Was ist eine Proforma-Rechnung und wie erstellt man sie?

Sie sieht aus wie eine reguläre Rechnung, ist jedoch streng genommen keine. Viele fragen sich: Was ist eine Proforma-Rechnung?

Bei einer Proforma-Rechnung handelt es sich um eine vorläufige Rechnung mit unverbindlichem Charakter. Sie wird vor einer Transaktion verschickt, um einen Überblick über die Kosten zu ermöglichen.

Vor allem im Handel innerhalb Deutschlands und der EU ist die Proforma-Rechnung häufig anzutreffen. Um sie korrekt zu erstellen, sind einige Punkte zu beachten, die nachfolgend einmal vorgestellt werden.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Händler legen ihren Kunden eine Proforma-Rechung als Erklärung vor, bevor diese einen endgültigen Kauf oder eine endgültige Transaktion abschließen. Die Proforma-Rechnung listet die Anzahl der Waren, eine Beschreibung der Artikel, ihre Preise und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsummer sowie alle anderen Details auf.

Der unverbindliche Charakter ergibt sich bereits aus der Bezeichnung. “Pro forma” stammt aus dem Latein und bedeutet soviel wie “formgemäß” oder”aus formalen Gründen”. Dies verdeutlicht den reinen Informationscharakter des Dokuments.

Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung erfolgt zu Informationszwecken, ist jedoch keine rechtliche Zahlungsaufforderung. Durch ihre Versendung wird der anfängliche Prozess des Interesses eines Käufers an Ihren Produkten etwas formeller zu gestalten. Eine Proforma-Rechnung ist somit eine vorläufige Kostenrechnung, die einem Kunden zugesandt wird, bevor ein Händler Produkte liefert oder eine Dienstleistung erbringt.

Was ist der Zweck einer Proforma-Rechnung?

Die Proforma-Rechnung fungiert vor allem als Information und Auftragsbestätigung. Sie bietet dem Kunden eine Übersicht der Kosten, bevor er den Kauf vorgenommen hat. Darüber hinaus informiert sie über die konkreten Waren einer Sendung und deren Menge.

Als internes Hilfsmittel wird sie zudem für die Rechnungsabgrenzung am Jahresende hinzugezogen, wenn die tatsächliche Rechnung noch nicht vorliegt und erst zu einem späteren Zeitpunkt eintrifft.

So ist sichergestellt, dass die Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung den Betrag korrekt ausweist, wenn eine Verpflichtung zur Zahlung vorliegt, die in der aktuellen Periode entstanden ist, die Zahlung aber erst in der kommenden Periode erfolgt.

Wenn dann die echte Handelsrechnung eintrifft, wird die Proforma-Buchung in dem Geschäftsjahr, für das die Rechnung ausgestellt wurde, storniert. So verhindern Sie, dass der Betrag doppelt gebucht wird.

Für den Käufer ist sie eine Entscheidungshilfe, da sie die finanziellen Ausgaben, die mit dem Kauf einhergehen, auflistet. Sie erhalten eine detaillierte Aufstellung der Kosten, bevor der Kauf abgeschlossen oder bezahlt wird. Dies ist für die Kostenkalkulation beim Kunden nützlich, zudem kann das Dokument eine Grundlage für die Beantragung von Budgets für einen Kauf darstellen.

Eine Proforma-Rechnung wird somit vor dem Ausstellen der eigentlichen, rechtsgültigen Rechnung versendet. Sie ist nicht mit einer Zahlungspflicht verbunden und wird auch nicht als Steuerrechnung verbucht. Lediglich Abgrenzungsbuchungen zum Jahresende für erhaltene, aber noch nicht in Rechnung gestellte Waren oder Dienstleistungen sind möglich.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer Rechnung?

Die Unterschiede zwischen Proforma- und regulärer Rechnung lassen sich anhand verschiedener Merkmale aufzeigen. So hat eine Proforma-Rechnung keine Nummer wie eine Rechnung. Zudem ist sie nicht rechtsverbindlich wie eine Rechnung. Dies bedeutet, dass es ohne Zahlungsverpflichtung des Käufers storniert werden kann.

Darüber hinaus verwenden Händler eine Pro-Forma-Rechnung nicht wie eine Rechnung für Buchhaltungszwecke und erfassen sie daher nicht als solche.

Des Weiteren können Sie bei einer Proforma-Rechnung die Angaben vor der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen jederzeit ändern und ergänzen, und dies beschränkt Sie nicht auf die Einhaltung eines bestimmten Betrags, der sich später ändern könnte.

Wann wird eine Proforma-Rechnung verwendet: Häufige Anwendungsfälle

Die Proforma-Rechnung kommt in verschiedenen Fällen zum Einsatz. 

Eine besondere Bedeutung hat sie für den internationalen Handel und den Zoll. Wenn Sie als Händler Waren in ein Drittland, etwa nach Norwegen oder in die Schweiz, versenden, müssen Sie diese beim Zoll anmelden. Für diese Anmeldung benötigen Sie mehrere Dokumente, zu denen unter anderem auch die Proforma-Rechnung gehört, wenn es keine reguläre Handelsrechnung gibt. Das kann beispielsweise bei Musterwaren, Ersatzteilen oder Austauschwaren der Fall sein. Die Proforma-Rechnung listet den tatsächlichen Wert der anzumeldenden Ware auf.

Zudem stellen Händler eine Proforma-Rechnung aus, wenn die endgültige Versandmenge, Transportkosten oder etwaige Rabatte noch nicht feststehen. So erhält der Empfänger eine Information über den voraussichtlichen Lieferumfang und die geschätzten Kosten.

Ein weiterer Anwendungsfall tritt bei internen Kaufgenehmigungen auf. In Unternehmen ist vor einer Bestellung eine Kostenübersicht erforderlich, um eine Freigabe für den Kauf zu erhalten. Die Proforma-Rechnung listet auf, welche Waren oder Dienstleistungen in welchem Umfang und zu welchen Kosten gekauft werden sollen. Das erleichtert Budgetprüfungen und Genehmigungsverfahren.

Auch bei Bestellungen, bei denen Änderungen aufgetreten sind, etwa individuelle Anfertigungen oder noch offene Spezifikationen, dient die Proforma-Rechnung als vorläufige Informationsgrundlage.

Zudem wird sie für Ersatzlieferungen verwendet, die im Rahmen einer Garantie oder zum Austausch beschädigter Produkte verschickt werden. So wird der Warenwert dokumentiert, auch ohne das ein Verkauf stattgefunden hat. Wenn beim Transport dann Schäden entstehen oder Verluste auftreten, dient sie als Nachweis über den Wert, etwa gegenüber Versicherungen oder Logistikunternehmen.

Was sollte eine Proforma-Rechnung enthalten?

Prinzipiell sind die Angaben auf der Proforma-Rechnung denen einer regulären Handelsrechnung ähnlich, es gibt jedoch einige Abweichungen, die ihren rein informativen Charakter herausstellen. 

Zu den typischen Merkmalen einer Proforma-Rechnung gehören:

• Die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ und den Vermerk „Keine Steuerrechnung“
• Angaben zum Verkäufer (Firmenname, Adresse und das Logo)
• Ausstellungsdatum und Gültigkeitsdauer
• Eine Beschreibung und Liste der Produkte und/oder Dienstleistungen, die verkauft werden
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Mengen und Preise der bestellten Waren oder Dienstleistungen
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, vor allem bei internationalen Transaktionen
• Der Gesamtbetrag, den der Käufer zahlen muss
• Zahlungsdetails über die Transaktion

Auch wenn die Proforma-Rechnung keine bindende rechtliche Wirkung hat, sollten diese Angaben immer vollständig und korrekt enthalten sein, damit das Dokument seinen Zweck erfüllen kann.

So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung

Um die Proforma-Rechnung richtig auszustellen, gehen Sie anhand der nachfolgend beschriebenen Schritte vor:

Schritt 1: Angaben zu Verkäufer und Käufer hinzufügen

Zunächst fügen Sie den vollständigen Namen Ihres Unternehmens und den des Käufers ein. Darüber hinaus tragen Sie die Anschrift beider Transaktionspartner in das Dokument ein. 

Auch die Umsatzsteuer-ID wird hier angeführt.

Schritt 2: Das Dokument eindeutig als Proforma-Rechnung kennzeichnen

Um die Verwechslung mit einer regulären Rechnung auszuschließen, ist es wichtig, das Dokument eindeutig als Proforma-Rechnung zu kennzeichnen. Sinnvoll ist es, wenn dies direkt in der Überschrift erfolgt. 

Die Kennzeichnung kann mit dem deutschen Begriff “Proforma-Rechnung” oder der englischen Bezeichnung “Proforma Invoice” erfolgen, falls sie ins nicht-deutschsprachige Ausland versendet wird.

Schritt 3: Produkte oder Dienstleistungen mit Beschreibungen und Mengen auflisten

Formulieren Sie eine genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen. Dabei sind vor allem die Mengen, Artikelnummern und relevante Merkmale mit einzufügen. Die Beschreibung kann ähnlich wie bei einer regulären Handelsrechnung aussehen.

Darüber hinaus sollte der Grund des Versands auf der Rechnung angeführt werden. Damit wird erkennbar, ob es sich um ein kostenloses Muster oder Geschank, eine Ersatzlieferung oder um eine Versendung nur für Zollzwecke handelt.

Schritt 4: Preise, Mehrwertsteuer (MwSt.) und Gesamtbetrag angeben

Anschließend nennen Sie sowohl die Einzelpreise als auch den Gesamtbetrag, über den die Rechnung ausgestellt wird. Sofern die Umsatzsteuer auszuweisen ist, muss auch sie mit Prozentsatz und dem genauen Betrag hier ergänzt werden.

Achten Sie hier darauf, die richtige Währung zu verwenden. Falls Liefer- und Versandkosten anfallen, sollten diese ebenfalls auf der Proforma-Rechnung zu finden sein.

Schritt 5: Zahlungsbedingungen und Gültigkeitsdauer hinzufügen

Auch die Zahlungs- und Lieferbedingungen für die Waren bzw. Dienstleistungen und den Versand sind auf dem Dokument anzuführen. 

Nennen Sie darüber hinaus auch ein Datum oder eine Frist, die angeibt, wie lange die in der Proforma-Rechnung genannten Konditionen und Preise gültig bleiben sollen.

Schritt 6: Überprüfen und an den Kunden senden

Im letzten Schritt prüfen Sie das Dokument auf Vollständigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Angaben. Sind alle Informationen enthalten und korrekt, versenden Sie die Proforma-Rechnung dann an den Käufer.

Ist eine Proforma-Rechnung rechtsverbindlich?

Wie oben erwähnt, ist eine Proforma-Zahlung nicht rechtsverbindlich, eine Rechnung hingegen schon. Eine Rechnung ist eine Voraussetzung für die Buchhaltung, Proforma-Rechnungen hingegen nicht.

Sie kann für den Kunden wie eine Auftragsbestätigung fungieren und mehr Klarheit über die Sendung schaffen. Zudem kann sie in bestimmten Bereichen eine rechtliche Bindung erzeugen, etwa im Rahmen der Zollanmeldung oder als Nachweis für eine Lieferung. Es geht jedoch keine Zahlungsverpflichtung aus ihr hervor.

Kann eine Proforma-Rechnung für die Buchhaltung verwendet werden?

Eine Proforma-Rechnung ist grundsätzlich kein buchhalterischer Beleg im Steuerlichen Sinne und dient nur Dokumentations- und Informationszwecken oder für die Zollanmeldung. Der dort verbuchte Betrag wird nicht als offizieller Umsatz verbucht, zudem darf sie auch nicht für die Steuererklärung verwendet werden.

Für die Buchhaltung werden daher ausschließlich endgültige Belege herangezogen werden. Das können beispielsweise eine Ausgangs- oder Eingangsrechnung sein, Zahlungsausweise wie der Kontoauszug oder eine Gutschrift.

Unternehmen können eine Proforma-Rechnung lediglich zu Dokumentationszwecken aufbewahren. Das kann etwa sinnvoll sein, wenn interne Genehmigungsprozesse, Zollvorgänge oder Transaktionsabläufe nachvollziehbar dokumentiert werden sollen.

Die tatsächliche Buchung im Rechnungswesen erfolgt jedoch nur auf Grundlage der endgültigen Rechnung.

Vorteile einer Proforma-Rechnung

Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung kann für Unternehmen mit mehreren vorteilhaften Aspekten einhergehen. 

Die wichtigsten Vorzüge sind folgende:

• Reibungsloserer Verkaufsprozess: Die Proforma-Rechnung stellt wichtige Informationen bereits vor der endgültigen Rechnungsstellung bereit. So können Bestellungen vorbereitet, Versandprozesse gestartet oder Zollformalitäten eingeleitet werden, auch wenn noch nicht alle Details der Transaktion geklärt sind.
  
• Bessere Transparenz für Kunden: Der Käufer erhält eine klare Übersicht der angebotenen Waren oder Leistungen und der voraussichtlichen Preise, Mengen und Lieferkonditionen. So weiß er, mit welchen Kosten er zu rechnen hat.
  
• Flexible Konditionen: Dass die Proforma-Rechnung noch kein endgültiger Beleg ist, bietet den Vorteil, Änderungen an Lieferumfang, Preisen oder Versandbedingungen vorzunehmen. Gerade bei individuellen Aufträgen oder Projekten mit wechselnden Anforderungen ist dies vor Vorteil.
  
• Verhandlungsbasis: Als Information liefert die Proforma-Rechnung die Grundlagen für Gespräche zwischen Verkäufer und Käufer über Preise, Mengen oder Zahlungsmodalitäten. Vereinbarte Änderungen können vor Ausstellung der rechtsgültigen Rechnung ohne großen Aufwand umgesetzt werden.
  
• Unterstützung interner Genehmigungen: Wenn in Unternehmen Käufe getätigt werden, erfordert dies meist die Freigabe von Budgets oder Genehmigungen. Die Proforma-Rechnung liefert hierzu alle relevanten Informationen, was die Kommunikation zwischen den beteiligten Bereichen erleichtert.

Diese Vorzüge machen die Proforma-Rechnung in vielen unternehmerischen Kontexten zu einem sinnvollen Dokument. Sie lässt sich unkompliziert erstellen und sorgt dafür, dass eine einheitliche Informationsgrundlage bei Transaktionen besteht.

Häufige Fehler bei der Verwendung von Proforma-Rechnungen

Um die Vorteile der Proforma-Rechnung voll auszuschöpfen, ist es wichtig, einige Hürden und Fehler im Vorhinein auszuschließen:

• Sie wird wie eine endgültige Rechnung behandelt. Eine Proforma-Rechnung ist kein steuerlicher Buchungsbeleg. Wenn sie als Aufwand oder Verbindlichkeit im Buchungssystem erfasst wird, entsteht eine Doppelbuchung, sobald die tatsächliche Handelsrechnung eintrifft.
  
• Es wird versäumt, wichtige Angaben auf der Proforma-Rechnung zu tätigen. Gerade bei der Zollprüfung führt es zu Komplikationen, wenn Details zur Ware, unklare Sendungszwecke (etwa, ob es sich um ein Muster, ein Geschenk oder ein Ersatzstück handelt) und der Warenwert auf dem Dokument fehlen.
  
• Die Abwicklung der Umsatzsteuer ist fehlerhaft, wenn ausgewiesene Beträge für den Vorsteuerabzug genutzt werden. Dies ist nicht rechtens, da keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die einen Zahlungsanspruch begründet. Im ungünstigsten Fall führt dies zu steuerlichen Komplikationen oder Haftungsrisiken nach § 14c UStG.
  
• Es wird versäumt, nach Änderungen der Transaktion, etwa bei der Liefermenge oder den Kosten, die Angaben auf der Proforma-Rechnung zu aktualisieren. Dies kann ebenfalls Probleme bei der Zollabwicklung, der Zahlung oder mit der endgültigen Handelsrechnung zur Folge haben.

Dies zeigt: Auch wenn die Proforma-Rechnung kein rechtsverbindliches Dokument ist, hat sie doch einigen Einfluss auf den reibungslosen Ablauf von Transaktionen. Es ist daher wichtig, diese Punkte immer im Blick zu haben und alle Aspekte sorgfältig zu prüfen und aufzuführen.

Proforma-Rechnungen im internationalen Handel

Im weltweiten Handelsgeschehen kommt die Proforma-Rechnung besonders häufig zum Einsatz, um geplante Warenbewegungen zwischen den Ländern zu dokumentieren. Sie informiert Zollbehörden, Logistikdienstleister und Geschäftspartner über den konkreten Inhalt einer Sendung.

Bei Exporten sowie Importen wird sie einer Sendung beigefügt, wenn es noch keine endgültige Rechnung gibt oder eine solche gar nicht ausgestellt wird. Bei der Zollanmeldung liefert sie den Behörden die wichtigsten Informationen Menge und Wert einer Sendung. Dies hilft dabei, die Höhe von Zöllen und Einfuhrabgaben des jeweiligen Landes zu ermitteln.

Bei einer Exportzollabfertigung sollte die Proforma-Rechnung als Original vorliegen, zudem werden der Sendung meist mehrere Kopien beigefügt. Das Original ist für den Empfänger bestimmt, die Kopien werden für den Spediteur und den Exporteur ausgestellt. Eine Kopie wird für die eigene Dokumentation angefertigt.

Auch für grenzüberschreitende Umsatzsteueraspekte ist sie von Belang. Die Proforma-Rechnung löst zwar keine Umsatzsteuerpflicht aus und berechtigt daher auch nicht zum Vorsteuerabzug. Es gibt jedoch einen Sonderfall bei Versendungen innerhalb der EU.

Transportiert ein Unternehmen eigene Ware von einem in ein anderes EU-Land, etwa in ein eigenes Lager im Ausland, kann dies laut § 3 Abs. 1a des Umsatzsteuergesetzes als steuerfreies “innergemeinschaftliches Verbringen” gelten. Laut § 4 Nr. 1 b in Verbindung mit § 6a des Umsatzsteuergesetzes begründet dann eine Steuerbefreiung, sofern die Voraussetzungen für die innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt sind.

Da sich ein Unternehmer nicht selbst eine reguläre Rechnung mit steuerlichen Auswirkungen ausstellen kann, fungiert hier die Proforma-Rechnung als innerbetrieblicher Nachweis, um die steuerliche Behandlung zu dokumentieren.

In diesem Fall werden die Umsatzsteuer-IDs beider Betriebsteile sowie eine genaue Wert- und Mengenangabe der Sendung auf der Proforma-Rechnung angeführt.

Wie Unternehmen Proforma-Rechnungen in der Praxis nutzen

Im praktischen Unternehmensalltag wird die Proforma-Rechnung in erster Linie zu Informationszwecken eingesetzt. Sie hilft bei der Kommunikation beim Verkauf, indem Sie Preistransparenz schafft, die Zoll- und Importvorbereitung unterstützt und Rechts- sowie Steuerlicherheit erhöht.

Kunden erhalten eine detaillierte Übersicht der Stückpreise, Steuern und Mengen, bevor sie einen Kauf tätigen. Im internationalen Handel wird ein Nachweis über den Warenwert erzeugt. Zudem schützt sie vor Missverständnissen zwischen Käufer und Verkäufer, da sie eindeutig als unverbindlich gekennzeichnet ist und keine Buchungspflicht zur Folge hat.

Bei der Abstimmung mit Kunden sorgt sie für eine einheitliche Erwartungsgrundlage. Das Dokument fixiert den genauen Leistungsumfang. So muss keine Parteien Überraschungen befürchten, etwa beim entstandenen Endpreis, da der Kunde den Betrag vorab prüfen und freigeben kann.

Darüber hinaus hilft es der Liquiditätsplanung, über eine Proforma-Rechnung zu verfügen. Der Kunde kann die Zahlung vorbereiten und Budgets freigeben, während der Verkäufer den zukünftigen Zahlungseingang in seiner Finanzplanung berücksichtigen kann.

Fazit

Die Proforma-Rechnung ist ein unverbindliches Dokument, das Unternehmen vor dem Abschluss einer Transaktion als Informations- und Planungsgrundlage dient. Sie schafft Transparenz über Waren, Leistungen und voraussichtliche Kosten, ohne eine Zahlungspflicht oder steuerliche Buchungswirkung auszulösen.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen bietet sie im Geschäftsalltag einen praktischen Mehrwert: Sie erleichtert die Abstimmung mit Kunden und Geschäftspartnern, unterstützt interne Freigabeprozesse und verbessert die Planbarkeit von Aufträgen und Zahlungsströmen.

Im internationalen Handel hilft sie zudem bei Zollanmeldungen und in bestimmten grenzüberschreitenden Umsatzsteuersachverhalten. Richtig eingesetzt trägt die Proforma-Rechnung dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden, Abläufe effizient zu gestalten und eine verlässliche Grundlage für die spätere Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung zu schaffen.

Damit ist sie ein wichtiges Instrument für KMU, die ihre Finanz- und Geschäftsprozesse strukturiert, transparent und effizient organisieren möchten.

Häufige Fragen

Wann sollte ich statt einer endgültigen Rechnung eine Proforma-Rechnung versenden?

Proforma-Rechnungen werden in aller Regel erstellt, wenn kein Kaufgeschäft vorliegt, Waren ohne Handelswert verschickt werden oder wenn bei Vorkasse noch keine reguläre Handelsrechnung vorhanden ist. Typische Anwendungsfälle betreffen den kostenlosen Versand von Waren ins Ausland, etwa bei Mustern, Geschenken oder Ersatzteilen. Sie können aber auch als Vorab-Kopie zur Information an Kunden versendet werden, bevor er einen Verkauf tätigt. In diesem Fall fungiert die Proforma-Rechnung als Auftragsbestätigung.

Ist eine Proforma-Rechnung rechtsverbindlich oder dient sie lediglich zu Informationszwecken?

Hinsichtlich der Zahlung ist die Proforma-Rechnung für den Empfänger rechtlich nicht bindend. Ihr Hauptzweck ist der der Information über die konkreten Transaktionsdetails. Dennoch gibt es Situationen, in denen sie eine Verbindlichkeit erzeugt. Wird sie für die Zollanmeldung verwendet, sind die Angaben rechtlich bindend, denn sie bilden die Grundlage für die Kalkulation von Zöllen und Einfuhrgebühren. Wird die Proforma-Rechnung zudem als Angebot genutzt, sind die dort getätigten Angaben zu Preisen und Lieferkonditionen üblicherweise ebenfalls Teil eines verbindlichen Kaufvertrags, sofern der Kunde dieses Angebot annimmt.

Wie wandle ich eine Proforma-Rechnung korrekt in eine endgültige Rechnung um?

Streng genommen wird die Proforma-Rechnung nicht direkt umgewandelt, sondern stellt die inhaltliche Vorlage für die Erstellung einer tatsächlichen, rechtsgültigen Handelsrechnung dar. Die endgültige Rechnung sollte daher immer ein neues Dokument sein. Dennoch können Daten aus der Proforma-Rechnung übernommen werden. Dazu zählen Mengen- und Preisangaben, Kundenadressen und konkrete Positionen. Der Hinweis “Proforma-Rechnung” muss hier entfernt werden, dafür vergeben Sie eine neue, fortlaufende Rechnungsnummer, ergänzen die Zahlungsaufforderung und passen das Datum an.

Sollte die Mehrwertsteuer auf einer Proforma-Rechnung ausgewiesen werden?

In der Regel muss die Umsatzsteuer nicht auf der Proforma-Rechnung zu finden sein, Nettowerte reichen üblicherweise aus. Sie ist keine Rechnung im steuerlichen Sinne, enthält keine Zahlungsaufforderung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Mitunter ist sie dort dennoch zu finden, was in solchen Fällen jedoch lediglich zur Information des Kunden dient. Die Angabe kann allerdings laut § 14c des UStG eine Steuerpflicht auslösen, sofern sie nicht ordnungsgemäß korrigiert wird.

Welche Fehler machen eine Proforma-Rechnung für Kunden unbrauchbar?

Wird es versäumt, die Proforma-Rechnung richtig zu kennzeichnen, enthält sie falsche Wertangaben oder fehlen wichtige Details, wird sie schnell unbrauchbar. Das ist der Fall, wenn sie nicht den Vermerk “Proforma-Rechnung” enthält, der Warenwert nicht oder unrealistisch angegeben wird sowie Angaben zur Menge oder eine Beschreibung fehlen.

Wie nutzen Kunden Proforma-Rechnungen in der Regel zur Freigabe?

Innerhalb von Unternehmen werden Proforma-Rechnungen eingesetzt, um die Kosten vorab auszuweisen und bei der Geschäftsführung oder dem Einkauf eine Budgetfreigabe zu beantragen. Sie können auch als Grundlage für die Freigabe von Anzahlungen oder Vorkasse durch die Finanzabteilung dienen. Die Entscheider erhalten damit eine Information über die Höhe des Budgets, das für den Kauf freizugeben ist.

Kann ich auf der Grundlage einer Proforma-Rechnung eine Zahlung einfordern?

Eine Zahlungsaufforderung kann mit einer Proforma-Rechnung nicht durchgeführt werden, denn sie ist rechtlich unverbindlich und löst keine Zahlungspflicht aus. Sie darf nicht als Buchungsbeleg eingesetzt werden. Somit ist es nicht möglich, sie als offene Forderung in der Buchhaltung zu erfassen oder beim Finanzamt einzureichen. Um eine Zahlung einzufordern, muss ein gültiger Vertrag entstanden sein, zudem muss die Zahlungsfälligkeit vorliegen.