Fooi geven met een pinautomaat: hoe werkt dat?

Ook als klanten betalen bij een pinautomaat, is het vaak mogelijk om in Nederland een fooi te geven. Of ze nu contactloos betalen met een smartphone of smartwatch of een gewone bankpas gebruiken, op steeds meer plekken in de horeca is het mogelijk om op deze manieren ook een fooi te geven. 

Hoe het proces verloopt, hangt af van de precieze pinautomaat die gebruikt wordt, de manier waarop het kassasysteem is opgezet, de betaalprovider en hoe het bedrijf in kwestie fooien behandelt. 

Fooien zijn gebruikelijk in bijvoorbeeld restaurants en cafés, maar soms ook in hotels, in de taxi of bij de kapper. De meeste Nederlanders kiezen ervoor om een bedrag af te ronden in plaats van een vast percentage te geven en fooien liggen over het algemeen ook lager dan in bijvoorbeeld de Verenigde Staten. 

Behalve de cultuurverschillen rondom fooien, maakt het ook uit dat we in Nederland heel veel digitale betalingen doen. Volgens onderzoek van De Nederlandsche Bank in 2024 is ongeveer 81% van alle betalingen digitaal. Dat betekent dat een fooi vaak ook digitaal wordt gegeven. 

Wat is een fooi geven met je kaart precies? 

Wie bij het pinnen een fooi geeft, voegt een bedrag toe aan het oorspronkelijke bedrag. Dit komt in de plaats van het neerleggen van contant geld, wat bij cashbetalingen nog wel gebruikelijk is. Hoe die fooi precies wordt berekend, hangt ook af van het soort betaalautomaat. De pinautomaat moet een fooifunctie ondersteunen. 

Bij een gewone pinautomaat kunnen klanten aangeven hoeveel ze extra willen betalen. De medewerker voert dan een nieuw totaalbedrag in en vervolgens betaalt de klant dat nieuwe bedrag. Er zijn ook betaalautomaten of kassasystemen waarbij een fooi wordt voorgesteld. Hierbij verschijnt een extra scherm in het betaalproces waarop klanten een fooi kunnen kiezen. 

Buiten restaurants om zijn er maar weinig situaties waarin een fooi de gewoonte is en vaak is een klein bedrag al een prima waardering voor de gegeven service. Met de opkomst van nieuwe betaalsystemen wordt het echter gebruikelijker om een fooi te geven met een digitale betaling. 

Wat zijn de stappen voor het geven van een fooi met een kaart? 

Met die nieuwe betaalsystemen krijgen klanten expliciet de optie om een fooi achter te laten bij een elektronische betaling. Het geven van een fooi is dan een stap in het proces van betalen. Hieronder lees je precies hoe het geven van een fooi dan in zijn werk gaat. 

Het bedrijf voert het bedrag voor de rekening in

De medewerker die de betaling verwerkt, voert eerst het totaalbedrag van de rekening in. Dit kan handmatig of via een geïntegreerd kassasysteem. Het totaalbedrag komt op de betaalterminal te staan; dit is het bedrag voordat er een fooi is toegevoegd. 

Als het betaal- en bestelsysteem zijn geïntegreerd, kan die betaalinformatie direct naar de betaalterminal worden verzonden. Dit zorgt er ook voor dat er veel minder handmatig hoeft te worden ingevoerd en vermindert ook het risico op fouten hierbij. Ook zorgt dit dat bedragen van kassa en terminal dan automatisch overeenkomen, waardoor je achteraf minder hoeft na te rekenen.

Klanten wordt gevraagd of ze een fooi willen geven

Een myPOS pinautomaat kan klanten vragen of ze een fooi willen geven. Deze fooi kan uitgedrukt worden als een voorgesteld percentage, een vast bedrag in euro’s, een optie om zelf een fooi te selecteren en een duidelijke optie om de fooi over te slaan. Hierbij is het kiezen van geen fooi net zo gemakkelijk als het selecteren van een fooi. 

Bedrijven kunnen zelf de opties aanpassen om zo goed aan te sluiten op de verwachtingen van hun klanten. Of een fooi vanzelfsprekend is, hangt immers af van de precieze branche en het gemiddelde bedrag dat gepind wordt. Om goed aan te sluiten bij de verwachtingen van klanten, is het belangrijk om grote percentages of bedragen te vermijden. 

De klant selecteert de fooi

De klant kan nu kiezen uit de verschillende opties voor fooien die op het scherm staan aangegeven. Die fooi wordt dan toegevoegd aan het totaal. 

Een rekening van €40 met een fooi van 10% wordt dan dus een betaling van €44. Het is belangrijk dat het totaalbedrag staat aangegeven voordat de klant de betaling goedkeurt. 

De klant keurt het totaalbedrag goed

De volgende stap is het goedkeuren van het nieuwe totaalbedrag en het daadwerkelijk betalen. Afhankelijk van de pinautomaat die gebruikt wordt, kunnen klanten contactloos betalen met een bankkaart, creditcard, smartphone, smartwatch of een kaart invoeren. 

Soms moet er nog een pincode worden ingevoerd. De pinautomaat geeft aan wanneer de betaling is verwerkt. 

De fooi wordt geregistreerd

Waar dat mogelijk is, zorgt het betaalsysteem er direct voor dat de fooi apart wordt gehouden van het gewone verkoopbedrag. Dit helpt bedrijven op twee manieren: om de boekhouding op orde te houden door het afstemmen van kaartbetalingen, maar ook bij het berekenen van de fooi die aan het personeel moet worden uitgekeerd. 

Voor de boekhouding is die scheiding belangrijk, omdat fooi niet als gewone omzet wordt berekend. Ook de btw- en loonbelastingafhandeling kan verschillen, afhankelijk van hoe de fooi wordt uitgekeerd. Digitaal fooi innen maakt het makkelijker om de fooi eerlijk onder de werknemers te verdelen en dit achteraf te controleren. 

Tot slot geeft het bedrijven betrouwbaardere cijfers voor financiële rapportages, zoals omzet per dienst of per medewerker, zonder dat fooi die cijfers vertekent. 

Het bedrag wordt goedgekeurd

Als alles in orde is en de betaling is voldaan, wordt het totaalbedrag goedgekeurd en bijgeschreven op de rekening van de uitbater. Afhankelijk van het soort pinautomaat kunnen fooien automatisch apart in het transactieoverzicht worden gezet. 

Verschillende manieren waarop fooi met kaartbetalingen kan worden verrekend

Er zijn verschillende manieren waarop een fooi bij een pinautomaat kan worden geïnd:

• Fooienpercentage: hierbij wordt een klein, vast percentage aan het totaalbedrag toegevoegd om zo tot een fooi te komen. Voor bedrijven is het belangrijk om deze percentages te laten aansluiten bij de verwachting van Nederlandse klanten.
  
• Vaste bedragen: dit zijn vaste bedragen die aan het totaalbedrag toegevoegd kunnen worden. Dit is vooral handig als het oorspronkelijke bedrag al vast staat, bijvoorbeeld bij een knipbeurt bij de kapper.
  
• Aangepaste fooien: klanten kiezen hun eigen fooi. Dit kan een extra optie zijn of zelfs de standaardoptie.
  
• Afronden: geeft klanten de optie om het totaalbedrag af te ronden naar een hoger bedrag. Dit is vergelijkbaar met de fooi als percentage, maar sluit beter aan op de normale manier van fooi geven.
  
• Fooi geven na het betalen: er zijn ook betaalsystemen die een fooi kunnen toevoegen nadat de initiële betaling al gedaan is. Hierbij worden dus twee betalingen verwerkt: eerst de gewone betaling en daarna de fooi.
  
• Digitaal fooi geven: dit zijn bijvoorbeeld QR-codes, links naar een betaling, apps of online bestellen. Met al deze manieren is het mogelijk een fooi te geven zonder dat er een klassiek betaalsysteem aan te pas komt. 

Wat gebeurt er met de fooi nadat de klant betaald heeft?

Zoals hierboven staat aangegeven, wordt de fooi meestal gescheiden van het gewone bedrag. In eerste instantie wordt het totaalbedrag echter op de gebruikelijke manier verwerkt door de betaalprovider. Hierna is het mogelijk voor het bedrijf dat de betaling heeft ontvangen om het oorspronkelijke bedrag en de fooi apart te behandelen. Dit komt doordat de fooi apart staat aangegeven in het rapport van de POS. 

Er zijn verschillende manieren om te bepalen wat er vervolgens met de fooi gebeurt. In sommige gevallen mogen werknemers de fooi gewoon direct houden. Dit is gebruikelijk bij bijvoorbeeld kapsalons, waarbij de fooi duidelijk voor een bepaalde werknemer is. 

In andere gevallen, bijvoorbeeld in een restaurant of bar, wordt vaak gebruikgemaakt van een fooienpot. Hier gaan alle fooien in en vervolgens worden alle fooien verdeeld onder het personeel. Dit kan gaan naar aanleiding van gewerkte uren of waar iemand gewerkt heeft (bijvoorbeeld een bepaald tafeltje of gedeelte in een restaurant). 

Als de fooi met een kaart betaald is, wordt deze eerst op de rekening van de werkgever gestort. Het is aan de werkgever om deze fooien weer onder het personeel te verdelen. Hoe dat precies in zijn werk gaat, hangt af van afspraken binnen de CAO of binnen het bedrijf. Wel is het altijd zo dat de fooien niet kunnen worden gebruikt om aan het minimumloon te komen. 

Om deze redenen is het belangrijk om goed bij te houden welk percentage van alle betalingen fooi is. Een goed kassasysteem kan hierbij helpen en zorgen dat werkgevers direct een overzicht hebben van hun fooien. Ook is het belangrijk duidelijke en transparante regels te hebben over hoe contante én elektronische fooien worden verdeeld. 

Vind de perfecte betaaloplossing voor jouw onderneming.

Vul het onderstaande formulier in en ontvang 10% korting op je eerste bestelling!

Zijn er in Nederland bijkomende kosten, btw of andere belastingregels over fooien met een pinautomaat?

Als ondernemer betaal je over iedere betaling meestal een klein percentage om de kosten van de betaling te dekken. Dit percentage wordt berekend over het totaalbedrag, dus als er een fooi bij inbegrepen zit, wordt ook over de fooi een percentage berekend. Hoeveel dit precies is, hangt af van de aanbieder van het betaalsysteem en het contract dat de ondernemer heeft afgesloten. 

Werkgevers betalen meestal geen belasting over de fooien, omdat de fooien helemaal aan het personeel moeten worden uitgekeerd. Zeker met digitale fooien kan het zo zijn dat de fooien als inkomen voor werknemers worden gerekend; er moeten dan dus loonheffingen over worden betaald door de werkgever. Ook betaalt het personeel dan inkomstenbelasting. 

Hoewel het uitmaakt hoe de uitbetaling van fooi is geregeld, wordt er over het algemeen geen btw geheven over de fooien. Voor zelfstandige ondernemers, bijvoorbeeld taxichauffeurs, geldt dat fooien wel als inkomen gelden, maar niet belast zijn met btw, omdat het niet bij de ritprijs inbegrepen zit. Dit geldt alleen voor fooi; voor andere extra inkomsten, bijvoorbeeld servicekosten, geeft de Belastingdienst aan dat er wel btw moet worden betaald. 

Hierbij is het verschil belangrijk tussen een fooi en een andere vorm van extra kosten. Een fooi is altijd vrijwillig en wordt dus niet meegerekend voor de btw, terwijl andere vormen van servicekosten niet vrijwillig zijn, zodat er weer andere regels voor gelden. Zoals hierboven staat, zou het kunnen dat er loonheffingen worden geheven over de uitbetaalde fooien. 

Voor de precieze regels in jouw branche is het verstandig om een accountant in te schakelen die ervaring heeft in jouw branche. 

Hoe Nederlandse bedrijven fooi via pinbetalingen mogelijk maken 

Om fooien met pinbetalingen mogelijk te maken, moeten ondernemers allereerst bepalen of de betaalautomaat, betalingsapp of het kassasysteem het geven van een fooi ondersteunt. Stem dit af met de betaalprovider. 

Daarnaast is het ook belangrijk om te zien of fooien apart worden behandeld in de transactierapporten. Voor het overzicht (en de belasting) is het belangrijk dat fooien niet bij de gewone transactie worden meegerekend. Als fooien apart staan aangegeven, is het makkelijker om de fooien te verdelen en de belastingaangifte te doen. 

Als die twee zaken in orde zijn, kun je de mogelijkheid bieden een fooi te geven. Hierbij kun je kiezen tussen een percentage van het bedrag, een vast bedrag in euro’s, afronden of een combinatie van deze opties. Welke keuze het beste is, hangt af van het product of de dienst die is geleverd. 

Het is voor Nederlandse ondernemers belangrijk om aan te sluiten op de cultuur rondom fooien die hier heerst. Fooien zijn sowieso minder gangbaar en vaak wat bescheidener dan in andere landen. Als het betaalsysteem suggesties geeft, is het goed te bedenken wat bij de Nederlandse markt past in plaats van gewoon de opties van het betaalsysteem over te nemen. Ook is het heel belangrijk dat de optie om geen fooi achter te laten duidelijk wordt aangegeven. 

Als deze technische zaken geregeld zijn, moeten ondernemers nog bepalen hoe met de fooien wordt omgegaan. Zo moeten ze kiezen of medewerkers hun eigen fooien houden of dat er een gedeelde fooienpot is waaruit iedereen een deel van de fooien krijgt. Hierbij is het belangrijk om consequent beleid te voeren. 

Kies een vast moment in de week, bijvoorbeeld vlak voor het weekend, om de fooien uit te betalen aan de hand van het transactieoverzicht van wat er is binnengekomen. Zo zie je direct wat het verschil is, bijvoorbeeld door een terugbetaling. Dat bijhouden van overzichten is cruciaal. 

Voordat je het beleid uitvoert, is het belangrijk om te checken of alles boekhoudkundig klopt en dat de fooi niet wordt meegerekend in de btw. Voor ondernemers is het ook belangrijk om de medewerkers te trainen goed om te gaan met het geven van fooien bij een pinautomaat. Zo moeten ze bijvoorbeeld niet om een fooi vragen en op geen enkele manier druk uitoefenen. 

De beste manier om zeker te weten dat alles werkt, is door het hele proces eerst te testen. Test hier de betaling, terugbetaling, rapportage, afstemming en verdeling van de fooien. Sla je deze stap over, dan kom je later misschien problemen tegen als klanten een digitale fooi geven. Zo kun je er bij het verdelen pas achter komen dat er een verschil in de boekhouding staat. 

Digitaal fooi geven voor verschillende soorten bedrijven in Nederland

Hoe fooi geven precies werkt, hangt ook af van het soort bedrijf dat je hebt. Voor een kapper gelden andere gebruiken rondom het geven van fooi dan voor bijvoorbeeld een restaurant. Het is dan ook verstandig om de processen rondom fooi geven met pinbetalingen aan te passen op de branche van je bedrijf. 

Hieronder staan enkele voorbeelden van bedrijfsvormen met hun eigen manier van fooi geven: 

• Restaurants en bars: hierbij kan een fooi als optie worden gegeven als je aan tafel of een balie afrekent. Als werknemers een terminal meenemen naar de klanten, kan het geven van een fooi op die terminal worden ingesteld. Voor bedrijven die veel toeristen ontvangen uit plekken waar een hogere fooi gebruikelijk is, kunnen voorgestelde bedragen extra belangrijk zijn.
   
• Cafés, bakkers en afhalen van eten: hierbij is het belangrijk om zo min mogelijk wrijving te creëren bij het afrekenen. Door het geven van fooi in de betaalterminal in te stellen, kunnen klanten snel betalen en kiezen voor een eventuele fooi.
  
• Hotels: bij hotels zijn contante fooien gebruikelijker dan fooien met een pinbetaling. Toch is het hier ook mogelijk om het geven van fooien te ondersteunen met een betaalterminal.
  
• Kapsalons en persoonlijke diensten: dit zijn over het algemeen fooien die bedoeld zijn voor de specifieke medewerker die de dienst heeft verleend. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het verdelen van de fooien.
  
• Taxi’s: door mobiele betaalterminals te gebruiken, kunnen taxichauffeurs de optie geven om een fooi toe te voegen aan de ritprijs.
  
• Bezorgdiensten: bij bezorgdiensten wordt de fooi meestal in de app geregeld waarmee je de bestelling hebt gedaan. Hierdoor gaat het geven van een digitale fooi nog meer vanzelf dan bij een terminal.
  
• Mobiele diensten: bij mobiele diensten (bijvoorbeeld een loodgieter) is een mobiele terminal ook handig. Hiermee is het ook mogelijk om de optie voor een fooi in het proces op te nemen. 

Voor ieder soort bedrijf dat gebruikmaakt van een mobiel betaalsysteem is het mogelijk om een fooi op te nemen in het betaalproces. Zeker bij bedrijven waar een fooi gangbaar is, is het verstandig een betaalsysteem te kiezen dat het geven van fooien ondersteunt en gemakkelijk maakt. 

Hoe creëer je een goede ervaring voor Nederlandse klanten met fooi geven als ze met een pinautomaat betalen? 

Allereerst is het cruciaal om de mogelijkheid helemaal geen fooi te geven nadrukkelijk aan te bieden en een gemakkelijke keuze te maken. Sommige betaalsystemen maken het expres ingewikkelder om geen fooi te geven. Dit stuit de Nederlandse consument waarschijnlijk tegen de borst. 

Daarnaast is het belangrijk om na het toevoegen van een fooi het nieuwe betaalbedrag te tonen voordat de klant akkoord gaat. Dit zorgt ervoor dat klanten weten waar ze aan toe zijn en voorkomt vervelende vragen en klachten achteraf. 

Wat hier ook hoort, is dat de hoogte van fooien bescheiden blijft. Als klanten ervoor kiezen om een fooi te geven, is het belangrijk dat het percentage van zo’n fooi klopt met de verwachtingen van de klant. 

Om daarbij te helpen, kunnen ondernemers ook vaste bedragen in euro’s als keuze aanbieden. Ook een optie om een bedrag af te ronden is een handige manier om het digitaal betalen van fooi aan te laten sluiten op de Nederlandse cultuur. 

Een andere tip is het zorgen dat het scherm om een fooi te kiezen zo kort mogelijk gehouden wordt, zodat het betalen niet te veel vertraagd wordt. Ook is het goed om klanten de privacy te geven als ze hun fooi selecteren. Met een medewerker die over hun schouder meekijkt, kunnen klanten zich gedwongen voelen om een fooi te geven, terwijl ze dat anders niet zouden doen. 

Het is belangrijk om te zorgen dat klanten slechts één keer gevraagd worden om een fooi. Als de klant een fooi weigert en dan opnieuw een scherm krijgt waarin naar een fooi gevraagd wordt, kan dat irritaties opleveren bij klanten. Luister goed naar de feedback van klanten en sta ervoor open om het proces te veranderen als de betaalgegevens of die feedback daar aanleiding toe geven. 

Veelvoorkomende fouten bij fooi via pinbetalingen

Hieronder staan verschillende fouten die mensen maken als ze fooi via pinbetalingen aanbieden aan hun klanten:

• Het is lastig om geen fooi te geven. Door de optie om geen fooi te geven niet toegankelijk te maken, kunnen klanten zich gedwongen voelen om een fooi achter te laten terwijl ze dat anders niet hadden gedaan.
  
• Fooi toevoegen zonder toestemming van de klant. Deze fout zorgt niet alleen voor een vervelend gevoel bij de klant, het mag ook niet.
  
• Fooi behandelen als een verplichting. Zeker in Nederland is fooi geven heel vrijblijvend. Hier moet ook in het betaalproces rekening mee worden gehouden.
  
• De fooien niet onder het personeel verdelen. Fooien worden over het algemeen verdeeld volgens de geldende CAO of andere afspraken. Bij digitale fooien gaat het verdelen van de fooien altijd via de werkgever. Die is verantwoordelijk voor de verdeling van die fooien.
  
• Onduidelijkheid rondom het verdelen van de fooienpot. Zorg dat hier afspraken over zijn en dat die afspraken bekend zijn en worden nageleefd.
  
• Fooien gebruiken als vervanging van het minimumloon. Ook dit is gebruikelijk in de VS, maar verboden in Nederland. Fooien zijn alleen een aanvulling op het loon en mogen, zoals bijvoorbeeld het CNV aangeeft, niet gebruikt worden om een te laag loon te compenseren. Het kan zijn dat een werkgever minder betaalt omdat de verwachting is dat de fooien het uurloon aanvullen, maar het uiteindelijke bedrag kan nooit lager uitvallen dan het minimumloon.
  
• Fooien van de provider niet afstemmen met wat aan personeel is uitgekeerd. Door het naast elkaar leggen van de afschriften en fooien, kunnen fouten worden voorkomen. 

De meeste van deze fouten zijn gemakkelijk te vermijden door het betaalsysteem en de handelingen daaromheen goed op te zetten. Zorg dat het aanbieden van een fooi-optie aansluit bij de verwachtingen van de klant en dat werknemers goed getraind zijn met het betaalsysteem. 

Hoe myPOS Nederlandse bedrijven kan helpen om fooien met pinbetalingen te accepteren

De in Nederland beschikbare myPOS Go 2, myPOS Flex en myPOS Ultra ondersteunen het geven van fooien met een pinapparaat. Bij die apparaten kunnen de terminals vooraf ingestelde percentages weergeven, een eigen bedrag laten zien en natuurlijk ook de optie geven om geen fooi te kiezen. Dit is vooral handig bij mobiele pinautomaten in restaurants, cafés, andere horecagelegenheden, taxi’s, kapsalons en andere mobiele diensten. 

Door contactloos te betalen met betaalkaarten, Apple Pay, Google Pay en andere ondersteunde betalingsmethoden kan het geven van een fooi naadloos geïntegreerd worden in het betaalproces. Die betalingen worden vervolgens zo verwerkt dat bedrijven direct kunnen inzien welk deel van de betaling een fooi is en daarop anticiperen. 

Het is ook mogelijk om verschillende gebruikers te identificeren, zodat duidelijk is welke werknemers verantwoordelijk zijn voor welke fooi. Bij het verdelen van de fooien kan dit natuurlijk uitmaken. Ongeacht de configuratie van je betaalsysteem zijn de betaalterminals geschikt voor het bijhouden van de boekhouding en de dagelijkse administratie, hoewel ze accounting en payroll niet vervangen. 

Met de betaalautomaten van myPOS wordt het geven van fooien een optie voor klanten die naadloos in het betaalproces is opgenomen. 

myPOS Flex

€ 69

excl. btw

•  Compact en slim pinapparaat dat mobiel of op de balie kan worden gebruikt.
•  Batterij gaat een hele dag mee
•  Gratis simkaart, Bluetooth en Wi-Fi

Meer informatie Koop

myPOS Go 2

€ 39

excl. btw

•  Zelfstandig werkend pinapparaat
•  Batterij gaat een hele dag mee
•  Verstuur een pinbon per e-mail of SMS

Meer informatie Koop

myPOS Ultra

€ 179

excl. btw

•  Android betaalterminal met ultra-snelle bonprinter
•  Lange batterijduur - 1500+ transacties op een volle accu
•  Robuust ontwerp met groot touchscreen

Meer informatie Koop

Veelgestelde vragen