Kartenterminal-Funktionen: Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Laut Statista wurden 2025 in Deutschland durchschnittlich 174 Kartenzahlungen pro Person durchgeführt. Auch im stationären Einzelhandel zeigt sich die Bedeutung bargeldloser Zahlungen: Laut EHI entfielen 2025 insgesamt 65,1 % des Umsatzes auf Kartenzahlungen. Allein die girocard machte 40,5 % aus. Kartenzahlungssysteme im Handel, in der Gastronomie und bei mobilen Dienstleistungen gehören längst zum Geschäftsalltag.

Mit einem Kartenterminal können Unternehmen Kartenzahlungen akzeptieren, ob mit Debit- und Kreditkarten oder kontaktlos. Ein Kassensystem kann zusätzlich Verkäufe erfassen, Warenbestände verwalten und Daten für die Buchhaltung bereitstellen.

Bei der Wahl eines Kartenterminals kommt es auf mehr an als die reine Kartenakzeptanz. Entscheidend ist, wie gut das Gerät zu Ihren betrieblichen Abläufen passt. Dabei spielen unter anderem der Einsatzort, die Belegausgabe, Auswertungsmöglichkeiten, die Gutschrift der Einnahmen und die Kosten eine Rolle. 

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen wichtig sind und worauf Sie bei Verbindung, Mobilität, Akkulaufzeit, Bezahlvorgang, Integrationen, Sicherheit, Support und Erweiterbarkeit achten sollten.

Was sollten Unternehmen vor dem Vergleich von Kartenterminals beachten?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer täglichen Zahlungsabläufe. Überlegen Sie, wo Sie Kartenzahlungen entgegennehmen, wie viele Transaktionen durchschnittlich anfallen und zu welchen Zeiten besonders viel Betrieb herrscht. Eine Eisdiele, die an einem sonnigen Sonntag 300 Zahlungen abwickelt, hat beispielsweise andere Anforderungen an ein Kartenterminal als ein Steuerbüro mit 20 Rechnungen im Monat.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl folgende Fragen:

• Einsatzort: Nehmen Sie Zahlungen an einer festen Kasse, unterwegs oder an mehreren Standorten entgegen?
  
• Zahlungsaufkommen: Wie viele Kartenzahlungen fallen täglich an und wann ist besonders viel Betrieb?
  
• Mitarbeitende: Wie viele Personen nutzen das Terminal?
  
• Bestehende Systeme: Soll sich das Gerät mit Ihrem Kassensystem oder Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden lassen?

Aus den Antworten ergibt sich meist schon, welche der Kartenterminal-Arten zu Ihrem Betrieb passt:

Geräteklasse	Was sie leistet	Passt zu
Eigenständiges Kartenterminal	Nimmt Zahlungen über eine eigene Verbindung an, ohne Smartphone	Handel, Gastronomie, mobile Dienstleister
SmartPOS-Terminal	Kartenterminal mit zusätzlichen Apps, etwa für Bestellungen oder Kundenbindung	Betriebe, die Zahlungen und weitere Abläufe auf einem Gerät bündeln möchten
Integriertes Kassensystem	Kasse und Terminal arbeiten zusammen, der Zahlungsbetrag wird automatisch übertragen	Geschäfte mit Artikelverwaltung und hohem Zahlungsaufkommen
Smartphone als Terminal (Tap to Pay)	Ermöglicht kontaktlose Zahlungen direkt über eine App auf dem Smartphone	Betriebe mit wenigen Kartenzahlungen, Veranstaltungen oder als zusätzliche Zahlungslösung

Legen Sie anschließend fünf bis sieben Kriterien fest, die Ihr Kartenterminal unbedingt erfüllen muss. Zusätzliche Funktionen können Sie bei der Auswahl nachrangig berücksichtigen.

Die wichtigsten Kartenterminal-Funktionen im Überblick

Nicht jede der folgenden Funktionen ist für jeden Betrieb gleich wichtig. Gemeinsam ergeben sie aber eine Checkliste für die Bewertung eines Terminals.

1. Unterstützung verschiedener Zahlungsmethoden

In Deutschland ist die girocard die meistgenutzte Zahlungskarte (früher EC-Karte bzw. ec cash). Mit rund 8,3 Milliarden Transaktionen im Jahr 2025 und einem Anstieg von 4,8 % gegenüber dem Vorjahr spielt sie eine zentrale Rolle im Zahlungsverkehr. Unternehmen sollten deshalb darauf achten, dass ihr Kartenterminal girocard-Zahlungen unterstützt. Andernfalls können ihnen potenzielle Umsätze entgehen.

Laut EHI erreichte der Umsatzanteil internationaler Debitkarten wie Visa Debit und Debit Mastercard im Jahr 2025 9,4 %. Hinzu kommen Kreditkarten und digitale Zahlungsmethoden wie Apple Pay und Google Pay, die kontaktloses Bezahlen über NFC (Near Field Communication) ermöglichen.

Für die meisten Betriebe mit Laufkundschaft gehören girocard, Visa, Mastercard und Wallets zur Grundausstattung. Viele girocards tragen zusätzlich ein Visa- oder Mastercard-Logo. Nach Artikel 8 der EU-Verordnung 2015/751 können Sie eine Marke voreinstellen, Ihre Kundschaft darf aber eine andere wählen.

Ein weiterer Grund, das Thema rechtzeitig anzugehen: Das Bundesfinanzministerium plant, dass Geschäfte, Gastronomie und Dienstleister künftig neben Bargeld mindestens eine digitale Zahlungsmöglichkeit anbieten müssen. Nach den im September 2026 bekannt gewordenen Eckpunkten soll mindestens eine davon ein europäisches Zahlungsverfahren sein, etwa die girocard; die Umsetzung ist für 2027 vorgesehen. Noch ist das kein geltendes Recht, Einzelheiten und Ausnahmen werden derzeit abgestimmt.

2. Eigenständiger Betrieb ohne Smartphone

Ein eigenständiges Kartenterminal hat eine eigene Verbindung, einen eigenen Akku und eine eigene Software. Ein Friseursalon mit drei Mitarbeitenden, dessen Gerät mit Bluetooth an ein privates Smartphone gekoppelt ist, steht still, sobald dieses Handy in der Pause oder der Akku leer ist. 

Mit einem eigenständigen Gerät besteht diese Abhängigkeit nicht. Für Einzelunternehmen mit wenigen Zahlungen pro Woche kann ein Kartenlesegerät mit Smartphone-Koppelung trotzdem genügen. Ganz ohne Zusatzgerät geht es mit Tap to Pay.

3. WLAN und mobile Datenverbindung

Ohne Verbindung keine Zahlung. Mobile POS-Lösungen mit integriertem 4G können überall dort eingesetzt werden, wo eine ausreichende Mobilfunkverbindung besteht, beispielsweise im Taxi, auf dem Wochenmarkt oder auf der Baustelle. Besonders praktisch sind Geräte, die sowohl WLAN als auch Mobilfunk unterstützen. 

Fällt etwa in einem Café das WLAN aus, können Zahlungen weiterhin über die mobile Datenverbindung abgewickelt werden. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob eine SIM-Karte enthalten ist und ob zusätzliche Kosten für die mobile Datennutzung anfallen.

4. Mobilität und ergonomisches Design

Ob ein Handgerät oder ein fest platziertes Terminal besser passt, hängt davon ab, wo bezahlt wird. In einem Restaurant mit Terrasse erspart ein mobiles Kartenterminal den Weg zur Theke: Die Servicekraft bringt das Gerät an den Tisch, der Gast behält seine Karte in der Hand und gibt die PIN selbst ein. Dafür muss das Gerät leicht genug für die Schürzentasche sein und sich mit einer Hand bedienen lassen. Wer es im Biergarten oder auf dem Markt den ganzen Tag bei sich trägt, profitiert zusätzlich von einer Trageschlaufe oder einem Gürtelholster.

Am Tresen zählen andere Punkte. Das Display sollte der Kundschaft zugewandt und auch bei Gegenlicht gut lesbar sein, die PIN-Eingabe vor fremden Blicken geschützt. Das Gerät sollte zudem so stehen, dass auch Menschen im Rollstuhl es erreichen. Für viele Betriebe ist eine Kombination am praktischsten: Ein mobiles Terminal steht in der Ladestation am Tresen und wird bei Bedarf herausgenommen, etwa für Zahlungen am Tisch oder beim Außer-Haus-Verkauf.

Seit dem 28. Juni 2025 müssen neu in Verkehr gebrachte Zahlungsterminals außerdem die Vorgaben des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) erfüllen. Lassen Sie sich vom Anbieter bestätigen, dass das gewählte Gerät diese Anforderungen erfüllt.

5. Akkulaufzeit und Lademöglichkeiten

Der Akku sollte auch an besonders langen Arbeitstagen ausreichend Leistung bieten. Ein Stand auf dem Weihnachtsmarkt wickelt an einem zehnstündigen Verkaufstag beispielsweise 400 Transaktionen ab. 

Ein Kartenterminal, dessen Akku nur für 300 Zahlungen ausgelegt ist, wäre dafür nicht ausreichend. Praktisch sind Ladestationen, auf denen das Gerät zwischen den Zahlungen aufgeladen werden kann, sowie Terminals, die sich auch während des Ladevorgangs nutzen lassen.

6. Schnelle und unkomplizierte Zahlungsabwicklung

Für eine effiziente Zahlungsabwicklung zählt jede Sekunde. Dauert eine Kartenzahlung in einer Bäckerei am Samstagvormittag bei 250 Transaktionen jeweils fünf Sekunden länger, summiert sich das auf mehr als 20 Minuten zusätzliche Wartezeit. 

Lange Warteschlangen können dazu führen, dass Kunden das Geschäft verlassen, ohne etwas zu kaufen. Schnelle Kartenterminals sorgen für verbraucherfreundliche Zahlungen: Sie erkennen kontaktlose Karten zuverlässig, zeigen verständliche Hinweise an und erfordern nur wenige Bedienschritte pro Zahlung. Eine klare Bedienung verkürzt außerdem die Einarbeitung von Aushilfen und verringert Fehler beim Kassieren.

7. Papierbelege und digitale Belege

Hier unterscheiden sich zwei Dinge:

• Der Kartenzahlungsbeleg bestätigt die Zahlung. Das Kartenterminal erzeugt diesen Beleg.
  
• Der Kassenbeleg ist der steuerlich vorgeschriebene Beleg über den Verkauf. Das Kassensystem erzeugt den Beleg.

Seit 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 der Abgabenordnung. Unternehmen, die ein entsprechendes elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, müssen bei jedem Verkauf einen Kassenbeleg bereitstellen. Dieser kann in Papierform oder digital ausgegeben werden. Ein reiner Kartenzahlungsbeleg ersetzt den vorgeschriebenen Kassenbeleg nicht.

Ein Blick auf die Zukunft der Zahlungen: Am 23. September 2026 beschloss das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf, nach dem Kassenbelege ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich elektronisch bereitgestellt werden sollen, beispielsweise über einen QR-Code. Papierbelege wären dann nur noch auf Wunsch erforderlich. Bis zum Inkrafttreten einer möglichen Neuregelung gelten die bisherigen Vorschriften.

Derselbe Gesetzentwurf sieht ab 2028 zudem eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse vor: für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz, ausgenommen sind Unternehmen mit weniger als 12.000 Euro Bareinnahmen im Jahr.

Ein Kartenterminal mit digitaler Belegfunktion kann daher eine sinnvolle Wahl sein. Ein integrierter Drucker oder eine Druckerstation bleibt jedoch praktisch, etwa für Taxifahrten, Spesenabrechnungen oder Kunden, die einen Papierbeleg bevorzugen. Bedenken Sie dabei auch die Kosten für Belegrollen und dass ein integrierter Drucker das Gerät schwerer macht.

8. Trinkgeldfunktion

Da viele Gäste zunehmend bargeldlos bezahlen, ist eine integrierte Trinkgeldfunktion besonders in der Gastronomie sinnvoll. Kunden können so direkt beim Bezahlen ein Trinkgeld hinzufügen. Prüfen Sie, ob sich voreingestellte Beträge oder Prozentsätze wie 5, 10 oder 15 % festlegen lassen. 

Hilfreich ist außerdem, wenn Trinkgelder in den Berichten getrennt vom Umsatz und nach Mitarbeitenden ausgewiesen werden. Für den Einzelhandel sollte sich die Trinkgeldabfrage bei Bedarf deaktivieren lassen.

9. Mitarbeiterverwaltung und Benutzerprofile

Wenn mehrere Mitarbeitende dasselbe Kartenterminal nutzen, ist es hilfreich, Zahlungen einzelnen Personen zuordnen zu können. 

Fehlen beispielsweise bei der Abrechnung am Abend 25 Euro, lässt sich leichter nachvollziehen, wer die betreffenden Zahlungen entgegengenommen hat. Sinnvoll sind dafür persönliche PINs, unterschiedliche Zugriffsrechte, etwa für Rückerstattungen, die nur von der Schichtleitung durchgeführt werden dürfen, sowie individuelle Transaktionsberichte. 

Klären Sie außerdem, ob die Mitarbeiterverwaltung im Terminal selbst, im Kassensystem oder in beiden erfolgt.

10. Rückerstattungen, Stornierungen und Vorautorisierungen

Bei einer Stornierung wird eine Zahlung rückgängig gemacht, während bei einer Rückerstattung ein bereits abgebuchter Betrag auf die Karte zurückgezahlt wird. Beide Funktionen sind besonders für Unternehmen wichtig, die Warenrückgaben anbieten.

Eine Vorautorisierung ermöglicht es, einen bestimmten Betrag auf der Karte zu reservieren, ohne ihn sofort abzubuchen. Eine Pension in der Lüneburger Heide könnte beispielsweise beim Check-in 300 Euro reservieren und beim Check-out den tatsächlichen Rechnungsbetrag von 268 Euro abbuchen. 

Da nicht jeder Anbieter diese Funktion unterstützt, sollten Unternehmen in der Hotellerie, Vermietung oder im Werkstattbereich gezielt danach fragen.

11. SmartPOS-Anwendungen und erweiterbare Funktionen

Ein SmartPOS-Terminal basiert in der Regel auf Android und ermöglicht die Nutzung zusätzlicher Apps, beispielsweise für Bestellungen, Bonusprogramme oder Terminbuchungen. 

Eine kleine Eisdiele kann damit Bestellungen erfassen und Zahlungen direkt über dasselbe Gerät abwickeln. Für einen Kiosk, der ausschließlich Kartenzahlungen entgegennimmt, sind solche Zusatzfunktionen dagegen weniger relevant. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob die gewünschten Apps für Ihr Gerät verfügbar sind. 

Wichtig ist außerdem: Werden über eine App Verkäufe erfasst, kann das Gerät steuerlich als elektronisches Kassensystem gelten. In diesem Fall gelten die Pflichten aus Punkt 12.

12. Integration mit Kassensystemen und Buchhaltungssoftware

Ist das Kartenterminal mit dem Kassensystem verbunden, wird der Zahlungsbetrag automatisch übertragen. Das reduziert das Risiko von Eingabefehlern. 

Wird beispielsweise statt 84,90 Euro versehentlich 48,90 Euro eingegeben, fehlen 36 Euro. In Deutschland wird für die Verbindung zwischen Kasse und Terminal häufig das ZVT-Protokoll genutzt. Je nach System können auch Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Onlineshop angebunden werden, sodass Daten nicht manuell übertragen werden müssen. Prüfen Sie deshalb vorab, ob das Terminal mit Ihrer vorhandenen Software kompatibel ist.

Ein Kartenterminal, das ausschließlich Kartenzahlungen abwickelt, unterliegt nicht der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Für elektronische Kassensysteme gelten dagegen zusätzliche Anforderungen. Sie müssen grundsätzlich mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet und seit 2025 über ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden. 

Wird ein SmartPOS-Terminal zugleich als elektronisches Kassensystem genutzt, gelten diese Vorgaben auch dafür.

13. Smartphone als Kartenterminal

Zu den mobilen Zahlungslösungen gehört Tap to Pay (auch SoftPOS genannt): Damit wird ein kompatibles Smartphone zum Kartenterminal. Zusätzliche Hardware ist dafür nicht erforderlich. 

Für eine Nachhilfelehrerin mit zehn Kartenzahlungen im Monat kann diese Lösung sinnvoll sein. Bei 200 Zahlungen pro Woche ist dagegen ein eigenständiges Kartenterminal praktischer. Da nicht alle Lösungen in Deutschland die girocard unterstützen, sollten Sie vorab prüfen, welche Kartenmarken, Betriebssysteme und Transaktionsarten unterstützt werden und ob Ihr Smartphone weiterhin Sicherheitsupdates erhält.

14. Fernzahlungen und Zahlungslinks

Für Anzahlungen, Rechnungen oder Reservierungen kann es sinnvoll sein, Zahlungen auch aus der Ferne anzunehmen. Mit einem Zahlungslink senden Sie Ihren Kunden eine Zahlungsaufforderung per E-Mail oder Nachricht. Über den Link gelangen diese auf eine sichere Zahlungsseite, auf der sie mit Karte bezahlen können. 

Benötigt ein Elektriker beispielsweise eine Anzahlung von 500 Euro für Material, kann er den entsprechenden Zahlungslink verschicken und das Material bestellen, sobald die Zahlung eingegangen ist. Zahlungslinks gehören in der Regel zum Leistungsangebot des Zahlungsdienstleisters und sind keine direkte Funktion des Kartenterminals.

15. Transaktionsübersicht und Zahlungsabgleich

Für eine übersichtliche Buchhaltung müssen sich alle Kartenzahlungen den jeweiligen Kassenberichten zuordnen lassen. 

Ein Modegeschäft mit zwei Filialen und vier Terminals sollte beispielsweise nachvollziehen können, welche Umsätze, Trinkgelder und Rückerstattungen an den einzelnen Standorten erfasst wurden. Hilfreich sind dafür Filter nach Gerät, Standort oder Mitarbeitenden sowie die Möglichkeit, Transaktionsdaten als CSV- oder Excel-Datei für die Steuerberatung zu exportieren.

16. Gutschrift und Zugriff auf das Geld

Wie schnell Kartenzahlungen auf Ihrem Konto verfügbar sind, spielt eine wichtige Rolle für die Liquidität Ihres Unternehmens. 

Nimmt ein Café beispielsweise am Freitag 1.800 Euro per Karte ein und muss am Montag eine Lieferantenrechnung bezahlen, kann eine verzögerte Gutschrift zum Problem werden. Prüfen Sie deshalb, wann Sie über die Zahlungseingänge verfügen können, ob dies auch am Wochenende möglich ist und wie lange eine anschließende Überweisung auf Ihr bestehendes Hausbankkonto dauert.

17. Internationale Karten und mehrere Währungen

Für Ferienwohnungen an der Ostsee oder Souvenirgeschäfte in Heidelberg gehört internationale Kundschaft zum Alltag. Die meisten Kartenterminals unterstützen daher auch Zahlungen mit ausländischen Debit- und Kreditkarten. 

Zusätzliche Mehrwährungsfunktionen, mit denen Unternehmen Zahlungen oder Guthaben in verschiedenen Währungen verwalten können, sind besonders für Betriebe interessant, die selbst im Ausland einkaufen oder internationale Geschäftsbeziehungen pflegen. Prüfen Sie in beiden Fällen, welche Gebühren für die Währungsumrechnung anfallen.

18. Sicherheit und Datenschutz bei Kartenzahlungen

Grundlage für eine sichere Zahlungsabwicklung ist der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), der Sicherheitsanforderungen für den Umgang mit Kartendaten festlegt. Für Kartenterminals gelten zusätzlich die Anforderungen des PCI-PTS-Standards. Geräte, die girocard-Zahlungen unterstützen, benötigen außerdem eine entsprechende Zulassung.

Für die Sicherheit im Zahlungsverkehr sollten Unternehmen im Alltag vor allem auf regelmäßige Sicherheitsupdates, geschützte Geräteeinstellungen und die weitere Unterstützung durch den Anbieter achten. Beim Kauf gebrauchter Kartenterminals ist besondere Vorsicht geboten, da sich mögliche Manipulationen nicht immer erkennen lassen.

19. Zuverlässigkeit und Robustheit

Kartenterminals, die auf Baustellen oder Festivals eingesetzt werden, sollten möglichst robust und widerstandsfähig sein. Achten Sie deshalb auf den Schutz vor Staub, Spritzwasser und Stürzen sowie auf die Garantiebedingungen. 

Ebenso wichtig ist, wie schnell der Anbieter bei einem Defekt ein Ersatzgerät bereitstellen kann, damit Sie weiterhin Kartenzahlungen annehmen können.

20. Kundenservice und technischer Support

Fällt ein Kartenterminal an einem Samstagabend im Restaurant aus, kann das zu erheblichen Umsatzeinbußen führen. Ein Kundenservice, der nur während der üblichen Bürozeiten erreichbar ist, bietet in solchen Fällen wenig Unterstützung. 

Achten Sie deshalb darauf, ob der Anbieter auch abends und am Wochenende erreichbar ist, welche Kontaktmöglichkeiten wie Telefon oder Chat zur Verfügung stehen und wie bei einem Gerätedefekt vorgegangen wird.

21. Wachstum: weitere Geräte, Teams und Standorte

Eröffnet ein Café einen zweiten Standort, erweitert ein Foodtruck-Betreiber seine Flotte oder verkauft ein Marktstandbetreiber gleichzeitig an mehreren Orten, werden zusätzliche Kartenterminals benötigt. 

Prüfen Sie deshalb, wie schnell die Terminal-Einrichtung weiterer Geräte unter Ihrem Geschäftskonto gelingt und ob sich die Umsätze aller Standorte zentral einsehen und auswerten lassen.

22. Gesamtkosten: mehr als der Gerätepreis

Beim Vergleich von Kartenterminals sollten Sie nicht nur auf den Anschaffungspreis achten. Was ein Terminal im Jahr tatsächlich kostet, hängt vor allem davon ab, wie gut das Gebührenmodell zu Ihrem Kartenumsatz passt. 

Berücksichtigen Sie dabei sämtliche Kosten, darunter Kauf oder Miete, Zubehör, Belegrollen, Gebühren für unterschiedliche Kartenarten, monatliche Grundgebühren, Mobilfunk, Währungsumrechnung, Vertragslaufzeiten und einen möglichen Geräteaustausch.

Wie stark sich unterschiedliche Gebührenmodelle auswirken, zeigt das folgende Rechenbeispiel mit fiktiven Tarifen: Ein Blumenladen erzielt in einem durchschnittlichen Monat 8.000 Euro Kartenumsatz. Bei Tarif A, einem nutzungsabhängigen Modell, fällt keine monatliche Grundgebühr an. Stattdessen werden für jede Kartenzahlung 1,2 % des Zahlungsbetrags berechnet. Tarif B ist ein Monatstarif, kostet monatlich 15 Euro und berechnet zusätzlich eine Transaktionsgebühr von 0,8 % des Kartenumsatzes.

Monatlicher Kartenumsatz	Tarif A (1,2 %)	Tarif B (15 € + 0,8 %)
Januar 3.000 €	36 €	39 €
Durchschnittlicher Monat 8.000 €	96 €	79 €
Muttertag im Mai 25.000 €	300 €	215 €

Bei einem monatlichen Kartenumsatz von weniger als 3.750 Euro ist Tarif A günstiger. Oberhalb dieser Grenze lohnt sich Tarif B. Vergleichen Sie deshalb nicht nur einen durchschnittlichen Monat, sondern berücksichtigen Sie auch umsatzschwache und umsatzstarke Zeiten.

Um versteckte Kosten zu vermeiden, prüfen Sie außerdem, ob zusätzliche Gebühren entstehen, beispielsweise durch Mindestumsätze oder Einrichtungsgebühren. Ein transparentes Preismodell sollte alle relevanten Kosten bereits vor Vertragsabschluss klar ausweisen.

Welche Kartenterminal-Funktionen sind für welche Unternehmen wichtig?

Branche	Hohe Priorität	Geringere Priorität	Warum
Einzelhandel	Schneller Bezahlvorgang, Kassenanbindung, Berichte	Mobilfunk bei fester Kasse	Lange Schlangen und Abgleich mit dem Kassenbericht prägen den Alltag
Restaurant und Café	Mobiles Gerät, Trinkgeld, Mitarbeiterprofile, Akku	Mehrwährung	Zahlung am Tisch spart Wege, Trinkgeld ist Teil des Einkommens
Handwerk und mobile Dienste	4G, Akku, kompaktes Gerät, Zahlungslinks	Kassenanbindung	Gezahlt wird beim Kunden oder per Rechnung
Taxi und Fahrdienste	Kontaktlos, 4G, Belegdruck	Warenwirtschaft	Fahrgäste brauchen oft eine Quittung für die Reisekosten
Markt und Veranstaltungen	Eigenständiger Betrieb, 4G, Akku	Mitarbeiterverwaltung	Viele kleine Beträge in kurzer Zeit, oft ohne WLAN
Hotel und Ferienwohnung	Vorautorisierung, Fernzahlungen, Integrationen	Kompaktes Gerät	Anzahlungen vor der Anreise, offene Endbeträge beim Check-out

Auch Unternehmen derselben Branche können unterschiedliche Anforderungen an ein Kartenterminal haben. Während ein Selbstbedienungscafé mit einem stationären Gerät am Tresen auskommt, profitiert ein Restaurant mit großer Terrasse von einem mobilen Terminal. So können Gäste direkt am Tisch bezahlen und das Personal spart unnötige Wege. Die Tabelle dient daher als Orientierung. 

Welche Funktionen für Ihren Betrieb tatsächlich wichtig sind, sollten Sie anhand Ihrer eigenen Zahlungsabläufe entscheiden.

Wie lassen sich Kartenterminals vor dem Kauf vergleichen?

Bevor Sie ein Kartenterminal kaufen, legen Sie fünf bis sieben Kriterien fest, die für Ihren Betrieb unverzichtbar sind. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Funktionen des Geräts, sondern auch die Leistungen des Zahlungsdienstleisters in Deutschland. Dazu gehören beispielsweise Transaktionsgebühren, Vertragsbedingungen, der Zeitpunkt der Gutschrift und der technische Support.

Für Ihren Kartenterminal-Vergleich können Sie die folgende Tabelle als Vorlage nutzen:

Funktion	Pflicht oder optional	Gerät A	Gerät B	Gerät C	Notizen
girocard-Akzeptanz ab dem ersten Tag
WLAN und 4G-Verbindung
Akkulaufzeit für einen vollständigen Arbeitstag
Papierbelege oder digitale Belege per QR-Code
Trinkgeldfunktion und Mitarbeiterprofile
Anbindung an das bestehende Kassensystem
Zahlungslinks über denselben Anbieter
Transaktionsberichte und Datenexport
Zeitpunkt der Gutschrift
Technischer Support und Ersatzgeräte
Gesamtkosten über zwölf Monate

Kartenterminals im Geschäftsalltag testen

Technische Angaben allein zeigen nicht, wie zuverlässig und benutzerfreundlich ein Kartenterminal tatsächlich ist. Testen Sie deshalb nach Möglichkeit typische Zahlungsvorgänge, die auch in Ihrem Betrieb vorkommen.

Dazu gehören beispielsweise:

1. Kartenzahlungen: Führen Sie eine kontaktlose Zahlung über 4,80 Euro und eine Zahlung mit PIN-Eingabe über 120 Euro durch.
   
2. Trinkgeld und Belege: Testen Sie eine Zahlung mit Trinkgeld und prüfen Sie, ob Papierbelege oder digitale Belege per QR-Code ausgegeben werden können.
   
3. Rückerstattungen: Versuchen Sie, eine Zahlung vom Vortag zurückzuerstatten.
   
4. Mitarbeiterverwaltung: Wechseln Sie zwischen zwei Benutzerprofilen und prüfen Sie die Zugriffsrechte.
   
5. Transaktionsübersicht: Suchen Sie eine bestimmte Zahlung in den Berichten und kontrollieren Sie die verfügbaren Filter.
   
6. Internetverbindung: Testen Sie das Terminal an einem Standort mit schwachem Mobilfunkempfang.

Nicht jedes Unternehmen benötigt sämtliche Funktionen. Entscheidend ist, dass das Kartenterminal Ihre wichtigsten Anforderungen zuverlässig erfüllt. Fehlt eine unverzichtbare Funktion, sollten Sie ein anderes Gerät in Betracht ziehen, auch wenn das Angebot preislich attraktiv erscheint.

Häufige Fehler bei der Auswahl eines Kartenterminals

Bei der Anschaffung eines Kartenterminals konzentrieren sich Unternehmen häufig auf einzelne Geräteeigenschaften. Dabei können wichtige Anforderungen des Geschäftsalltags übersehen werden.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Nur den Anschaffungspreis berücksichtigen: Entscheidend sind die Gesamtkosten über zwölf Monate, also Gerät, Gebührenmodell und Ihr tatsächlicher Kartenumsatz zusammen.
  
• girocard-Akzeptanz voraussetzen: Nicht jedes Kartenterminal und nicht jede Smartphone-Lösung unterstützt girocard-Zahlungen.
  
• Unnötige Zusatzfunktionen wählen: Zusätzliche Apps und Anwendungen bieten nur dann einen Mehrwert, wenn sie tatsächlich genutzt werden.
  
• Ausschließlich auf WLAN setzen: Unternehmen, die unterwegs Kartenzahlungen annehmen, benötigen eine zuverlässige Mobilfunkverbindung.
  
• Akkulaufzeit unterschätzen: Der Akku sollte auch an besonders langen und umsatzstarken Arbeitstagen ausreichend Leistung bieten.
  
• Belegausgabe nicht berücksichtigen: Prüfen Sie, ob Papierbelege oder digitale Belege benötigt werden und wie die gesetzlichen Anforderungen an Kassenbelege erfüllt werden.
  
• Zusatzfunktionen als selbstverständlich ansehen: Trinkgeldoptionen, Vorautorisierungen und Mitarbeiterprofile sind nicht bei jedem Terminal verfügbar.
  
• Systemkompatibilität nicht prüfen: Klären Sie vor dem Kauf, ob sich das Kartenterminal mit Ihrem bestehenden Kassensystem verbinden lässt.
  
• Sicherheitsstandards und steuerliche Vorschriften verwechseln: Während PCI DSS den Schutz von Kartendaten betrifft, regeln die KassenSichV und die TSE-Anforderungen die Sicherheit elektronischer Kassensysteme.
  
• Gutschrift und Erweiterbarkeit vernachlässigen: Berücksichtigen Sie, wann Zahlungseingänge verfügbar sind und ob sich bei Bedarf weitere Terminals oder Standorte hinzufügen lassen.

Wie unterstützt myPOS unterschiedliche Anforderungen an Kartenterminals?

Die bisherigen Kriterien zeigen, dass bei der Auswahl eines Kartenterminals nicht nur das Gerät selbst entscheidend ist. Auch die verfügbaren Zahlungsmethoden und zusätzlichen Funktionen spielen eine wichtige Rolle. 

myPOS verbindet als Anbieter von Zahlungslösungen für Händler Kartenterminals, Smartphone-Zahlungen, Zahlungslinks und ein Geschäftskonto auf einer zentralen Plattform. Welche Lösung für Ihren Betrieb geeignet ist, hängt insbesondere davon ab, ob Sie girocard-Zahlungen akzeptieren möchten und einen integrierten Belegdrucker benötigen.

myPOS Ultra GC für girocard-Zahlungen und gedruckte Belege

Das myPOS Ultra GC unterstützt girocard, Debit- und Kreditkarten sowie kontaktlose Zahlungen. Über den integrierten Thermodrucker können Kunden einen Papierbeleg erhalten. Alternativ lässt sich der Beleg digital per QR-Code bereitstellen.

Dank der integrierten 4G- und WLAN-Verbindung eignet sich das Terminal sowohl für den stationären als auch für den mobilen Einsatz. Über die ZVT-Schnittstelle lässt es sich zudem mit vielen Kassensystemen verbinden. Damit kommt das Gerät beispielsweise für Einzelhändler, Restaurants oder Taxibetriebe infrage, die girocard-Zahlungen und gedruckte Belege benötigen.

myPOS Flex für flexible Kartenzahlungen ohne Drucker

Das myPOS Flex ist ein kompaktes SmartPOS-Terminal, das sich sowohl mobil als auch am Verkaufstresen einsetzen lässt. Es funktioniert eigenständig und kann bei einem Ausfall der WLAN-Verbindung automatisch auf 4G wechseln.

Trinkgelder, Rückerstattungen und Umsätze lassen sich direkt auf dem Gerät verwalten. Digitale Belege können Kunden per QR-Code erhalten. Über den AppMarket stehen zusätzliche Anwendungen zur Verfügung.

Die girocard-Akzeptanz ist für das myPOS Flex derzeit noch nicht verfügbar. Unternehmen, die bereits jetzt girocard-Zahlungen annehmen möchten, können stattdessen das myPOS Ultra GC nutzen.

myPOS Glass für gelegentliche Kartenzahlungen

Mit myPOS Glass können Unternehmen ihr Handy als Kartenlesegerät verwenden. Die Anwendung ermöglicht kontaktlose Zahlungen mit Visa und Mastercard sowie über Apple Pay und Google Pay auf kompatiblen iPhones und Android-Smartphones.

Für weitere unterstützte Zahlungsmethoden können Kunden über einen QR-Code auf eine Online-Zahlungsseite zugreifen. Da keine zusätzliche Terminal-Hardware benötigt wird, eignet sich myPOS Glass beispielsweise für eine Nachhilfelehrerin mit wenigen Kartenzahlungen im Monat. Auch als zusätzliche Zahlungsmöglichkeit bei Veranstaltungen oder bei einem Geräteausfall kann die Anwendung sinnvoll sein.

Zentrale Verwaltung aller Zahlungseingänge

Bei allen drei Lösungen werden Kartenzahlungen sofort dem myPOS-Geschäftskonto gutgeschrieben, auch am Wochenende. Das erleichtert die Liquiditätsplanung, weil die Einnahmen sofort verfügbar sind.

Über die myPOS-App lassen sich Umsätze, Trinkgelder und Rückerstattungen in Echtzeit einsehen. Unternehmen können außerdem Zahlungslinks versenden, beispielsweise um Anzahlungen für Material oder Reservierungen entgegenzunehmen.

Da Zahlungen vor Ort und aus der Ferne zentral erfasst werden, behalten Unternehmen ihre Zahlungseingänge im Blick und können diese leichter mit der Buchhaltung abgleichen. Bei technischen Fragen oder Geräteproblemen steht der myPOS-Support rund um die Uhr per Telefon und über den Chat in der App zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen

Können Kunden eine voreingestellte Kartenmarke am Terminal ändern?

Ja. Bei Karten mit mehreren Zahlungsmarken, beispielsweise girocard und Visa, können Händler eine bevorzugte Marke voreinstellen. Nach Artikel 8 der EU-Verordnung 2015/751 darf die Auswahl der Karteninhaber jedoch nicht automatisch eingeschränkt werden. Kunden müssen daher die Möglichkeit haben, eine andere verfügbare Kartenmarke auszuwählen, sofern der Händler diese akzeptiert.

Wann gilt ein SmartPOS-Terminal als elektronisches Aufzeichnungssystem?

Wird ein SmartPOS-Terminal als elektronisches Kassensystem genutzt, das Geschäftsvorfälle erfasst und aufzeichnet, gelten die Anforderungen des§ 146a AO. Dazu gehören grundsätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabe und die Meldung beim Finanzamt. Dient das Gerät ausschließlich der Abwicklung von Kartenzahlungen, ist es hingegen kein elektronisches Kassensystem.

Muss der Kauf oder Austausch eines SmartPOS-Terminals über ELSTER gemeldet werden?

Eine Meldung ist erforderlich, wenn das SmartPOS-Terminal als meldepflichtiges elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt wird. Seit dem 1. Juli 2025 müssen neu angeschaffte, gemietete oder geleaste Systeme grundsätzlich innerhalb eines Monats elektronisch beim Finanzamt gemeldet werden. Auch die Außerbetriebnahme eines entsprechenden Systems ist mitzuteilen. Die Meldung erfolgt beispielsweise über „Mein ELSTER“ und umfasst Angaben zum System, zur technischen Sicherheitseinrichtung, zur Seriennummer und zum Anschaffungsdatum.

Müssen Kassendaten bei einer Kassen-Nachschau exportiert werden können?

Ja. Bei einer Kassen-Nachschau nach§ 146b AO kann die Finanzverwaltung Einsicht in die elektronischen Aufzeichnungen und die Bereitstellung entsprechender Daten verlangen. Für die Datenübermittlung kommt bei elektronischen Kassensystemen insbesondere das Format DSFinV-K zum Einsatz. Prüfen Sie deshalb vor dem Kauf, ob Sie die erforderlichen Daten selbst exportieren können oder dafür Unterstützung durch den Anbieter benötigen.

Was passiert, wenn mein Smartphone keine Sicherheitsupdates mehr erhält?

Erhält ein Smartphone keine Sicherheitsupdates mehr, kann die Nutzung der Zahlungs-App eingeschränkt oder vollständig eingestellt werden. Grund dafür sind die Anforderungen an die unterstützten Betriebssystemversionen. Für myPOS Glass benötigen Sie beispielsweise ein iPhone XS oder neuer mit einer aktuellen iOS-Version beziehungsweise ein Android-Smartphone ab Version 11. Bei älteren Geräten sollten Sie deshalb frühzeitig prüfen, ob sie weiterhin unterstützt werden oder ein Wechsel erforderlich ist.

Warum unterscheiden sich die Gebühren für girocard und internationale Debitkarten?

Für die verschiedenen Kartenverfahren gelten unterschiedliche Gebührenregelungen. Bei Visa Debit und Debit Mastercard ist das Interbankenentgelt für Verbraucherkarten nach der EU-Verordnung 2015/751 grundsätzlich auf 0,2 % begrenzt. Zusätzlich können weitere Gebühren anfallen. Bei girocard werden die Entgelte hingegen zwischen den beteiligten Parteien, etwa Händlern und ihren Zahlungsdienstleistern, vereinbart. Unternehmen sollten sich deshalb die anfallenden Kosten für die einzelnen Kartenarten getrennt aufschlüsseln lassen.