Fattura di acconto: guida completa per aziende

Creare una fattura di acconto è un’esigenza che le aziende affrontano quando ricevono pagamenti in anticipo da parte dei clienti.

Per “anticipo” si intende un pagamento effettuato prima che il bene o il servizio venduto venga definitivamente consegnato. Ai fini IVA, il pagamento anticipato determina l’effettuazione dell’operazione per l’importo ricevuto, secondo quanto previsto dall’art. 6 del DPR 633/1972.

In questa guida vedremo come emettere una fattura d’acconto, cosa indicare nel documento, quali dettagli includere, come gestire l’IVA, le differenze rispetto a una fattura anticipata e altri punti utili per gestire al meglio l’emissione di questa particolare fattura.

Che cos’è una fattura di acconto e a cosa serve?

La fattura di acconto è il documento che attesta un pagamento anticipato per un bene o servizio, quando è prevista l’emissione della fattura. In alcuni casi, come per le attività disciplinate dall’art. 22 del DPR 633/1972, l’operazione può essere documentata tramite documento commerciale, salvo richiesta di fattura da parte del cliente.

La fattura di acconto deriva dall’applicazione congiunta dell’articolo 6 del DPR 633/1972, che disciplina il momento di effettuazione dell’operazione, e dell’articolo 21, che stabilisce le regole per l’emissione della fattura. In caso di pagamento anticipato, l’operazione si considera effettuata limitatamente all’importo pagato.

Secondo l’articolo 6, il momento dell’effettuazione varia in base alla natura del bene o servizio:

• Servizi o prestazioni: l’operazione si considera effettuata al momento del pagamento oppure, se precedente, al momento dell’emissione della fattura, limitatamente all’importo fatturato.
• Beni immobili: al momento della stipula dell’atto soggetto a registrazione.
• Beni mobili: al momento della spedizione o della consegna dei beni.

Il momento di effettuazione dell’operazione dipende dalla sua natura e dalle regole previste dalla normativa. L’esigibilità dell’IVA può invece essere differita in presenza di regimi o disposizioni specifiche.

Pertanto, la fattura d’acconto ha le seguenti funzioni:

• Documenta il pagamento anticipato.
• In generale, rende esigibile l’IVA sull’importo fatturato prima che l’operazione sia completata, salvo le disposizioni specifiche applicabili al regime fiscale o alla tipologia di operazione.
• Facilita la gestione contabile, rendendo più fluida la gestione dei flussi finanziari parziali.

Questo strumento, in definitiva, è una soluzione che la legge prevede per mantenere la regolarità fiscale e agevolare la gestione economica e contabile dell’azienda.

Vantaggi della fattura di acconto

La fattura d’acconto è una pratica utile per gestire operazioni commerciali, generalmente di importo elevato, e offre diversi benefici.

I principali vantaggi della fattura d’acconto sono:

• Garantisce che il cliente paghi almeno una parte iniziale, necessaria per coprire le risorse avviate dall’azienda.
• Aumenta la trasparenza nei rapporti tra aziende e clienti, siano essi altre imprese o consumatori.
• Garantisce liquidità immediata e migliora i flussi di cassa.

La decisione di utilizzare l’acconto per un pagamento anticipato dipende dalla gestione contabile e strategica dell’impresa.

Inoltre, l’acconto è generalmente utilizzato nei seguenti casi:

• Come pagamento anticipato per oggetti personalizzati che richiedono risorse specifiche.
• Per ordini di valore economico elevato, in cui l’azienda vuole tutelarsi dai rischi finanziari nella cessione di costosi beni mobili o immobili.
• In presenza di nuovi clienti, come forma di garanzia per assicurarsi il pagamento.

Ogni operazione commerciale deve essere valutata per decidere se l’acconto sia lo strumento più adeguato, considerando i vantaggi e le necessità operative dell’azienda.

Settori di utilizzo

La fatturazione d’acconto è una pratica utilizzata in occasione di cessioni di beni o prestazioni di servizi e, nella realtà, riguarda specifiche attività in settori particolari.

Ecco i settori dove si usa la fattura d’acconto più spesso:

• Settore edilizio: è comune emettere fatture d’acconto per operazioni come ristrutturazioni o costruzioni di immobili. La fattura d’acconto serve principalmente a coprire i costi iniziali sostenuti dall’azienda, come l’acquisto dei materiali o l’avviamento dei lavori.
• Settore artigianale: le aziende ricorrono alla fattura d’acconto quando un cliente richiede ordini personalizzati, ad esempio un tavolo, una sedia o altri arredi su misura. L’acconto ha la doppia funzione di coprire i costi iniziali della produzione e fungere da garanzia.
• Settore degli eventi e del catering: l’acconto è una prassi comune e viene richiesto come garanzia. Al termine dell’evento, la prestazione viene documentata secondo le modalità previste dalla normativa, con fattura nei casi in cui è obbligatoria o richiesta dal cliente.
• Beni di alto valore: il settore dei beni di alto valore, come gioielli, immobili o automobili, fa ampio uso della fattura d’acconto per tutelare l’azienda e garantire l’impegno del cliente.

Per la gestione di queste operazioni è fondamentale utilizzare strumenti adeguati, come un conto corrente aziendale dedicato, accrediti istantanei e la possibilità di operare con un conto multivaluta. myPOS mette a disposizione strumenti per gestire in maniera centralizzata le fatture d’acconto e di saldo e i flussi di cassa dell’azienda, garantendo trasparenza e migliorando l’efficienza finanziaria.

Quando bisogna emettere una fattura di acconto?

La fattura di acconto deve essere emessa quando il cliente paga, in tutto o in parte, il corrispettivo prima del momento in cui l’operazione si considera effettuata ai fini IVA, nei casi in cui è prevista l’emissione della fattura.

Come stabilito dall’articolo 6 del DPR 633/1972, infatti, il pagamento anticipato determina l’effettuazione dell’operazione ai fini IVA limitatamente all’importo pagato. Di conseguenza, per la somma ricevuta in anticipo deve essere emessa la relativa fattura, quando l’operazione è soggetta a fatturazione.

Lo stesso articolo prevede che anche l’emissione della fattura prima del pagamento o della consegna del bene o dell’esecuzione del servizio possa anticipare il momento di effettuazione dell’operazione, limitatamente all’importo fatturato.

Per alcune attività, come quelle al dettaglio disciplinate dall’articolo 22 del DPR 633/1972, il pagamento anticipato non comporta necessariamente l’emissione di una fattura. L’operazione può essere certificata con un documento commerciale, salvo che il cliente richieda la fattura nei termini previsti.

In pratica, quindi, se un cliente versa un acconto prima che la cessione o la prestazione sia completata, l’importo dell’acconto deve essere considerato ai fini IVA e, quando è prevista la fatturazione, deve essere documentato con una fattura di acconto.

Fattura di acconto vs Fattura a saldo, fattura anticipata e caparra

Nella gestione di un pagamento anticipato ricorrono quattro termini che vengono spesso confusi. Conoscerne le differenze aiuta a scegliere il documento corretto e a evitare errori nel trattamento fiscale.

Ecco come distinguerli:

• Fattura di acconto: copre solo la parte del prezzo pagata o fatturata in anticipo.
• Fattura a saldo: copre l’importo residuo quando l’operazione è completata, tenendo conto degli acconti già fatturati.
• Fattura anticipata: è la fattura emessa prima del normale momento di effettuazione dell’operazione. L’IVA diventa rilevante per l’importo fatturato.
• Caparra confirmatoria: ha una funzione di garanzia dell’adempimento del contratto. Quando è davvero una caparra e non un pagamento parziale del prezzo, è in genere fuori dal campo di applicazione dell’IVA.

La distinzione tra acconto e caparra è quella più delicata. L’acconto è una parte del corrispettivo e segue le regole IVA dell’operazione sottostante. La caparra, invece, ha uno scopo di garanzia. Se però una somma chiamata “caparra” viene di fatto trattata come parte del prezzo, il suo trattamento ai fini IVA può cambiare. Per questo, la qualificazione va verificata nel contratto e non affidata al solo nome dato alla somma. 

Comprendere queste differenze è cruciale per una gestione contabile ottimale. Per queste ragioni, molte aziende si affidano a software di fatturazione avanzati che facilitano il rispetto delle norme e delle regole fiscali, semplificando la gestione dei documenti e garantendo precisione nei calcoli.

Le informazioni da inserire su una fattura di acconto

La fattura d’acconto, come tutte le fatture, viene emessa in formato elettronico, nei casi in cui vige l’obbligo di fatturazione elettronica, e deve includere le informazioni previste dalla normativa per essere valida ai fini fiscali. Accanto a queste ci sono alcune indicazioni facoltative che rendono il documento più chiaro.

Le informazioni richieste dalla normativa sono:

• La data di emissione e il numero progressivo.
• I dati di identificazione del fornitore e del cliente, come nome o ragione sociale, sede o residenza, partita IVA e, dove applicabile, codice fiscale.
• La descrizione chiara dei beni o dei servizi oggetto dell’operazione.
• L’imponibile, l’aliquota IVA applicabile e l’importo dell’IVA oppure il trattamento IVA appropriato.
• La data di effettuazione dell’operazione, quando è diversa dalla data di emissione della fattura.

Oltre ai dati obbligatori, è possibile aggiungere ulteriori dettagli per facilitare la gestione del pagamento e il collegamento tra l’acconto ricevuto e il saldo finale. 

Tra le informazioni utili ma facoltative rientrano:

• Il riferimento all’ordine, al contratto o al preventivo originario.
• L’importo totale concordato e la parte che rimarrà da saldare, se già stabiliti.
• Le modalità di pagamento, come bonifico bancario o contanti. Queste informazioni sono utili per la chiarezza ma non un campo obbligatorio previsto dalla legge per ogni fattura.

Distinguere i dati obbligatori da quelli facoltativi permette di emettere un documento corretto senza appesantirlo, mantenendo comunque tutte le informazioni che semplificano il collegamento con la successiva fattura a saldo.

Come fare una fattura di acconto: passaggi

Per emettere una fattura d’acconto, è importante seguire una procedura precisa, dalla raccolta dei dati necessari alla compilazione e all’invio del documento.

Vediamo nel dettaglio i passaggi da seguire per preparare correttamente una fattura d’acconto:

1. Confermare il prezzo totale concordato e l’importo dell’acconto, così da avere chiaro quanto verrà fatturato subito e quanto resterà da saldare.
2. Individuare la data in cui l’acconto è stato ricevuto oppure in cui viene emessa la fattura.
3. Inserire i dati del fornitore, del cliente e dell’operazione nel software di fatturazione elettronica.
4. Calcolare l’imponibile dell’acconto e l’IVA applicabile, seguendo le indicazioni per il calcolo dell’IVA.
5. Descrivere chiaramente il documento come relativo a un acconto, indicando l’operazione a cui si riferisce.
6. Emettere e trasmettere la fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SDI), nei casi in cui si applica l’obbligo di fatturazione elettronica.
7. Collegare correttamente la fattura di acconto alla successiva fattura a saldo, richiamando numero e data del documento.

Per quanto riguarda i tempi, in caso di fattura immediata l’articolo 21 del DPR 633/1972 consente in linea generale di emettere il documento entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Non bisogna però pensare che la fattura debba essere creata sempre e solo dopo l’incasso. Una fattura emessa prima può essa stessa incidere sui tempi dell’IVA.

È buona prassi, infine, informare il cliente dell’avvenuto invio della fattura d’acconto, per garantire la massima trasparenza e chiudere correttamente la procedura.

Calcolare l’acconto nella fattura: un esempio

Il calcolo degli acconti delle fatture è semplice ma fondamentale per una corretta gestione fiscale.

Come abbiamo visto, l’acconto rappresenta una somma di denaro che il cliente versa prima di ricevere un determinato bene o una prestazione. L’importo o la percentuale dell’acconto vengono stabiliti dall’accordo commerciale tra le parti.

Per effettuare il calcolo degli acconti, è essenziale considerare tre parametri:

1. L’acconto netto: dato dall’importo totale accordato, moltiplicato per la percentuale dell’acconto.
2. L’IVA sull’acconto: calcolata moltiplicando l’acconto netto per l’aliquota IVA applicabile allo specifico bene o servizio.
3. Il totale dell’acconto: ottenuto sommando l’acconto netto e l’IVA, da riportare in fattura.

Vediamo ora un esempio pratico.

Supponiamo che due aziende concordino una fornitura di beni o servizi per un valore contrattuale di 10.000€ al netto dell’IVA, con un acconto del 20% e un’aliquota IVA del 22%.

In questo caso, il fornitore dovrà calcolare:

• Acconto netto: partendo dall’importo totale (10.000€) e applicando il 20%, si ottiene un imponibile pari a 2.000€.
• IVA sull’acconto: calcolata sull’imponibile (2.000€), è pari al 22% di 2.000€, ovvero 440€.
• Acconto totale: sommando l’acconto netto e l’IVA, si ottiene un totale di 2.440€.

Pertanto, il cliente dovrà versare un acconto complessivo di 2.440€, che include l’importo netto di 2.000€ e l’IVA di 440€.

Gestione dell’IVA per fatture di acconto

La gestione dell’IVA nelle fatture d’acconto deve tenere conto dell’importo pagato o fatturato in anticipo e del corretto trattamento fiscale dell’operazione. Quando l’operazione è soggetta a IVA, l’imposta si applica all’importo dell’acconto secondo l’aliquota prevista. In altri casi, l’operazione può essere esente, non imponibile o soggetta a un meccanismo di inversione contabile, in base alla normativa applicabile.

Successivamente, quando l’operazione viene completata, si emette la fattura di saldo, indicando il corrispettivo complessivo e sottraendo gli importi imponibili già fatturati con gli acconti. L’IVA viene calcolata sull’importo imponibile residuo, secondo il trattamento fiscale applicabile all’operazione.

Lo stesso principio si applica quando il cliente versa più acconti in momenti diversi. Per ogni pagamento anticipato deve essere considerato il relativo importo ai fini IVA secondo le regole applicabili. Nella fattura di saldo vengono riportati gli acconti già fatturati e viene calcolato l’importo ancora dovuto, evitando una doppia applicazione dell’IVA sulle somme già assoggettate all’imposta.

Gestire acconti, fatture e pagamenti nella tua attività

Emettere correttamente la fattura di acconto è solo una parte del lavoro. Per un’attività, è altrettanto importante organizzare in modo ordinato incassi, documenti e saldi, soprattutto quando i pagamenti anticipati sono frequenti.

Alcune consigli pratici da adottare sono:

• Abbinare ogni acconto alla fattura corrispondente, all’ordine o al contratto di riferimento e al saldo finale.
• Tenere traccia dello stato delle fatture, distinguendo quelle parzialmente pagate, quelle saldate e quelle ancora in attesa di pagamento.
• Mantenere allineati registri contabili e movimenti di pagamento, per evitare errori al momento di emettere la fattura a saldo.
• Proporre metodi di pagamento a distanza quando si richiede un acconto, così che il cliente possa versarlo in modo semplice, senza doversi recare di persona.

myPOS offre strumenti utili in questo ambito, come link di pagamento e richieste di pagamento, le soluzioni di pagamento online e un conto business. Gli esercenti possono utilizzarli per incassare gli acconti e seguire più facilmente i pagamenti ricevuti.

Gli strumenti di pagamento facilitano l’incasso e il monitoraggio delle somme, ma non stabiliscono il corretto trattamento IVA o contabile dell’acconto. Questo dipende dalla natura dell’operazione e dalle regole applicabili. In caso di dubbi, è opportuno confrontarsi con il proprio commercialista.

Conclusione

In questa guida abbiamo iniziato spiegando cos’è una fattura di acconto, per poi approfondire come crearla e a cosa serve. Abbiamo anche analizzato i settori che più frequentemente si avvalgono di questo strumento e le differenze sostanziali tra fattura di acconto, fattura a saldo, fattura anticipata e caparra.

Conoscere tutti questi strumenti non solo facilita la gestione fiscale e le operazioni di acquisto e cessioni di beni, ma rappresenta anche un metodo efficace per una corretta gestione della cassa e per tutelarsi da eventuali mancati pagamenti. È per questo motivo che chi gestisce un’attività dovrebbe familiarizzare con tutte le opzioni disponibili per gestire al meglio le operazioni commerciali.

Domande frequenti

Come si registra un anticipo su fatture?

Un anticipo su fatture può essere documentato emettendo una fattura di acconto, che certifica di aver ricevuto una parte del pagamento prima che il bene o il servizio venga erogato. È fondamentale rispettare quanto stabilito dalla legge, descrivere accuratamente l’operazione, specificare l’importo versato, distinguere l’imponibile e indicare l’aliquota IVA applicabile.

Come fatturare un pagamento anticipato?

Un pagamento anticipato può essere fatturato utilizzando una fattura d’acconto. Bisogna solo specificare la base imponibile, inserendo tutti i dati nella fattura come se fosse una classica fattura: numerazione progressiva, dati completi del cliente e dell’azienda e una chiara indicazione che si tratta di un acconto stabilito dagli accordi tra le parti.

Come si registra l’acconto?

A livello contabile, un acconto può essere registrato come debito verso il cliente (acconti da clienti), fino al completamento dell’operazione. Tale importo sarà poi sottratto dal saldo finale al momento dell’emissione della fattura definitiva. L’IVA associata concorre alla liquidazione del periodo in cui l’operazione si considera effettuata per l’importo pagato o fatturato.

Quando emettere fattura acconto?

La fattura d’acconto si emette in relazione al pagamento anticipato concordato: l’operazione si considera effettuata, per l’importo pagato, alla data del pagamento, e in caso di fattura immediata l’articolo 21 del DPR 633/1972 consente in linea generale di emetterla entro 12 giorni. Anche una fattura emessa prima dell’incasso può anticipare il momento di effettuazione ai fini IVA per l’importo fatturato.

Posso emettere più fatture di acconto per lo stesso progetto?

Sì. Se il cliente paga a rate, ogni pagamento (o ogni fattura emessa in anticipo) rende l’operazione effettuata per quell’importo e può essere documentato con una fattura di acconto distinta, numerata in modo progressivo. Al termine, la fattura a saldo riepiloga tutti gli acconti già fatturati.

Qual è la procedura corretta per passare dalla fattura di acconto alla fattura a saldo?

Quando l’operazione è completata, si emette la fattura a saldo indicando il corrispettivo complessivo, richiamando numero e data delle fatture di acconto già emesse e sottraendo gli importi già fatturati, con la relativa IVA. L’imposta si calcola così solo sull’importo residuo, evitando di addebitare due volte l’IVA sulla stessa somma.

Cosa succede se il cliente chiede il rimborso di un acconto?

Se l’operazione non viene eseguita o il contratto si scioglie, l’acconto va restituito secondo quanto previsto dal contratto e dalla legge. Sul piano fiscale, l’IVA già addebitata può essere recuperata con una nota di variazione in diminuzione (nota di credito), nei casi e nei termini previsti dall’articolo 26 del DPR 633/1972. Se la somma versata era una caparra, valgono regole diverse, previste dal Codice civile. È consigliabile verificare il caso concreto con il proprio commercialista.

Quali documenti conviene conservare in caso di controlli fiscali?

Conviene conservare le fatture di acconto e di saldo, il contratto, l’ordine o il preventivo di riferimento, le prove dei pagamenti (come estratti conto e ricevute) e la corrispondenza con il cliente. Questi documenti vanno conservati per i termini previsti dalla normativa, che per le scritture contabili e i documenti collegati sono in genere di dieci anni ai sensi dell’articolo 2220 del Codice civile.