Kartenlesegerät funktioniert nicht – Probleme und Lösungen

Sie sind Händler, und Ihr Kartenlesegerät funktioniert nicht? Dann wird Sie der folgende Beitrag interessieren: Nachfolgend zeigen wir Ihnen, was Sie beim Ausfall eines Kartenlesegeräts tun können. Außerdem erfahren Sie, welche die häufigsten Fehler bei der Nutzung von EC-Kartengeräten sind und wie Sie diese Probleme in den Griff bekommen können.

Ausfall des Kartenlesegeräts: Das sind die Folgen

Viele Händler kennen diese ungünstige Situation: Das Geschäft ist voller Kunden, und das EC-Kartenlesegerät funktioniert nicht. Häufig erscheinen dabei Meldungen wie “Transaktion nicht möglich”, “Zahlung abgelehnt” oder “Karte nicht lesbar” auf dem Display. 

Wird der Fehler nicht behoben, drohen unangenehme Folgen – zum Beispiel:

• Entgangene Verkäufe – Kann der Kunde nicht per EC-Karte zahlen, entgehen dem Händler viele Verkäufe. Handelt es sich um höherpreisige Artikel (z. B. Elektroartikel), kann der Verlust durchaus vierstellige Höhen erreichen.

• Frust bei den Kunden – Eine nicht vorhandene Möglichkeit zur Kartenzahlung führt bei vielen Kunden zu Frust, da oft nicht genügend Bargeld vorhanden ist, um den Betrag zu zahlen. Ist kein kompatibler Geldautomat in der Nähe, hilft nur der Gang zur Bank, die durchaus einige Kilometer entfernt sein kann.

• Rufschädigung – Ein EC-Terminal, das nicht funktioniert, kann schnell für einen Imageschaden sorgen. Besteht das Problem länger, verlieren die Kunden das Vertrauen und wandern möglicherweise zur Konkurrenz ab.

Der Aspekt der Rufschädigung ist nicht zu unterschätzen. Gerade junge Kunden, die inzwischen kaum noch mit Bargeld zahlen, teilen ihre negative Erfahrungen gerne in den sozialen Medien und können dem Händler einen veritablen Imageschaden bescheren.

Diese Kosten verursacht ein nicht funktionierendes Kartenlesegerät

Die Kosten eines nicht funktionierendes Kartenlesegeräts lassen sich nicht pauschal beziffern. Es ist jedoch klar, dass ein Ausfall während der Hauptverkaufszeiten beträchtliche finanzielle Konsequenzen haben kann. 

Setzt das Unternehmen z. B. am Nachmittag durchschnittlich 3.000 Euro um, kann sich der Umsatz durchaus auf 1.000 Euro reduzieren.

Typische Situationen, in denen Kartenleser versagen

Stationäre Geschäfte erleben besonders häufig Probleme mit fest installierten EC-Terminals. Diese sind meist über WLAN mit dem Kassensystem verbunden. Fällt die Internetverbindung aus oder ist das Gerät veraltet, sind keine Transaktionen mehr möglich. Auch Softwarefehler oder ein defekter Chipkartenleser können zur Ablehnung von Zahlungen führen.

Mobile Kartenlesegeräte, die z. B. über Bluetooth mit einem Smartphone verbunden sind, werden gerne von Friseuren oder mobilen Dienstleistern genutzt. Doch gerade in ländlichen Regionen oder Gebäuden mit schlechter Netzabdeckung kann es schnell zu Problemen mit der mobilen Datenverbindung kommen. Auch leere Akkus führen hier häufig zu Ausfällen.

Bei Pop-up-Stores oder Events (z. B. Märkte oder Festivals) setzen die meisten Händler heute auf mobile Payment-Lösungen. Diese sind jedoch besonders störanfällig, da sowohl die Stromversorgung als auch die Netzverbindung oft unzuverlässig sind. Bei hohem Besucherandrang oder wetterbedingten Ausfällen zeigt sich, wie empfindlich mobile Zahlungslösungen sein können.

Nicht zu vergessen ist der Gastronomiebereich: In Restaurants, Cafés und Bars ist ein funktionierendes Kartenterminal von existenzieller Bedeutung. Wenn das Gerät nicht funktioniert, können die Gäste nicht zahlen. Gerade bei internationalen Gästen ohne Bargeld kann dies zu echten Problemen führen.

Deshalb ist eine schnelle Fehlerbehebung wichtig

Ob Restaurant oder mobiler Friseursalon: Hardware-Probleme mit EC-Kartenlesegeräten sollten so schnell wie möglich behoben werden. Die Zeiten, in denen die Menschen größere Mengen Bargeld mit sich führten, sind längst vorbei.

Aus diesem Grund ist es ratsam, regelmäßige Funktionsprüfungen durchzuführen und das Personal im Umgang mit häufigen Störungen zu schulen. Je schneller der Fehler erkannt und behoben wird, desto geringer sind Umsatzverluste und Kundenfrust.

Die häufigsten Probleme mit Kartenlesegeräten

Bedienfehler kommen im Umgang mit Kartenlesegeräten ebenso häufig vor wie eine schlechte Verbindung zum Internet und Softwareabstürze. 

Die wichtigsten Gründe für ein Versagen des EC-Kartenlesegeräts fassen wir in den folgenden Abschnitten zusammen.

Verbindungsprobleme

“Bitte prüfen Sie Ihre Internetverbindung und starten Sie das Gerät neu” – derartige Fehlermeldungen tauchen auf dem Terminal häufig auf, wenn das Gerät keine Verbindung zum Internet oder zum Mobilfunknetz herstellen kann. 

Manchmal ist auch eine zu geringe Signalstärke (z. B. in ländlichen Gegenden) oder eine defekte SIM-Karte der Grund, weshalb keine Verbindung etabliert werden kann.

Fehlermeldung „Zahlung abgelehnt“

Wenn eine Fehlermeldung wie “Zahlung abgelehnt” erscheint, kann der Bezahlvorgang nicht stattfinden. Oft ist eine beschädigte Karte (z. B. Krater am Magnetstreifen) dafür verantwortlich. In anderen Fällen ist das Kartenlimit erreicht oder das Ablaufdatum wurde überschritten. 

Einige Geräte unterstützen keine kontaktlose Zahlung. In diesem Fall sollte der Kunde die Karte stecken und den Bezahlvorgang per Chip und PIN durchführen.

Software- oder Firmware-Fehler

Wer einen PC bzw. einen Mac besitzt und Betriebssysteme wie Windows 10 oder iOS kennt, weiß, dass diese ab und zu Systemfehler oder Abstürze erleiden können. Der eingefrorere Bildschirm ist gerade Nutzern von Windows-Systemen wohlbekannt. Auch EC-Kartenlesegeräte haben manchmal Aussetzer – wenn auch aus anderen Gründen.

Veraltete Systeme sind bei Kartenlesern häufig für Abbrüche während des Bezahlvorgangs oder fehlerhafte Kartenerkennung verantwortlich. Auch nicht ordnungsgemäß laufende Apps können zu unerwarteten Abmeldungen oder Verbindungsproblemen mit dem Kassensystem führen. 

Wer Fehler dieser Art bemerkt, ist gut beraten, sofort ein Software-Update durchzuführen, das Gerät gegebenenfalls neu zu starten und die Einstellungen im Menü zu überprüfen.

Hardware-Fehlfunktionen

Ein häufiges Problem bei Kartenlesegeräten ist, dass der Kartenschlitz die Karte nicht erkennt. 

Auch ein nicht reagierender Touchscreen oder ein Drucker, der keine Quittungen ausgibt, beeinträchtigt den Bezahlvorgang erheblich und führt zu Verzögerungen an der Kasse. 

Solche Hardware-Fehlfunktionen können durch Verschmutzungen, physische Schäden oder Verschleiß entstehen.

Strom- oder Akku-Ausfall

Ein weiterer Grund für Ausfälle bei Kartenlesern sind leere Akkus oder defekte Ladegeräte. Wenn das Terminal plötzlich abschaltet, kann dies den Bezahlvorgang stoppen. 

Diese Gefahr gilt besonders bei mobilen Geräten, die auf den integrierten Akku angewiesen sind.

Terminal erkennt Zahlungen nicht

Probleme bei der Erkennung von kontaktlosen Zahlungen, Chipkarten oder der PIN-Eingabe treten besonders bei älteren oder stark genutzten Geräten auf. 

Diese Fehler führen dazu, dass Transaktionen nicht abgeschlossen werden können. Die Folge ist ein Stillstand des Kassenbetriebs.

Sofortmaßnahmen, die jeder Händler umsetzen kann

Wenn das Kartenlesegerät nicht funktioniert, müssen sofortige Maßnahmen getroffen werden. Hier sind einige Tipps, die jeder Händler umsetzen kann.

Starten Sie das Kartenlesegerät neu

Ein einfacher Neustart des Kartenlesegeräts ist oft die schnellste und effektivste Maßnahme, um Software- oder Verbindungsprobleme zu beheben. 

Viele temporäre Störungen entstehen durch kurzzeitige Systemabstürze oder Verbindungsabbrüche, die durch einen Reboot automatisch behoben werden. Beim Neustart werden alle laufenden Prozesse beendet und Verbindungen zum Kassensystem oder Netzwerk neu aufgebaut. Meist treten die Probleme anschließend nicht mehr auf.

Überprüfen Sie den Netzwerkstatus

Ein stabiles Netzwerk ist entscheidend für die reibungslose Funktion des Kartenlesegeräts. 

Prüfen Sie zunächst die WLAN- oder mobile Verbindung auf ausreichende Signalstärke. Wechselt das Terminal häufig zwischen Netzwerken oder ist die Verbindung instabil, kann dies zu Zahlungsausfällen führen. 

Setzen Sie bei Problemen den Router zurück oder starten Sie das Gerät neu.

Stellen Sie sicher, dass die Kartenleser-Software aktuell ist

Veraltete Software kann Fehlfunktionen bei einem Kartenlesegerät verursachen. Es ist wichtig, regelmäßig manuell nach Updates zu suchen oder die automatische Update-Funktion zu aktivieren, damit das Gerät immer mit der neuesten Firmware läuft. 

Achten Sie außerdem auf sichtbare physische Schäden und stellen Sie sicher, dass das Ladegerät fest angeschlossen ist, um unerwartete Ausfälle zu vermeiden.

Händlerkonto und Zahlungseinstellungen überprüfen

Vergewissern Sie sich, dass das Kartenlesegerät korrekt mit dem richtigen Händlerkonto und dem passenden Acquirer verbunden ist. Falsche oder fehlerhafte Kontoeinstellungen können dazu führen, dass Zahlungen nicht erkannt oder abgelehnt werden. 

Prüfen Sie regelmäßig Ihre Zahlungskonfigurationen und kontaktieren Sie gegebenenfalls den Zahlungsanbieter, um reibungslose Transaktionen zu gewährleisten.

Testtransaktion durchführen

Um sicherzustellen, dass das Kartenlesegerät ordnungsgemäß funktioniert, sollte jeder Händler zunächst eine Testtransaktion durchführen. Dabei kann eine persönliche Karte oder ein Artikel mit geringem Wert verwendet werden. 

So lässt sich schnell überprüfen, ob Zahlungen akzeptiert und korrekt verarbeitet werden.

Störungen des Zahlungsgeräts – kurze Checkliste

Mithilfe der folgenden Checkliste können Nutzer von EC-Kartenlesegeräten schnell überprüfen, ob eine gängige Ursache für die Störung vorliegt und erste Maßnahmen ergreifen.

Strom & Hardware:

• Gerät eingeschaltet?
• Kabel richtig verbunden?
• Bildschirm und Eingaben reagieren?

Netzwerk & Zahlung:

• Internetverbindung vorhanden?
• Kartenterminal funktioniert?
• Barzahlung möglich?

Drucker:

• Papier vorhanden?
• Belegdruck funktioniert?

Software:

•  Software aktuell?
•  Neustart versucht?

Sind alle Punkte erfüllt, empfiehlt es sich, den Support des Herstellers zu kontaktieren (siehe unten).

Wann sollten Sie den Support kontaktieren? 

Nicht jedes Problem mit einem EC-Kartenleser lässt sich in Eigenregie beheben – in manchen Fällen ist es besser, den Support des Herstellers zu kontaktieren. Die geschulten Mitarbeiter kennen alle Produkte und können die benötigten Informationen liefern. 

Nachfolgend erfahren Sie, in welchen Situationen es sinnvoll ist, Hilfe zu suchen:

• Ständige Fehler oder Systemabstürze;
• Fehlgeschlagene Abrechnungen oder Uploads;
• Gerät lässt sich nicht mehr einschalten.

Auch bei Aktivierungsproblemen kann der Support helfend eingreifen. Wird ein neues Kartenlesegerät nicht erkannt, kann der Kundendienst den Benutzer Schritt für Schritt durch den Prozess begleiten. 

myPOS-Händler-Supportoptionen

Unternehmen, die bei myPOS ein Kartenlesegerät kaufen, haben Zugang zu einem kompetenten Support. Dieser ist per Telefon, Live-Chat sowie per E-Mail erreichbar. Ist schnelle Hilfe gefragt, empfiehlt es sich, den Kundendienst per Chat oder Telefon zu kontaktieren. 

Halten Sie bitte die Seriennummer des Geräts, Ihre Händler-ID sowie eine genaue Fehlerbeschreibung bereit – so können Ihnen die Mitarbeiter schneller helfen und eine passende Lösung vorschlagen.

Zukünftige Probleme mit Kartenlesegeräten vermeiden 

Viele Probleme mit EC-Kartenlesegeräten lassen sich vermeiden. 

Zu den besten Maßnahmen gehören:

• Software und Firmware aktuell halten;
• Geräte vor der Nutzung vollständig aufladen;
• Geräte richtig reinigen und lagern;
• Zahlungsberichte überwachen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Mitarbeiter im Umgang mit dem Gerät zu schulen. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder einfache Fehler selbst beheben können und mit den Grundfunktionen des Geräts vertraut sind.

So minimiert myPOS Ausfallzeiten für deutsche Unternehmen 

Das Unternehmen myPOS bietet praktische Tools, um Ausfallzeiten von EC-Kartenlesegeräten zu reduzieren. Das Angebot an Hilfsmaßnahmen reicht dabei von regelmäßigen Software-Updates bis hin zur schnellen Fehlerdiagnose per Fernzugriff. 

Selbst ohne breites Wissen über Computer und Software können Einzelhändler Probleme effizient beheben. Der deutschsprachige Support sorgt dafür, dass Ausfälle gar nicht erst zum Problem werden.

Fazit: EC-Kartenlesegeräte richtig nutzen und Probleme vermeiden

EC-Kartenlesegeräte sind aus dem modernen Zahlungsverkehr nicht mehr wegzudenken – doch wie jedes technische Gerät sind sie anfällig für Fehler. 

Mit einem grundlegenden Verständnis der häufigsten Probleme, regelmäßiger Wartung und gezielter Fehlerbehebung lassen sich viele Ausfälle schnell lösen oder ganz vermeiden. 

Wer zusätzlich auf aktuelle Software, geschultes Personal und zuverlässige Support-Strukturen setzt, sorgt für reibungslose Zahlungsvorgänge und zufriedene Kunden.

Häufig gestellte Fragen

Was tun, wenn mein EC-Kartenlesegerät nicht funktioniert?

Zunächst sollte geprüft werden, ob das Gerät korrekt mit Strom versorgt und mit dem Kassensystem verbunden ist. Ein Neustart des Terminals kann viele Probleme schnell beheben. Sollte das Problem weiterhin bestehen, ist es ratsam, den technischen Support oder den Händler zu kontaktieren.

Wie kann ich ein Kartenlesegerät neu starten?

Das Kartenlesegerät lässt sich in der Regel über einen Ein-/Ausschalter oder durch Herausnehmen und Wiedereinsetzen des Akkus neu starten. Manche Modelle bieten auch eine Reset-Taste oder einen Neustart über das Menü an.

Warum funktioniert mein Kreditkartenleser nicht?

Ursachen können eine schlechte Netzwerkverbindung, veraltete Software oder Hardwareprobleme sein. Auch Fehler bei der Kartenleser-Konfiguration oder ein leerer Akku sind häufige Gründe. Eine systematische Überprüfung und Updates helfen, das Problem zu lösen.