Remboursement par retour de paiement : comment ça marche ?

Le remboursement via le retour de paiement par carte est une tendance en forte progression chez nos voisins hollandais. Entre 2020 et 2024, le nombre de transactions de retour a plus que triplé. Le nombre de transaction s’élevait à 9,26 millions en 2020 contre 22,0 millions en 2024. 

En Belgique, l’utilisation des paiements par carte ne cesse d’augmenter : en 2024, 2,5 milliards de transactions ont été effectuées via Bancontact ou Payconiq, soit une hausse de 4,5 % par rapport à 2023, avec 65 millions de paiements mobiles en magasin. En outre, la Belgique comptait 248.000 terminaux de paiement en 2023, une augmentation de 2,5 % par rapport à l’année précédente. Ces chiffres illustrent clairement les évolutions du paiement digital, indiquant que le remboursement via terminal — le retour de paiement par carte — deviendra progressivement de plus en plus fréquent. Une bonne raison pour les commerçants belges d’activer cette option dès aujourd’hui.

Ces dernières années, le retour de paiement par carte a surtout été utilisé pour le retour d’achats dans les magasins de vêtements et de meubles, ainsi que pour le remboursement des cautions dans les entreprises de location. Mais les possibilités d’utiliser cette solution de paiement sont bien plus larges. Par exemple, comme système de garantie lors d’événements. Et cela pourrait aussi être pertinent pour votre entreprise.

Comment fonctionne exactement le retour de paiement par carte et quels en sont les avantages pour votre activité ? Vous le découvrirez dans ce blog.

Le retour de paiement par carte, c’est comme payer… mais à l’envers

Le retour de paiement par carte est une méthode de remboursement par laquelle une entreprise rembourse un paiement effectué par carte directement sur la carte du client via une transaction électronique. C’est une alternative au remboursement en espèces et cela offre un moyen efficace, sécurisé et traçable d’effectuer des remboursements.
Tous les paiements électroniques peuvent être remboursés de cette manière, quel que soit le mode de paiement initial.

Quels sont les avantages du retour de paiement par carte ?

L’un des principaux avantages pour vous, en tant qu’entrepreneur, est que vous n’avez pas besoin de retirer de l’argent de votre caisse. Il n’est donc pas nécessaire de conserver des espèces en réserve pour rembourser des produits retournés ou restituer une caution pour du matériel loué. Cela réduit le risque de manquer de liquidités, et c’est aussi plus sûr.

Le retour de paiement par carte permet également de réduire les risques d’erreurs et de fraudes. Il vous fait également gagner du temps en comptabilité, car toutes les transactions de retour sont consultables dans le relevé de votre terminal de paiement et intégrées dans votre système de comptabilité.

Enfin, proposer ce type de remboursement est aussi un geste commercial envers vos clients. Ceux-ci ne se retrouvent pas dans une position vulnérable en transportant de grosses sommes en liquide. De plus, la majorité des Belges paient de manière électronique, et le retour de paiement par carte est rapide et efficace.

Le retour de paiement par carte comme système de caution lors d’événements

Nous l’avons déjà mentionné brièvement : le remboursement par retour de paiement peut également être utilisé pour restituer une caution liée à l’utilisation de produits et de services. Mais il a aussi une grande utilité lors d’événements, en tant que système de garantie pour encourager l’utilisation de gobelets réutilisables ou lors de la location de casiers.

Les lois environnementales deviennent de plus en plus strictes et, à partir du 1er janvier 2024, de nouvelles exigences aux Pays-Bas et en Belgique obligent les entreprises à réduire leurs déchets plastiques.

Des projets pilotes belges (Hasselt, Leuven, Bobbejaanland…) ont démontré que la consigne intelligente, avec scan ou QR, atteint un taux de retour élevé (≥ 99 % de fiabilité technique) et suscite plus de 60 % de satisfaction.

Des solutions telles que Borro (Bruxelles) permettent un remboursement instantané de la caution via la terminale, sans app, avec protection anti-fraude — « aussi simple que l’usage unique ». En tant qu’organisateur, vous pouvez rembourser les cautions ultra-rapidement, efficacement et sans espèces — exactement ce que rend possible le retour de paiement.

Comment fonctionne le retour de paiement par carte ?

Pour le consommateur, le remboursement par retour de paiement est très simple. Le client revient avec son achat ou le produit loué et indique qu’il souhaite le retourner. Si les conditions de retour sont respectées, cela est accepté.

Une fois le produit repris, le client présente sa carte de paiement, son smartphone ou sa montre connectée devant le terminal de paiement, ou insère la carte dans la fente du terminal. Il n’est d’ailleurs pas nécessaire que ce soit la même carte que celle utilisée pour l’achat initial. Le lendemain, selon le prestataire de services de paiement, le montant est recrédité sur le compte bancaire du client. Si le lendemain tombe un week-end, le virement est effectué le lundi.

Le remboursement par carte bancaire est très simple pour les entrepreneurs. Voici les étapes à suivre :

1. Vérifiez si le client remplit les conditions de retour ;
2. Vérifiez si l’achat initial a été effectué par carte bancaire ;
3. Sélectionnez dans le menu du terminal de paiement ou du système de caisse POS l’option « remboursement », « refund » ou « retour » ;
4. Saisissez le code d’accès ;
5. Entrez le montant à rembourser ;
6. Demandez au client de présenter sa carte bancaire, son smartphone ou sa montre connectée devant le terminal, ou d’insérer sa carte dans la fente du lecteur ;
7. Le montant est maintenant affiché à l’écran et le client appuie sur « OK » pour confirmer ;
8. La transaction est réussie dès que le message « Transaction terminée » s’affiche. Vérifiez également que « remboursement » ou « retour » apparaît sur l’écran du terminal comme confirmation supplémentaire ;
9. Faites signer le reçu de remboursement au client et remettez-lui l’original.

En cas de remboursement de caution pour un produit loué, le processus est exactement le même.

Consultez également les manuels d’utilisation du myPOS Go 2, myPOS Carbon et du myPOS Ultra pour des instructions détaillées sur la procédure de remboursement via les terminaux de paiement myPOS.

Couts et conditions du retour de paiement par carte.

Chez la plupart des prestataires de services de paiement par carte, vous payez un montant mensuel par terminal de paiement pour l’option de remboursement par carte, en plus des frais par transaction de remboursement.

• Chez Worldline, cela représente 3,60 € par mois + 0,30 € par transaction.
• Chez VivaWallet, c’est 4,99 € par mois + des frais de 0.40% avec un minimum de 0,08€ et un maximum de 0,50€ avec Visa/Mastercard par transaction
• Chez d’autres fournisseurs, les frais de remboursement sont les mêmes que pour une transaction normale par carte.

La plupart des prestataires exigent la signature d’un contrat pour activer la fonction de remboursement. Pour les autres, l’inscription suppose l’acceptation des conditions générales.

Pour lutter contre la fraude, la réglementation interdit l’utilisation du remboursement par carte dans certains secteurs. Le prestataire de services de paiement analysera donc votre demande pour déterminer si le remboursement par carte est autorisé dans votre activité.

Ce contrat précisera également les limites éventuelles convenues pour le remboursement par carte. Celles-ci peuvent inclure :

• le montant maximal autorisé par remboursement,
• le nombre maximum de transactions de remboursement autorisées par jour et par lieu, 
• ainsi que le montant total maximal de remboursements par jour et par lieu.

Le retour de paiement par carte est-il gratuit ?

Le remboursement par retour de paiement est un processus simple et efficace, de plus en plus proposé par les entrepreneurs. Bien que de nombreux prestataires de services de paiement facturent des frais pour cette fonctionnalité, il existe un prestataire qui ne le fait pas : myPOS. Aucun frais mensuel ni frais de transaction ne sont appliqués sur le montant remboursé. Cela en fait un système de garantie attrayant pour les entreprises de location et les organisateurs d’événements Mais les commerçants peuvent également réaliser d’importantes économies grâce à cette solution. Il est donc essentiel de bien étudier les coûts et les conditions lors de la mise en place du retour de paiement.

N’hésitez pas à contacter myPOS pour plus d’informations sur le retour de paiement.