Gastronomie-Kalkulation: So berechnen Sie Lebensmittelkosten

Eine sorgfältige Kalkulation in der Gastronomie ist der wichtigste Faktor, um wirtschaftlich und gewinnorientiert zu handeln. Sie umfasst die Berechnung von Wareneinsätzen, Selbstkosten Verkaufspreisen und Deckungsbeiträgen für das gesamte Speise- und Getränkenangebot.

Bei der Festlegung von Preisen für die Speisekarte ist die genaue Berechnung die zentrale Grundlage. Zudem lassen sich dadurch Personal- und Betriebskosten decken, die Verschwendung kontrollieren und die Rentabilität gewährleisten.

Dafür bedarf es zuverlässiger Bestandslisten und Lieferantenrechnungen sowie eine strukturierte Rezeptvorbereitung. Transparenz bei Kassenzetteln und Zahlungsbelegen ist für die Kalkulation ebenfalls unerlässlich. Mit der richtigen Planung stellen Sie einen erfolgreichen Restaurantbetrieb sicher.

Was ist Gastronomie-Kalkulation?

Mit der Kalkulation in einem Restaurant wird die Berechnung von Kosten, Verkaufspreisen und Margen beschrieben. 

Dabei werden Wareneinsatz, Warenkosten, Selbstkosten und Verkaufspreise inkludiert:

• Der Wareneinsatz umfasst die Kosten der für die Speisen und Getränke tatsächlich eingesetzten Zutaten. 
• Mit Warenkosten sind die gesamten Kosten für die verbrauchten Waren gemeint. 
• Selbstkosten umfasst alle Ausgaben, die entstehen, um ein Gericht oder Getränk anzubieten.
• Der Verkaufspreis ist das, was der Gast zahlt.

Die Speise- und Getränkekalkulation dienen beide dem Ziel, einen wirtschaftlich rentablen Verkaufspreis zu ermitteln. Allerdings gibt es zwischen Speisen und Getränken Unterschiede in der Kostenstruktur und bei den Verlusten. Für die Preiskalkulation ist das Rezept die Berechnungsgrundlage, Getränkepreise werden anhand des Einkaufspreises pro Flasche oder Fass und der daraus entstehenden Ausschankmenge berechnet.

Wareneinsatz sowie Personal- und Gemeinkosten und die Umsatzsteuer beeinflussen den Gesamtpreis. Sie müssen gedeckt sein, dazu muss ein Gewinn aufgeschlagen werden. Während der Umsatz sämtliche Einnahmen umfasst, entsteht der Gewinn, wenn alle Kosten vom Umsatz abgezogen werden.

Warum ist eine genaue Kalkulation in der Gastronomie wichtig?

Die Kalkulation mit der Auflistung aller Kosten und dem geplanten Gewinn beeinflusst die Preisgestaltung und die Rentabilität stark. Nur wenn dauerhaft ein Gewinn erwirtschaftet wird, ist ein Restaurant rentabel.

Eine regelmäßige Prüfung hilft dabei, Verschwendung, zu große Portionen, Diebstahl und erhöhte Lieferantenpreise transparent aufzuzeigen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln.

Vor allem beim Einkauf, in der Lagerverwaltung der Speisekartenplanung ist eine zuverlässige Kalkulation der wichtigste Aspekt. Sind Kosten hoch und der Preis ist zu niedrig kalkuliert, können an sich beliebte Gerichte einen zu niedrigen Deckungsbeitrag erzielen. Dann bleibt trotz vieler verkaufter Portionen nur wenig übrig, um die Fixkosten zu decken und Gewinn zu erwirtschaften.

Preisentscheidungen beeinflussen die Einnahmen unmittelbar. Sind sie zu niedrig, reichen die Erlöse nicht aus, um die Ausgaben zu decken. Das kann zu Liquiditätsverlusten führen und dafür sorgen, dass Fixkosten für Miete, Gehälter oder Versicherungen dauerhaft nicht gedeckt werden.

So berechnen Sie den Wareneinsatz Schritt für Schritt

Der Wareneinsatz ist eine wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl in der Gastronomie. Er zeigt die Kosten der verbrauchten Waren in einem gastronomischen Betrieb an. Um den Wareneinsatz zu kalkulieren, ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoll.

Wählen Sie einen Berechnungszeitraum

Zunächst legen Sie den Zeitraum fest, für den Sie den Wareneinsatz kalkulieren. Die Berechnung kann wöchentlich, monatlich oder pro Abrechnungszeitraum erfolgen. Es empfiehlt sich, identische Stichtage für Bestandsaufnahme sowie Ein- und Verkauf zu wählen.

Mit wöchentliclhen Überprüfungen lassen sich etwaige betriebliche Probleme frühzeitig identifizieren. Einheitliche Zeiträume ermöglichen außerdem einen zuverlässigen Vergleich zwischen den Berechnungen.

Arbeiten Sie mit einheitlichen Nettowerten

Für die Bewertung von Beständen und Einkäufen ziehen Sie die Netto-Einkaufspreise hinzu. Vergleiche sollten nicht mit dem Brutto-, sondern mit dem Netto-Umsatz erfolgen. 

Auch beim Einkauf sollten Netto- nicht mit Bruttokosten vermischt werden. Bei der Kalkulation sind Speisen, alkoholhaltige und alkoholfreie Getränke zu trennen.

Ermitteln Sie den Anfangsbestand

Der Anfangsbestand im Lager zu Beginn des Berechnungszeitraums dient als Basis für die Kalkulation. Dafür zählen Sie den Bestand in Küche, Trockenlager, Kühlschränken, Gefriertruhen sowie im Keller und an der Bar oder Theke.

Hierfür sind einheitliche Preise und Maßeinheiten zu verwenden. Auch geöffnete Flaschen und teilweise verbrauchte Produkte müssen systematisch erfasst werden. Auch im Bestand sollten Speise und Getränke getrennt erfasst werden.

Fügen Sie Einkäufe hinzu

Nun addieren Sie die im Zeitraum erhaltenen Speise- und Getränkekäufe. Hierfür sind Netto-Beträge zu erfassen, nachdem Rabatte und Nachlässe abgezogen wurden. Dabei sind auch Noteinkäufe und sogenannte Cash-and-Carry-Einkäufe, die Sie direkt im Großmarkt gekauft haben, einzubeziehen.

Denken Sie daran, Lieferantengutschriften, Rückerstattungen und Retouren abzuziehen. Die Einkäufe sind dem Zeitraum, in dem Sie die Waren erhalten haben, zuzuordnen.

Schlussbestand berechnen

Nun geht es an die Kalkulation des Schlussbestands, indem Sie den am Ende des Zeitraums verbleibenden Lagerbestand zählen und bewerten. Die Methode ist dieselbe wie beim Anfangsbestand. Waren, die beschädigt, abgelaufen oder unbrauchbar sind oder fehlen, müssen separat erfasst werden.

Es sollte möglichst immer eine genaue physische Zählung erfolgen, keine Schätzung. Idealerweise führen Sie Bestandsaufnahmen immer zum gleichen Zeitpunkt vor oder nach dem Service durch. So stellen Sie sicher, sauber zu arbeiten und eine vergleichbare Datenbasis zu haben.

Berechnung des tatsächlichen Wareneinsatzes

Der Wareneinsatz wird anhand folgender Formel kalkuliert:

Anfangsbestand + Einkäufe – Endbestand

Hat beispielsweise der Anfangsbestand einen Wert von 2.500 Euro, die Einkäufe umfassen 8.000 Euro und liegt der Endbestand 1.800 Euro, ergibt die Formel folgenden Warneinsatz:

2.500 + 8.000 – 1.800 = 8.700 Euro Wareneinsatz

Bei der Kalkulation ist es ebenfalls ratsam, die Summen für Speisen und Getränke separat zu berechnen. Bedenken Sie: Einkäufe alleine spiegeln jedoch nicht den tatsächlichen Verbrauch wieder, sondern nur die eingegangenen Waren.

Wenn es ungewöhnlich hohe Verbräuche oder Bestandsdifferenzen gibt, sollten Sie die Gründe hierfür sorgfältig prüfen, um zu prüfen, wo es eventuell Unstimmigkeiten gibt.

Netto-Umsatz mit Speisen und Getränken berechnen

Nun geht es daran, den Netto-Umsatz, den Sie mit den gekauften Waren im Abrechnungszeitraum erzielt haben, zu berechnen. Dabei sind Einnahmen aus dem Verkauf von Speisen, alkoholischen und alkoholfreien Getränken sowie andere Einnahmen zu trennen. 

Um den Netto-Umsatz zu berechnen, ziehen Sie den korrekten Umsatzsteuerbetrag ab.

Wichtig ist hier eine einheitliche Erfassung von Rabatten, Stornierungen, Rückerstattungen, Personalverpflegung und Gratisartikeln, etwa kleine Digestifs, die aufs Haus gehen. 

Nutzen Sie den Plattformumsatz vor Abzug der Lieferprovision als Grundlage für Ihre Kalkulation. Achten Sie darauf, die POS-Einnahmen mit Plattformzahlungen sowie Bar-, Gutschein- oder Kartenzahlungen, etwa über mobile EC-Terminals, abzustimmen.

Berechnung der Wareneinsatzquote

Zum Schluss berechnen Sie die Wareneinsatzquote. Sie wird anhand dieser Formel ermittelt:

Wareneinsatz ÷ Netto-Umsatz × 100

Auch hier sind separate Prozentsätze für Speisen und Getränke zu ermitteln. In der Praxis sieht das beispielsweise folgendermaßen aus:

Liegt der Wareneinsatz bei 8.700 Euro und plant das Restaurant mit einer Wareneinsatzquote von 30 %, muss es zunächst hierfür den erforderlichen Netto-Umsatz ermitteln. Dieser ergibt sich, wenn der Wareneinatz durch die Wareneinsatzquote geteilt wird, was so aussieht:

8.700 ÷ 0,30 = 29.000 Euro Netto-Umsatz

Für den Brutto-Umsatz ist die Umsatzsteuer aufschlagen, beispielsweise 19 %: 29.000 Euro × 1,19 = 34.510 Euro

Das bedeutet: Erzielt das Restaurant einen Netto-Umsatz von 29.000 Euro, beträgt der Wareneinsatz 8.700 Euro bzw. 30 % des Umsatzes. Die verbleibenden 20.300 Euro dienen dazu, Personalkosten, Miete, Energie, Versicherungen und weitere Betriebskosten zu decken sowie einen Gewinn zu erwirtschaften.

Dieses Ergebnis vergleichen Sie mit den Ergebnissen aus früheren Zeiträumen sowie internen Zielvorgaben. Dabei sollten Sie die Leistung nicht allein anhand eines kombinierten Prozentsatzes zu bewerten, denn es gibt viele Einflussgrößen, die dabei zu berücksichtigen sind, etwa steigende Lebensmittelpreise.

Es ist zudem sinnvoll, die eigene Wareneinsatzquote auch mit branchenüblichen Werten zu vergleichen. Das hilft dabei, Optimierungspotenziale aufzudecken.

So berechnen Sie die Kosten eines Gerichts

Um die Wirtschaftlichkeit genau aufzuschlüsseln, hilft es, die Kosten für jedes einzelne Gericht zu kalkulieren. So finden Sie heraus, welche Gerichte besonders profitabel sind und welche eher geringe Deckungsbeiträge erzielen.

Erstellen Sie eine Rezeptur oder ein Kalkulationsblatt

Als Grundlage fungiert das Rezept oder ein Kalkulationsblatt mit allen Zutaten und Mengen pro Portion in Einkaufseinheiten wie Kilogramm, Liter, Stück oder Packungen. Dann erfassen Sie den aktuellen Netto-Einkaufspreis für jede Zutat.

Dabei sind auch Soßen, Öle, Gewürze sowie Brot, Garnituren oder Beilagen einzubeziehen. Berechnen Sie zudem die gemeinsam genutzten Zubereitungen, bevor Sie deren Portionskosten zuordnen.

Ausbeute und Zubereitungsverluste berücksichtigen

Die Kosten berechnen Sie nicht anhand des Einkaufsgewicht, sondern durch die nutzbare Menge. Bei jeder Zubereitung geht auch ein Teil der Zutaten verloren, etwa durch das Schälen, Putzen, Garen oder Auftauen.

Dieser Verlust ist mit einzukalkulieren, um die nutzbare Menge zu ermitteln. Hierbei sollte darauf geachtet werden, realistische Prozentsätze für die Ausbeute von Fleisch, Fisch, Gemüse und anderen Zutaten zu ermitteln. Falls sich Zubereitungsmethoden, Lieferanten oder Stückgröße ändern, müssen die Ausbeuten angepasst werden.

Wareneinsatz pro Portion berechnen

Um den Wareneinsatz für jede Portion zu erhaltne, multiplizieren Sie die Menge jeder Zutat mit den jeweiligen Stückkosten und addieren dann alle Zutaten. So erhalten Sie den Wareneinsatz für jede Portion. Dabei sind auch Beilagen zu inkludieren.

Falls sich Preise, Rezepte oder Portionsgrößen ändern, muss das Ergebnis entsprechend neu berechnet und angepasst werden. Um eine kontinuierliche Küchenleistung sicherzustellen, sollten Sie außerdem Standardrezepte verwenden.

So berechnen Sie den Verkaufspreis

Der Wareneinsatz pro Portion ist wichtig, um die Verkaufspreise richtig zu kalkulieren. Mit einer angemessenen Preisgestaltung erzielen Sie einen ausreichenden Gewinn und bleiben gleichzeitig wettbewerbsfähig.

Berechnen Sie den angestrebten Deckungsbeitrag

Für die Preiskalkulation ermitteln Sie zunächst den gewünschten Deckungsbeitrag, also den Betrag, der die Fixkosten komplett abdeckt. Hierfür bestimmen Sie, wie viel jeder Verkauf zu den Arbeits- und Fixkosten beiträgt. 

Für die Deckungsbeitragsermittlung subtrahieren Sie den Wareneinsatz vom Netto-Verkaufspreis.

Es ist wichtig, den Deckungsbeitrag in Euro und Prozent zu berechnen. Prüfen Sie auch, ob das Gericht im Verhältnis zur Zeit, die für die Zubereitung erforderlich ist, eine ausreichende Marge erzielt. So stellen Sie fest, ob das Gericht wirtschaftlich ist.

Achten Sie jedoch darauf, Gerichte nicht nur deshalb auszuwählen, weil sie eine geringe Wareneinsatzquote haben. Auch Nachfrage und Beliebtheit bei Kunden sind zentrale Faktoren.

Personal- und Betriebskosten einbeziehen

Für eine vollständige Rentabilitätskosten müssen Sie die vollen Selbstkosten hinzuziehen. Dazu zählen Kosten für den Personal- und Serviceaufwand in der Küche und im Service. Zudem sind Betriebskosten für Miete, Energie, Reinigung, Versicherungen, Software und Verwaltung aufzuschlüsseln und in die Kalkulation einzubeziehen.

Für eine saubere Kalkulation der Gemeinkosten bedarf es einer einheitlichen und nachvollziehbaren Methode. Des Weiteren muss zwischen variablen und monatlichen Fixkosten unterschieden werden.

Den Nettoverkaufspreis berechnen

Für den Nettoverkaufspreis addieren Sie Wareneinsatz oder Selbstkosten mit dem Deckungsbeitrag. Hierbei fungieren der Kalkulationsfaktor und der Rohaufschlag vor allem als Hilfsmittel und Unterstützung, nicht unbedingt als vollständige Methoden. 

Die Formel für die Berechnung lautet:

Wareneinsatz ÷ gewünschte Wareneinsatzquote

Das Ergebnis gleichen Sie mit Konzept, Standort, Portionsgröße und Kundenerwartungen ab. Führen Sie auch ein Benchmark mit Konkurrenzpreisen durch. Dabei sollten Sie jedoch die Berechnungen von Wettbewerbern nicht kopieren.

Umrechnung des Nettopreises in den Menüpreis

Der Nettopreis ist die Grundlage für den Menüpreis inklusive der Umsatzsteuer, die regulär 19 % beträgt. Die Werte für Speisen und Getränke müssen innerhalb von Menüs oder Menü-Angeboten korrekt getrenntwerden.

Die Endpreise für den Kunden umfassen Umsatzsteuer, Service und obligatorische Zuschläge. Beim Aufrunden der Preise muss eine ausreichende Marge bestehen, die die Rentabilität gewährleistet.

Welche Kosten sollten in gastronomischen Kalkulationen berücksichtigt werden?

In Gastronomiebetrieben fällt eine Vielzahl von Kosten an. Manche sind offensichtlich, andere werden oftmals vergessen. 

Dabei ist es wichtig, alle Aufwendungen einzukalkulieren:

• Kosten für Zutaten, Getränke, Soßen, Garnierungen, Beilagen und Gratis-Produkte
• Verpackungs- und Lieferkosten für Speisen zum Mitnehmen sind separat zu erfassen oder einheitlich zu inkludieren
• Arbeits- und Betriebskosten
• Mitarbeiterverpflegung, Inhaberentnahmen, Werbeaktionen und kostenlose Gerichte sind ebenfalls getrennt zu erfassen
• Auch Plattformprovisionen und Zahlungsgebühren sind separat als Vertriebskosten anzuführen

Bei der Berechnung all dieser Kosten muss eine Einordnung in einheitliche Kostenkategorien erfolgen. So ist sichergestellt, dass Buchhaltung, Lagerbestand und Kassensystemberichte dieselben Positionen und Werte enthalten.

Speisenkalkulation vs. Getränkekalkulation

Bei der Kosten- und Preisberechnung müssen Speisen und Getränke immer getrennt behandelt werden. Sie weisen unterschiedliche Margen auf, zudem sind Getränke mit 19 % Umsatzsteuer belegt, Speisen jedoch nur mit 7 %. Daher sollten Sie jeweils separate Zielmargen für Speisen, Bier, Wein, Spirituosen, Kaffee und alkoholfreie Getränke festlegen.

Bei zubereiteten Speisen sind Rezeptkalkulation und essbare Ausbeute relevant, Getränke werden mit Flaschen- oder Portionsgrößen, Einkaufspreisen und der erwarteten Portionsanzahl kalkuliert. Berücksichtigen müssen Sie hier Verschüttungen, kostenlose Ausschankmengen, Bruch und kostenfreie Getränke. 

Bei der Kalkulation für Wein im Glas sind auch realistische Verluste nach dem Öffnen der Weinflasche einzubeziehen.

Tatsächlicher vs. theoretischer Wareneinsatz

Es gibt verschiedene Faktoren, die den Wareneinsatz in der Gastronomie beeinflussen. Um sie zu beziffern, hilft es, den tatsächlichen und den theoretischen Wareneinsatz gegenüberzustellen.

Den tatsächlichen Wareneinsatz ermitteln Sie mithilfe von Anfangsbestand, Einkäufen und Endbestand. Um den theoretischen Wareneinsatz zu erhalten, nutzen Sie die erfassten Umsätze und Rezeptkosten. Dann kalkulieren Sie die Differenz zwischen den Beträge.

Die Abweichung hilft dabei, eventuelle Verschwendung, zu große Portionen, Bestandsverluste oder nicht erfasste Umsätze zu identifizieren und zu überlegen, wie sie sich vermeiden lassen.

Prüfen Sie die Differenz aufgeschlüsselt nach Produkten, Gerichten, Schichten, Küchenbereichen oder dem Standort. So wissen Sie, an welchen Stellen Sie ansetzen müssen.

Achten Sie darauf, die theoretischen Kosten immer direkt anzupassen, falls sich Rezepturen oder Lieferantenpreise ändern. Das ist wichtig, um die Kalkulation sauber und realistisch durchzuführen.

Was ist eine gute Wareneinsatzquote?

Welche Wareneinsatzquote für Ihren gastronomischen Betrieb wirtschaftlich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. 

Je nach Konzept, Produktmix, Service und Preisgestaltung können unterschiedliche Prozentsätze als Optimum gelten:

• Restaurants haben meist ein breites Speisenangebot, einen höheren Personal- und Serviceaufwand und nutzen oft eine Mischkalkulation, die günstige und teure Gerichte beinhaltet. Hier sind Quoten von 28 bis 35 % wirtschaftlich. Im Fine-Dining-Bereich werden meist auch höhere Quoten angesetzt, da der Fokus auf hochwertigen Produkten, mehr Vielfalt, kleineren Mengen und höheren Qualitätsansprüchen liegt.
  
• Cafés haben hingegen einen niedrigeren Wareneinsatz bei Getränken, dafür können Speisen und Getränke dort eine höhere Quote aufweisen. Im Schnitt gilt hier eine Quote von 25 bis 32 % als sinnvoll.
  
• Bei Bars und Kneipen liegt der Fokus auf Getränken, die einen vergleichsweise niedrigen Wareneinsatz aufweisen, sodass eine Quote von 18 bis 25 % einen guten Richtwert darstellt.
  
• Bei Imbissen gibt es meist standardisierte Abläufe, ein begrenztes Angebot und einen hohen Durchsatz, was eine niedrigere Wareneinsatzquote von 25 bis 32 % ermöglicht.
  
• Im Catering machen standardisierte Menüs und eine detaillierte Mengenplanung den Wareneinsatz kontrollierbar machen. Allerdings können hochwertige Produkte und individuelle Leistungen die Quote erhöhen. Je nach Konzept sind hier 25 bis 35 % üblich.

Die genannten Zielwerte sind jedoch nicht allgemeingültig, sondern nur Anhaltspunkte. Entscheidend ist, dass die Wareneinsatzquote zum Geschäftsmodell passt. Daher sollten Sie immer prüfen, ob der verbleibende Deckungsbeitrag nach dem Wareneinsatz ausreicht, um die übrigen Betriebskosten zu decken und einen angemessenen Gewinn zu erzielen.

Hier kommt es darauf an, neben den prozentualen Ergebnisse auch die erzielte Marge in Euro zu ermitteln.

So verbessern Sie die Kalkulationen in der Gastronomie

Es gibt verschiedene Ansatzpunkte, mit denen es gelingt, die Lebensmittelkosten in der Gastronomie zu optimieren. 

Dabei helfen unter anderem die folgenden Maßnahmen:

• Achten Sie darauf, regelmäßig Einkaufspreise und Rezepturen anzupassen und sie immer auf dem aktuellen Stand zu halten.
  
• Die Standardisierung von Rezepten, Portionen, Ausbeuten und Anrichtungsarten hilft dabei, die Kalkulation wirtschaftlicher zu machen.
  
• Vergleichen Sie in regelmäßigen Abständen Lieferantenpreise und -konditionen, Qualität und die verwertbare Ausbeute. So können Sie Lieferanten oder Rezepturen anpassen, um die Lebensmittelkosten zu senken.
  
• Überprüfen Sie Ihre Lieferungen anhand von Bestellungen und Rechnungen, um eventuelle Sparpotenziale bei Warenkosten zu identifizieren.
  
• Bei Preisänderungen, vor allem im größeren Umfang, ist es sinnvoll, die Kalkulation pro Gericht erneut vorzunehmen, um die Wareneinsatzquote anzugleichen.
  
• Betrachten Sie Positionen auf Ihrer Speisekarte kritisch anhand von Beliebtheit und Deckungsbeitrag. Das Streichen umsatzschwacher Gerichte sowie die Anpassung von Portionsgrößen, eine neue Preisgestaltung oder die Neuplanung von Gerichten können die Rentabilität verbessern.

Die Kalkulation sollte regelmäßig im Hinblick auf Verbesserungspotenziale geprüft werden. So reagieren Sie schnell auf Markt- oder Preisänderungen und bleiben wettbewerbsfähig.

So senken Sie den Wareneinsatz, ohne die Qualität zu beeinträchtigen

Beim Wareneinsatz sollte die Prämisse immer sein, die beste Qualität zum geringstmöglichen Preis zu erhalten. So sorgen Sie für ein optimales Preis-Leistungsverhältnis. 

Folgende Vorgehensweisen können dabei unterstützen:

• Optimierung von Bestellhäufigkeit und Nachfrageprognose
• Nutzung des First-in-first-out-(FIFO)-Prinzips bei der LAgerumschlagsrate und Festleglung klarer Verantwortlichkeiten bei der Lagerhaltung
• Verringerung von Überportionierungen durch standardisierte Portionierhilfen wie Waagen oder Schöpflöffeln
• Zutaten sollten in mehreren Gerichten einsetzbar sein
• Einsatz saisonaler Produkte, sofern Preis und Qualität zum Konzept passen
• Verhandlung von Lieferkonditionen mit Blick auf Preis und Qualität
• Schulung des Personals, damit es jeden Artikel, der den Bestand verlässt, erfasst
• Anpassung von Zubereitungsmengen an Verkaufsmuster

Mit diesen Maßnahmen fördern Sie eine konstante Qualität Ihres Angebots, während Sie gleichzeitig die Kosten reduzieren und die Wirtschaftlichkeit erhöhen.

Häufige Rechenfehler in der Gastronomie

Kalkulationsfehler passieren schnell, können jedoch weitreichende finanzielle Konsequenzen haben. 

Die folgenden sollten Sie vermeiden:

• Einkäufe werden oft als tatsächlicher Wareneinsatz behandelt. Dadurch bleiben jedoch Zubereitungsverluste oder höhere Einsatzmengen unberücksichtigt.
  
• Zahlen für Speisen und Getränke werden vermischt. Da diese beiden Kategorien Unterschiede bei der Kalkulation aufweisen, ist es wichtig, sie immer streng getrennt zu behandeln, um realistische Zahlen zu ermitteln.
  
• Arbeits- und Gemeinkosten werden bei der Preisgestaltung außer acht gelassen, sodass diese Kosten nicht berücksichtigt werden, obwohl sie immer anfallen.
  
• Veraltete Rezeptmengen oder Lieferantenpreise können die Kalkulation ebenfalls verfälschen.
  
• Ertragsverluste, Abfall, Gratisartikel oder Personalverpflegung werden bei der Kalkulation nicht berücksichtigt. Dies führt dazu, dass anfallende Kosten nicht eingerechnet werden, was den Gewinn schmälert.
  
• Es werden bei der Preiskalkulation ausschließlich Netto-Lieferbeträge als Grundlage verwendet, anstatt den Brutto-Umsatz zu berechnen. Die Umsatzsteuer ist bei den Preisen, die Ihre Gäste zahlen, jedoch immer mit einzubeziehen.
  
• Es wird ein einheitlicher Kalkulationsfaktor auf alle Menüpunkte angewendet. Dies lässt Unterschiede beim Wareneinsatz, bei der Besteuerung und den Kosten außen vor.
  
• Branchenprozentsätze werden unkritisch übernommen, ohne die eigenen Kosten zu prüfen. Nicht immer passen Wettbewerbsquoten zu den Gegebenheiten im eigenen Betrieb.
  
• Ergebnisse werden kalkuliert, ohne größere Abweichungen zu überprüfen. So werden eventuell zu hohe Kosten, Verluste und andere Differenzen nicht aufgedeckt.

Behalten Sie diese Punkte immer im Blick und denken Sie daran, alle Werte realistisch einzuberechnen und Änderungen direkt in die Kalkulation zu übernehmen. Andernfalls verfälscht dies das Endergebnis.

Wie myPOS die Kostenkontrolle in der Gastronomie unterstützen kann

Mithilfe von myPOS ist es möglich, Zahlungen per Karte, kontaktlos oder mobile Wallets zu akzeptieren. Transaktionsaufzeichnungen helfen dabei, Zahlungssummen mit den POS-Umsätzen abzugleichen.

Diese Zahlungsdaten ergänzen die Umsatz- und Rezeptberichterstattung auf der Ebene der Artikel. Mobile EC-Terminals für Tische, Theken, Terrassen und das mobile Catering ermöglichen das flexible, orgsungebundene Akzeptieren von Zahlungen.

Zudem können Sie für Anzahlungen, Veranstaltungen, Catering oder Gruppenbuchungen Zahlungslinks einsetzen und Zahlungsabgleiche mit ausstehenden Salden und der Liquiditätsübersicht verknüpfen.

Achten Sie stets darauf, dass die Zahlungsberichterstattung gegenüber der Rezeptur-, Bestands- und Kostenkontrolle eine untergeordnete Rolle spielen sollte.

Häufige Fragen

Wie kann ich die Lebensmittelkosten über mehrere Standorte meiner Restaurantkette hinweg effektiv nachverfolgen?

Die Nachverfolgen der Lebensmittelkosten ist mit einheitlcihen Kennzahlen wie der Wareneinsatzquote möglich. Erfassen Sie Einkäufe, Lagerbestände und Inventurdifferenzen standardisiert, um Standorte vergleichen zu können.

Wie wirken sich saisonale Zutaten auf meine Gesamtkalkulation der Lebensmittelkosten aus?

Saisonale Zutaten können die Kosten je nach Ernteertrag, Verfügbarkeit und Einkaufspreise verändern und die Wareneinsatzquote erhöhen oder senken. Daher ist es sinnvoll, Kalkulation und Speiseangebot regelmäßig anzupassen.

Wie oft sollte ich meine Menüpreise aufgrund von Schwankungen bei den Lebensmittelkosten anpassen?

Menüpreise sollten immer dann geprüft und angepasst werden, wenn sich die Lebensmittelpreise dauerhaft oder deutlich ändern. Wie häufig das erfolgt, hängt von Konzept, Produktmix und der Preissensibilität der Gäste ab.

Wie kann die Portionskontrolle meine Effizienz bei den Lebensmittelkosten direkt beeinflussen?

Die Kontrolle von Portionen hilft dabei, die kalkulierte Zutatenmenge einzusetzen, Überportionierung zu reduzieren und Verschwendung zu vermeiden. So kontrollieren Sie den tatsächlichen Wareneinsatz und halten die Wareneinsatzquote stabil.

Wie kann ich Strategien zur Abfallreduzierung umsetzen, um die Lebensmittelkosten zu senken?

Die bedarfsgerechte Bestellung, korrekte Lagerung, genaue Portionsplanung und gezielte Verwendung von Resten unterstützt dabei, Abfälle zu reduzieren und die vorhandenen Lebensmittel effizienter zu nutzen.

Welche steuerlichen Auswirkungen haben Lebensmittelkostenabzüge in meinem Restaurant?

Betrieblich veranlasste Lebensmittelkosten können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Dadurch schmälern sie den steuerpflichtigen Gewinn. Zudem können Sie die gezahlte Vorsteuer für eingekaufte Ware vom Finanzamt zurückfordern, sofern ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen.