Outsourcing – hvad betyder det for din virksomhed?

Når du driver en virksomhed, vil du gerne gøre det glat og problemfrit. Det er dog usandsynligt, at du vil være i stand til at tage dig af alle de aspekter, der følger med, og det er her, outsourcing kommer ind i billedet. Men hvad er det, og hvorfor skal du betragte det som en strategi for din virksomhed?

Før du overvejer den model, skal du måske tænke på nogle af følgende spørgsmål vedrørende din virksomheds prioriteter: er det vigtigere for dig at have en større samlet mængde af besparelser leveret af outsourceren eller at have en hurtig ekspeditionstid for at skære ned på omkostningerne? Tænk derudover over, om du ønsker brede kompetencer eller ekspertise inden for et specifikt område. Og endelig, hvilken type prismuligheder er du ude efter – lav, fast eller variabel?

Når du har et klarere billede af svarene på disse spørgsmål, vil du vide, om outsourcing er det rigtige for dig, og hvilke afvejninger du kan eller vil gøre for at hjælpe din virksomhed på vej. Men før du gør dette, er det vigtigt at se på betydningen af dette udtryk, så du har en større forståelse om dette emne.

Hvad er outsourcing?

Anerkendt som en forretningsstrategi i 1989 og blev hurtigt fremtrædende som en integreret del af økonomien gennem 1990’erne, er outsourcing en forretningspraksis, hvor tjenester eller jobfunktioner allokeres til en tredjepart for at udføre opgaver og håndtere visse operationer i en virksomhed som tidligere blev lavet internt.

Når du træffer denne strategiske beslutning og hyrer en anden virksomhed til at udføre dine opgaver, som tidligere blev udført af dine medarbejdere, kan du reducere omkostningerne og øge effektiviteten.

En anden måde at henvise til outsourcing af forretningsprocesser er udlicitering. Udlicitering, eller BPO, involverer “uddelegering af en eller flere forretningsprocesser til en ekstern udbyder, som derefter ejer og administrerer de udvalgte processer til en aftalt standard.

BPO er også opdelt i back-office og front-office. Førstnævnte refererer til interne forretningsfunktioner, som omfatter fakturering eller indkøb. Sidstnævnte omfatter på den anden side kunderelaterede tjenester såsom marketing eller teknisk support.

Så er der også noget andet kendt som vidensprocesoutsourcing – KPO, som involverer processer, der kræver avanceret research og analytiske, tekniske og beslutningsdygtige færdigheder. Du kan finde dette i medicinalindustrien, hvor R&D og patentforskning finder sted.

Oprindeligt var kontrakters varighed for sådanne tjenester så lang som 10 år. Selvom dette var normen dengang, er der sket et skift til kortere kontrakter, der giver mere fleksibilitet. Årsagerne til dette? Ja, det hele afhænger af, hvad du udliciterer og hvorfor.

Nogle af de mest almindelige årsager til, at virksomheder outsourcer, er på grund af reduktionen i drifts-, arbejds- og faste omkostninger; et mere skærpet fokus på kernekompetencer, hvilket forbedrer en virksomheds konkurrencefordel; frigør interne ressourcer til andre mere værdifulde formål; mindsker risici og opbygger meningsfulde partnerskaber; samt forbedring af fleksibilitet og effektivitet.

Hvordan fungerer outsourcing?

Før vi besvarer dette spørgsmål, er det vigtigt at præsentere nogle af de forskellige typer af outsourcing, der findes.

For det første er der onshore udlicitering, som finder sted i ens eget land. Så er der nearshore udlicitering, som sker i et naboland eller et land, der er i samme tidszone. Endelig er der offshore outsourcing, som finder sted i et fjernere land. De første to er de muligheder, der blev fulgt for at spare på omkostningerne.

For at strukturere et sådant engagement skal du først overveje disse variabler:

• Tid og materialer brugt
• Enheds- eller on-demand-priser
• Fast prissætning
• Variabel prissætning
• Omkostninger-plus
• Præstationsbaseret prissætning
• Deling af fortjeneste
• Delt risiko/belønning

Hvad er grundene til outsourcing

Der er mange grunde til outsourcing, og vi dækker nogle af fordelene i afsnittet nedenfor. Nogle af de væsentligste underliggende faktorer er dog, at det gør det muligt for virksomheder at allokere ressourcer på den mest effektive måde, samtidig med at det hjælper med at opretholde frie markedsøkonomier på globalt plan.

Fordele og ulemper

Fordele

Ved at udlicitere forretningsdrift til en tredjepart, får virksomheder mange fordele. Det kan være:

• Konstant service og logistik – forretningen vil kunne fungere på 24-timers basis. Dette er ideelt for virksomheder, der har store kundesupportcentre med kunder, der kan have brug for assistance i løbet af natten.
• Ekspertise og specialisering – firmaer, der er outsourcet, beskæftiger sig normalt med mere end én virksomhed ad gangen, hvilket betyder, at de kan skærpe ind på deres ekspertise.
• Fokus på styrker – dette gør det muligt for virksomheder at fokusere på, hvordan de kan differentiere sig fra konkurrenterne. Dette er ideelt for små virksomheder med et begrænset budget og startups, som opererer i mindre skala.
• Forbedrede muligheder – outsourcing giver adgang til udstyr og ekspertise, som nogle virksomheder ellers ikke havde råd til.
• Reducerede omkostninger – der er også mulighed for at spare på omkostninger såsom lavere lønomkostninger i det land, hvor strategien finder sted. Dette gælder også, når virksomheder ansætter freelancere, der ikke har brug for kontorplads eller modtager goder.
• Bemandingsfleksibilitet – virksomheder kan finde det mere overkommeligt at ansætte kortsigtede eksterne entreprenører, når de står over for en høj efterspørgsel, i modsætning til at ansætte nye medarbejdere, som de måske ikke har råd til, når der er perioder med lavere efterspørgsel.

Andre ting som også bør nævnes inkluderer:

• Fleksibilitet i forhold til at møde skiftende forretnings- og kommercielle forhold
• Hurtigere time-to-market
• Lavere investeringer i intern infrastruktur
• Adgang til innovation, IP og tankelederskab

Ulemper

På minussiden har outsourcing dog også sine ulemper. Det kan være:

• Tab af kontrol – dette kan påvirke kvaliteten af det output, der produceres. Selvom dette måske ikke er tilfældet for større virksomheder, som har mere plads og spillerum til forhandlinger, kan mindre virksomheder kæmpe med dette.
• Lavere kvalitet –den primære virksomhed har ingen direkte kontrol over, hvad der produceres og kan derfor lide under lavere produktionsstandarder.
• Personaleproblemer – disse kan omfatte, men er ikke begrænset til sproglige og kulturelle barrierer. Derudover kan den hierarkiske struktur af den outsourcede virksomhed, eller hvis det er en mere laissez-faire model, også påvirke output og kommunikation, hvis der er store forskelle mellem virksomheden og den outsourcede tredjepart.
• Offentlig mening – den offentlige mening ser udlicitering som et middel til at føre til tab af arbejdspladser i hjemlandet, mens det fører til jobfremgang i udlandet, men til en lavere og ofte meget billigere sats, der ikke er konkurrencedygtig.
• Sikkerhed – modellen kan også give sikkerhedsmæssige udfordringer såsom intellektuelle ejendomsrettigheder.
• Langsommere turnarounds – dette skyldes, at den outsourcede partner også kan betjene andre kunder, hvilket fører til andre forpligtelser, hvilket betyder, at de ikke kan servicere deres forretningspartner så hurtigt, som hvis den ikke servicerede andre kunder.
• Strukturel ustabilitet – det er ikke muligt at afgøre med sikkerhed, om den virksomhed, der leverer tjenesten, ikke går konkurs.
• Skjulte omkostninger – et eksempel på dette er ændringer i sidste øjeblik i forsyningskæden. Yderligere omkostninger forbundet med udlicitering omfatter omkostningerne ved benchmarking og analyse for at se, om denne strategi er det rigtige valg; omkostningerne ved at undersøge og vælge en leverandør; omkostningerne ved at flytte arbejde og viden; omkostninger ved afskedigelser; samt løbende bemanding og ledelse af relationen.

Eksempler på outsourcing

Udliciteringsverdenen er fantastisk – den kan spænde fra små firmaer, der udfører mindre opgaver, til store firmaer, der håndterer større dele af fremstillingsprocessen. Her er nogle eksempler.

• Bogføring – en lille virksomhed kan vælge at outsource sine bogføringsopgaver til et revisionsfirma for at spare på omkostningerne ved at ansætte en fuldtidsrevisor.
• Rekrutteringsprocesoutsourcing eller RPO – dette kan omfatte løn- og sundhedsforsikring og andre HR-opgaver.Alternativt kan det omfatte at identificere, tiltrække og screene nye ansøgere.
• Producenter – de kan købe interne komponenter fra andre virksomheder for at spare på produktionsomkostningerne.
• Juridisk procesoutsourcing, også kaldet LPO – kan relatere til lagring og backup af filer ved hjælp af en tjenesteudbyder, der er specialiseret i cloud computing, hvilket sparer på omkostningerne ved at eje teknologien.
• Banking – kan omfatte styring af kundeservice i forbindelse med forespørgsler, klager osv.
• Udlicitering af ingeniørprocesser eller EPO – dette er, når specifikke ingeniørfunktioner tildeles et eksternt team. Dette kan omfatte bilvirksomheder.
• Udlicitering af informationsteknologi, ITO – dette kan omfatte softwareudvikling, applikationsudvikling, telekommunikation, teknisk support osv.
• Outsourcing af vidensprocesser, kendt som KPO – kan omfatte dataindtastning, markedsundersøgelser, forskning i intellektuel ejendom, skabelse af indhold osv.

Andre ting som bør nævnes omfatter, men er ikke begrænset til, tekstforfatning, marketing, forsyningskædestyring, forskning og design, computerprogrammering, accept af onlinebetalinger, træning, dataindtastning, montering, arbejdsbegrænsninger og mere.

Insourcing vs outsourcing

Kort fortalt refererer insourcing til processen, når “en virksomhed overdrager arbejde til et datterselskab, der er inden for samme land,” hvilket adskiller sig fra udlicitering og dets variationer nævnt ovenfor. Dette kan indebære etablering af satellitplaceringer for specifikke forretningsenheder.

Denne proces fokuserer på at uddelegere eller omfordele procedurer, funktioner eller job inden for en virksomhed på ét sted til en anden intern enhed, der er specialiseret i den pågældende operation. Formålet med dette er at effektivisere produktionen, forbedre kompetencen og øge overskuddet og omsætningen.

Konklusion

Det var det! En kort, men omfattende guide til outsourcing og alle de faktorer, der er forbundet hermed. Hvis du overvejer denne strategi for nogle eller mange af dine forretningsfunktioner, er det en god idé først at afveje fordele og ulemper for at se, om og hvordan de vil påvirke din bundlinje.

At gå på kompromis med kvalitet er noget, ingen virksomhed bør gøre, da det vil påvirke deres omdømme og salg. I sidste ende, når du outsourcer, skal du sikre dig, at din leverandør er enig med dig og vil bruge tid og kræfter på at sikre, at det, de producerer til dig, er af de højeste kvalitetsstandarder i forhold til de aftalte gebyrer, du forudbestemte, så din kunder kan fortsætte med at modtage de bedste resultater, og du derved bruger outsourcing til at drive din virksomhed fremad.