Comment créer une facture en ligne

Une facture en ligne est une facture que vous créez sur un support numérique (un modèle, un générateur ou un logiciel) plutôt que sur papier. Elle contient exactement les mêmes mentions légales que toute autre facture, y compris les mentions et informations obligatoires.

Découvrez comment faire une facture en ligne conforme en France : quand l’émettre, quelles mentions y inscrire, quel outil utiliser et ce que change la réforme de la facturation électronique.

Quand faut-il créer une facture ?

Une facture est un document commercial attestant de la vente d’un produit ou d’un service. L’émission de la facture incombe au vendeur ou au fournisseur, qui peut toutefois la confier à son client ou à un tiers par un mandat de facturation.

Il est obligatoire de créer une facture pour tout échange commercial entre professionnels, en B2B donc. Le Code de commerce prévoit en effet que tout achat de produits ou toute prestation de services liés à une activité professionnelle fait l’objet d’une facturation.

Lorsqu’un professionnel vend un bien à un particulier, la facture n’est pas obligatoire, sauf dans deux cas : si votre client la demande, ou si vous vendez à distance. Une boutique en ligne doit donc émettre une facture e-commerce pour chaque commande. Dans les autres cas, un ticket de caisse suffit.

Pour une prestation de services vendue à un particulier, vous devez remettre une note lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou en dessous de ce montant si le client en fait la demande.

En principe, vous émettez la facture au moment de la livraison du bien ou à la fin de la prestation. Si vous livrez plusieurs fois le même client professionnel au cours du mois, vous pouvez regrouper ces ventes sur une facture récapitulative, à établir au plus tard à la fin du mois.

Prenez ces obligations de facturation au sérieux, car un défaut de facturation entre professionnels est passible d’une amende qui peut atteindre 75 000 € pour un entrepreneur individuel et 375 000 € pour une société.orrespond bien à l’achat effectué. Elles peuvent par ailleurs intervenir dans le cadre d’une demande de remboursement partiel (de la part d’un organe tiers, comme pour une subvention) ou bien d’une déduction fiscale.

Quelles mentions obligatoires doit contenir une facture en ligne ?

Étant donné l’importance et le caractère officiel du document, des règles de facturation dictées par le Code de commerce et par le Code général des impôts viennent encadrer l’édition de facture en France. Parmi celles-ci, on retrouve l’ajout de mentions obligatoires sur chaque exemplaire émis.

La mise en forme du document reste néanmoins flexible et à votre propre discrétion. Ce qui importe en priorité est de bien veiller à faire apparaître chacune de ces informations pour que votre facture soit conforme aux yeux de la loi.

Voici les mentions obligatoires d’une facture, selon l’ordre dans lequel elles apparaissent généralement :

• La date d’émission de la facture.
  
• Le numéro de facture. Chaque facture doit posséder un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue.
  
• La date de la vente ou de la fin de la prestation, ou la date de versement de l’acompte s’il y en a un.
  
• Votre identité. Un entrepreneur individuel ou un auto-entrepreneur indique son nom, accompagné de la mention « EI », alors qu’une société indique sa dénomination sociale, sa forme juridique et son capital social. Dans les deux cas, ajoutez votre adresse et votre numéro de Siren ou de Siret. Un commerçant précise également la mention RCS et la ville du greffe d’immatriculation.
  
• L’identité de l’acheteur, c’est-à-dire sa raison sociale ou son nom, son adresse et son adresse de facturation si elle est différente.
  
• Le numéro du bon de commande, lorsque l’acheteur en a établi un.
  
• Le numéro d’identification à la TVA du vendeur et celui du client professionnel. Cette mention n’est pas obligatoire pour les factures dont le montant total hors taxe (HT) est inférieur ou égal à 150 €.
  
• La désignation précise de chaque produit ou prestation, avec la quantité et le prix unitaire hors taxe.
  
• Les réductions de prix acquises à la date de la vente (les remises, les rabais et les ristournes). Les escomptes non prévus sur la facture ne sont en revanche pas à intégrer au document.
  
• Le taux de TVA appliqué à chaque ligne, le montant de la TVA, le total hors taxe et le total TTC.
  
• La date à laquelle le règlement doit intervenir et les conditions d’escompte pour paiement anticipé. Si vous n’en accordez pas, écrivez « Escompte pour paiement anticipé : néant ».
  
• Le taux des pénalités de retard et, pour un client professionnel, l’indemnité forfaitaire de recouvrement, fixée à 40 €.

Si l’une de ces mentions manque ou se révèle inexacte, vous risquez une amende fiscale de 15 € par omission, plafonnée au quart du montant de la facture.

Certaines situations demandent une mention particulière. Par exemple, une facture d’auto-entrepreneur en franchise en base de TVA est une facture hors taxe, qui porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

En revanche, le titre de la facture, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail ne sont pas obligatoires. Vous pouvez également rappeler certaines de vos conditions de vente, comme une clause de réserve de propriété.

Quelle est la différence entre une facture en ligne et une facture électronique ?

Une facture créée en ligne n’est pas automatiquement une facture électronique au sens de la loi. Depuis l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, le 1er septembre 2026, ce terme désigne un document précis.

Une facture électronique contient des données sous forme structurée, que les logiciels peuvent lire automatiquement. Elle respecte un format normé (UBL, CII ou Factur-X, un format mixte qui associe un fichier de données et un PDF lisible). Surtout, elle est transmise au client par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’administration fiscale.

À l’inverse, une facture papier scannée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par e-mail ne répondent pas à cette définition. Si votre vente relève du champ de la réforme, l’envoi d’un simple PDF ne suffira donc plus.

La réforme concerne les ventes entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France, y compris les auto-entrepreneurs en franchise en base de TVA. 

Son calendrier varie selon la taille de votre entreprise :

• Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent en plus émettre les leurs sous ce format.
  
• À partir du 1er septembre 2027, les PME et les micro-entreprises devront, à leur tour, émettre des factures électroniques.

Pour recevoir puis émettre ces factures, vous devez donc choisir une plateforme agréée, ou un logiciel compatible qui est raccordé à l’une d’elles.

Les ventes à des particuliers ou à des clients étrangers suivent une autre règle, que l’administration appelle l’e-reporting. Vous transmettez à l’administration fiscale les données de la transaction et, le cas échéant, celles du paiement, mais la facture que vous remettez au client peut rester un PDF ou un document papier.

Enfin, la réforme ajoute quatre mentions obligatoires, selon le même calendrier que celui de l’obligation d’émission. Il s’agit du numéro de Siren du client, de l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse du client, de la catégorie de l’opération (une livraison de biens, une prestation de services ou les deux) et de l’option de paiement de la TVA par débits, si vous l’avez choisie.

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Comment créer une facture en ligne, étape par étape ?

Vous connaissez désormais les informations à faire obligatoirement apparaître sur vos factures. 

Voici comment procéder, de la création de facture à son enregistrement :

• Étape 1 : choisissez la manière de créer la facture. Vous pouvez partir d’un modèle de facture, d’un générateur en ligne, d’un logiciel de facturation ou d’une solution de facturation électronique si la réforme vous concerne déjà. Choisissez selon vos obligations, votre volume de factures et votre comptabilité, et non selon l’apparence du document.
  
• Étape 2 : renseignez vos coordonnées et celles de votre client. Indiquez votre nom ou votre dénomination sociale, votre adresse et vos numéros d’identification. Ajoutez ensuite le nom du client, son adresse et, pour un client professionnel, son numéro de TVA.
  
• Étape 3 : numérotez et datez la facture. Attribuez à la facture le numéro qui suit celui de la précédente, puis inscrivez la date d’émission et la date de la vente, de la prestation ou de l’acompte. Ne réutilisez jamais un numéro et ne modifiez pas la numérotation à la main.
  
• Étape 4 : détaillez les produits ou les prestations. Pour chaque ligne, précisez la désignation, la quantité, le prix unitaire hors taxe et les éventuelles remises. Dans l’idéal, il est de bon ton de préciser la nature, la marque et la référence des produits vendus, ainsi que les matériaux utilisés et le coût de la main-d’œuvre pour les prestations.
  
• Étape 5 : calculez la TVA et les totaux. Appliquez à chaque ligne le taux de TVA correspondant, puis indiquez le total hors taxes, le montant de la TVA et le total TTC. Si vous ne facturez pas la TVA, inscrivez la mention d’exonération applicable à votre situation. Vérifiez vos calculs, surtout si vous utilisez les formules d’un tableur.
  
• Étape 6 : fixez les conditions de paiement. Mentionnez les conditions de règlement de la facture, y compris les moyens de paiement acceptés, mais surtout la date limite de réception du paiement. Notez que, selon l’article L. 441-10 du Code de commerce, les délais de paiement convenus entre professionnels ne peuvent excéder 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, sauf dérogations et cas particuliers. Ajoutez l’escompte, le taux des pénalités de retard (au minimum trois fois le taux d’intérêt légal) et l’indemnité de 40 €.
  
• Étape 7 : vérifiez la facture avant de l’émettre. Relisez chaque mention, du nom du client aux conditions de paiement, puis comparez la facture au bon de commande et au bon de livraison. Tant que vous ne l’avez pas émise, vous pouvez encore la corriger librement.
  
• Étape 8 : envoyez et enregistrez la facture. Transmettez-la par une plateforme agréée si la vente relève de la facturation électronique obligatoire. Dans les autres cas, vous pouvez envoyer par e-mail une facture téléchargeable en PDF, ou remettre une facture imprimable. Sur papier, le Code de commerce impose une facture en double exemplaire, dont vous conservez le second. Enregistrez enfin la facture dans votre comptabilité, pour garder une trace de chaque vente.

Lorsque vous avez créé votre première facture, conservez-la comme base de travail. Pour les suivantes, vous n’aurez plus qu’à changer le client, le numéro, les dates et les lignes.

Modèle de facture, générateur ou logiciel de facturation : quel outil choisir ?

Bonne nouvelle, de nombreuses options s’offrent à vous pour faire une facture en ligne.

Vous pouvez tout d’abord vous procurer des modèles gratuitement sur internet, en les téléchargeant au format PDF une fois remplis, ou vous en inspirer pour créer votre propre modèle de facture sur Word ou Excel. Cette facture gratuite convient si vous facturez de temps en temps, mais vous gérez alors vous-même la numérotation et les calculs.

Vous pouvez aussi passer par un générateur de facture en ligne. Certains de ces outils sont gratuits, mais il vous faudra probablement procéder à une inscription sur le site pour télécharger votre exemplaire. Si vous cherchez à créer une facture sans inscription, vérifiez que l’outil vous laisse bien télécharger le document complet.

Les générateurs de facture en ligne les plus complets sont en revanche quasi systématiquement payants, que ce soit via un système de crédit, un abonnement ou bien un paiement à l’unité.

Enfin, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation. Le but d’un tel outil est de vous faciliter la tâche s’agissant de la gestion de vos factures, surtout si vous en émettez régulièrement.

Avant de choisir votre outil de facturation, vérifiez les points suivants :

• La numérotation automatique et l’enregistrement de vos clients.
• Le calcul automatique de la TVA et des totaux.
• Le suivi des paiements et les relances automatiques.
• L’intégration au programme de comptabilité et, si vous en avez besoin, un outil de devis en ligne qui transforme un devis accepté en facture.
• La compatibilité avec la réforme de la facturation électronique. Le logiciel est-il une plateforme agréée, ou est-il raccordé à l’une d’elles ?
• Le niveau de sécurité des données et l’efficacité du service client.

Le meilleur outil est avant tout celui qui s’adapte le mieux à vos besoins en tant que professionnel. Un auto-entrepreneur qui émet trois factures par mois n’a pas besoin du même outil qu’une PME qui en émet trois cents.

Comment corriger et conserver une facture en ligne ?

Une fois que vous avez émis une facture, vous ne pouvez plus la supprimer ni l’écraser. Pour modifier une facture déjà émise, vous devez créer un nouveau document.

Si votre client n’a pas encore payé, émettez une facture rectificative. Elle porte un nouveau numéro et la mention « annule et remplace la facture n° … ».

Si la facture est déjà payée, vous devez émettre une facture d’avoir. Elle vient rectifier une facture incorrecte, soit pour simplement annuler la transaction, soit pour établir une remise ou un remboursement. L’avoir possède son propre numéro, qui suit les mêmes règles de numérotation que les autres factures.

Conservez ensuite chaque facture émise ou reçue pendant 10 ans. Quelle que soit sa forme, ce document doit entrer dans les comptes de l’entreprise, où il sert de justificatif comptable. Une facture créée au format électronique se conserve sous ce format.

Comment obtenir le paiement de la facture après son envoi ?

Pour faciliter le paiement de la facture, indiquez clairement dans le document comment votre client peut vous régler. Donnez par exemple vos coordonnées bancaires pour un virement, ou le moyen de payer par carte bancaire.

Proposez des moyens de paiement adaptés à votre activité et à vos clients. Un prestataire de solutions de paiement comme myPOS propose par exemple un lien de paiement, que vous pouvez envoyer par e-mail ou par SMS en même temps que la facture. Votre client l’ouvre, puis il règle par carte sur une page de paiement sécurisée, sans que vous ayez besoin d’un site internet.

Suivez ensuite chaque échéance de règlement. Pointez les paiements reçus et rapprochez-les de la facture correspondante, pour savoir à tout moment quel client vous doit de l’argent.

Les retards de paiement restent fréquents. À la fin de l’année 2024, le retard de paiement moyen atteignait 13,6 jours en France, et ces retards privaient les PME et les micro-entreprises de 15 milliards d’euros de trésorerie.

Un léger retard de paiement est souvent dû à un oubli, à un souci d’organisation ou à un décalage de trésorerie, et une simple relance suffit alors amplement à régler le problème. Si toutefois vous faites face à un mauvais payeur, vous pouvez appliquer les pénalités de retard et exiger le règlement de l’indemnité forfaitaire de recouvrement.

Conclusion

Pour créer une facture en ligne, suivez toujours la même procédure : réunissez d’abord les informations obligatoires, créez la facture, vérifiez-la, envoyez-la par le bon canal, puis conservez-la dans votre comptabilité.

La conformité compte davantage que la mise en page, car une facture élégante à laquelle il manque une mention vous expose à une amende.

Tenez également compte de la réforme de la facturation électronique, qui s’applique progressivement depuis le 1er septembre 2026. Enfin, choisissez votre outil en fonction de vos obligations, de votre volume de factures, de votre comptabilité et de la manière dont vos clients vous paient.

Questions fréquemment posées