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Was ist eine Rechnung – Definition von Rechnungsstellung

Als Kleinunternehmer, der gerade erst anfängt, oder als Freelancer, der gerade dabei ist, seine Flügel auszubreiten und zu fliegen, ist es wichtig, dass Sie alle Aspekte Ihres Unternehmens fest im Griff haben. Zahlungen inklusive.

Das liegt an der Tatsache, dass Sie Ihr Unternehmen am Laufen halten. Ein Aspekt der Zahlungen, der nicht wirklich Spaß macht, ist die Rechnungsstellung.

Wenn Sie sich also fragen, was eine Rechnung ist, warum sie wichtig ist und wie Sie dieses wichtige Dokument in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten, dann sind Sie hier genau richtig.

Was ist eine rechnung?

Das Wichtigste zuerst: Beginnen wir mit der Bedeutung von Rechnungen. Im Wesentlichen handelt es sich um ein Dokument – ob in gedruckter oder digitaler Form -, das eine Reihe von spezifischen Merkmalen enthält, die es einem Verkäufer ermöglichen, die von ihm verkauften Artikel oder Dienstleistungen zu spezifizieren, zu welchem Preis und mit einem Fälligkeitsdatum für die Zahlung. Der Händler sendet diese an einen Kunden, damit er für diese Artikel bezahlt werden kann.

Wie funktioniert eine Rechnung?

Im Gegensatz zu einem Beleg, den Sie in einem Restaurant oder in einem Lebensmittelgeschäft erhalten, ist eine Rechnung etwas anderes, sie enthält mehr Details und hat andere Zahlungsbedingungen.

Zunächst stellt das betreffende Unternehmen sicher, dass der Kunde die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen erhält, und legt den zu zahlenden Betrag und die Zahlungsbedingungen sowie das Fälligkeitsdatum für die Zahlung fest.

Sie können Rechnungen per E-Mail, Post, Fax oder über jede andere Ihnen zur Verfügung stehende Kommunikationsmethode versenden.

Warum ist eine Rechnungsstellung erforderlich?

Die Rechnungsstellung ist erforderlich, weil sie als rechtliches Dokument dient, aus dem hervorgeht, dass Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert wurden und dass der Rechnungsbetrag geschuldet wird oder bezahlt wurde.

Das Geld ist noch nicht bezahlt? Als Händler können Sie den Kunden auf der Grundlage des unbezahlten Betrags vor Gericht verklagen, um Wiedergutmachung zu verlangen und die fällige Zahlung zu erhalten.

Wenn eine Rechnung bezahlt wurde, kann sie als Zahlungsnachweis dafür dienen, dass Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden, wodurch die Haftung für eine Forderung gegen sie wegen nicht gelieferter Waren/Dienstleistungen verringert wird.

Wie können Sie eine Rechnung verwenden?

Es handelt sich um ein Mittel zur legalen Aufzeichnung einer erbrachten Dienstleistung oder eines verkauften Produkts, das eine bessere Nachverfolgung, Analyse und Berichterstattung ermöglicht und sicherstellt, dass ein Unternehmen eine historische Analyse durchführen kann, um zukünftige Verkäufe vorherzusagen oder zu erwarten.

Was sind die wichtigsten Merkmale einer Rechnung?

Wie sieht eine Rechnung aus

Jetzt, wo Sie wissen, wie man eine Rechnung benutzt, ist es auch wichtig zu wissen, wie eine Rechnung aussieht.

Im Folgenden finden Sie einige Anforderungen der Angaben auf einer Rechnung:

  1. Es muss angegeben werden, um welche Art von Dokument es sich handelt
  2. Das Ausstellungsdatum
  3. Eine Art von Identifikationsnummer
  4. Die Mehrwertsteuer -Identifikationsnummer des Händlers
  5. Die Mehrwertsteuer -Identifikationsnummer des Kunden
  6. Vollständiger Name und Adresse des Kunden
  7. Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
  8. Das Datum, an dem die Waren/Dienstleistungen geliefert wurden
  9. Der Zahlungstermin
  10. Steuerpflichtige Beträge
  11. Der anwendbare Mehrwertsteuersatz
  12. Der zu zahlende Betrag der Mehrwertsteuer (MwSt.)
  13. Ermäßigungen, wenn diese anwendbar sind
  14. Versand
  15. Zahlungsbedingungen
  16. Kosten pro Einheit
  17. Alle anderen Bedingungen, die während der Transaktion vereinbart wurden

Welche Arten von Rechnungen gibt es?

Hier sind die 5 häufigsten:

Standard

Mit dieser Art von Rechnung wird der Verkauf zwischen dem Händler und dem Kunden vermerkt. Es handelt sich um eine Zahlungsaufforderung zu einem bestimmten Datum und ist die häufigste Form.

Kommerziell

Wird in der Regel für internationale Sendungen verwendet und ist in der Regel eine Anforderung der Zollbeamten und enthält eine relativ detaillierte Kostenbeschreibung.

Wiederkehrend

Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine Rechnung, die in der Regel an einen Kunden für wiederkehrende Dienstleistungen/Produktlieferungen sowie für wiederkehrende Zahlungen geschickt wird. Abonnements sind ein gutes Beispiel dafür.

Proforma

Eine Proforma-Rechnung ist ein “Kaufbeleg”, der vor der Lieferung oder dem Versand verschickt wird. Sie enthält in der Regel die Liefergegenstände, das Versandgewicht und die Transportkosten, mit Ausnahme der grenzüberschreitenden Gebühren für Verkäufer.

Diese Arten von Rechnungen werden im Allgemeinen für internationale Überweisungen und Sendungen verwendet und können vor dem Zoll verwendet werden. Ihre Verkaufsbedingungen können in der Regel geändert werden.

Mehrwertsteuer (MwSt.)

Händler verwenden diese Rechnungen in der Regel, wenn sie die Mehrwertsteuer auf einen Verkauf in Rechnung stellen wollen oder wenn sie versuchen, die Mehrwertsteuer auf die von einem Kunden erworbenen Waren oder Dienstleistungen zurückzufordern.

Diese gelten in der Regel nur für Unternehmen, die für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind.

Was sind die rechtlichen Auswirkungen einer Rechnung?

Die Einreichung einer Rechnung ist eine Aufforderung zur Zahlung bis zu einem bestimmten Datum. Sie hat rechtliche Auswirkungen, da ein Händler einen Kunden für eine nicht bezahlte Ware oder Dienstleistung verklagen kann.

Darüber hinaus sind Rechnungen sowohl für die Rechnungsprüfung als auch für die Buchhaltung wichtig.

So stellen Sie eine Rechnung

Wie versendet man eine Rechnung?

Eine Möglichkeit besteht darin, jedes Mal, wenn Sie einem Kunden eine Rechnung stellen müssen, eine neue Rechnung zu erstellen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Vorlage zu erstellen, die einheitlich verwendet wird und auf allen künftigen Rechnungen angewendet wird.

Die beiden genannten Punkte können jedoch zeitaufwendig sein und eher ein Chaos verursachen, als dass sie Ihnen helfen, den Überblick zu behalten.

Deshalb hat myPOS einen Mehrwertdienst für die Rechnungsstellung entwickelt, der Ihnen dabei hilft, den Überblick zu behalten und Ihr Unternehmen “im Takt” zu halten. Mit myPOS Invoicing können Sie sich von Ihren Kunden direkt und sofort online per Karte oder Überweisung bezahlen lassen.

Dieser Dienst bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

  • Individuelle Gestaltung Ihrer Rechnungen mit Ihrem Logo und Ihren Markenfarben
  • Automatisch Steuern und Rabatte berechnen
  • Status in Echtzeit verfolgen und sofortige Benachrichtigungen erhalten

Und das Beste daran? Sie haben die Wahl zwischen drei Zahlungsplänen: kostenlos, unbegrenzt jährlich oder unbegrenzt monatlich. Dies ist ideal für Ihr Unternehmen, da Sie den günstigsten Plan wählen können, der Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Schlussfolgerung

Wie bereits erwähnt, ist die Rechnungsstellung nicht gerade der aufregendste Teil der Geschäftstätigkeit, aber sie ist durchaus notwendig, wenn Sie den Überblick über alle fälligen Zahlungen behalten und die gesetzlichen Vorschriften einhalten wollen.

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die Sie verschicken können, aber die grundlegenden Merkmale bleiben die gleichen. Letztlich handelt es sich um ein Dokument, in dem festgehalten wird, wann eine Zahlung in der Zukunft fällig ist, wie viel geschuldet wird, wofür und von wem.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich in der Welt der Rechnungsstellung zurechtzufinden, kann myPOS Ihnen helfen, diese Probleme zu lösen! Mit dem oben beschriebenen Rechnungsstellungsservice können Sie Ihre Rechnungen schnell und reibungslos erstellen und versenden, damit Ihre Kunden Sie auf eine für sie angenehme Weise bezahlen können.

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