Rechnung schreiben Kleingewerbe: Tipps zum Schreiben von Rechnungen an Ihre Kunden

Kleinunternehmer sind von zahlreichen Pflichten eines gewöhnlichen Unternehmers befreit – doch auch sie müssen für jeden Kunden eine Rechnung schreiben. Diese Pflicht zur Erstellung von Rechnungen betrifft jeden Bürger, der regelmäßige Einnahmen oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze erzielt. 

Der folgende Beitrag beschäftigt sich mit den Pflichten eines deutschen Kleinunternehmers in Bezug auf die Rechnungserstellung. Wir zeigen die entscheidenden Rechnungsbestandteile und erklären Ihnen, warum ein Rechnungsprogramm bei der Buchhaltung eine Hilfe sein kann.

Was ist der Zweck einer Rechnung?

Ob Kleinunternehmer-Rechnung oder gewöhnliche Rechnung – der Zweck der Rechnungsstellung bleibt immer gleich. Der Empfänger kann durch den Erhalt der Rechnung nachweisen, dass sein Unternehmen eine Leistung bezogen oder ein Produkt gekauft hat. Die gezahlten Beträge werden als Betriebsausgaben verbucht und schmälern den Gewinn des Unternehmens.

Ist der Kunde ein Unternehmen, dient die Inanspruchnahme der Leistung bzw. des Produkts in der Regel dazu, den Betrieb aufrechtzuerhalten oder neue Produkte zu entwickeln – beispielsweise, wenn eine Software gekauft wird. Es handelt sich also um notwendige Ausgaben, die entsprechend der Regelung des Umsatzsteuergesetzes geltend gemacht werden können.

Die in den Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer kann durch den sogenannten Vorsteuerabzug von der eigenen Umsatzsteuerschuld abgezogen werden, was für ein Plus an Liquidität sorgt.

Die Rechnung als Zahlungsaufforderung

Für Unternehmer ist die Rechnungserstellung notwendig, weil die Rechnung nicht nur eine Aufstellung der erbrachten Leistungen bzw. der verkauften Produkte ist, sondern auch eine Zahlungsaufforderung. 

Auch wenn die Kleinunternehmerregelung Anwendung findet, ändert sich an der Zahlungspflicht des Leistungsnehmers nichts. Auf den Rechnungen ist im Idealfall ein Zahlungsdatum zu finden, bis zu dem der Kunde den Betrag in voller Höhe zu begleichen hat, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Kleinunternehmern dienen Rechnungen gleichzeitig als Nachweis ihrer geschäftlichen Tätigkeit. Wenn unklar ist, in welchem Geschäftsfeld der Leistungserbringer tätig ist, können die Rechnungen darüber Auskunft geben. Erbringt ein Selbstständiger etwa Internetdienstleistungen, lässt sich anhand der Rechnungen nachvollziehen, um welche konkreten Leistungen es sich handelt.

Arten von Rechnungen

Rechnung schreiben im Kleingewerbe – das ist auf verschiedene Art und Weise möglich. 

Hier fassen wir die wichtigsten Arten von Rechnungen zusammen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden:

• Standardrechnung – Die Standardrechnung ist die häufigste Form der Rechnungsstellung. Der Unternehmer muss die gesetzlich vorgegebenen Pflichtangaben einbauen – etwa Firmensitz, Rechnungsbetrag und Adresse des Leistungsnehmers. Auch Angaben wie das Liefer- und Leistungsdatum dürfen in der Standardrechnung nicht fehlen. Bei Kleinunternehmern muss ein Hinweis wie “Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG” eingefügt werden. Wie genau Sie eine Rechnung nach § 19 UStG ausstellen, lesen Sie im Abschnitt „Wie schreibe ich am besten eine Rechnung?“.

• Abschlagsrechnung – Eine Abschlagsrechnung wird gestellt, wenn eine Leistung schrittweise erbracht und in Teilbeträgen abgerechnet wird. Dies ist vor allem in Branchen wie dem Bauwesen üblich. Das Unternehmen erhält bereits während der Projektlaufzeit Zahlungen, was die Liquidität sichert und finanzielle Engpässe verhindert. Eine Abschlagsrechnung muss klar als solche gekennzeichnet sein und die bereits geleisteten sowie noch ausstehenden Beträge aufführen. Die endgültige Abrechnung erfolgt mit einer Schlussrechnung (siehe unten).

• Schlussrechnung – Die Schlussrechnung fasst alle bisher erbrachten Leistungen oder Lieferungen zusammen. Somit stellt sie die endgültige Abrechnung eines Auftrags dar. Wurden zuvor Abschlagsrechnungen gestellt, werden diese in der Schlussrechnung berücksichtigt, sodass nur noch der Restbetrag fällig ist. Diese Rechnungsart ist vor allem bei größeren Projekten oder langfristigen Dienstleistungen relevant.

Weniger üblich ist die sogenannte Stornorechnung. Diese wird ausgestellt, wenn eine bereits gesendete Rechnung korrigiert oder rückgängig gemacht werden muss – zum Beispiel bei Fehlern oder einer stornierten Leistung.

Statt die ursprüngliche Rechnung einfach zu löschen, wird eine Stornorechnung mit negativen Beträgen erstellt, um die Buchhaltung korrekt auszugleichen. Diese Rechnungsart ist wichtig, um steuerliche und buchhalterische Korrektheit zu gewährleisten.

Wer kann eine Rechnung ausstellen?

Prinzipiell kann jeder Unternehmer eine Rechnung ausstellen, der Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt. Dies gilt sowohl für Freiberufler als auch für Gewerbetreibende – unabhängig von der Unternehmensform. Die Voraussetzung für das Erstellen einer Rechnung ist, dass eine geschäftliche Transaktion stattgefunden hat.

Folgende Gruppen sind berechtigt, Rechnungen zu erstellen:

• Einzelunternehmer und Freiberufler – Selbstständige, die Dienstleistungen oder Produkte anbieten, müssen Rechnungen ausstellen, wenn sie eine Vergütung für ihre Leistung erhalten.
  
• Kleinunternehmer nach § 19 USt – Auch Kleinunternehmer können Rechnungen schreiben. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen.
• Kapital- und Personengesellschaften – Unternehmen wie GmbHs, AGs, OHGs oder KGs sind verpflichtet, ordnungsgemäße Rechnungen zu erstellen.

Privatpersonen dürfen nur in Ausnahmefällen eine Rechnung schreiben, etwa beim privaten Verkauf eines Gebrauchtwagens. Die Rechnung darf jedoch nur ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. 

Wie schreibt man eine Rechnung online?

Das Schreiben einer Rechnung online ist mit den heutigen technischen Möglichkeiten unkompliziert. Auch ohne eine spezielle Buchhaltungssoftware können Sie mit gängigen Textverarbeitungstools wie Microsoft Word oder Google Docs Rechnungen erstellen.

Wichtig ist, dass die Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält und im Anschluss in ein nicht veränderbares Format wie PDF konvertiert wird. Der Versand sollte per E-Mail erfolgen, idealerweise mit einem aussagekräftigen Betreff und einem kurzen Begleittext.

Wenn Sie Ihren Kunden zusätzlich eine direkte Zahlungsmöglichkeit anbieten möchten, empfiehlt sich die Nutzung von Lösungen wie myPOS Online-Rechnungen. Damit erstellen Sie Rechnungen direkt im myPOS-Konto und fügen einen Zahlungslink hinzu, über den Ihre Kundschaft sofort per Kredit- bzw. Debitkarte oder anderen Zahlungsmethoden bezahlen kann.

Auch bei der Nutzung von myPOS-Kartenterminals im stationären Handel lässt sich die Rechnungsstellung effizient integrieren. Je nach Modell können Belege elektronisch gespeichert oder per E-Mail versendet werden. So verbinden Sie die Rechnungsstellung direkt mit dem Bezahlvorgang – sowohl online als auch vor Ort. 

Neue E-Rechnung

In letzter Zeit fand im Internet eine lebhafte Diskussion über die onlinebasierte Rechnungserstellung statt. Der Hintergrund ist die neue E-Rechnung, die für deutsche Unternehmer zum 1. Januar 2025 verpflichtend eingeführt wurde. 

Neben Steuerangaben wie der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer müssen auf der E-Rechnung unter anderem folgende Informationen enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Rechnungsempfängers;
• Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer;
• Liefer- bzw. Leistungsdatum;
• Gesamtbetrag der Rechnung;
• Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen mit Mengenangaben und Preisen;
• Angewandter Umsatzsteuersatz und entsprechender Steuerbetrag.

Die Einführung der E-Rechnung soll die Digitalisierung im Rechnungswesen vorantreiben und gleichzeitig die Steuertransparenz erhöhen. Auch Kleinunternehmer sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten. Statt der Umsatzsteuer-ID verwenden Kleinunternehmer ihre Steuernummer.

Bereit, den nächsten Schritt mit Ihrem Unternehmen zu gehen? Erfahren Sie, wie myPOS Sie mit den richtigen Tools beim Wachstum unterstützt.

Wie schreibe ich am besten eine Rechnung?

Eine Rechnung zu schreiben, ist einfacher, als die meisten Leute denken. Wird ein Rechnungsprogramm verwendet, stellt dieses die Richtigkeit der Angaben sicher. Der Nutzer muss nur einmal korrekt die Daten von Leistungsnehmer und Leistungserbringer eingeben – alles Weitere erledigt die Anwendung.

Es ist ausgesprochen praktisch, dass die Programme auch die Umsatzsteuer berechnen. In Kleinunternehmerrechnungen ist nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten – daher sind diese Umsatzsteuer-Angaben nicht relevant.

Kleingewerbe-Rechnung schreiben ohne Umsatzsteuer

Beim Ausstellen einer Rechnung gehen Kleinunternehmer ebenso vor wie gewöhnliche Unternehmer. Pflichtangaben wie Firmensitz, Rechnungsbetrag und Adresse des Leistungsnehmers dürfen auch hier nicht fehlen. 

Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied – der Kleinunternehmer muss und darf auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fehlt ebenfalls. Stattdessen wird die Steuernummer verwendet.

Zwingend notwendig ist ein Hinweis wie “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen”. Es gibt zahlreiche alternative Formulierungen, die von den Finanzämtern anerkannt werden. 

Hier einige Beispiele:

• “Der Betrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.”
• “Der Betrag enthält keine Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.”
• “Im Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.”
• “Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG – keine Ausweisung der Umsatzsteuer.”
• “Aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung keine Ausweisung der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.”

Der Hinweis ist deshalb wichtig, weil der Leistungsnehmer keine Verrechnung mit der Vorsteuer vornehmen kann. Das Umsatzsteuergesetz erlaubt keine Anrechnung auf die entrichtete Umsatzsteuer, was für die Kleinunternehmer einen gewissen Nachteil darstellt.

Wer zum Kleingewerbe-Rechnung schreiben Muster verwendet, macht sich das Leben leichter. Außerdem können Sie die oben genannten Tipps beherzigen und sich im Internet auf entsprechenden Webseiten über die Gestaltungsmöglichkeiten von Ausgangsrechnungen informieren.

Wann müssen Sie als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben?

Die Umsatzgrenzen für deutsche Kleinunternehmer haben sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten immer wieder verschoben. Eine Kleingewerbe-Rechnung schreiben muss heute jeder, der mit seinen jährlichen Umsätzen unterhalb der Grenze von 25.000 Euro liegt und Produkte bzw. Leistungen verkauft. 

Ob es sich dabei um Unternehmen oder Privatpersonen handelt, ist unerheblich. Jedoch gelten für B2B (Business-to-Business)-Rechnungen andere Regelungen und Vorschriften als für Rechnungen an private Leistungsnehmer.

Eine Rechnung bei Kleinunternehmen muss für jede Leistung und jeden Verkauf gestellt werden. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es sich um einen Großauftrag mit vierstelligem Kaufpreis oder um eine Schachtel Büroklammern handelt. 

Pflichtbestandteile der Rechnung wie der Rechnungsbetrag, die Rechnungsnummer und die Anschrift des Rechnungsempfängers sind auch bei geringen Beträgen aufzuführen. Gleiches gilt für das Rechnungsdatum.

Bewährte Verfahren für die Rechnungsstellung

Beim Rechnung schreiben im Kleingewerbe eine Vorlage zu verwenden, ist immer eine gute Idee. 

Darüber hinaus können wir Ihnen einige bewährte Verfahren für die Rechnungsstellung vorstellen:

• Rechnungsnummer systematisch vergeben – Auch wenn Sie ein Kleingewerbe betreiben, sollte jede Rechnung eine fortlaufende und eindeutige Nummer haben. Ein einfaches Nummerierungssystem wie „2025-XYZ-001“, „2025-XYZ-002“ sorgt für Ordnung und ermöglicht Ihnen eine bessere Nachverfolgbarkeit. Eine klare und Struktur hilft zudem, spätere Missverständnisse oder doppelte Rechnungen zu vermeiden.

• Späte Rechnungsstellung vermeiden – Warten Sie nicht zu lange, um Ihre Rechnungen zu verschicken. Am besten nehmen Sie die Rechnungsstellung innerhalb von 2–3 Tagen nach Abschluss der Leistung oder Lieferung vor. Dies stärkt Ihre Liquidität und ist ein Ausdruck von Professionalität gegenüber Ihren Kunden.

• Klare Zahlungsbedingungen festlegen – Geben Sie auf jeder Rechnung genaue Zahlungsbedingungen an, etwa das Zahlungsziel oder etwaige Skonti. Wenn Sie eine Zahlung innerhalb von 7 Tagen mit einem Rabatt anbieten, können Sie Ihre Liquidität gezielt stärken. 

Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsbedingungen für den Kunden deutlich sichtbar sind. Einige Klienten geben bei Zahlungsverzögerungen an, nicht über die Bedingungen informiert worden zu sein. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie das Zahlungsdatum weit nach oben setzen und fett markieren.

Rechnungsstellungssoftware: Vorteile

Rechnungssoftware ist bereits seit einigen Jahrzehnten erhältlich. Kleingewerbetreibende tun gut daran, derartige Software frühzeitig zu verwenden – denn sie bieten eine Reihe von Vorteilen, die von einer deutlichen Zeitersparnis bis zu einer besseren Nachvollziehbarkeit von gelieferten Produkten und Umsätzen reichen. 

In den nächsten Abschnitten beschreiben wir einige der wichtigsten Vorzüge.

Zeitersparnis durch Automatisierung

Ein Rechnungsprogramm automatisiert viele Prozesse, die der Kleinunternehmer sonst manuell erledigt müsste. Mit wenigen Klicks können Rechnungen erstellt, gespeichert und versendet werden. 

Wiederkehrende Rechnungen lassen sich automatisch generieren – so reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich. 

Rechtssicherheit der Rechnungen 

Moderne Rechnungsprogramme gewährleisten, dass alle Pflichtangaben enthalten sind und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen, die zu Problemen mit dem Finanzamt führen könnten, werden so vermieden. 

Zudem lassen sich direkt in der Software Steuersätze und Kleinunternehmerregelungen hinterlegen, sodass sie automatisch korrekt berücksichtigt werden. 

Einfaches Verwalten von Kunden und Rechnungen

Rechnungssoftware speichert alle Rechnungen und Kundendaten an einem zentralen Ort. Dadurch können Rechnungen schnell gefunden, erneut versendet oder nötigenfalls bearbeitet werden. 

Bleiben Zahlungen aus, lassen sich mit wenigen Klicks Mahnungen erstellen, falls eine Zahlung ausbleibt. 

Automatische Berechnung von Steuern und Rabatten

Rechnungssoftware übernimmt die Berechnung von Mehrwertsteuer, Rabatten und Skonti automatisch, sodass keine manuellen Rechenfehler auftreten können. Das erleichtert zum Einen die Rechnungsstellung und stellt andererseits sicher, dass alle Beträge korrekt ausgewiesen werden. 

Gerade für Unternehmen mit unterschiedlichen Steuersätzen oder Rabattmodellen ist diese Funktion wichtig, um eine fehlerfreie Abrechnung zu gewährleisten.

Bessere Liquiditätskontrolle 

Durch die Nutzung einer Rechnungsstellungssoftware behalten Kleinunternehmer stets den Überblick über ihre Finanzen. Die Software zeigt sowohl offene Rechnungen als auch bezahlte Beträge und fällige Zahlungen übersichtlich an. 

So kann der Unternehmer frühzeitig auf verspätete Zahlungen reagieren und im Bedarfsfall Mahnungen automatisiert versenden. Eine strukturierte Zahlungsübersicht hilft dem Nutzer, finanzielle Engpässe zu vermeiden und die Liquidität seines Unternehmens zu sichern.

Anbindung an Buchhaltungssoftware

Viele aktuelle Rechnungsprogramme lassen sich mit Buchhaltungssoftware oder Steuerberater-Tools verknüpfen. Auf dieser Weise können Rechnungen direkt in die Buchhaltung übernommen werden, ohne dass sie manuell erfasst werden müssen. Dies spart Zeit und reduziert das Fehlerrisiko. 

Eine gute Anbindung an die Buchhaltung erleichtert darüber hinaus die Steuererklärung, da alle relevanten Daten bereits korrekt erfasst sind und sich problemlos exportieren lassen.

Cloudbasierter Zugriff 

Moderne Rechnungssoftware ist oft cloudbasiert und ermöglicht den Zugriff von jedem Ort aus – egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Rechnungen können flexibel erstellt und versendet werden, ohne dass der Unternehmer an einen bestimmten Rechner gebunden ist. 

Das erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und garantiert eine hohe Flexibilität. Zudem sind alle Daten sicher gespeichert und vor Verlust geschützt.

Rechnung schreiben im Kleingewerbe: Unser Fazit

Die korrekte Rechnungsstellung ist für Kleinunternehmer von großer Bedeutung, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und das eigene Geschäft effizient zu verwalten. Durch die Verwendung einer durchdachten Rechnungsnummerierung und das Festlegen klarer Zahlungsbedingungen lässt sich die Verwaltung erheblich vereinfachen. 

Moderne Rechnungssoftware bietet hier entscheidende Vorteile, die von der Zeitersparnis bei der Automatisierung bis hin zur rechtlichen Sicherheit und der verbesserten Liquiditätskontrolle reichen. Werden diese Werkzeuge eingesetzt, ist gewährleistet, dass die Buchhaltung übersichtlich und das Unternehmen finanziell auf Kurs bleibt. 

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer meine Rechnungen archivieren?

Kleinunternehmer sind verpflichtet, ihre Rechnungen mindestens zehn Jahre lang in elektronischer oder Papierform aufzubewahren. Wichtig ist dabei, dass die Rechnungen während der gesamten Frist lesbar, vollständig und manipulationssicher aufbewahrt werden.

Darf ich als Kleinunternehmer Rechnungen auch handschriftlich ausstellen?

Grundsätzlich ist es erlaubt, Rechnungen handschriftlich zu erstellen, solange alle Pflichtangaben enthalten sind und die Rechnung leserlich ist. In der Praxis ist dies aber nicht empfehlenswert, da der Aufwand bei der Buchhaltung größer ist. Ein digitales Rechnungsprogramm spart Zeit und sorgt für mehr Rechtssicherheit.

Kann ich als Kleinunternehmer auch in Fremdwährungen wie US-Dollar oder Schweizer Franken abrechnen?

Als Kleinunternehmer dürfen Sie Rechnungen auch in Fremdwährungen ausstellen. Allerdings müssen Sie den Betrag für die eigene Buchhaltung zusätzlich in Euro umrechnen – am besten mit dem tagesaktuellen Wechselkurs der Europäischen Zentralbank.

Muss ich als Kleinunternehmer meine Rechnungen archivieren?

Kleinunternehmer sind verpflichtet, ihre Rechnungen mindestens zehn Jahre lang in elektronischer oder Papierform aufzubewahren. Wichtig ist dabei, dass die Rechnungen während der gesamten Frist lesbar, vollständig und manipulationssicher aufbewahrt werden.

Darf ich als Kleinunternehmer Rechnungen auch handschriftlich ausstellen?

Grundsätzlich ist es erlaubt, Rechnungen handschriftlich zu erstellen, solange alle Pflichtangaben enthalten sind und die Rechnung leserlich ist. In der Praxis ist dies aber nicht empfehlenswert, da der Aufwand bei der Buchhaltung größer ist. Ein digitales Rechnungsprogramm spart Zeit und sorgt für mehr Rechtssicherheit.

Kann ich als Kleinunternehmer auch in Fremdwährungen wie US-Dollar oder Schweizer Franken abrechnen?

Als Kleinunternehmer dürfen Sie Rechnungen auch in Fremdwährungen ausstellen. Allerdings müssen Sie den Betrag für die eigene Buchhaltung zusätzlich in Euro umrechnen – am besten mit dem tagesaktuellen Wechselkurs der Europäischen Zentralbank.