Ein umfassender Leitfaden zur Belegausgabepflicht (Bonpflicht) in Deutschland

Das Gesetz zur Belegausgabepflicht (umgangssprachlich Bonpflicht) gilt in Deutschland seit 2020. Es verpflichtet Unternehmer, bei Nutzung elektronischer Kassensysteme für jeden Kunden einen Beleg auszustellen. Ziel ist es, Steuerbetrug zu verhindern und die Transparenz zu erhöhen.

Die wichtigsten Eckpunkte zur Belegausgabepflicht sind:

• Die Belegausgabepflicht wird durch § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt.
• Laut Bundesfinanzministerium ist die Belegausgabepflicht seit 2020 verpflichtend (§ 146a AO, BMF-FAQ).
• Die Belegausgabepflicht gilt für alle Unternehmen wie Handel, Gastronomie, Bäckerei, Friseur, Taxi u. v. m., die elektronische Kassensysteme nutzen.
• Die Belege müssen Pflichtangaben (inklusive TSE-Daten) enthalten.
• Sowohl digitale als auch Papierbelege sind zulässig.
• Der Kundenbeleg muss immer ausgestellt werden, der Kunden ist aber nicht verpflichtet, ihn anzunehmen.
• Verstöße können Schätzungen, Nachprüfungen und Sanktionen nach sich ziehen.
• Ausnahmen von der Belegausgabepflicht sind nur in Härtefällen und auf Antrag beim Finanzamt möglich.

Was ist die Belegausgabepflicht (Bonpflicht) in Deutschland?

In Deutschland bezeichnen Belegausgabepflicht und Bonpflicht denselben Sachverhalt. Belegausgabepflicht ist der offizielle, in Gesetzen und Verordnungen verwendete Begriff, der Begriff Bonpflicht wird in Deutschland eher im Alltag verwendet. 

Beide Begriffe bedeuten, dass Unternehmen bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems zu jeder Transaktion einen Kundenbeleg für den Kunden erzeugen und bereitstellen müssen. 

Das Gesetz zur Belegausgabepflicht existiert nicht nur in Deutschland. Auch in anderen europäischen Ländern wie Österreich, Italien, Portugal oder Schweden gilt die Regelung. 

Warum wurde die Belegausgabepflicht eingeführt und was soll sie verhindern?

Die Belegausgabepflicht wurde eingeführt, um Steuerhinterziehung durch Manipulation von Kassensystemen zu verhindern. Ziel der Regelung ist es, durch zusätzlich aufgedruckte Daten auf dem Beleg, steuerrelevante Grundaufzeichnungen zu schützen und die Kassen-Nachschau effizienter zu machen. Das Konzept stärkt die Beweisführung der Finanzverwaltung und schafft faire Wettbewerbsbedingungen zwischen den Unternehmen. 

Hintergrund der Entstehung der Regelung ist, dass durch nachträgliche Änderungen in Kassen erhebliche Steuerausfälle entstanden sind. Vor allem digitale Kassen stehen dabei im Fokus, da Manipulationen hier besonders einfach möglich sind.

Die Hauptziele der Vorschrift sind:

• Schutz steuerrelevanter Aufzeichnungen
• Fälschungssichere Dokumentation durch TSE-Kassensystem
• Vereinfachung der Kassen-Nachschau (§ 146b AO)
• Stärkung der Nachvollziehbarkeit für Finanzprüfungen
• Faire Wettbewerbsbedingungen zwischen Unternehmen

Die Belegausgabepflicht ist damit ein zentrales Element der deutschen Steuertransparenz. Sie gilt für digitale Belege und Belege aus Papier. 

Neben den positiven Effekten gibt es jedoch auch Kritik: Schätzungen zufolge entstehen durch die Regelung jährlich Milliarden zusätzlicher Papierbons, was unter anderem in einem Schreiben des Handelsverband Deutschland (HDE) beanstandet wird.

Wer ist verpflichtet, Belege auszustellen?

Alle Unternehmer, die ein elektronisches Kassensystem oder ein anderes elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, unterliegen in Deutschland der Belegausgabepflicht. 

Die Belegausgabepflicht gilt also für Unternehmen wie:

• Einzelhandel, Supermärkte, Tankstellen
• Gastronomie
• Bäckereien und Konditoreien
• Friseure und Kosmetikstudios
• Taxiunternehmen mit Wegstreckenzähler in Kassenfunktion

Nicht betroffen sind Unternehmen, die mit offenen Ladenkassen arbeiten. Diese unterliegen jedoch weiterhin den strengen allgemeinen Aufzeichnungspflichten.

Welche Transaktionen deckt die Pflicht ab?

Die Belegausgabepflicht umfasst alle umsatzrelevanten Vorgänge im Kassensystem:

• Barzahlungen, Kartenzahlungen, mobile Wallets
• Stornos, Retouren, Gutscheinverkauf und -einlösung
• Anzahlungen, Trinkgeldregelungen und Bewirtungen
• Cashback-Auszahlungen am POS

Auch digitale Rabatte (Coupons, Treuepunkte) müssen korrekt erfasst werden. Entscheidend ist nicht die Zahlungsart, sondern die elektronische Aufzeichnung des Vorgangs.

Was muss ein rechtlich gültiger Beleg enthalten?

Unternehmen können Belege auf Papier oder digital bereitstellen. Ein digitaler Beleg – etwa per E‑Mail, Downloadlink oder QR‑Code am Terminal – setzt die Zustimmung des Kunden voraus. Inhaltlich müssen digitale Belege dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierbelege. 

Viele Unternehmen kombinieren beide Optionen: Standard ist der Ausdruck; wer einen digitalen Beleg möchte, scannt den QR‑Code und erhält den Kundenbeleg als Datei.

Nach § 6 KassenSichV gelten die folgenden Pflichtanforderungen an einen gültigen Kassenbon:

• Unternehmensdaten
• Datum und Uhrzeit der Transaktion
• Art und Menge der Ware oder Leistung
• Entgelt
• Steuerbetrag nach Steuersätzen
• TSE-Daten: Seriennummer des Kassensystems, Seriennummer des Sicherheitsmoduls, TSE-Transaktionsnummer, Prüfwert, fortlaufender Signaturzähler

Damit wird jeder Geschäftsvorgang eindeutig abgesichert, wobei die TSE-Daten den Kern zur Nachvollziehbarkeit bilden. Viele Betriebe ergänzen zusätzlich einen QR-Code auf dem Kassenbon in Deutschland, damit Finanzprüfer Daten effizient auslesen können.

Gibt es Ausnahmen von der Belegausgabepflicht?

Das Gesetz der Belegausgabepflicht betrifft alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem oder ein anderes elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Nicht erfasst sind offene Ladenkassen ohne elektronische Erfassung. 

Kleinunternehmen sind von der Belegausgabepflicht nicht per se befreit; maßgeblich ist das verwendete System. Für mobile Verkaufsstätten gilt: Kommt ein elektronisches System zum Einsatz, gilt auch dort die Pflicht. 

Eine Ausnahme der Belegausgabepflicht kann aber unter folgenden Umständen möglich sein:

• Eine Befreiung wird von der Finanzverwaltung nur auf Antrag und in Härtefällen ausgestellt (§ 146a Abs. 2 AO Befreiungstatbestand): Normalerweise erfolgt dies in Einzelfällen aus Zumutbarkeits-/Praktikabilitätsgründen. Das kann z. B. bei Massengeschäften im Freien der Fall sein. Papierkosten allein reichen nicht als Begründung.
  
• Die Befreiung der Belegausgabepflicht kann beim örtlichen zuständigen Finanzamt beantragt und auch rückwirkend gestellt werden. Der Bund der Steuerzahler Deutschland e.V. stellt dafür einen Musterbrief zur Verfügung, der kostenlos herunterladen werden kann. 
  
• Die erteilte Befreiung steht unter Widerrufsvorbehalt und kann jederzeit aufgehoben werden.
  
• Unternehmen sollten sich vorab mit dem zuständigen Finanzamt und den IHK-Merkblättern abstimmen, um Rechtssicherheit zu erhalten.

Nur in eng definierten Härtefällen kann auf Antrag beim Finanzamt eine Befreiung erteilt werden, weshalb eine frühzeitige Abstimmung mit den Behörden unerlässlich ist.

Wie funktioniert die Regelung bei digitalen und gedruckten Belegen?

Mit der Belegausgabepflicht bleibt der Papierbon die Standardlösung, doch immer mehr Branchen wie Gastronomie, Bäckereien, Friseure und Taxis mit Belegausgabepflicht setzen auf digitale Alternativen. Diese ermöglichen eine umweltfreundlichere Abwicklung und vereinfachen zugleich die Archivierung und Verwaltung von Belegen.

• Papierbons bleiben der Standard: Jeder Kunde hat Anspruch auf einen gedruckten Kassenbeleg.
  
• Digitale Belege sind zulässig: Mit Zustimmung des Kunden können Belege in Deutschland per QR-Code auf dem Kassenbon, per E-Mail oder über eine App bereitgestellt werden.
  
• Rechtliche Gleichstellung: Digitale Bons sind Papierbelegen rechtlich gleichgestellt, sie müssen dieselben Pflichtangaben enthalten (z. B. TSE-Seriennummer, fortlaufende Signaturzähler, steuerliche Angaben).
  
• Archivierungspflicht: Unternehmen sind verpflichtet, alle Kassenzettel revisionssicher aufzuheben (unabhängig von der Form), sodass sie jederzeit vollständig, unveränderbar und prüfbar sind.

Digitale Lösungen erleichtern auch die automatisierte Buchhaltung, da Daten direkt weiterverarbeitet werden können. Sie erhöhen zudem die Transparenz für Finanzbehörden, da strukturierte Formate wie DSFinV-K einen schnellen Datenexport ermöglichen. Unternehmen, die beide Varianten parallel anbieten, erhöhen die Kundenzufriedenheit und schaffen Rechtssicherheit. 

Insgesamt gilt: Wer seine Kassenprozesse frühzeitig digital ausrichtet, profitiert langfristig von weniger Verwaltungsaufwand, mehr Nachhaltigkeit und einer besseren Positionierung bei künftigen gesetzlichen Anpassungen.

Welche technischen Anforderungen gelten?

Die rechtlichen Vorgaben zur Belegausgabepflicht sind eng mit den technischen Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verknüpft. 

Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme in Deutschland über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, um Manipulationen zu verhindern und die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen sicherzustellen. Ziel dieser Vorschrift ist es, sowohl Steuerbetrug zu erschweren als auch für Unternehmen klare Standards bei der Belegausgabe zu schaffen.

Das TSE Kassensystem setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen:

• Sicherheitsmodul: zeichnet alle Kassenvorgänge fälschungssicher auf
• Speichermedium: speichert die Transaktionsdaten für Prüfzwecke ab
• Digitale Schnittstelle (DSFinV-K): stellt standardisierte Datenformate für den Export zur Verfügung, sodass Betriebsprüfungen effizient durchgeführt werden können

Darüber hinaus schreibt die KassenSichV verschiedene Pflichten vor: regelmäßige Updates zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Probedrucke zur Überprüfung der Kassenlogs und Exportfunktionen, um den Behörden jederzeit eine vollständige Datenübermittlung zu ermöglichen. 

Fehler wie eine inaktive TSE, abgelaufene Zertifikate oder falsch hinterlegte Seriennummern gelten als erheblicher Verstoß gegen die Belegausgabepflicht und können schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.

In der Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten ihre Kassensysteme regelmäßig warten, Updates dokumentieren und frühzeitig mit den Kassenherstellern oder Dienstleistern zusammenarbeiten. Nur so lassen sich technische Ausfälle vermeiden, die bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen könnten.

Wie können kleine Unternehmen die Belegausgabepflicht effizient umsetzen?

Gerade für kleine Betriebe wie Friseursalons, Cafés oder Bäckereien stellt die Belegausgabepflicht oft eine zusätzliche organisatorische Herausforderung dar. 

Entscheidend ist, die Anforderungen unkompliziert und rechtssicher in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne dass dies einen unnötigen Mehraufwand oder Kundenunzufriedenheit nach sich zieht. Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass die Bonpflicht nicht als bürokratische Last empfunden wird, sondern als professioneller Standard im Betrieb etabliert werden kann.

Praktische Maßnahmen im Überblick:

• Team schulen und Abläufe standardisieren: Mitarbeiter sollten wissen, wann und wie Belege auszugeben sind und über Besonderheiten wie digitale Bons oder Ausnahmen informiert sein.
  
• Ersatzrollen und Notfallquittungen bereithalten: So lassen sich Druckerfehler oder Papierengpässe schnell abfangen, ohne dass die Belegpflicht verletzt wird.
  
• Digitale Belege aktiv anbieten: Gerade Stammkunden nehmen digitale Bons gerne an, was Kosten spart und den Papierverbrauch reduziert.
  
• Verfahrensdokumentation regelmäßig prüfen: Die interne Beschreibung der Kassenprozesse ist Pflichtbestandteil bei Betriebsprüfungen und sollte aktuell, nachvollziehbar und leicht zugänglich sein.

Darüber hinaus lohnt es sich, die Kassensoftware regelmäßig zu aktualisieren, Schnittstellen zur Buchhaltung zu nutzen und die Archivierung digital so zu gestalten, dass jederzeit ein revisionssicherer Nachweis möglich ist. Für viele kleine Unternehmen kann es sinnvoll sein, externe Dienstleister oder Steuerberater einzubeziehen, um technische und rechtliche Stolperfallen frühzeitig zu vermeiden. 

Wer die Bonpflicht korrekt umsetzt, profitiert langfristig: Der Betrieb arbeitet effizienter, reduziert Fehlerquellen und stärkt das Vertrauen von Kunden und Behörden gleichermaßen, weil Transparenz und Professionalität sichtbar gelebt werden.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Die Belegausgabepflicht ist kein bloßer Formalismus, sondern ein zentrales Instrument, um mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im täglichen Geschäftsverkehr in Deutschland zu gewährleisten. Wer sie missachtet, riskiert nicht nur eine negative Außenwirkung gegenüber Kunden, sondern setzt sich auch erheblichen steuerlichen und rechtlichen Risiken aus.

Mögliche Konsequenzen im Überblick:

• Formelle Mängel wie fehlende Bons oder eine unvollständige Verfahrensdokumentation führen zu einem höheren Prüfungsrisiko.
  
• In solchen Fällen ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, was oft zu erheblichen Steuernachzahlungen führt.
  
• Wiederholte oder systematische Verstöße werden als schwerwiegend eingestuft und können mit Bußgeldern geahndet werden.

Darüber hinaus sollten Unternehmen bedenken, dass nicht nur Bußgelder oder Steuernachzahlungen drohen, sondern auch langfristige Folgen wie ein beschädigtes Vertrauensverhältnis zu Geschäftspartnern und eine strengere Überwachung durch die Finanzverwaltung. 

Wer frühzeitig präventive Maßnahmen ergreift, stärkt die Rechtssicherheit des eigenen Betriebs, vermeidet hohe finanzielle Belastungen und signalisiert Behörden, dass die gesetzlichen Vorgaben ernst genommen und zuverlässig umgesetzt werden.

Wie unterstützt myPOS bei der Einhaltung?

myPOS bietet Kartenleser und POS‑Terminals, die Belege schnell drucken und bei Bedarf digital bereitstellen. 

POS-Terminals von myPOS bieten folgende Vorteile:

• Druck von Papierbons mit allen Pflichtfeldern (Alle myPOS-Terminals außer das myPOS Go 2)
• Digitale Belegoptionen via E-Mail oder SMS
• Stabile Konnektivität (WLAN/4G)
• Zentrales Layout-Management für Filialen

Unternehmen verknüpfen Zahlungen mit einem kostenlosen Geschäftskonto, um Rückerstattungen im Überblick zu behalten und den Tagesabschluss zu vereinfachen. Für Filialen lassen sich Layouts und Textbausteine zentral pflegen. 

Damit lässt sich die Belegausgabepflicht ganz einfach und ohne großen Mehraufwand für Händler und Unternehmen erfüllen.

Häufig gestellte Fragen