Tout savoir sur la certification NF525 et comment rester conforme
Date de publication : 20.05.2024
Dernière mise à jour : 07.11.2025
En tant que commerçant ou professionnel assujetti à la TVA, vous avez forcément entendu parler de la certification NF525. Cette norme française encadre les logiciels de caisse et systèmes d’encaissement afin de garantir la sécurité, la traçabilité et la conformité fiscale des transactions.
Depuis la loi de finances 2016 (article 88), la NF525 est un pilier de la lutte contre la fraude à la TVA. Et à partir du 1er septembre 2026, les règles changent : seules les solutions certifiées par un organisme agréé (AFNOR, INFOCERT ou LNE) seront reconnues comme conformes. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la norme NF525, et comment rester en conformité.
Qu’est-ce que la certification NF525 ?
La certification NF525 est une norme française créée dans le cadre de la loi de finances 2016 (article 88) pour renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. Elle s’applique à tous les logiciels de caisse, systèmes d’encaissement ou solutions de gestion des ventes utilisés par des commerçants assujettis à la TVA.
La NF525 certification vise avant tout à lutter contre la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et toute autre fraude fiscale comme celle-ci. Elle permet de réduire la dissimulation des données nécessaires à la déclaration de la TVA.
Délivrée par des organismes certificateurs agréés comme AFNOR, INFOCERT ou LNE, la norme NF525 garantit qu’un système de caisse respecte quatre principes essentiels, souvent désignés sous le sigle ISCA :
- Inaltérabilité : aucune transaction ne peut être modifiée ou supprimée sans trace.
- Sécurité : les données d’encaissement sont protégées contre toute altération.
- Conservation : les données sont stockées et consultables pendant plusieurs années, notamment en cas de contrôle fiscal.
- Archivage : les informations sont figées et datées à intervalles réguliers, pour garantir leur traçabilité.
Elle offre un suivi électronique des encaissements effectués par les commerçants, car le logiciel certifié permet de voir l’historique des opérations financières. La norme permet ainsi de faire face au manque de fiabilité des anciens logiciels de gestion.
Ces exigences assurent la fiabilité, la transparence et la traçabilité des encaissements. Elles protègent à la fois les entreprises et l’administration contre toute manipulation frauduleuse des ventes.
Pour en savoir plus sur les obligations légales et les critères de conformité, consultez notre article : Logiciels de caisse certifiés : tout ce qu’il faut savoir.
Comment fonctionne la certification NF525 ?
La certification NF525 repose sur un audit complet du logiciel de caisse réalisé par un organisme certificateur agréé. Cet audit vérifie le fonctionnement interne du logiciel et s’assure qu’il respecte les quatre principes légaux : inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage (ISCA), conformément à l’article 88 de la loi de finances 2016.
Voici les étapes principales du processus de certification :
- Audit technique et documentaire. L’organisme contrôle le code source, la gestion des données d’encaissement, la traçabilité des opérations et la documentation fournie par l’éditeur.
- Tests de conformité. Chaque fonction du logiciel est testée : génération de tickets, clôtures journalières, stockage des données, création d’archives, sécurité des accès, etc.
- Délivrance du certificat. Une fois la conformité validée, le logiciel obtient un certificat officiel NF525, reconnu par l’État français. Celui-ci mentionne le numéro de certificat, la date de délivrance et de validité, le nom de l’éditeur et du logiciel, et le nom de l’organisme certificateur.
- Publication publique. Tous les logiciels certifiés sont listés sur les sites d’AFNOR Certification et d’INFOCERT. Vous pouvez y vérifier facilement la conformité de votre caisse enregistreuse avant tout achat.
À noter : à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, l’autocertification des éditeurs ne sera plus reconnue. Seule la certification délivrée par un organisme agréé (AFNOR, INFOCERT ou LNE) permettra de prouver la conformité à la norme NF525. C’est une évolution majeure pour tous les commerçants.
Pour mieux comprendre le fonctionnement d’une caisse enregistreuse et son rôle dans la conformité NF525, découvrez notre guide complet.
Qui est concerné par la norme NF525 ?
En France, la certification a été mise en vigueur à travers l’Article 88 de la loi de finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015. Elle concerne les commerçants assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse enregistreuse ou une solution de comptabilité, y compris les commerçants qui utilisent des solutions en ligne ou des applications de caisse.
Cela concerne donc :
- Les commerces de détail (boutiques, salons, épiceries, fleuristes, etc.)
- Les restaurants et cafés
- Les artisans et indépendants équipés d’un système de paiement électronique,
- Les professionnels de services (instituts de beauté, garages, etc.).
La loi leur exige l’utilisation d’un système de caisse qui remplit des critères précis d’inaltérabilité et de sécurisation, de conversation et d’archivage des données d’encaissement. Ce sont chacun de ces points qui sont passés en revue en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Que garantit la norme NF525 ?
La certification NF525 définit les exigences légales auxquelles tout logiciel de caisse ou système d’encaissement doit répondre pour être reconnu conforme à la réglementation française. Son objectif est d’assurer la sécurité, la traçabilité et la fiabilité des données afin de lutter efficacement contre la fraude à la TVA.
Conformément à l’article 88 de la loi de finances 2016, la norme impose aux éditeurs de logiciels de garantir quatre conditions techniques précises, connues sous le sigle ISCA :
- Inaltérabilité : Les écritures de caisse doivent être enregistrées de façon irréversible.
- Toute correction ou annulation crée une nouvelle écriture horodatée, assurant la traçabilité complète des transactions.
- Sécurisation : les données d’encaissement doivent être hautement sécurisées afin de garantir leur état d’origine lorsqu’elles sont collectées. Il en est de même pour les modifications et les pièces justificatives qui les accompagnent.
- Conservation : Les données de caisse doivent être conservées pendant au moins six ans, afin de pouvoir être consultées lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit de conformité.
- Archivage : la solution doit prévoir une période d’archivage des informations durant lesquelles pour les fixer et les dater plus facilement.
Ces quatre principes assurent la fiabilité du système de caisse, protègent le commerçant lors d’une vérification de l’administration fiscale, et garantissent la transparence des transactions. Le but est de sécuriser au maximum l’enregistrement des données relatives à l’encaissement, de prévenir leur modification et de cadrer leur conversation.
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Comment myPOS Order vous aide à rester conforme
En 2026, les commerçants n’auront plus la possibilité de s’autocertifier : seuls les systèmes d’encaissement certifiés par un organisme agréé (AFNOR, INFOCERT ou LNE) seront considérés comme conformes à la certification NF525. Dans ce contexte, choisir une solution déjà certifiée est le moyen le plus sûr d’éviter tout risque de non-conformité et les démarches administratives associées.
C’est précisément ce que propose myPOS Order : une solution de caisse tout-en-un dont la conformité NF525 est intégrée dès l’origine. Certifiée par INFOCERT, organisme accrédité par AFNOR Certification, elle répond à l’ensemble des quatre piliers légaux de la norme (Inaltérabilité, Sécurité, Conservation et Archivage) sans aucune intervention de votre part. Autrement dit, la conformité est automatique, continue et garantie.
Chaque mise à jour légale ou fiscale est déployée directement par myPOS : vous n’avez rien à télécharger, ni à reparamétrer. Les documents officiels de certification sont accessibles à tout moment depuis votre back-office, sur votre terminal ou via le portail web, pour être prêts en cas de contrôle fiscal. En choisissant myPOS Order, vous évitez donc le stress lié aux audits, la perte de temps administrative et le risque d’amende pouvant atteindre 7 500 € par appareil non conforme.
Conçue pour les commerçants, restaurateurs et indépendants, la solution combine encaissement, gestion, statistiques et conformité légale dans une seule interface. C’est une approche réellement “all-in-one” : un outil unique qui simplifie votre quotidien tout en assurant la traçabilité, la sécurité et la transparence de vos transactions.
Vous pouvez également découvrir les caisses enregistreuses et le logiciel de caisse TopOrder by myPOS, des solutions d’encaissement et de gestion adaptées aux commerces de bouche qui recherchent un outil complet et interconnecté.
Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de caisse ?
Non, la loi n’impose pas à tous les commerçants de posséder un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse. En revanche, tout professionnel assujetti à la TVA qui utilise un système d’encaissement doit s’assurer qu’il est conforme à la norme NF525.
En d’autres termes :
- Si vous n’utilisez aucun logiciel de caisse, vous pouvez continuer à tenir votre comptabilité manuellement.
- Mais dès que vous encaissez via un système informatisé (terminal, tablette, caisse connectée, application…), ce système doit être certifié NF525 ou disposer d’une attestation de conformité délivrée par un organisme agréé (AFNOR, INFOCERT ou LNE).
- À partir du 1ᵉʳ septembre 2026, la certification par un organisme reconnu deviendra obligatoire : l’autocertification des éditeurs ne sera plus valable.
En l’état, vous n’êtes donc pas obligé d’avoir un logiciel dédié pour votre caisse. Cependant, il s’avère essentiel pour optimiser votre comptabilité et fluidifier l’encaissement des clients dans votre commerce.
Quels sont les risques encourus en cas de non-conformité ?
Ignorer la certification NF525 peut coûter très cher aux commerçants. En cas de contrôle de l’administration fiscale, tout logiciel de caisse non certifié ou non conforme à la norme NF525 expose son utilisateur à une amende forfaitaire de 7 500 € par système. Et cette sanction s’applique pour chaque appareil concerné : un commerçant équipé de plusieurs terminaux non conformes verra rapidement la facture grimper.
L’administration laisse ensuite un délai de 60 jours pour régulariser la situation. Si, passé ce délai, la mise en conformité n’a pas été réalisée, c’est-à-dire si le commerçant n’a pas adopté un logiciel de caisse certifié NF525, une nouvelle amende peut être infligée.
Au-delà de la pénalité financière, le risque est également fiscal et juridique : un système non conforme peut être assimilé à une tentative de fraude à la TVA, ce qui augmente la probabilité d’un contrôle fiscal approfondi.
Ces sanctions visent à garantir la transparence et la traçabilité des ventes. L’objectif de la norme est de s’assurer que chaque transaction enregistrée est fiable, complète et inaltérable, afin de protéger à la fois l’État et les professionnels honnêtes.
Un produit qui a la certification NF525 est-il plus cher ?
Non, un logiciel de caisse qui dispose de la NF525 certification n’est pas forcément plus cher. Cette certification atteste simplement que la solution de comptabilité respecte les normes fiscales françaises, c’est donc un gage de conformité et de sécurité pour les transactions de vos clients.
Les coûts du système d’encaissement peuvent en revanche varier en fonction des fonctionnalités incluses et des fournisseurs. Cependant, la NF525 certification n’est jamais l’élément qui fait gonfler le prix de la solution. Elle offre en réalité une valeur ajoutée en assurant la conformité réglementaire et la sécurité des transactions.
Il faut donc retenir qu’opter pour un logiciel certifié NF525 est un bon investissement pour votre commerce. Cela vous offre une certaine tranquillité d’esprit et une protection contre les risques liés à la non-conformité, qui, comme vous l’avez compris, prennent la forme d’une amende salée.
La certification NF525 constitue ainsi un impératif pour tous les commerçants soucieux de sécuriser les transactions de leurs clients. Elle est synonyme de conformité aux lois françaises, de fiabilité des systèmes de caisse et de facilité de la gestion comptable. En somme, ce n’est que des avantages. Aussi, c’est un gage de confiance pour les utilisateurs qui peuvent effectuer leurs paiements sereinement.
Opter pour une solution d’encaissement NF525 certification s’avère alors être un choix stratégique et judicieux pour assurer la pérennité et la croissance de votre commerce. Cette norme est donc à respecter au pied de la lettre pour votre business.
Si vous hésitez encore sur le choix de votre système d’encaissement, découvrez nos conseils pour savoir quelle caisse enregistreuse choisir pour votre commerce.
Questions Fréquemment Posées
La norme NF525 est-elle obligatoire ?
Oui, la norme NF525 est obligatoire pour tous les commerçants assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel ou un système d’encaissement. À partir du 1er septembre 2026, seules les solutions certifiées par un organisme agréé (AFNOR, INFOCERT ou LNE) seront reconnues comme conformes. Cette obligation vise à garantir la fiabilité et la transparence des transactions.
Qu’est-ce que la norme NF525 ?
La norme NF525 est une certification française qui encadre les logiciels de caisse et d’encaissement afin d’assurer la sécurité, l’inaltérabilité, la conservation et l’archivage des données. Elle a été instaurée par la loi de finances 2016 pour lutter contre la fraude à la TVA et renforcer la traçabilité des ventes.
Est-ce que le logiciel de caisse est obligatoire ?
Le logiciel de caisse n’est pas obligatoire pour tous les professionnels, mais dès lors qu’un commerçant utilise un système informatisé pour encaisser ses clients, celui-ci doit être conforme à la certification NF525. Cette exigence garantit la conformité fiscale du commerce et la fiabilité de ses données comptables.
Comment savoir si ma caisse enregistreuse est aux normes ?
Pour vérifier la conformité de votre caisse, il suffit de consulter la liste officielle des logiciels certifiés publiée par AFNOR, INFOCERT ou LNE. Le certificat délivré par l’organisme mentionne le nom du logiciel, sa version et la date de validité. Vous obtiendrez ainsi une réponse claire et immédiate sur la conformité de votre système d’encaissement. Avec une solution comme myPOS Order, la certification NF525 est déjà intégrée et consultable depuis le back-office.
Quel logiciel est certifié NF525 ?
De nombreux éditeurs proposent aujourd’hui des logiciels de caisse conformes à la certification NF525, dont myPOS Order, certifié par INFOCERT et validé par AFNOR. Cette conformité garantit la sécurité des encaissements, la traçabilité des opérations et la conservation des données en cas de contrôle fiscal.
Quels sont les trois types de certification ?
Trois organismes sont habilités à délivrer la certification NF525 en France : AFNOR Certification, INFOCERT et LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais). Chacun évalue les logiciels selon les mêmes critères de sécurité, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données d’encaissement.
