Qual è la differenza tra fattura e ricevuta?

Qual è la differenza tra fattura e ricevuta? Anche se spesso vengono usate come se fossero la stessa cosa, in realtà si tratta di due documenti diversi, con funzioni e obblighi differenti.

Capire questa distinzione è importante soprattutto per chi ha una partita IVA, vende prodotti o servizi, oppure deve gestire correttamente pagamenti, contabilità e documentazione fiscale.

In questo articolo vediamo cosa sono fattura e ricevuta, quando si usano e quali sono le principali differenze da conoscere per evitare errori nella gestione della tua attività.

Definizione di fattura

La fattura è il documento fiscale e contabile che viene emesso per certificare una cessione di beni o una prestazione di servizi. Identifica il fornitore, il cliente, l’imponibile, il trattamento IVA applicato e la data dell’operazione.

La fattura può essere emessa:

• Prima del pagamento, se viene emessa anticipatamente rispetto all’incasso. In questo caso, produce i relativi effetti fiscali.
• Al momento del pagamento, quando il pagamento determina l’effettuazione dell’operazione, come generalmente avviene per le prestazioni di servizi.
• Dopo l’effettuazione dell’operazione, nei casi previsti dalla normativa e rispettando i relativi termini di emissione, ad esempio quelli della fattura immediata o differita.

La sua funzione principale resta comunque quella di documentare fiscalmente l’operazione, indipendentemente dal momento in cui interviene il pagamento.

In Italia, quando è prevista o richiesta la fattura, questa viene generalmente emessa in formato elettronico e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), sia nelle operazioni B2B (Business-to-Business) sia in quelle B2C (Business-to-Consumer) e verso la Pubblica Amministrazione. 

Nel commercio al dettaglio, invece, molte operazioni B2C sono normalmente certificate tramite documento commerciale e non richiedono l’emissione di una fattura, salvo i casi previsti dalla legge o la richiesta del cliente. Restano inoltre alcune eccezioni all’obbligo di fatturazione elettronica, tra cui specifiche prestazioni sanitarie e determinate operazioni transfrontaliere.

Le fatture, come disciplinato dal Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, devono obbligatoriamente contenere informazioni riguardanti cessionario o committente e prestatore del servizio. Tra questi dati ci sono il nome, il codice fiscale o la partita IVA di chi riceve il servizio, la sede, nonché una descrizione del servizio fornito e l’importo.

Esistono diverse tipologie di fattura, dalla più comune (ordinaria) a quelle semplificate, generalmente emesse per piccoli importi.

La fattura serve non solo per regolare i pagamenti tra cliente e fornitore del servizio, ma è indispensabile per determinare le tasse da versare e per gestire la contabilità; per questo prende anche il nome di fattura fiscale.

Definizione di ricevuta

La ricevuta è il documento inviato fondamentalmente per certificare l’avvenuta ricezione di un pagamento.

La disciplina delle ricevute e degli scontrini fiscali si è sviluppata attraverso diverse disposizioni. Tra le principali troviamo l’art. 22 del DPR 633/1972, che disciplina il commercio al minuto e le attività assimilate, la Legge 30 dicembre 1991, n. 413, art. 12, che ha introdotto l’obbligo generalizzato di certificazione dei corrispettivi, e il DPR 21 dicembre 1996, n. 696, che ha disciplinato le modalità di certificazione tramite ricevuta o scontrino fiscale.

Oggi, però, questa distinzione riguarda quasi esclusivamente il passato. Dal 1° gennaio 2020, scontrino fiscale e ricevuta fiscale cartacei sono stati sostituiti, per la generalità delle operazioni verso il pubblico, dal documento commerciale. Questo viene generato tramite un registratore telematico oppure tramite l’apposita procedura web dell’Agenzia delle Entrate. 

“Scontrino fiscale” e “ricevuta fiscale” restano quindi termini in uso nel linguaggio comune, ma sono per lo più residuali dal punto di vista normativo. Nella pratica quotidiana, oggi le attività e i commercianti B2C emettono un documento commerciale, non più una ricevuta o uno scontrino fiscale in senso tecnico. La ricevuta “non fiscale”, invece, resta un documento in uso. È quella che prova il pagamento di una prestazione tra privati.

Ai fini fiscali, le attività e i commercianti che operano in ambito business-to-consumer devono generalmente certificare i corrispettivi tramite documento commerciale, salvo le specifiche esclusioni previste dalla normativa.

La ricevuta, talvolta soggetta a marca da bollo, può invece essere utilizzata per documentare prestazioni di lavoro autonomo occasionale, anche quando il committente è un’azienda o un professionista. 

Se il committente è un sostituto d’imposta, deve applicare una ritenuta sul compenso. Per le ricevute non soggette a IVA di importo superiore a 77,47€, è inoltre prevista l’applicazione di una marca da bollo da 2€.

Fattura, ricevuta e documento commerciale: qual è la differenza? 

Prima di entrare nel dettaglio delle differenze tra fattura e ricevuta, vale la pena chiarire come si inserisce in questo quadro anche il documento commerciale, spesso confuso con gli altri due. 

Vediamo come viene usato ciascuno dei tre documenti:

• La fattura è il documento fiscale e contabile che identifica l’operazione, solitamente emesso elettronicamente tramite SdI;
• La ricevuta di pagamento (o quietanza) attesta semplicemente che un pagamento è stato ricevuto;
• Il documento commerciale è generalmente utilizzato per i corrispettivi al dettaglio nelle operazioni B2C. Ha sostituito la maggior parte dei casi in cui un tempo si emettevano scontrino o ricevuta fiscale.

Con questa distinzione più chiara in mente, vediamo ora nel dettaglio le differenze tra fattura e ricevuta.

Differenze e similitudini tra fattura e ricevuta

La differenza principale tra fattura e ricevuta è la seguente: la fattura viene emessa per documentare fiscalmente un’operazione, mentre la ricevuta serve a chi riceve la prestazione come prova dell’avvenuto pagamento.

Oltre a questa fondamentale divergenza, ce ne sono altre riassunte nella tabella sotto (Tabella 1).

Tabella 1: Differenze tra fattura e ricevuta

Nonostante le differenze, fattura e ricevuta hanno anche alcuni punti di incontro. In entrambi i casi, i documenti possono riportare elementi come la data di emissione, i dati del fornitore del servizio e del cliente e l’importo relativo alla prestazione.

La fattura, a differenza della ricevuta, deve però rispettare specifici requisiti formali previsti dalla normativa, tra cui la numerazione progressiva.

Comunque, generalmente la ricevuta è un documento informale post vendita che contiene meno dettagli rispetto alla fattura.

Si può usare una fattura come ricevuta?

In Italia, fattura e ricevuta sono due documenti distinti. Una fattura documenta fiscalmente un’operazione, mentre la ricevuta attesta che il pagamento è stato ricevuto. Questa sostanziale differenza non rende possibile l’utilizzo intercambiabile dei due documenti.

Per maggiore chiarezza, la fattura non attesta necessariamente l’avvenuto pagamento. Tuttavia, se riporta una specifica indicazione di pagamento, come la dicitura “pagato”, la data del saldo o una quietanza, può anche documentare l’avvenuto pagamento.

In caso contrario, è possibile richiedere al prestatore una ricevuta o quietanza, ad esempio dopo aver pagato una fattura tramite bonifico.

Oppure, se utilizzi costantemente il POS per ricevere pagamenti, puoi consegnare al cliente lo scontrino del POS come prova dell’avvenuta transazione. Attenzione, però: lo scontrino POS non ha valore fiscale e non sostituisce il documento commerciale, quando quest’ultimo è obbligatorio.

Diverso è il caso in cui la fattura includa una conferma di pagamento. Se il fornitore del servizio, o il commerciante, appone diciture come “Pagamento ricevuto”, “Pagato in data [gg/mm/aaaa]” o “Saldo effettuato” sulla fattura, quest’ultima può fungere da documento valido per attestare la ricevuta del pagamento.

Tuttavia, per evitare malintesi, accettare solo transazioni tracciabili, come pagamenti via POS, bonifico bancario o altri metodi elettronici, è il modo migliore e più sicuro per provare la ricezione del pagamento.

Devo emettere sia una fattura che una ricevuta?

L’obbligo di fatturazione elettronica per le transazioni commerciali tra soggetti titolari di partita IVA è in vigore in Italia dal 1° gennaio 2019, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 (Legge 27 dicembre 2017, n. 205). Un complesso sistema di trasmissione dei dati, il Sistema di Interscambio (SdI) garantisce la regolarità e la tracciabilità delle operazioni.

L’obbligo di fattura elettronica è stato esteso anche ai soggetti in regime forfettario tramite l’art. 18 del Decreto Legge 30 aprile 2022, n. 36: inizialmente solo per chi superava i 25.000 euro di ricavi/compensi annui (dal 1° luglio 2022), e poi per la totalità dei forfettari, senza soglie di fatturato, dal 1° gennaio 2024. 

Ad oggi, la fatturazione elettronica riguarda la maggior parte dei titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia, compresi i soggetti che operano in regime forfettario. Restano tuttavia alcune categorie escluse o soggette a regole specifiche.

Per quanto riguarda le ricevute, il discorso è diverso. Nel contesto delle operazioni commerciali verso il pubblico, il documento commerciale è il documento utilizzato per certificare l’operazione. Tuttavia, non attesta necessariamente l’avvenuto pagamento.

Può essere emesso anche quando il corrispettivo non è ancora stato riscosso o è stato pagato solo parzialmente. Per dimostrare l’effettivo pagamento, è quindi importante che riporti l’indicazione della riscossione.

Per quanto riguarda l’emissione delle ricevute di pagamento, si distingue tra due casi:

• Se sei un privato, la ricevuta non fiscale non è obbligatoria, ma è fortemente consigliato emetterla per disporre di un utile documento di avvenuta transazione di prodotti o servizi forniti in maniera occasionale.
• Se sei titolare di partita IVA, la contabile del bonifico può dimostrare che il pagamento è stato disposto, ma non necessariamente che sia andato a buon fine. Per attestare l’effettivo pagamento, è preferibile fare riferimento all’accredito sul conto del beneficiario o a una ricevuta/quietanza rilasciata dal prestatore.

La normativa italiana disciplina anche le ricevute di pagamento. Il Codice Civile riconosce al debitore il diritto di ottenere una quietanza che attesti l’avvenuto pagamento. A seconda della situazione, possono inoltre applicarsi specifiche regole sull’imposta di bollo.

La ricevuta può essere utile, ad esempio, per documentare pagamenti in acconto o parziali, ma non sostituisce la fattura o il documento commerciale quando questi sono obbligatori.

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Quando e come si deve emettere una fattura ai clienti?

La fattura deve essere emessa secondo le tempistiche previste dalla legge. In caso di fattura immediata, deve essere emessa e trasmessa tramite SdI entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Il termine per il pagamento è invece stabilito dalle parti e può prevedere, ad esempio, 30, 60 o 90 giorni. Questi accordi riguardano il pagamento e non modificano gli obblighi relativi all’emissione della fattura.

Non è raro concordare il pagamento parziale dell’importo o un pagamento differito. Per le fatture immediate, la legge prevede che la fattura sia emessa e trasmessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, secondo i criteri previsti dalla normativa. 

Per le prestazioni di servizi, l’operazione si considera effettuata al momento del pagamento. Se la fattura viene emessa o il pagamento viene effettuato prima, l’operazione si considera effettuata, limitatamente all’importo fatturato o pagato, alla data di emissione o di pagamento.

Per emettere la fattura, è possibile utilizzare il servizio dell’Agenzia delle Entrate. Basta accedere al portale e inserire tutti i dati richiesti.

In particolare, dal portale “Fatture e Corrispettivi”, come titolare di partita IVA puoi:

• Generare nuove fatture;
• Trasmetterle via SdI;
• Conservarle;
• Consultarle.

Oltre al portale dell’Agenzia delle Entrate, esistono anche altri software gestionali che integrano la funzionalità di creare e inviare regolarmente le fatture.

Domande frequenti