Cosa sono i corrispettivi elettronici e come gestirli

Gestire i corrispettivi elettronici è diventato un passaggio obbligato per negozi, hotel e tutte le attività che vendono al pubblico. Il vecchio scontrino fiscale, salvo alcuni casi particolari, non esiste più.

Questo sistema richiede però attenzione quotidiana. Gli operatori, in particolare, devono adottare flussi chiari, controllare ogni chiusura giornaliera e gestire correttamente resi, annulli e malfunzionamenti.

In questa guida ti spiegheremo cosa sono i corrispettivi telematici e cosa devi emettere ai clienti. Ti mostreremo, inoltre, quali strumenti usare e come gestire errori, controlli, scadenze e casi particolari per lavorare in regola.

Cosa sono i corrispettivi elettronici in Italia

I corrispettivi elettronici rappresentano il sistema con cui le vendite giornaliere vengono registrate e trasmesse automaticamente all’Agenzia delle Entrate, seguendo le nuove specifiche tecniche previste dalla normativa. Ogni operazione effettuata da bar, ristoranti o hotel deve essere memorizzata nel Registratore Telematico e inviata entro le scadenze previste.

Questo obbligo riguarda tutti i soggetti che effettuano operazioni al dettaglio o attività assimilate ai sensi dell’art. 22 del DPR 633/1972, indipendentemente dal regime fiscale adottato. Dal 2020, infatti, lo scontrino fiscale tradizionale è stato via via sostituito dal documento commerciale. In alternativa, su richiesta, può essere emessa una fattura, che sostituisce a tutti gli effetti il documento commerciale.

Se il cliente richiede l’inserimento del codice fiscale o della partita IVA al momento dell’operazione, inoltre, l’esercente è obbligato a emettere un documento commerciale valido ai fini fiscali (DM 7 dicembre 2016). Tuttavia, questo non lo trasforma in una fattura e non dà diritto alla detrazione dell’IVA. 

La sua funzione resta comunque centrale, perché garantisce tracciabilità, correttezza dei dati e conformità agli obblighi di certificazione telematica.

Chi deve trasmettere i corrispettivi telematici e da quando

La trasmissione dei dati dei corrispettivi elettronici è obbligatoria per i soggetti passivi IVA che effettuano vendite al dettaglio o attività assimilate. 

Rientrano in questa categoria i gestori di attività legate al commercio al minuto, come:

• Negozi;
• Bar;
• Ristoranti;
• Hotel;
• Strutture ricettive;
• Artigiani con vendita diretta;
• Tutte le attività che prima emettevano scontrini o ricevute fiscali.

L’obbligo di trasmissione dei corrispettivi elettronici è entrato in vigore dal 1° luglio 2019 per i contribuenti con fatturato superiore a 400.000€. A partire dal 1° gennaio 2020, per tutti gli altri contribuenti. In caso di emissione di fattura, invece, non è necessario trasmettere anche i corrispettivi.

La memorizzazione dei dati avviene nel momento in cui viene effettuata l’operazione. La trasmissione, invece, avviene normalmente in automatico dopo la chiusura giornaliera tramite il Registratore Telematico (RT). 

È però previsto un termine massimo di 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione per l’invio dei corrispettivi. In alternativa all’RT, è possibile utilizzare il servizio online dell’Agenzia delle Entrate. 

Il mancato invio, l’invio incompleto o tardivo può comportare sanzioni. È quindi fondamentale assicurarsi che i sistemi funzionino correttamente e che il flusso venga chiuso regolarmente.

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Documenti da emettere al cliente

Al momento della vendita, salvo esoneri, devi sempre rilasciare al cliente un documento commerciale (o una fattura). 

Questo contiene tutti i dati essenziali della vendita, come:

• Descrizione del prodotto o servizio;
• Prezzo;
• Data e ora;
• Luogo;
• Descrizione del bene o servizio.

Se viene emessa una fattura, l’operazione non deve essere certificata anche con un documento commerciale. In caso di fatturazione elettronica, inoltre, le informazioni devono essere corrette e coerenti con il pagamento effettuato.

Strumenti per essere conformi alle normative dei corrispettivi elettronici

Per rispettare gli obblighi sui corrispettivi elettronici hai a disposizione diversi strumenti certificati. 

Ecco le principali soluzioni tecnologici disponibili:

• Registratore Telematico (RT): È il dispositivo fisico più utilizzato. Registra ogni operazione e invia i dati in automatico all’Agenzia delle Entrate. È ideale se effettui molte transazioni quotidiane e vuoi un sistema stabile e sempre disponibile.
• Server RT: Funziona come un registratore telematico centralizzato. È usato soprattutto da strutture con più postazioni o con una gestione complessa, perché consente di coordinare più punti cassa con un unico sistema certificato.
• “Documento commerciale online” dell’Agenzia delle Entrate (AdE): È un servizio gratuito accessibile da PC, tablet o smartphone. Ti permette di emettere il documento commerciale senza un registratore fisico. È perfetto se hai un volume di operazioni limitato o se preferisci evitare l’acquisto di un dispositivo RT.

Per gestire in modo fluido gli incassi è poi utile avere un conto aziendale con POS. Insieme, questi strumenti garantiscono la corretta memorizzazione elettronica e la trasmissione automatica dei dati. 

Routine quotidiana e tempistiche

Ogni operazione deve essere memorizzata immediatamente al momento della vendita, così da garantire una registrazione corretta e puntuale.

A fine giornata è poi necessario effettuare la chiusura giornaliera, che genera il totale dei corrispettivi elettronici da trasmettere all’AdE. L’invio avviene in modo automatico tramite il registratore telematico o il sistema certificato collegato. 

La normativa stabilisce anche che la trasmissione dei corrispettivi debba essere effettuata entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Nel caso di uso di Documento Commerciale Online, ogni operazione viene trasmessa singolarmente all’AdE al momento dell’emissione. Con questo servizio non c’è bisogno di effettuare la chiusura giornaliera.

Le procedure di emergenza (malfunzionamenti, guasti, assenza di connessione) seguono invece regole dedicate. In questi casi è fondamentale documentare il disservizio e utilizzare correttamente registro di emergenza e strumenti alternativi previsti dalla normativa.

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Esenzioni e casi particolari 

Non tutte le attività devono certificare i corrispettivi con un documento commerciale e la trasmissione telematica. 

Alcune operazioni sono esonerate per legge, secondo i seguenti elenchi ministeriali:

• Vendite a distanza, come l’e-commerce indiretto;
• Servizi TTE (telecomunicazioni, teleradiodiffusione ed elettronici) resi a privati;
• Cessione di tabacchi;
• Prodotti agricoli venduti da operatori in regime speciale;
• Quotidiani e periodici;
• Somministrazione in mense scolastiche e universitarie;
• Servizi bancari di custodia e amministrazione titoli.

Inoltre, se tutte le operazioni sono fatturate, l’obbligo dei corrispettivi non si applica a quelle vendite.

Malfunzionamenti e chiusure prolungate

La corretta gestione degli imprevisti è essenziale per evitare sanzioni sui corrispettivi in caso di controlli. Quando il Registratore Telematico non funziona, ad esempio, devi attivare la procedura di emergenza prevista.

In particolare, devi richiedere subito assistenza tecnica e impostare il dispositivo come “Fuori Servizio” (codice 608 per indicare l'attività) sul portale dell’AdE. Utilizza poi il registro di emergenza e/o il “Documento Commerciale Online” per emettere i documenti. Infine, ricorda di trasmettere i dati aggregati appena il RT torna operativo.

Se il punto vendita resta chiuso per un periodo breve (fino a 12 giorni) non è richiesta alcuna comunicazione specifica. Per chiusure superiori ai 12 giorni, invece, il Registratore Telematico prevede la possibilità (ma non l'obbligo) di inviare l’evento “Fuori Servizio". Questa procedura riguarda esclusivamente chi utilizza un RT.

Correzioni, resi e annullamenti dei corrispettivi elettronici

Quando devi correggere un errore o gestire un reso, la procedura più semplice è emettere un documento commerciale di annullo o di reso. 

Questo documento deve riportare:

• Il numero del documento originale che stai stornando o altre prove della transazione (ad esempio, la ricevuta POS);
• L’eventuale importo in diminuzione;
• La data del reso o dell’annullo;
• La data dell’operazione iniziale.

Puoi generare il documento inserendo i dati manualmente sul sito dell'Agenzia delle Entrate oppure tramite il tuo registratore telematico.

Se invece hai trasmesso i corrispettivi in modo errato, puoi rimediare dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Infine, se effettui un rimborso tramite POS, è buona pratica che l’importo coincida con quello indicato nel documento di annullo o reso.

Documentazione da conservare con i corrispettivi elettronici 

Per essere in regola in caso di controlli fiscali, è fondamentale conservare con cura la documentazione legata ai corrispettivi telematici. 

In particolare, devi archiviare i seguenti documenti:

• Gli esiti delle trasmissioni;
• Le ricevute generate dal Registratore Telematico (RT);
• I documenti corretti o annullati.
• I report periodici del tuo RT.
• Gli eventuali log delle procedure d’emergenza utilizzate in caso di malfunzionamenti.

Questi documenti devono essere conservati per almeno 10 anni (art. 2220 del Codice Civile) e, ai fini fiscali, fino alla scadenza dei termini di accertamento. La conservazione può avvenire anche in formato digitale, purché siano rispettate le regole di integrità, leggibilità e reperibilità previste.

Una buona organizzazione della documentazione fiscale, preferibilmente in formato digitale, ti permette di rispondere rapidamente a richieste dell’Agenzia delle Entrate e di dimostrare la corretta gestione dei corrispettivi.

Obbligo di collegamento tra POS e Registratore Telematico

Dal 1° gennaio 2026 entrerà in vigore l’obbligo di collegare il POS al Registratore Telematico. Questo collegamento permette la memorizzazione e trasmissione giornaliera dei dati relativi ai pagamenti elettronici. L’obiettivo è creare un flusso unico di dati su incassi e pagamenti elettronici, così da ridurre errori, contestazioni e incongruenze.

La Legge di Bilancio 2025 ha definito inoltre il quadro sanzionatorio per chi non si adegua. La mancata attivazione del collegamento POS–RT comporta una sanzione amministrativa da 1.000 a 4.000€, prevista dall’art. 11, comma 5, del D.Lgs. 471/1997. 

Per le irregolarità nella memorizzazione o trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici, come omissioni o errori, è prevista una sanzione di 100€. Questa è applicata a ciascuna trasmissione non corretta, con un tetto massimo di 1.000 € per trimestre (art. 11, comma 2‑quinquies, D.lgs. 471/1997). 

Consigli pratici sui corrispettivi elettronici

Per gestire i corrispettivi telematici in modo semplice, è utile adottare alcune best practice che semplificano gli adempimenti fiscali quotidiani. 

Ecco alcuni consigli utili sull’uso dei corrispettivi elettronici:

• Blocca l’importo dal RT al POS: Imposta il flusso in cui il registratore telematico invia automaticamente al POS l’importo da pagare. In questo modo eviti discrepanze tra pagamento e documento commerciale.
• Automatizza la chiusura giornaliera: Programma il tuo sistema perché effettui la chiusura di fine giornata in modo guidato o automatico. Questo passo riduce infatti dimenticanze e assicura la trasmissione dei corrispettivi nei tempi corretti.
• Forma il personale su annulli e resi: Spiega come emettere correttamente documenti di annullo e reso e come allinearli ai movimenti POS. Una squadra preparata evita errori fiscali difficili da correggere.
• Tieni il servizio “Documento Commerciale Online” come backup: In caso di guasti al RT, avere a portata di mano il portale AdE permette di continuare a emettere documenti fiscali senza interrompere le vendite.
• Organizza la conservazione digitale della documentazione: Archivia esiti, report e ricevute in formato elettronico per facilitare eventuali controlli e garantire una gestione ordinata.
• Affidati a una consulenza fiscale online: Un supporto professionale ti aiuta a verificare che le procedure adottate siano corrette e sempre aggiornate alle ultime normative.

Queste accortezze rendono più fluido il lavoro quotidiano e riducono il rischio di sanzioni.

Conclusioni 

Gestire correttamente i corrispettivi telematici è ormai un passaggio essenziale per qualsiasi attività al dettaglio. 

Con gli strumenti giusti, puoi ridurre gli errori e affrontare gli obblighi fiscali con maggiore tranquillità. Ricorda di formare il personale e di mantenere backup operativi per ogni evenienza. Un po’ di organizzazione oggi ti evita sanzioni e problemi domani.

Domande frequenti