Oltre la transazione: i manager delle PMI italiane dedicano quasi 30 giornate lavorative all’anno per l’amministrazione dei pagamenti

• Una nuova ricerca rivela che i manager italiani dedicano 4,5 ore alla settimana alla riconciliazione dei pagamenti, al monitoraggio delle fatture e alla preparazione dei dati contabili. Nell’arco di un anno, il tempo equivale a quasi 30 giornate lavorative, che potrebbero essere dedicate alla crescita dell’attività.
• Per quasi la metà dei manager delle PMI (48%), la priorità è acquisire nuovi clienti e aumentare i ricavi, ma solo una parte riesce a trovare il tempo per farlo. Quasi 4 su 10 dedicano alla crescita non più di 5 ore alla settimana.
• Condotta da OnePoll per myPOS su un campione di 500 manager di aziende italiane, la ricerca analizza anche il lavoro manuale che accompagna i pagamenti digitali e le pressioni che frenano la crescita delle imprese del mondo retail, hospitality e dei servizi in Italia.

Per molti titolari e manager di piccole imprese, la giornata lavorativa non si chiude nel momento in cui l’ultimo cliente ha pagato, ma dopo le ultime verifiche tra transazioni, vendite e fatture. Può essere necessario suddividere mance o commissioni, preparare i dati per il commercialista e sollecitare i pagamenti in ritardo. Una transazione conclusa può così segnare l’inizio di un ulteriore carico di lavoro.

Una nuova ricerca commissionata da myPOS segnala che i responsabili di microimprese e PMI italiane dedicano in media 4,5 ore alla settimana alle attività amministrative legate ai pagamenti e alla fatturazione. Nell’arco di un anno, il tempo equivale a quasi 30 giornate lavorative da 8 ore. Più della metà degli intervistati (54%) dedica almeno 4 ore alla settimana a queste attività, mentre il 26% ne impiega 6 o più.

Il carico amministrativo nascosto delle PMI italiane

Dall’indagine emerge che preparare i dati per il commercialista (47%), verificare se i clienti hanno pagato (45%) ed emettere fatture e richieste di pagamento (44%) sono tra le attività amministrative che assorbono più tempo.

Accettare pagamenti digitali non elimina tutto il lavoro che si svolge dietro le quinte. Sebbene l’80% delle aziende intervistate accetti pagamenti con carte di debito o di credito, due terzi, almeno 1 volta alla settimana, devono monitorare o suddividere i pagamenti per dipendente, turno, sede o attività. Tra le imprese che gestiscono internamente questo tipo di attività, il 43% indica gli errori nel monitoraggio manuale come una criticità, mentre per il 28% la riconciliazione richiede troppo tempo.

Per il dottor Dario Polisano, nutrizionista che segue clienti in tutta Italia, l’amministrazione dei pagamenti significava sollecitare i bonifici e controllare l’app della banca tra una consulenza e l’altra. Il passaggio ai link di pagamento myPOS ha permesso ai suoi clienti di pagare al momento della prenotazione, riducendo la necessità di sollecitare gli incassi e verificare gli appuntamenti non confermati.

“Non pensavo che potesse cambiare così tanto le mie giornate”, racconta. “La prima volta che non ho dovuto più preoccuparmi del pagamento, mi sono reso conto di quanto spazio mi avesse liberato”.

Il carico amministrativo descritto dal dottor Polisano va a discapito del tempo che le PMI italiane possono dedicare alla crescita. Quasi la metà degli intervistati (48%) indica come priorità principale per i prossimi 12 mesi l’aumento dei ricavi e l’acquisizione di nuovi clienti. Un ulteriore 29% è concentrato sul miglioramento dell’efficienza e dei margini.

Eppure, quasi 4 intervistati su 10 dedicano non più di 5 ore settimanali alla crescita o al miglioramento della propria attività, mentre circa 1 su 8 indica il tempo e la capacità operativa del titolare come principale ostacolo allo sviluppo. L’amministrazione dei pagamenti è solo una delle attività che assorbono il tempo degli imprenditori: ridurre il lavoro manuale potrebbe lasciare più spazio per acquisire clienti, sviluppare servizi o pianificare il futuro.

Spesa dei clienti e regolamentazione aumentano la pressione

Trovare il tempo per farlo è particolarmente importante in un contesto commerciale più difficile. Quasi la metà degli intervistati (49%) prevede che la riduzione del potere d’acquisto dei clienti avrà un impatto negativo sulla propria attività nei prossimi 12 mesi, mentre il 47% si aspetta conseguenze negative dall’introduzione di nuove leggi o regolamenti.

Queste preoccupazioni emergono mentre l’ISTAT rileva, a settembre 2026, una netta flessione della fiducia dei consumatori, accompagnata da un indebolimento della fiducia delle imprese, in particolare nei servizi e nel retail.

Guardare oltre la transazione

“La tecnologia ha risolto il problema dell’accettazione dei pagamenti; ora stiamo intervenendo su ciò che accade dopo la vendita: il tempo sottratto alle attività amministrative, che potrebbe essere dedicato alla crescita”, ha dichiarato Alessandro Bocca, Country Manager di myPOS Italia. “Gli esercenti non possono controllare la capacità di spesa dei clienti o i cambiamenti normativi. Possono però individuare i processi interni che generano lavoro non necessario. I payment provider possono svolgere un ruolo importante, aiutando le imprese a gestire sia i pagamenti sia le attività che li accompagnano”.

È questo l’approccio alla base dell’offerta myPOS, che integra accettazione dei pagamenti, accredito istantaneo e strumenti per la gestione dell’attività. Gli esercenti possono inviare link di pagamento, monitorare le richieste non saldate e verificare l’arrivo degli incassi. I fondi vengono accreditati istantaneamente sul conto myPOS, contribuendo a mantenere attivo il flusso di cassa. Per semplificare la riconciliazione quotidiana, è inoltre possibile riunire pagamenti, vendite e report con myPOS Cash Register.

Con tutti questi strumenti collegati in un’unica piattaforma, gli esercenti possono dedicare meno tempo a sollecitare i pagamenti e a passare da un sistema all’altro, e più tempo alla gestione della propria attività.

La ricerca approfondisce anche le differenze tra imprese per dimensione e settore: dalla gestione di mance e commissioni all’equilibrio tra acquisizione di nuovi clienti ed efficienza operativa. I risultati completi e i grafici scaricabili sono disponibili qui.

Nota metodologica

La ricerca è stata condotta da OnePoll per conto di myPOS tramite interviste online con metodologia CAWI, dall’11 al 22 settembre 2026. Ha coinvolto 500 intervistati appartenenti ad aziende italiane con un numero di dipendenti compreso tra 1 e 249, attive nei settori beauty e wellness, festival ed eventi, food & beverage, hotel e strutture ricettive e retail. L’equivalenza annuale è calcolata sulla base della media delle ore settimanali, moltiplicata per 52 settimane e rapportata a giornate lavorative di otto ore.