Was ist eine VAT-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), wie erhält man sie und wo findet man sie?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) nimmt in der EU eine wichtige Funktion ein. Sie dient als eindeutige Kennung, mit der Steuerbehörden umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen erfassen.

Darüber hinaus ist sie häufig wichtig für das Ausstellen von Rechnungen, das Wahren gesetzlicher Vorschriften und den grenzüberschreitenden Handel in Deutschland und der Europäischen Union (EU).

Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und wo wird sie verwendet?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsummer (USt-ID) ist eine eindeutige steuerliche Kennnummer für Unternehmen und Selbstständige, die innerhalb der EU an Waren- und Dienstleistungsgeschäften teilnehmen. 

Mit ihr lassen sich Unternehmen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen identifizieren. Zudem kann sie bei der Abwicklung der Umsatzsteuer zum Einsatz kommen, auch wenn sie hierfür nicht immer erforderlich ist. 

In EU ist sie vor allem für B2B-Transaktionen von entscheidender Bedeutung. Bei grenzüberschreitenenden EU-Transaktionen ist sie für das Reverse-Charge-Verfahren wichtig. Hierbei stellt nicht der Leistende die Umsatzsteuer in Rechnung, sondern der Leistungsempfänger schulde sie in seinem Heimatland. Um nachzuweisen, dass beide Seiten als Unternehmer auftreten, sind beide Umsatzsteuer-IDs auf der Rechnung anzuführen. 

Dies gilt nicht immer: Bei B2B-Dienstleistungen im Rahmen der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft muss die Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden sowie einen Hinweis auf die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft enthalten. Der Lieferant kann hierbei laut § 14 UStG entweder seine Steuernummer oder die VAT-Nummer angeben. Bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sind jedoch in der Regel sowohl die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Lieferanten als auch des Kunden erforderlich.

Jedes Unternehmen muss im Impressum seiner Webseite eine Angabe zur USt-ID tätigen, sofern es eine solche Nummer aufweist. In vielen Betrieben wird die USt-ID-Nummer auf der Ausgangsrechnung anstelle der Steuernummer angeführt.

Was ist eine VAT-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) in Deutschland

Die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer, auch als VAT-Nummer bekannt, wird in Deutschland ausschließlich gewerblich bzw. geschäftlich genutzt und nicht für den Privatgebrauch vergeben. Sie ist für die steuerliche Identifikation von Unternehmen innerhalb der EU gedacht.

Die USt-ID erleichtert die Besteuerung im europäischen Ausland und hilft dabei, abzuführende Umsatzsteuern richtig zu ermitteln und die Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Auf Rechnungen für GEschäftspartner im EU-Ausland kann sie anstelle der regulären Steuernummer verwendet werden. Es ist für Unternehmen zudem ratsam, die USt-IdNr. ihrer Geschäftsperner stets zu überprüfen, um etwaige Fehler bei der Umsatzsteuer zu vermeiden. 

Die Prüfung können Sie über das Online-Portal der Europäischen Kommission durchführen.

Arten von Steueridentifikationsnummern in Deutschland

In Deutschland müssen Unternehmen, die Dienstleistungen oder Güter gegen Entgelt verkaufen, entsprechende Steuern an den deutschen Staat entrichten. Dabei werden in Deutschland je nach Steuerart auch unterschiedliche Steuernummern durch das Finanzamt vergeben. 

Unterschieden wird dabei unter anderem zwischen:

• Identifikationsnummer
• Steuernummer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Wirtschaft-Identifikationsnummer

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist ein Identifikationsmerkmal von Unternehmen in Deutschland. Sie besteht parallel zur USt-IdNr. und muss, sofern vorhanden, im Impressum angegeben werden. Die Kennnummer dient zur besseren Identifikation eines Unternehmens und einfacheren Kommunikation mit Behörden. Mit ihr sollen steuerliche Prozesse vereinfacht- und automatisiert werden.

Die Identifikations- und Steuernummer werden jeweils auf eine Person bezogen, wobei die Identifikationsnummer ein Leben lang dieselbe bleibt. Die Steuernummer hingegen kann sich in einzelnen Fällen verändern, zum Beispiel bei einem Umzug.

Sie ist immer auf dem Einkommenssteuerbescheid angegeben. Dort steht sie jeweils in der oberen linken Ecke. Ansonsten ist es jederzeit möglich, sich an das zuständige Finanzamt zu wenden und um Auskunft zu bitten.

Unterschied zwischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer

Die Umsatzsteuer-ID-Nr. wird gelegentlich mit der Steuernummer und der Steuer-ID verwechselt. Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken. Die steuerliche Identifikationsnummer dient dazu, natürliche Personen als Steuerzahler zu identifizieren. Alle Steuerdaten werden unter dieser Nummer gesammelt.

Die Steuernummer hingegen wird sowohl an natürliche als auch an juristische Personen vergeben. Langfristig soll sie für natürliche Personen von der Steuer-ID-abgelöst werden, für juristische Personen dient sie jedoch weiterhin als steuerliches Ordnungsmerkmal.

Ein Unternehmen kann sowohl über eine Steuernummer als auch über eine VAT-Nummer verfügen. Während die Steuernummer für die Kommunikation mit dem Finanzamt in Deutschland wichtig ist, fungiert die USt-IdNr. als europaweit gültige Nummer für den grenzüberschritenenden Handel in der EU.

Die Steuernummer muss stets auf allen Rechnungen angeführt werden, die für inländische Geschäfte anfallen, sofern keine Umsatzsteuer-ID angegeben wird. Darüber hinaus ist sie in die Einkommensteuererklärung sofern eine private Person bereits über eine Steuernummer verfügt. Ist dies allerdings nicht der Fall, reicht auch die Steuer-ID aus.

Die USt-IdNr. hingegen ist auf Rechnungen für innergemeinschaftliche Warenlieferungen und für bestimmte grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen anzugeben, bei denen der Empfänger steuerpflichtig ist (Reverse-Charge-Verfahren).

Wie eine VAT-Nummer in Deutschland aufgebaut ist

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fängt immer mit dem Kürzel für das Land an, in dem das jeweilige Unternehmen seinen Sitz hat. In Deutschland setzt sich die USt-ID somit aus der Länder-Vorsilbe DE und einer neunstelligen Zahl zusammen. 

Das sieht dann beispielsweise so aus: DE-123456789.

Während das Buchstaben-Präfix für die Länderkennung steht, dienen die anschließend folgenden acht Ziffern der eindeutigen Identifikation des Unternehmens. Den Abschluss bildet die neunte Ziffer, die als Prüfziffer fungiert. Sie ist angefügt, um Tippfehler zu vermeiden.

Warum eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Unternehmen wichtig ist

Die Notwendigkeit einer VAT-Nummer ergibt sich für Unternehmen aus der gesetzlichen Vorschrift für die Rechnungsstellung im EU-Ausland. Für den Vorsteuerabzug beim Finanzamt ist die Umsatzsteuer-ID erforderlich, wenn die Eingangsrechnung keine Steuernummer enthält.

Für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb de EU ist die USt-IDNr. unverzichtbar. Sie schafft Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartner sowie Lieferanten, denn sie zeigt, dass ein Unternehmen steuerlich erfasst und offiziell registriert ist.

Daher ist sie wie eine internationale Visitenkarte zu betrachten, da sie darlegt, dass ein Betrieb professionell und rechtmäßig handelt. Überdies verbessert sie den Schutz vor Betrug, da Geschäftspartner die Umsatzsteuer-ID anderer Unternehmen schnell und einfach prüfen können.

Schlussendlich ist sie auch hinsichtlich des Datenschutzes von Belang. Im Gegensatz zur klassischen Steuernummer legt sie weniger sensible Daten offen. Deshalb ist sie optimal für den öffentlichen Austausch geeignet, etwa für die Nennung im Impressum.

Wann benötigen Sie eine VAT-Nummer

Wie bereits erwähnt, ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für den gewerblichen bzw. geschäftlichen Bereich bei grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU relevant. Wenn Sie Unternehmer sind und Dienstleistungen oder Waren gegen Entgelt handeln wollen, benötigen Sie somit eine VAT-Nummer.

Handeln Sie zudem als Unternehmer mit Dienstleistungen oder Waren im EU-Ausland, benötigen Sie auch die USt-ID Ihres Geschäftspartners, um das EU-ansässige Unternehmen steuerlich zuordnen zu können.

Konkret ist die VAT-Nummer unter anderem für die folgenden Fälle erforderlich:

• Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung, d. h. wenn ein Unternehmen Waren in andere EU-Länder liefert.
  
• Bei sogenannten innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (Lieferungen nach § 25b Abs. 2 UStG).
  
• Beim Warenerwerb aus einem anderen EU-Land (innergemeinschaftlicher Erwerb).
  
• Wenn ein Unternehmen sonstige Leistungen eines Unternehmens mit Sitz im übrigen Gemeinschaftsgebiet in Anspruch nimmt.
  
• Im Fall einer Beförderung oder Versendung gem. § 6b Abs. 1 Nr. 4 UStG (Konsignationslagerregelung), die gegeben ist, wenn ein Lieferant Waren in ein Lager im EU-Ausland bringt, damit sie ein bereits bekannter Kunde später entnehmen kann.
  
• Falls ein Unternehmen steuerpflichtige sonstige Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet erbringt, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Für Unternehmen, die nicht nur innerhalb Deutschlands tätig sind, sondern im gesamten EU-Raum, ist die Umsatzsteuer-ID somit eine relevante Kennnummer. Das gilt sowohl für den Kauf als auch für den Verkauf.

So erhalten Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland

In Deutschland erfolgt die Vergabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Hierfür ist ein Antrag erforderlich. Unternehmensgründer können die USt-ID zusammen mit der Steuernummer beim zuständigen Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen. Es ist aber auch möglich, den Antrag später einzureichen. Dies erfolgt online oder schriftlich per Post.

Beantragen können Sie die USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern. Der Antrag ist sowohl kostenlos als auch online möglich. Sie benötigen dazu Ihre Steuernummer (Achtung: Nicht die Steuer-ID).

Die Antragsstellung beim Finanzamt im Rahmen der Unternehmensgründung ist relativ unkompliziert und erfolgt in diesen Schritten:

• Schritt 1: Zunächst melden Sie Ihr Unternehmen beim Finanzamt an. Dies erfolgt mithilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Dieser ist im ELSTER-Portal zu finden.
  
• Schritt 2: Im Rahmen der Meldung Ihrer unternehmerischen Tätigkeit beim Finanzamt beantragen Sie dort auch die Steuernummer für Ihr Unternehmen.
  
• Schritt 3: Anschließend folgt der Antrag auf Zuweisung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie beantragen die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern.
  
• Schritt 4: Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-ID erhalten haben, können Sie diese für die Rechnungsstellung und den EU-Handel nutzen.

Falls Sie noch nicht im ELSTER-Portal registriert sind, ist die Antragsstellung auch postalisch oder per Fax möglich. Gleiches gilt auch für die Beantragung beim BZSt.

Wo Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer finden

Wer seine Umsatzsteuer-ID vergessen hat und wissen möchte, wo er diese finden kann, hat dafür mehrere Möglichkeiten. Am schnellsten erlangen Sie Einblick in die USt-ID, wenn Sie die bisherigen Steuerunterlagen für Ihr Unternehmen konsultieren.

Des Weiteren ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum der eigenen Webseite Pflicht, sofern Sie über eine solche verfügen. Dort kann man sie daher ebenso finden. Ansonsten ist sie im offiziellen Zuteilungsschreiben des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) zu finden. Es empfiehlt sich daher, dieses Schreiben immer aufzubewahren.

Daneben ist die USt-IdNr. in der Regel auf Ausgangsrechnungen zu finden, vor allem auf solchen, die ins EU-Ausland versendet wurden. Dort steht sie üblicherweise im Kopfbereich oder in der Fußzeile.

Falls Ihre Umsatzsteuer-ID-Nummer nicht mehr auffindtbar ist, können Sie beim BZSt eine erneute Zusedung bzw. Erteilung beantragen. Für den Antrag gibt es ein eigenes Formlar auf der Webseite des BZSt.

So überprüfen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Für die Prüfung der VAT-Nummer können Sie MIAS, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission verwenden. Alles was Sie dabei tun müssen, ist im entsprechenden Formular das Land anzugeben, in dem die Umsatzsteuer-ID ausgestellt wurde und die angegebene USt-IdNr. einzutragen.

So funktioniert die Überprüfung von VAT-Nummern in der EU

Das Mehrwertsteuer-Informationssystem, kurz MIAS, ist eine Suchmaschine. Eigentümerin ist die Europäische Kommission, die die MwSt-Registrierungsdaten aus den jeweiligen Datenbanken der EU-Länder abruft.

Für die Suche rufen Sie zunächst die offizielle EU-Seite auf und klicken auf den Button “Los geht’s”. Anschließend wählen Sie das Land Ihres Geschäftspartners aus und geben dessen VAT-Nummer ein, um die Prüfung zu starten.

Das Ergebnis ist dann gültig oder ungültig. Im ersten Fall zeigt MIAS die verfügbaren Registrierungsdaten an, im zweiten Fall erhalten Sie eine Meldung über die Ungültigkeit. Auf der Plattform der Europäischen Kommission findet sich die Empfehlung, einen Beleg der Überprüfung für eine etwaige Steuerprüfung aufzubewahren.

Idealerweise führen Sie die Prüfung schon vor der ersten Lieferung oder Leistung durch, spätestens jedoch vor Rechnungsstellung, sofern Sie die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer ausstellen möchten.

Bei laufenden geschäftlichen Beziehungen sollte die Prüfung regelmäßig wiederholt werden. Vor allem vor größeren Lieferungen, bei längeren Abständen zwischen den Aufträgen oder bei der Änderung von Firmendaten ist das sinnvoll. Wichtig ist hier der Nachweis, dass die Nummer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gültig war.

Es gibt viele Gründe für eine solche Prüfung. Sie erfahren, ob der Geschäftspartner tatsächlich für grenzüberschreitende EU-Umsätze registriert ist. Zudem schützt dies vor steuerlichen Risiken, denn wenn die Voraussetzungen für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nicht gegeben sind, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen. In diesem Fall muss der liefernde Unternehmer die Voraussetzungen nachweisen.

Vor allem aber ist die Prüfung für eine ordnungsgemäße Rechnung und Meldung entscheidend. Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen sind die eigene USt-ID sowie die des Leistungsempfängers auf der Rechnung zu nennen. Zudem ist die Lieferung in der zusammenfassenden Meldung unter der USt-ID des Leistungsempfängers zu melden.

So überprüfen Sie deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beim BZSt

Für deutsche Unternehmer kann es in wichtigen Fällen sinnvoll sein, eine qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt durchzuführen, die über die einfache MIAS-Prüfung hinausgeht.

Hierbei werden neben der USt-IdNr. auch Name und Anschrift des Geschäftspartners geprüft. So erfahren Sie, ob die angegebenen Unternehmensdaten zum Inhaber der USt-IdNr. passen. Diese Prüfung ist ausschließlich online möglich.

Um die Prüfung durchzuführen, rufen Sie die Seite des BZSt auf. Dort geben Sie Ihre eigene deutsche USt-ID ein und dann die ausländische VAT-Nummer des Geschäftsparnters.

Ist diese zum Zeitpunkt der Abfrage gültig, erhalten Sie hierüber zunächst eine einfache Bestätigung. Dann können Sie die qualifizierten Angaben ergänzen. Das sind der Unternehmensname einschließlich der Rechtsform sowie Ort, Postleitzahl und Straße des Geschäfspartners.

Die Angaben werden den Unternehmerdaten abgeglichen, die im jeweiligen EU-Mitgliedsstaat registriert sind. Sie erhalten dann die Meldung, ob die Angaben übereinstimmen oder nicht. Auch hier empfiehlt es sich, den Nachweis zu archivieren.

Häufige Probleme bei der Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Falls Angaben nicht übereinstimmen sollten die Daten beim Geschäftspartner korrigieren lassen und die Abfrage erneut durchführen. Eine Abweichung ist nicht zwingend ein Indiz darauf, dass der Partner nicht vertrauenswürdig ist.

Oft liegt es einfach an abweichenden Schreibweisen oder Unternehmensdaten oder fehlenden Rechtsformzusätzen, dass die Prüfung ein Ergebnis erzeugt, dass nicht gültige Daten ausweist.

Bei Neugründungen oder noch neuen Registrierungen ist es zudem auch möglich, dass die Eintragung einfach noch nicht abgeschlossen ist und daher noch kein gültiges Ergebnis für die gesuchte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angezeigt wird. Die EU weist auch hierauf hin und gibt zu bedenken, dass Änderungen nicht immer direkt in den nationalen Datenbanken sichtbar sind.

Ungültige Nummern können einerseits frei erfunden sein, andererseits aber auch durch Vertipper entstehen. Mitunter ist eine USt-ID auch inaktiv. Darüber hinaus kann ein Unternehmen im eigenen Land steuerlich registriert, aber noch nicht für grenzüberschreitende EU-Geschäfte freigeschaltet sein.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungsstellungsanforderungen

Ob die Umsatzsteuer-ID in einer Rechnung angeführt werden muss, hängt von der Art des Geschäfts ab. Bei Inlandsgeschäften sowie Rechnungen, die an Privatpersonen gestellt werden, können Unternehmen wählen, ob sie die Steuernummer oder die USt-IdNr. angeben.

Eine Pflicht zur Angabe der VAT-Nummer besteht bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften innerhalb der EU. Hier sind sowohl die eigene VAT-Nummer als auch die des Geschäftspartners anzuführen. Zudem muss bei innergemeinschaftlichen Leistungen ein Hinweis auf das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren, die Umkehr der Steuerschuld, erfolgen.

Auch für den Vorsteuerabzug muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten. Eine sogenannte qualifizierte Ausgangsrechnung enthält folgende Details:

• Name und Anschrift von Unternehmer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Gegenstände bzw. Umfang der Dienstleistung
• Zeitpunkt von Lieferung oder Leistung
• Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und etwaige Steuerbefreiungen
• Der anzuwendende Steuersatz (19 Prozent oder 7 Prozent) und der Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

Diese Angaben sind zwingend zu tätigen, um die Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen zu können. Lediglich für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind weder eine Steuernummer noch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, noch eine fortlaufende Rechnungsnummer oder eine Kundenadresse erforderlich.

Allerdings können vereinfachte Regeln in bestimmten Fällen (etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse-Charge-Fällen) nicht angewendet werden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich daher, diese Angaben möglichst immer auf einer Rechnung zu tätigen.

Umsatzsteuer vs. Mehrwertsteuer

Für viele Menschen ist der Unterschied zwischen der sogenannten Umsatzsteuer (USt.) und der Mehrwertsteuer (MwSt.) nicht ganz klar. Entsprechen tauchen auch immer wieder Fragen hierzu auf.

Besonders für Unterneher in Deutschland gilt es diesbezüglich hervorzuheben, dass es keinen relevanten Unterschied gibt. Denn gemeint ist zwar mit Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer die gleiche Steuerart, doch von Gesetzes wegen gibt es die sogenannte Mehrwertsteuer nicht. Fakt ist nämlich, dass es ein Umsatzsteuergesetz (UStG) gibt, jedoch kein Mehrwertsteuergesetz.

Betrachtet man das Ganze allerdings aus europäischer Sicht, sieht die Sache etwas anders aus. Dies liegt daran, dass hier der Begriff “Mehrwertsteuer” korrekt ist. Der Grund dafür ist simpel: Das entsprechende europäische Steuersystem basiert auf der sogenannten Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) der Europäischen Union, der auch das deutsche UStG unterliegt.

Wie Unternehmen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern im Tagesgeschäft nutzen

Im unternehmerischen Alltag ist die Umsatzsteuer-ID eine Kennzahl mit verschiedenen Aufgaben. Sie ist für die Verwaltung von Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ebenso wichtig wie bei grenzüberschrietenden Transaktionen innerhalb der EU.

Eine besonders hohe Relevanz hat die korrekte Umsatzsteuerabwicklung für den Cashflow. Die Umsatzsteuer läuft zwar über das Unternehmen, ist jedoch kein eigener Ertrag, da sie an das Finanzamt abgeführt werden muss. Fehler können daher schnell zu Liquiditätsproblemen führen. Daher sollten Sie immer bedenken, dass die Beträge nur vorübergehend zur Verfügung stehen und diese als durchlaufenden Posten behandlen.

Zudem optimiert die saubere Abwicklung den Cashflow, da Sie Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen geltend machen können. Das senkt die Zahllast gegenüber dem Finanzamt und ermöglicht im günstigsten Fall sogar eine Erstattung.

Für die effiziente und unkomplizierte Verwaltung von Transaktionen und Geschäftskonten sowie die korrekte Rechnungsstellung hilft es, moderne Zahlungslösungen wie die von myPOS zu implementieren. So sorgen Sie für eine reibungslose und korrekte Abwicklung Ihrer Geschäfte.

Fazit

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist weit mehr als nur eine formale Kennziffer. Sie weist Unternehmen innerhalb der EU eindeutig steuerlich aus. Für deutsche Unternehmen ist sie speziell bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften wichtig, da sie die korrekte Rechnungsstellung, das Reverse-Charge-Verfahren und die Zuordnung von Geschäftspartnern ermöglicht.

Im Geschäftsalltag sorgt die VAT-Nummer für Rechtssicherheit, Transparenz und Vertrauen. Wer sie korrekt verwendet und die Nummern seiner Geschäftspartner prüft, reduziert steuerliche Risiken und vermeidet Fehler bei Rechnungen oder Meldungen.

Damit ist die Umsatzsteuer-ID für deutsche und europäische Unternehmen nicht nur eine Pflichtangabe, sondern ein zentrales Werkzeug für rechtssicheren Handel innerhalb der EU.

Häufige Fragen

Wann benötige ich in Deutschland eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) und wann eine Steuernummer?

Die Steuernummer dient als Identifikation beim zuständigen Finanzamt für die Abwicklung der Steuern in Deutschland. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist hingegen für den Handel innerhalb der Europäischen Union als grenzüberschreitende Kennung notwendig.

Wie lange nach der Registrierung erhalte ich meine VAT-Nummer?

Wie lange es bis zum Erhalt der USt-IdNr. dauert, hängt davon ab, ob sie für ein neu gegründetes oder ein bestehendes Unternehmen beantragt wird. Bei der Neugründung ist eine längere Bearbeitungsdauer nicht unüblich. Bestehende Unternehmen erhalten die USt-IdNr. meist innerhalb eines kürzeren Zeitraums, da der Verwaltungsaufwand geringer ist.

Kann ich Rechnungen ausstellen, bevor mir eine VAT-Nummer zugewiesen wurde?

Es ist möglich, eine Rechnung vor der Zuweisung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auszustellen. Innerhalb Deutschlands muss dann die Steuernummer auf der Rechnung angeführt werden. Rechnungen, die an Unternehmen im EU-Ausland gestellt werden, müssen allerdings die eigene USt-IdNr. sowie die des Kunden enthalten. Falls Sie sie noch nicht erhalten, aber schon beantragt haben, sollten Sie besser warten, bis Sie Ihre VAT-Nummer erhalten haben. Nachfolgende Korrekturen sind zwar prinzipiell möglich, haben aber keine rückwirkende Wirkung, sodass die umsatzsteuerliche Behandlung gefährdet sein kann.

Wo ist meine VAT-Nummer in deutschen Registrierungsunterlagen angegeben?

Bei der ersten Gewerbeanmeldung erfolgt die Mitteilung über ein separates Schreiben des BZSt. Ansonsten findet sich die Nummer in Steuerbescheiden des Finanzamts, in den eigenen Rechnungen, im ELSTER-Onlineportal oder im Impressum auf der eigenen Webseite.

Wie überprüfe ich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Kunden vor der Rechnungsstellung innerhalb der EU?

Um zu prüfen, ob die USt-IdNr. eines Kunden gültig ist, können Sie online eine Abfrage über die offizielle MIAS-Abfrage (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) der Europäischen Kommission oder direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vornehmen.

Wie finde ich meine VAT-Nummer in ELSTER oder Steuerbescheiden?

Im ELSTER-Portal findet sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer meist bei den Stammdaten oder in den bereits versendeten Steuererklärungen. Zudem finden Sie sie auf dem originalen Bestätigungsschreiben des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). Falls Sie Ihre UST-ID nicht mehr finden, müssen Sie diese beim BZSt erneut anfordern.