Was ist Kostenkontrolle: Bedeutung und Strategien

Die Kostenkontrolle ist ein wichtiges Element des Finanzmanagements in jedem Unternehmen. Sie trägt entscheidend zur Liquidität und Rentabilität bei. Dabei geht es neben der Senkung von Ausgaben auch um eine kluge Investitionsplanung.

Aufgrund ihrer weitreichenden Bedeutung ist die Kostenkontrolle kein reines Instrument der Finanzabteilung von Unternehmen, sondern betrifft die gesamte Organisation.

Erfahren Sie in unserem Beitrag, was Sie bei einer strukturierten Kostenkontrolle beachten sollten, warum sie so wichtig für jedes Unternehmen ist und mit welchen Schritten sie sich optimal umsetzen lässt.

Was ist Kostenkontrolle?

Die Kostenkontrolle dient dazu, Ausgaben zu identifizieren und Ansätze zu ermitteln, um sie zu senken. Dadurch werden Potenziale ausgeschöpft, die dabei helfen, den Unternehmensgewinn zu steigern. Sie kann sowohl unternehmensweit als auch auf der Projektebene durchgeführt werden.

Kernkonzept der Kostenkontrolle

Im Wesentlichen geht es darum, die im Unternehmen verursachten Kosten zu überwachen. Jede Ausgabe wird hinsichtlich ihrer Ursache überprüft, um anschließend zu analysieren, wie wirtschaftlich und sinnvoll diese Ursache ist.

Zudem werden auch Abweichungen der Kostenplanung überprüft. Das Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit sämtlicher Bereiche und Prozesse, vom Marketing bis zur Fertigung, hinsichtlich ihrer Effizienz und möglicher Sparpotenziale hin zu untersuchen.

In Deutschland ist eine sorgfältige Kostenkontrolle gerade für energieintensive Branchen wie die Chemie-, Automobil- oder Stahlindustrie von Bedeutung. Hier sind die Ausgaben für Energie oftmals ein starker Kostentreiber und können den Gewinn schmälern.

Wesentliche Bestandteile der Kostenkontrolle

Zu den Elementen, die jede Kostenkontrolle aufweisen sollte, gehören der Soll-Ist-Abgleich, eine Abweichungsanalyse und das Berichtswesen. So wird sichergestellt, dass die Ausgaben die Finanzplanung nicht unbemerkt überschreiten.

Als Ausgangspunkt fungieren die Soll-Daten. Sie werden dem Finanzplan oder der Kostenschätzung entnommen. Ihnen werden die Ist-Kosten gegenübergestellt, die durch alle angefallenen Ausgaben und Rechnungen ermittelt werden. So wird ermittelt, ob, an welchen Stellen und in welcher Höhe es eine Abweichung von der Kostenplanung gibt.

Die Abweichungsanalyse ermittelt die konkreten Gründe für die höheren Kosten und untersucht, welche Gegenmaßnahmen sich hier ergreifen lassen. Die Kostenprognose sagt voraus, wie sich die Gesamtkosten voraussichtlich bis zum Projektende oder Jahresabschluss entwickeln werden.

Die Daten werden in Form eines Berichtes aufbereitet. Der Bericht enthält eine detaillierte Auflistung aller Maßnahmen, mit denen die Kosten reduziert werden können. Um möglichst frühzeitig eingreifen zu können, ist es daher unerlässlich, die Kostenkontrolle kontinuierlich durchzuführen.

Kostenarten in der Kostenkontrolle

Die Kostenartenanalyse dient dazu, die entstandenen Ausgaben in entsprechende Kategorien einzuteilen. Dadurch ist eine transparente Ermittlung der entstandenen Kosten möglich. Sie lassen sich unter anderem in die zwei folgenden Kategorien einteilen:

Fixkosten und variable Kosten

Die Gesamtkosten umfassen die fixen und die variablen Kosten. 

Fixkosten sind dabei Ausgaben, die gleich bleiben und unabhängig vom Produktionsvolumen sind oder sich höchstens stufenweise mit dem Produktionsvolumen ändern können. Sie fallen auch bei Produktionsstillstand an. Dazu gehören etwa Miete, Gehälter oder Versicherungen. Kurzfristig lassen sie sich oft nur schwer ändern, langfristig können Sie Preisvergleiche und Verhandlungen für die Kostenkontrolle nutzen oder nicht genutzte Verträge kündigen.

Variable Kosten ändern sich mit der Produktionsmenge. Sie umfassen Ausgaben wie Rohstoff-, Verpackungs- oder Frachtkosten. Um hier Kosten zu senken, hilft es, beim Einkauf anzusetzen. Günstigere Lieferantenverträge oder eine Senkung des Materialeinsatzes sorgen für eine Kostenreduzierung.

Direkte und indirekte Kosten

Direkte Kosten sind solche, die unmittelbar einem Projekt oder einem Produktportfolio zugeordnet werden können, beispielsweise Rohstoffe oder Produktionslöhne. Sie lassen sich einfach steuern, da sie sich mit der Produktionsmenge oder dem Arbeitsvolumen ändern lassen.

Indirekte Kosten, im Rechnungswesen auch Gemeinkosten genannt, umfassen Ausgaben, die dem gesamten Betrieb zugutekommen, wie die Büromiete, Energiekosten oder Verwaltungsausgaben. In Deutschland nutzen Unternehmen immer häufiger die Digitalisierung von Prozessen und die Nutzung von Shared-Services-Modellen, um die Gemeinkosten zu senken.

Warum ist Kostenkontrolle wichtig?

Die Kostenkontrolle ist ein entscheidender Hebel, mit dem Unternehmen ihre Wirtschaftlichkeit sicherstellen und so langfristig wettbewerbsfähig bleiben:

• Sie verbessert die Rentabilität, da sie es ermöglicht, Potenziale zur Kostensenkung zu identifizieren und auszuschöpfen und so den Nettogewinn zu steigern.
  
• Sie steigert die betriebliche Effizienz, da sie direkt aufzeigt, welche Prozesse und Arbeitsbereiche die höchsten Kosten verursachen. Dadurch können Unternehmen erkennen, wo sich Abläufe straffen lassen, um Zeit und somit Geld zu sparen, während Ressourcen an die Stellen fließen, an denen sie den größten Wert für das Unternehmen schaffen.
  
• Die Kostenkontrolle fördert die finanzielle Stabilität, indem die Liquidität verbessert. Das hilft dabei, sicherzustellen, dass genügend Geld vorhanden ist, um Rechnungen und Löhne bezahlen zu können. Zudem schafft sie die Möglichkeit, Reserven aufzubauen, die als Rücklage für Krisenzeiten dienen können.

All diese Faktoren lassen sich auf nahezu jedes Unternehmen übertragen. Eine besondere Bedeutung hat die Kostenkontrolle zudem für das Bauwesen. Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, kurz HOAI, regelt die Vergütung für die Leistungen dieser Berufsgruppen bei der Planung und Bauüberwachung. Sie verankert die Kostenkontrolle als wichtigen Bestandteil der Projektsteuerung.

Strategien zur Kostenkontrolle in Deutschland

Es gibt eine ganze Reihe von Maßnahmen, mit denen sich die Kostenkontrolle gezielt durchführen lässt. In deutschen Unternehmen haben sich vor allem die folgenden Ansätze bewährt.

Budgetierung und Planung

Die Budgetplanung ermöglicht eine genaue Kostenplanung und Zuweisung von Ressourcen. Je detaillierter der Plan ist, desto geringer fallen meist auch spätere Kostenabweichungen aus.

Zu berücksichtigen sind hierbei das benötigte Personal, der Zeitaufwand für die Aufgaben und die erforderlichen Materialien. Es ist ratsam, immer etwas Spielraum einzukalkulieren, um bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können.

Überwachung und Analyse

Eine kontinuierliche Überwachung der Ausgaben dient dazu, Korrekturen möglichst zeitnah vorzunehmen, bevor die Kosten zu hoch werden. So lassen sich Kostenabweichungen nahezu in Echtzeit identifizieren und verhindern. Eine exakte Überwachung und Analyse der Budgetplanung mit einem Soll-Ist-Vergleich hilft zudem dabei, für die Zukunft eine realistischere Planung sicherzustellen.

Für Projekte lässt sich hierfür beispielsweise die Earned-Value-Analyse, auch als Leistungswertanalyse bekannt, heranziehen, bei der Planwerte, Istkosten und der tatsächliche Fertigstellungswert gegenübergestellt werden. Dies hilft dabei, zu prüfen, ob das Projekt bei den Ausgaben dem Plan entspricht.

Einsatz von Technologien wie ERP-Systemen

Tools für die Kostenkontrolle sind sinnvoll, um eine möglichst präzise Datenlage zu schaffen. Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) helfen beispielsweise durch die zentrale Erfassung von Kosten in Echtzeit und die Automatisierung von Abläufen.

Zudem helfen sie, indem sie einzelne Abteilungen wie Einkauf, Lager oder Buchhaltung in einer einzigen Software verbinden und Budgetüberschreitungen sofort melden.

Daneben gibt es Projektmanagementsoftwarelösungen, die eine Budgetüberwachung ermöglichen, sowie Tools für die digitale Zeiterfassung oder KI-gestützte Prognosen für die frühzeitige Erkennung von Kostenentwicklungen.

Lieferantenmanagement

Regelmäßige Prüfung und Neuverhandlung von Lieferantenverträgen ermöglicht es, bessere Bedingungen und Preise auszuhandeln und die Beschaffung kosteneffizient zu handeln. Legen Sie den Fokus, die Preiskonditionen zu finden, die am besten zu Ihnen passen, etwa durch die Nutzung flexibler Preismodelle für Ihre POS-Gebühren.

Das Lieferantenmanagement ist vor allem im deutschen Mittelstand von zentraler Bedeutung. Kleine und mittelständische Betriebe sind meist auf langfristige und verlässliche Lieferantenbeziehungen angewiesen.

Viele Unternehmen entscheiden sich daher für die Konsolidierung von Bestellungen und die Zusammenarbeit mit möglichst wenigen Lieferanten, zu denen sie gute Beziehungen pflegen. So nutzen sie beim Einkauf von großen Mengen die Option auf Rabatte und geringere Versandkosten.

Senkung der Verwaltungskosten

Die Ausgaben für die Verwaltung gehören zu den Gemeinkosten. Um sie zu senken, hilft es, die Prozesse möglichst genau darzustellen, um Sparpotenziale aufzudecken. Je transparenter die Ausgabenlage ist, desto eher ist es möglich, Ansätze für die Kostensenkung zu identifizieren.

Die Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Aufgaben ist eine sinnvolle Strategie, um Abläufe zu straffen, doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden und unnötigen Aufwand zu senken. Die Bündelung von Aufgaben in Form von Shared Services kann hierbei unterstützen. Dabei werden Tätigkeiten zentralisiert und standardisiert und Doppelarbeiten vermieden.

Der Prozess der Kostenkontrolle

Die Kostenkontrolle sollte kontinuierlich und regelmäßig erfolgen. So stellen Sie sicher, dass die Abweichungen zwischen den Soll- und Ist-Ausgaben nicht zu groß werden und führen eine systematische Ausgabenüberwachung durch.

Durch das schrittweise Vorgehen bei der Kostenkontrolle im Unternehmen schaffen Sie einen dauerhaften Kreislauf, der dabei hilft, ein ideales Kosten-Nutzen-Verhältnis herzustellen und ein gutes Ressourcenmanagement zu implementieren.

Schritt 1: Festlegung von Zielen für die Kostenkontrolle

Legen Sie zunächst fest, welche Ziele Sie mit der Kostenkontrolle verfolgen. Möchten Sie die Betriebskosten um einen konkreten Prozentsatz senken, ein festgelegtes Budget einhalten oder die Rentabilität einzelner Bereiche ändern?

Je klarer und messbarer diese Ziele sind, desto besser lassen sich Kostentreiber identifizieren und Maßnahmen zur Kostensenkung planen und umsetzen. Die Zielfestlegung ist daher der grundlegende Schritt bei der Kostenkontrolle, auf dem alle weiteren Schritte aufbauen.

Schritt 2: Entwicklung eines Kostenmanagementplans

Die Ziele bilden die Grundlage für den Kostenmanagementplan. Er listet auf, welche Maßnahmen Sie zur Kostensteuerung einsetzen, wer für einzelne Aufgaben verantwortlich ist und wie das Budget verteilt wird.

Zudem definieren Sie die Prozesse zur Erfassung und Auswertung der Kosten. So schaffen Sie eine transparente Grundlage für die systematische Kostenkontrolle auf Grundlage von verlässlichen und detaillierten Zahlen und Daten.

Schritt 3: Einführung von Kostenüberwachungssystemen

Im nachfolgenden Schritt implementieren Sie Systeme und Verfahren für die fortlaufende Kostenerfassung und -überwachung. Das kann eine Buchhaltungssoftware sein, aber auch Controlling-Tools und Kostenberichte. 

Mit den erfassten Daten gleichen Sie geplante und tatsächliche Ausgaben ab. So haben Sie die Kostenentwicklungen stets im Blick.

Schritt 4: Analyse von Abweichungen und Ergreifen von Maßnahmen

Zeigt Ihre Datenanalyse im System Abweichungen auf, prüfen Sie die Ursachen dafür. So stellen Sie fest, ob beispielsweise Preissteigerungen, unerwartete Ausgaben, ineffiziente Prozesse oder eine fehlerhafte Planung für die Kostensteigerung verantwortlich sind.

Auf Grundlage dieser Informationen wählen Sie geeignete Gegenmaßnahmen aus, um die Kosten wieder in den geplanten Rahmen zu bewegen. Je nach Ursache können das Budgetanpassungen, Neuverhandlungen mit Lieferanten oder die Optimierung von Arbeitsabläufen sein.

Schritt 5: Optimierung und Verfeinerung der Strategien

Die Kostenkontrolle ist ein fortlaufender Verbesserungsprozess. Daher ist es ratsam, die Wirksamkeit der Maßnahmen regelmäßig zu prüfen und zu bewerten. Die Erkenntnisse aus der Kostenanalyse fließen in die Weiterentwicklung Ihres Kostenmanagements ein.

Dadurch passen Sie Ihre Strategien immer wieder neu an. So reagieren Sie flexibel auf veränderte Marktbedingungen, neue technologische Entwicklungen oder interne Veränderungen und gestalten Ihre Kostenkontrolle langfristig effizient. Dadurch sichern Sie die wirtschaftliche Stabilität Ihres Betriebs.

Instrumente und Techniken für eine effektive Kostenkontrolle

Es gibt eine Reihe von Kostenkontrolltechniken mit denen Sie die Kontrolle Ihrer Ausgaben ebenso effektiv wie sorgfältig durchführen:

• Finanzmanagement-Software: Mit ERP-Systemen und Softwarelösungen wie etwa SAP ist es möglich, Ihre Unternehmensdaten in Echtzeit zu erfassen und zu steuern. Zudem gibt es spezielle Ausgaben- und Budgettools, die die Belegerfassung automatisieren und Ausgabenlimits direkt im laufenden Alltag überwachen.
  
• Techniken der Kostenanalyse: Mit ihnen vergleichen Sie fortlaufend die Ist- mit den Plankosten. Mögliche Methoden umfassen etwa die Kostenarten-, Kostenstellen- oder Kostenträgerrechnung, die die Ausgaben aufteilt, etwa nach Art, Verursacher oder Entstehungsort. Auch die Deckungsbeitragsrechnung eignet sich für den Einsatz in der Kostenanalyse.
  
• Methoden der Budgetkontrolle: Um die Einhaltung des Budgets zu kontrollieren, lassen sich mehrere Methoden nutzen. Dazu gehören der Soll-Ist-Vergleich, die Nutzung von Kennzahlen, die Analyse von Planabweichungen sowie die fortlaufende Aktualisierung der Prognosen auf Grundlage bestehender Ist-Zahlen und neuer Entwicklungen.

Mit der Kombination aus den richtigen Tools, Techniken und Vorgehensweisen machen Sie Ihre Ausgaben transparent und stellen die Erreichung Ihrer finanziellen Ziele sicher.

Herausforderungen bei der Kostenkontrolle in Deutschland und Lösungen

Unternehmen stehen bei der Kostenüberwachung vor komplexen Herausforderungen. Nur durch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kostenkontrolle und robusten Abläufen ist es möglich, die Kostensenkung nicht zu Lasten der Qualität umzusetzen.

In deutschen Unternehmen sind vor allem Branchen mit einem hohen Energieverbrauch auf eine genaue Kostenkontrolle angewiesen, um dauerhaft liquide zu sein und rentabel zu wirtschaften.

Zudem erschweren steigende Rohstoffkosten eine verlässliche Kostenplanung, da sie teilweise für kurzfristige Preissteigerungen sorgen. In der Baubranche sind zudem die Anforderungen der HOAI im Zusammenhang mit Architekten- und Ingenieurverträgen zu beachten. Viele Bauprojekte weisen hohe Investitionsvolumina und lange Laufzeiten auf. Die Kostenkontrolle ist dabei ein entscheidender Bestandteil der Projektsteuerung.

Es gibt jedoch Lösungsansätze, mit denen Sie diesen Herausforderungen begegnen können. Durch eine regelmäßige Auswertung des Energieverbrauchs, die Investition in moderne, energiesparende Produktionsanlagen und eine strategische Produktionsplanung, die Leerlaufzeiten und unnötigen Energieverbrauch reduziert, optimieren Sie die Prozesse.

Für die Investition in Energieeffizienz gibt es zudem öffentliche Förderprogramme, mit denen sich eine finanzielle Unterstützung erwirken und Amortisationszeiten verkürzen lassen. Dazu zählt beispielsweise die Bundesförderung für Energie- und Ressourceneffizienz in der Wirtschaft (EEW), oder die Bundesförderung für effiziente Gebäude (BEG).

Unternehmen, die als Auftraggeber und Anbieter bei Bauprojekten die Vergütungsregelungen der HOAI beachten müssen, können digitale Instrumente nutzen, um Kosten transparent zu machen und effizient zu steuern. Das sind etwa ERP-Systeme, Projektmanagementsoftware mit Budgetüberwachung, die digitale Zeiterfassung oder automatisierte Kostenberichte.

Praktische Anwendungen der Kostenkontrolle in Deutschland

Die Kostenkontrolle ist in jedem Unternehmen von Bedeutung, denn sie ist ein wichtiger Bestandteil der Finanzstrategie. Je nach Branche sind die Schwerpunkte jedoch unterschiedlich, da Kostenstrukturen, regulatorische Anforderungen und Projektabläufe variieren. 

Besonders wichtig ist die Kostenkontrolle in der Baubranche, in energieintensiven Branchen generell und der Produktion sowie für den Mittelstand.

Projektmanagement im Bauwesen und im Ingenieurwesen

Bauprojekte laufen oft über einen längeren Zeitraum und sind von vielen Einflussgrößen wie Personalaufwand, Materialpreisen oder Nachträgen betroffen. Daher werden die Kosten hier bereits in der Planungsphase kalkuliert und Budgets für jeden Arbeitsbereich festgelegt. Darüber hinaus erfolgt ein kontinuierlicher Soll-Ist-Abgleich.

In Ingenieur- und Architekturbüros ist die Kostenkontrolle eng mit den Leistungsphasen der HOAI verknüpft. Speziell in den Leistungsphasen der Kostenschätzung, -berechnung und -feststellung werden die Projektausgaben fortlaufend dokumentiert, um die Wirtschaftlichkeit des Bauvorhabens zu sichern und Kostenüberschreitungen zu vermeiden.

Geschäftsabläufe in der Fertigungsindustrie und in mittelständischen Unternehmen

In der Fertigungsindustrie liegt der Fokus darauf, Produktionskosten laufend zu überwachen und eine wirtschaftliche Fertigung sicherzustellen. Ein fester Bestandteil der Kostenkontrolle ist die laufende Analyse der Herstellungskosten. Dabei werden Rohstoffpreise, Ausschuss, Stillstände und ineffiziente Prozesse aufgedeckt, um eine Kontrolle der Ausgaben sowie ein effizientes Ressourcenmanagement zu erreichen.

Für den Mittelstand ist die Kostenkontrolle besonders relevant, um Wettbewerbsfähigkeit und Liquidität zu sichern. Sie verfügen meist über geringere finanzielle und personelle Ressourcen und sind daher stark auf schlanke Prozesse und standardisierte Softwarelösungen angewiesen.

Hier liegt der Fokus auf der Kontrolle von Personal-, Material-, Miet- und Energiekosten und darauf, die Liquidität dauerhaft zu gewährleisten.

Fazit

Eine strukturierte Kostenkontrolle ist für Unternehmen, vor allem im Mittelstand, in der Baubranche sowie für energieintensive Betriebe, ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie sorgt für Transparenz über sämtliche Ausgaben. Des Weiteren hilft die Kostenüberwachung dabei, Einsparpotenziale frühzeitig zu erkennen. Sie unterstützt außerdem eine nachhaltige Finanzplanung und die Liquidität.

Durch klare Budgets, regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche und den gezielten Einsatz digitaler Lösungen lassen sich Kosten effizient steuern und wirtschaftliche Risiken minimieren. Dabei spielt auch die Zahlungsabwicklung eine wichtige Rolle: Transparente Gebührenmodelle, eine zentrale Übersicht über Zahlungseingänge und die Integration moderner Zahlungslösungen in das Finanzmanagement erleichtern die Kontrolle der laufenden Kosten und verbessern die Liquiditätsplanung.

Unternehmen, die ihre Kosten kontinuierlich analysieren und ihre Prozesse regelmäßig optimieren, schaffen die Grundlage für langfristige Stabilität, höhere Rentabilität und nachhaltiges Wachstum.

Häufige Fragen

Was versteht man unter Kostenkontrolle?

Der Begriff der Kostenkontrolle bezeichnet die Überwachung aller Ausgaben an den jeweiligen Kostenstellen. Die Kostenkontrolle dient dazu, unwirtschaftliche Tätigkeiten und Bereiche zu identifizieren und Ansätze für die Kostensenkung zu finden.

Was ist eine Kostenanalyse?

Im Rahmen der Kostenanalyse werden alle Ausgaben in einem Betrieb genau erfasst, aufgeteilt und bewertet. Das hilft dabei, die Kostenstruktur zu verstehen, unnötige Ausgaben zu entdecken und Preise richtig zu kalkulieren.

Wie führe ich eine Kostenanalyse durch?

Für die Kostenanalyse wird zunächst eine Kostenstruktur erstellt. Dafür werden Ausgaben in Kategorien wie beispielsweise fixe und variable Kosten oder direkte und indirekte Kosten eingeteilt. Anschließend werden die Kosten untersucht und auf Kostentreiber, Einsparpotenziale und Ineffizienzen überprüft. Durch Vergleiche mit früheren Perioden und Branchenstandards sowie mit Kennzahlen ist es möglich, Auffälligkeiten zu entdecken und Maßnahmen zur Kostensenkung zu entwickeln.

Welche Kosten gibt es in einem Projekt?

Typische Kosten, die in einem Projekt anfallen, umfassen Personalkosten, Sachkosten, Dienstleistungsausgaben sowie Kosten für Softwaretools und Systeme. Dazu können Reisekosten, Miet- und Raumkosten sowie Verwaltungs- und Gemeinkosten anfallen. Je genauer sie erfasst werden, desto besser ist es möglich, das Projektbudget zu planen.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenschätzung und Kostenermittlung?

Mit dem Begriff der Kostenermittlung sind alle Verfahren gemeint, mit denen Ausgaben berechnet werden. Die Kostenschätzung ist eine frühe Stufe der Kostenermittlung und umfasst eine eher grobe Kalkulation der zu erwartenden Kosten auf der Basis von Schätzungen.

Welche Kennzahlen gibt es zur Kostenkontrolle?

Typische Kennzahlen, die für die Kostenkontrolle eingesetzt werden, sind Soll-Ist-Abweichungen, Stückkosten sowie die Kostenquote. Letztere meint den prozentualen Anteil einer Kostenart, etwa Material- oder Lohnkosten, an den Gesamtkosten oder am Gesamtumsatz. Stückkosten sind die Kosten für jede gefertigte Einheit.