Onboarding – alles wat u moet weten

Onboarding is een Engelse term die vaak gebruikt wordt in Nederland voor een uitgebreide inwerkperiode. In deze blog leggen we uit hoe je met een goed onboarding proces nieuwe medewerkers op een constructieve manier kunt betrekken bij je organisatie.

Wat is onboarding?

Onboarding kan worden vertaald als het aan boord brengen van nieuwe medewerkers maar de betekenis is vergelijkbaar met een inwerkperiode voor nieuwe medewerkers. Vaak is onboarding wel een uitgebreide manier van inwerken.

Een inwerkperiode is vaak beperkt tot een paar keer meelopen met een ervaren collega en een rondleiding door het kantoor of de winkel. Hoewel dit zeker voor eenvoudigere baantjes voldoende is kun je met onboarding je personeel meer betrekken bij je bedrijf. Denk hierbij niet alleen aan de werkzaamheden maar ook de bedrijfscultuur, wetgeving en bijvoorbeeld teamuitjes.

Waarom is onboarding belangrijk?

Een goed onboarding proces is tijdrovend en in die tijd kun je de nieuwe medewerker en de begeleidende collega’s niet inzetten. Daar staat tegenover dat onboarding ook voordelen heeft. Door een goed onboarding proces went de nieuwe collega sneller aan de werkzaamheden en de bedrijfscultuur.

Dit kan een nieuwe medewerker motiveren om harder te werken en ook worden er vaak misverstanden of onnodig vragen voorkomen door een goed onboarding proces. Daarbij is een medewerker die ene fijne werkomgeving heeft met fijne collega’s gelukkiger en gemotiveerder wat zorgt voor minder ziekmeldingen en meer motivatie.

Wat moet een onboarding proces inhouden?

Een onboarding proces is dus meer dan een standaard inwerkperiode waarbij vooral wordt gekeken naar praktische zaken. Een goed onboarding proces is onder te verdelen in de zogenoemde vier C’s. Dit zijn Complicance, Clarification, Culture en Connection. We lichten die hieronder toe.

• Compliance

Compliance staat voor naleving en dit gedeelte van het onboarding proces gaat over juridische aspecten van het werk. Denk hierbij aan wettelijke regels en vergunning bij het uitvoeren van de werkzaamheden maar ook wettelijke regels en sociale rechten rondom het dienstverband zoals ziekmeldingen of contact met een vertrouwenspersoon bij incidenten met collega’s.

• Clarfication

Clarification oftewel verduidelijking gaat over de verwachtingen die het bedrijf heeft van de nieuwe medewerker. Belangrijke Voorbeelden van vragen zijn hierbij, Wat zijn de dagelijkse werkzaamheden van de medewerker? Hoe wordt de medewerker beoordeeld? Bij welke leidinggevende moet de medewerker zich melden? Wat zijn de werktijden?

• Culture

Culture oftewel cultuur helpt om de nieuwe medewerker bekend te maken met de bedrijfscultuur. Denk hierbij aan de visie van het bedrijf en de omgangsvormen binnen de organisatie. Gaat het om een formele werksfeer en een hiërarchische of worden medewerkers juist aangemoedigd om informeel met elkaar om te gaan en suggesties te delen met het management?

• Connection

De vierde c staat voor connectie. Dit gaat niet alleen om de organisatiestructuur van de organisatie, dus welke afdelingen met elkaar werken maar ook om sociale aspecten van het bedrijf zoals een borrel of een zakenreis met collega’s.

• Checkback

Soms wordt er nog een vijfde C toegepast, namelijk Check back waarmee wordt bedoeld om na een aantal dagen of na enkele maanden bij de medewerker te vragen hoe het gaat en of er nog zaken onduidelijk zijn.

Onboarding proces inrichten

Hoe pas je deze vier of vijf c’s nu toe in een goed onboarding proces? Het is vooral belangrijk om te zorgen dat er duidelijke communicatie is en een duidelijke taakverdeling. Het is voor een nieuwe werknemer erg frustrerend als er nog geen computer beschikbaar is of als hij niet weet welke persoon hem of haar inwerkt.

Het beste is om een plan van aanpak te maken waarbij duidelijk wordt opgeschreven wat de nieuwe medewerker moet weten en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo voorkom je discussie en zorg je dat een medewerker een goede ervaring krijgt. De precieze inhoud van het plan van aanpak verschilt pas per bedrijf maar de vier of vijf c’s bieden een goede basis / aanknopingspunt

Zorg ervoor dat de basis op orde is, namelijk een arbeidscontract en een flyer of folder met aanvullende belangrijke informatie over bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of interne beleidsregels.

Daarnaast is het vooral een kwestie van goede en uitgebreide begeleiding regelen van een directe leidinggevende of collega om te zorgen dat de vragen van de nieuwe medewerker worden beantwoord maar ook om te zorgen dat je goed zicht hebt op de activiteiten van de nieuwe medewerker.

Hoelang duurt onboarding?

Hoelang een onboarding proces duurt is sterk afhankelijk van het bedrijf en het soort werk wat de nieuwe medewerker gaat doen. Over het algemeen is het toch wel zo dat een medewerker binnen enkele weken tot enkele maanden volledig zelfstandig moet kunnen werken.

Daarbij kan het handig zijn om een Maak daarbij ook een tijdschema waarbij je benoemt wanneer je verwacht dat de medewerker zelfstandig kan werken of wanneer er voor het eerst wordt geëvalueerd hoe de nieuwe medewerker functioneert.

Onboarding samengevat

Onboarding is een proces wat vaak wordt onderschat. Meestal is er een vacature omdat een bedrijf meer personeel nodig heeft en er al teveel werk is voor het bestaand personeel. Het uitgangspunt is dan meestal ook om de nieuwe medewerker zo snel mogelijk aan het werk te zetten zodat deze de klanten van het bedrijf kan helpen.

In de praktijk kan dit echter averechts werken. Een onervaren en niet goed ingewerkte medewerker kan fouten maken, minder snel werken en is vaak zelf ook minder tevreden over zijn nieuwe baan. Een goed onboarding proces kan dit voorkomen en moet gezien worden als een investering. Het kost moeite maar levert op de lange termijn een besparing op en zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker productiever en klantvriendelijker kan werken.

Wil je zorgen dat klanten ook klantvriendelijk kunnen betalen kijk dan ook eens naar een gratis myPOS account waarmee je kunt zorgen dat jouw personeel heel eenvoudig betalingen kan accepteren van klanten via pinautomaten of via betaallinks.