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Proforma-Rechnung Bedeutung – Nützliche Informationen

Für diejenigen unter Ihnen, deren Stärken nicht in Zahlen liegen, kann es verwirrend sein, über Rechnungen und Pro-Forma-Rechnungen zu sprechen.

Als Geschäftsinhaber ist es jedoch wichtig, die Bedeutung dieser Begriffe zu kennen, damit Sie Ihr Unternehmen effektiver führen können. Also, was ist eine Proforma-Rechnung?

Bedeutung der Proforma-Rechnung

Formaler ausgedrückt legen Verkäufer dem Kunden diese Art von Erklärung aus Höflichkeit vor, bevor sie einen endgültigen Kauf oder eine endgültige Transaktion abschließen. Eine Pro-Forma-Rechnung listet die Anzahl der Waren, eine Beschreibung der Artikel, ihre Preise und gegebenenfalls die VAT sowie alle anderen Details auf, um den anfänglichen Prozess des Interesses des Käufers an Ihren Produkten etwas formeller zu gestalten.

Und hier möchten wir das Wort „Anfang“ betonen, denn eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Kostenrechnung, die einem Kunden zugesandt wird, bevor ein Händler Produkte liefert oder eine Dienstleistung erbringt.

Beginnen wir mit einem Beispiel, um die Dinge zu verdeutlichen und ins rechte Licht zu rücken. Angenommen, Sie besitzen ein Unternehmen in Dänemark und haben einen Kunden in Spanien, der 50 Sofas bei Ihnen bestellen möchte.

Bevor Sie Ihre Waren versenden und bevor er die letzte Zahlung leistet, möchte Ihr Kunde so etwas wie ein Angebot von Ihnen, um zu wissen und zu erwarten, wie viel er Ihnen zahlen muss. Dies wird als Proforma-Rechnung bezeichnet.

Wann ist eine Proforma-Rechnung zu verwenden?

Proforma-Rechnungen werden zwar häufig bei Import- und Handelstransaktionen verwendet, können aber auch in den folgenden Szenarien verwendet werden:

  • Um den Warenwert für den Zoll zu deklarieren
  • Wenn Ihnen nicht alle für eine Handelsrechnung erforderlichen Angaben vorliegen
  • Einige Kunden verwenden es für ihren internen Kaufgenehmigungsprozess
  • Wenn Artikel während des Transports beschädigt werden können
  • Wann Kunden ihre Bestellung ändern können
  • Wenn der Projektumfang zunehmen kann

Beispiel einer Proforma-Rechnung

Zu den typischen Merkmalen einer Proforma-Rechnung gehören:

  • Die Worte pro forma und auch „Dies ist keine Steuerrechnung“
  • Firmenname, Logo und Adresse des Verkäufers
  • Das aktuelle Datum und das Ablaufdatum der Rechnung – dies ist normalerweise in 30, 60, 90 Tagen angegeben
  • Eine Beschreibung und Liste der Produkte und/oder Dienstleistungen, die verkauft werden
  • Die Mengen der einzelnen Artikel
  • Einzel- und Gesamtpreise für jeden bestellten Artikel
  • Eventuell die Einbeziehung von Steuersätzen, wie Mehrwertsteuer und Betrag
  • Der Gesamtbetrag, den der Käufer zahlen muss
  • Einzelheiten zu Ihren Zahlungsdaten

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer Rechnung?

Erstens hat eine Proforma-Rechnung keine Nummer wie eine Rechnung. Zweitens ist sie nicht rechtsverbindlich wie eine Rechnung. Dies bedeutet, dass es ohne Zahlungsverpflichtung des Käufers storniert werden kann.

Darüber hinaus verwenden Händler eine Pro-Forma-Rechnung nicht wie eine Rechnung für Buchhaltungszwecke und erfassen sie daher nicht als solche.

Darüber hinaus können Sie bei einer Proforma-Rechnung die Angaben vor der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen jederzeit ändern und ergänzen, und dies beschränkt Sie nicht auf die Einhaltung eines bestimmten Betrags, der sich später ändern könnte.

Vorteile einer Proforma-Rechnung

Was sind also die Vorteile dieser Art von Rechnung? Werfen wir einen kurzen Blick darauf:

  • Sorgt für einen reibungsloseren Verkaufsprozess
  • Gibt den Kunden alle erforderlichen Informationen
  • Details können geändert/verhandelt werden
  • Keine rechtsgültige Vereinbarung
  • Kann bei der Fehlersuche hilfreich sein
  • Kann anstelle einer Rechnung stehen, wenn noch nicht alle Details vorliegen
  • Kann bei internen Einkaufsprozessen helfen
  • Verbessert das Verständnis und Engagement von Käufer und Verkäufer

Ist eine Proforma-Rechnung rechtsverbindlich?

Wie oben erwähnt, ist eine Proforma-Zahlung nicht rechtsverbindlich, eine Rechnung hingegen schon. Eine Rechnung ist eine Voraussetzung für die Buchhaltung, Proforma-Rechnungen hingegen nicht.

Fazit

Jetzt, da Sie mehr darüber wissen, was eine Proforma-Rechnung ist, ist es nicht so beängstigend, wie es zunächst den Anschein hatte! Letztendlich bietet dieses Stück Papier oder elektronische Artikel dem Käufer detaillierte Informationen über seinen beabsichtigten Kauf, ohne ihn zu einer Zahlung zu verpflichten. Es bindet auch nicht den Verkäufer, der die Rechnungsstellung durchführt.

Disclaimer: Bitte berücksichtigen Sie, dass der Inhalt dieses Artikels, sowie der Inhalt des Blogs von myPOS im Allgemeinen nicht als rechtlicher, finanzieller, steuerlicher oder als eine andere Art fachlicher Ratschlag interpretiert werden sollte. Sie sollten sich immer mit einem Experten beraten, bevor Sie eine Handlung vornehmen, weil die Besonderheiten Ihrer Lage wesentlich von diesen in anderen Fällen abweichen können.

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