

Wie werden Stornos für Finanzamt-Prüfungen dokumentiert?

Die lückenlose, nachvollziehbare und GoBD-konforme Dokumentation von Stornierungen ist eine rechtliche Anforderung an jedes Kassensystem. Damit dies gewährleistet ist, kommt die TSE zum Einsatz. Sie speichert sämtliche Vorgänge und Transaktionen des Kassensystems zuverlässig und manipulationssicher.

Kann ich mehrere Filialen über ein einziges Dashboard verwalten?

Die Verwaltung mehrerer Filialen und Mitarbeiterzugänge über ein zentrales Dashboard ist mit einer integrierten POS-Systemlösung möglich. Damit können Produkte und Preise zentral geändert und an alle Standorte übertragen werden. Zudem ermöglicht dies die standortübergreifende Verfolgung von Beständen und die Umbuchung von Artikeln zwischen verschiedenen Filialen. Auch ist dadurch ein einheitlicher Kundenstamm eingepflegt und für alle Filialen synchronisiert.

Wird sowohl Bargeld als auch Kartenzahlung sauber abgewickelt?

Moderne Kassensysteme sind darauf ausgelegt, Bargeld- sowie Kartenzahlungen und mobiles Bezahlen sicher und konform mit den Anforderungen des Finanzamts abzuwickeln. Dies stellen integrierte Schnittstellen, die TSE sowie der automatische Kassenabschluss sicher. Die Zuordnung der Zahlungsart erfolgt automatisch, sodass stets dokumentiert ist, welche Beträge mit welcher Zahlungsart beglichen wurden. Dadurch ist ein korrekter Bargeldbestand in der Kasse gewährleistet.

Was passiert, wenn während eines Verkaufs die Internetverbindung unterbrochen wird?

Wird während einer Transaktion die Verbindung zum Internet unterbrochen, schalten moderne Kassensysteme üblicherweise automatisch in einen Offline-Modus. Der Verkauf kann dann fortgesetzt werden, da die Daten lokal zwischengespeichert werden. Ist die Verbindung dann wiederhergestellt, werden diese Daten wieder hochgeladen. Laut KassenSichV besteht dann eine Dokumentationspflicht, in dessen Rahmen der Händler den TSE-Ausfall schriftlich festhalten muss.