Logiciels de caisse certifiés : tout ce que vous devez savoir

Pour tous les commerçants, gérer les transactions financières est une étape absolument cruciale. Avec l’encaissement, ce sont les deux piliers qui assurent le bon fonctionnement et la conformité légale d’un établissement. Le logiciel de caisse est essentiel pour gérer correctement vos transactions financières. Mais attention, tous les logiciels de caisse ne font pas l’affaire !

Le bon système de caisse doit offrir une solution fiable et sécurisée pour enregistrer les ventes et encaisser les paiements des clients. Levir logiciel de caisse certifié est le meilleur gage de conformité et de confiance.

Avec l’entrée en vigueur d’une nouvelle réglementation en 2026, les commerçants doivent se préparer dès maintenant pour être en règle et éviter les sanctions financières.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

Un logiciel de caisse certifié, également appelé système de point de vente (POS), permet aux commerçants de gérer leurs ventes et leurs encaissements. Son point fort, c’est sa comptabilité dans le respect des obligations fiscales françaises.

En pratique, il permet d’enregistrer les transactions, de gérer les stocks et la clientèle, d’éditer les tickets de caisse, et de générer des rapports financiers et comptables. Les solutions les plus avancées intègrent des fonctionnalités comme la gestion des employés, la synchronisation multi-sites, l’analyse des ventes ou encore des outils de fidélisation clients.

Un logiciel de caisse certifié NF525 ou LNE va plus loin : il respecte les quatre principes légaux d’Inaltérabilité, Sécurisation, Conservation et Archivage des données (ISCA). Ces exigences, définies par l’article 88 de la loi de finances 2016, garantissent la traçabilité et la fiabilité des opérations, empêchant toute modification ou suppression frauduleuse des transactions.

Cette conformité vise à lutter contre la fraude à la TVA et à assurer la transparence des ventes auprès de l’administration fiscale.

En France, seules les certifications délivrées par un organisme accrédité comme AFNOR, INFOCERT ou le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais) sont reconnues. Elles attestent que le logiciel respecte les exigences de sécurité et de conservation des données, protégeant ainsi les commerçants en cas de contrôle fiscal.

Une obligation caisse enregistreuse imminente pour tous les commerçants

À compter du 1er septembre 2026, tous les commerçants assujettis à la TVA devront utiliser une caisse enregistreuse certifiée NF525 ou LNE, conformément à la loi de finances 2025. Cette obligation marque la fin définitive de l’auto-certification des éditeurs, remplacée par une certification officielle délivrée par un organisme accrédité tel que AFNOR, INFOCERT ou le LNE.

Cette réglementation s’applique à tous les professionnels qui enregistrent des paiements clients : commerces de détail, restaurateurs, artisans, salons de coiffure, professions libérales, établissements multi-sites ou commerçants ambulants.

En imposant l’usage d’un logiciel de caisse certifié, l’administration fiscale garantit la traçabilité, l’intégrité et la sécurité des données enregistrées. Les commerçants disposent ainsi d’un outil conforme, fiable et prêt pour les contrôles fiscaux.

L’objectif de cette réforme est de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, qui représente un manque à gagner de plus de 20 milliards d’euros par an. En garantissant la fiabilité et la traçabilité des transactions, cette réglementation assure une plus grande transparence et permet aux entreprises de travailler en toute sérénité, sans risque de sanction en cas de contrôle fiscal.

Les solutions myPOS Order et Toporder by myPOS répondent déjà à cette exigence. Elles sont certifiées NF525 par INFOCERT et intègrent automatiquement les mises à jour fiscales, assurant la conformité sans démarches supplémentaires pour l’utilisateur.

Comment obtenir un logiciel de caisse certifié ?

Depuis l’entrée en vigueur de la loi de finances 2025, les éditeurs de logiciels ne peuvent plus s’auto-attester conformes : seule une certification officielle délivrée par un organisme accrédité garantit la conformité à la réglementation. De plus, la facturation électronique s’applique progressivement dès le 1er septembre 2026.

Pour être reconnu comme logiciel de caisse certifié NF525, un système doit être audité selon quatre principes définis par la norme :

• Inaltérabilité : impossibilité de modifier ou supprimer une transaction enregistrée
• Sécurisation : protection des données contre toute altération ou perte
• Conservation : enregistrement fiable des données sur la durée légale
• Archivage : traçabilité complète et restitution possible lors d’un contrôle fiscal.

La certification est obtenue à l’issue d’un audit complet portant sur la fiabilité technique, la traçabilité des opérations et la sécurité des traitements. Une fois délivrée, elle doit être renouvelée régulièrement afin de maintenir la conformité avec la réglementation en vigueur.

Les commerçants doivent donc s’assurer que leur logiciel de caisse dispose d’une certification NF525 valide ou d’un certificat LNE en cours, pour garantir la conformité de leur activité avant le 1er septembre 2026.

Quels sont les risques encourus en cas de non-conformité ?

Ne pas respecter cette obligation après le 1ᵉʳ septembre 2026 expose les commerçants à une amende de 7 500 € par logiciel de caisse non certifié, conformément à l’article 286 du Code général des impôts. Ils disposent alors d’un délai de 60 jours pour régulariser leur situation, sous peine de nouvelles sanctions.

En cas de contrôle fiscal, l’absence de certification NF525 peut entraîner des complications administratives importantes, notamment des redressements fiscaux, des pénalités supplémentaires et une surveillance accrue par l’administration. Les entreprises concernées pourraient également se voir imposer une obligation de régularisation sous un délai restreint, augmentant ainsi les coûts liés à la mise en conformité tardive.

Outre les aspects légaux, utiliser un logiciel non certifié peut nuire à la crédibilité de l’entreprise auprès de ses clients et partenaires commerciaux. Une mauvaise gestion des transactions ou des incohérences comptables peuvent entraîner des pertes financières et une détérioration de l’image de marque.

Il est donc impératif de s’assurer que son logiciel de caisse est à jour et conforme aux nouvelles normes, afin d’éviter toute sanction et de garantir une gestion transparente et sécurisée des transactions.

Qu’apportent les certifications NF525 et LNE aux commerçants ?

Les certifications NF525 et LNE sont devenues la référence obligatoire pour tous les logiciels de caisse destinés aux entreprises assujetties à la TVA.  Elles assurent que le logiciel de caisse respecte des normes strictes visant à garantir la conformité légale, la transparence et la sécurisation des transactions financières. 

Ces certifications imposent des exigences rigoureuses en matière de gestion des données et de protection contre la fraude fiscale : 

• Fiabilité des enregistrements : toutes les transactions doivent être enregistrées de manière inaltérable et non modifiable, empêchant toute suppression ou modification frauduleuse.
• Sécurité renforcée et protection des données sensibles contre les accès non autorisés, l’altération ou la perte accidentelle. Ces logiciels doivent intégrer des systèmes de chiffrement et de sauvegarde régulière.
• Archivage et traçabilité : ces logiciels certifiés assurent la conservation des transactions sur une période légale, avec la possibilité de les retrouver facilement en cas de contrôle fiscal ou d’audit.
• Automatisation des processus fiscaux : les logiciels certifiés permettent de générer automatiquement les documents comptables conformes, ce qui facilite les déclarations de TVA et réduisant le risque d’erreurs humaines.
• Confiance accrue : une certification reconnue renforce la crédibilité des commerçants auprès des clients et partenaires, assurant une transparence totale dans la gestion des paiements.

Ces labels, reconnus par l’administration fiscale française, assurent aux commerçants de travailler avec un outil conforme et pérenne, prêt pour les nouvelles obligations de 2026. Grâce à ces certifications, les entreprises peuvent non seulement se conformer à la réglementation en vigueur mais aussi améliorer l’efficacité de leur gestion comptable et financière.

Quels sont les logiciels de caisse certifiés ?

Les logiciels de caisse sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques des commerçants et varient en termes de fonctionnalités et de complexité. Certains sont destinés aux petites structures avec des besoins basiques, tandis que d’autres intègrent des fonctionnalités avancées pour la gestion complète d’un commerce. La mise en conformité aux normes NF525 et LNE est essentielle pour assurer la transparence des transactions et la sécurité fiscale.

Voici un aperçu des principales catégories de logiciels de caisse disponibles sur le marché :

• Caisse enregistreuse numérique simple : idéale pour les petits commerces ou les entreprises en phase de démarrage, elle permet d’enregistrer les paiements et d’imprimer des tickets de caisse basiques sans fonctionnalités avancées.
• Systèmes de points de vente basiques : destinés aux commerces de proximité, ces systèmes gèrent les transactions, l’impression des tickets de caisse et intègrent souvent un suivi simplifié des stocks grâce à la lecture des codes-barres.
• Systèmes de points de vente avancés : ces logiciels offrent des fonctionnalités complètes incluant la gestion des stocks en temps réel, un CRM intégré pour fidéliser la clientèle, la création de rapports détaillés, et l’interconnexion avec des logiciels de comptabilité ou des plateformes e-commerce.
• Logiciels de caisse spécialisés :
  • Pour la restauration : conçus spécifiquement pour les restaurants, bars et cafés, incluant la gestion des commandes, des tables et des menus.
  • Pour le commerce de détail : adaptés aux besoins du commerce de détail, avec des fonctionnalités de lecture des codes-barres, gestion des variations de produits (taille, couleur, etc.), promotions et remises.

• Systèmes basés sur le cloud : adaptés aux entreprises multi-sites ou aux commerçants souhaitant un accès mobile, ces solutions permettent une gestion centralisée et facilitent les mises à jour automatiques et la synchronisation des ventes en temps réel. Ces solutions permettent une conformité continue avec les exigences fiscales.
• Applications mobiles de point de vente : ces solutions convertissent smartphones et tablettes en terminaux d’encaissement mobiles, idéales pour les commerçants itinérants, les marchés et les pop-up stores, offrant flexibilité et rapidité d’encaissement.

Face aux diverses solutions disponibles, vous devez choisir un logiciel de caisse certifié adapté aux besoins spécifiques de votre activité. Pour une boutique physique, un restaurant ou une entreprise multisites, votre système de caisse doit allier conformité, praticité et évolutivité pour accompagner la croissance de votre commerce.

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Comment choisir son logiciel de caisse ?

Le choix d’un logiciel de caisse certifié dépend avant tout de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité et du volume de transactions. Depuis la réforme de 2026, il est impératif de vérifier que le logiciel choisi dispose bien d’une certification NF525 ou LNE délivrée par un organisme accrédité (AFNOR, INFOCERT ou LNE).

Voici quelques critères à évaluer lors de votre sélection :

• La conformité légale : vérifiez que le logiciel est certifié NF525 ou LNE, et que les mises à jour fiscales sont automatiques.

• Le suivi des performances : votre logiciel doit permettre une analyse détaillée des ventes et des flux financiers.
• Les différentes fonctionnalités proposées : gestion des stocks, intégration avec un CRM, génération de rapports détaillés.
• La facilité de prise en main : l’interface doit être intuitive pour simplifier l’usage quotidien.
• La qualité du service après-vente : un support technique réactif est essentiel en cas de problème.
• Le mode de paiement et la tarification : certaines solutions proposent des abonnements mensuels, tandis que d’autres offrent l’achat de licences perpétuelles.

Pour simplifier ce choix, certains fournisseurs proposent des solutions de caisse certifiées clé en main. C’est le cas de myPOS, qui met à disposition :

• myPOS Order, une solution mobile, intuitive et prête à l’emploi pour les commerçants et restaurateurs, certifiée NF525 par INFOCERT.
• Toporder by myPOS, un logiciel complet et évolutif, conforme à la norme NF525, adapté aux commerces multi-sites ou aux enseignes souhaitant centraliser la gestion de leurs points de vente.

Ces solutions permettent de travailler en toute conformité, d’automatiser la gestion fiscale et d’améliorer la productivité au quotidien.

Solutions certifiées : myPOS Order et Toporder by myPOS

Les solutions myPOS sont conçues pour accompagner les commerçants dans la mise en conformité NF525, tout en simplifiant la gestion des ventes et la comptabilité quotidienne.

myPOS Order : la caisse mobile et prête à l’emploi

myPOS Order est une solution de caisse enregistreuse certifiée NF525 par INFOCERT, pensée pour les commerçants indépendants, restaurateurs et points de vente mobiles. Elle associe un terminal de paiement, une interface intuitive et une gestion automatisée des encaissements.

Avec myPOS Order, vous bénéficiez :

• D’une caisse mobile tout-en-un, simple à utiliser.
• D’une certification NF525 reconnue par INFOCERT.
• De mises à jour automatiques assurant la conformité fiscale.
• D’un archivage sécurisé et d’une traçabilité complète des ventes.
• D’une solution prête à l’emploi, idéale pour les indépendants et restaurateurs.

Cet outil garantit une conformité continue, une sécurité maximale et une gestion fluide des encaissements au quotidien.

Toporder by myPOS : la solution complète pour commerces multi-sites

Toporder by myPOS est un logiciel de caisse certifié NF525 complet et évolutif, utilisé depuis plusieurs années par des enseignes et commerces structurés. Il offre une gestion centralisée des opérations, avec un suivi détaillé du chiffre d’affaires et des performances.

TopOrder vous permet d’effectuer :

• La gestion des stocks, des promotions et des programmes de fidélité.
• La synchronisation en temps réel entre plusieurs points de vente.
• L’accès multi-utilisateurs avec droits d’accès personnalisables.
• L’intégration avec la comptabilité et les outils e-commerce.

Ces deux solutions certifiées permettent aux commerçants de répondre à la réglementation 2026 en toute sérénité, tout en améliorant la productivité, la sécurité des données et la transparence comptable.