Differenze tra fatturazione attiva e passiva (e quando utilizzare ciascuna)

La gestione della fatturazione richiede la comprensione delle differenze tra la fatturazione attiva e la fatturazione passiva, due processi fondamentali per una corretta gestione contabile aziendale.

La fatturazione attiva riguarda le fatture che l’azienda emette verso i propri clienti per vendite di beni o servizi, generando un credito e un ricavo. La fatturazione passiva riguarda invece le fatture che l’azienda riceve dai propri fornitori per acquisti, costi o servizi, generando un debito e un costo.

In questo articolo analizzeremo la principale differenza tra i due tipi di fatturazione, illustrando le caratteristiche di ognuna, quali indicazioni seguire nonché quali elementi includono, come gestirle al meglio e quali errori è possibile evitare.

Capire queste differenze, insieme alle altre tematiche che affronteremo, ti aiuterà a rispettare le procedure di conservazione, a migliorare la compliance normativa e a ottimizzare i processi contabili della tua attività.

Che cos’è la fatturazione attiva?

La fatturazione attiva è quel processo, nell’ambito della contabilità, in cui un’azienda registra un’operazione commerciale. Per farlo, emette una fattura, in particolare una fattura elettronica. Quando prevista, rappresenta il documento fiscale che rileva l’operazione e il relativo credito verso il cliente. Tuttavia, non tutte le operazioni commerciali richiedono necessariamente l’emissione di una fattura. 

All’interno di questo documento bisogna includere vari dettagli, tra cui:

• Partita IVA o codice fiscale;
• Dettagli dei prodotti, beni o servizi venduti;
• Codice destinatario.

La fattura deve contenere gli elementi obbligatori previsti dalla legge, tra cui data di emissione e numerazione progressiva. L’IVA va indicata solo per le operazioni imponibili. Negli altri casi, devono essere indicati il corretto regime fiscale, gli eventuali riferimenti normativi e, per le fatture elettroniche, il relativo codice natura. La conservazione digitale deve seguire le regole previste dal D.M. 17 giugno 2014 e dalla normativa vigente. 

L’emissione della fattura attiva deve avvenire entro 12 giorni dalla data della prestazione o della situazione rilevante.

Che cos’è la fatturazione passiva?

Con il termine fatturazione passiva si intende l’insieme dei processi che permettono a un’azienda o a un professionista di gestire in modo efficace le fatture elettroniche ricevute. Queste possono provenire, ad esempio, da fornitori, collaboratori o altri soggetti che hanno fornito beni o servizi all’azienda.

Le fatture passive documentano gli acquisti aziendali e i relativi effetti contabili, come costi e debiti verso fornitori. Non coincidono però necessariamente con i flussi di cassa aziendali. Nella contabilità ordinaria, infatti, opera generalmente il principio di competenza, mentre alcuni regimi fiscali o contabili prevedono criteri basati sulla cassa, secondo le regole applicabili. 

La fatturazione passiva riguarda la gestione e contabilizzazione delle fatture ricevute per acquisti di beni e servizi. La maggior parte delle fatture elettroniche nazionali viene ricevuta tramite il Sistema di Interscambio (SdI), ma sono previste eccezioni, tra cui le operazioni con fornitori esteri e alcune fattispecie escluse dalla trasmissione tramite SdI, per le quali si applicano specifici adempimenti fiscali.

È compito dell’organizzazione saldare il debito nei confronti del soggetto emittente, rispettando la conformità alle normative vigenti. In particolare, è il DPR 633/1972 a regolare gli aspetti della fatturazione passiva, come la detrazione dell’IVA e gli obblighi del destinatario della fattura.

La disciplina della fatturazione si inserisce in un quadro normativo più ampio che comprende, tra le altre fonti, il Codice Civile e il DPR 600/1973 per gli obblighi contabili e fiscali nazionali, nonché la Direttiva 2006/112/CE per i principi europei in materia di IVA e fatturazione. 

QQuali sono le differenze tra fatturazione attiva e passiva?

Cerchiamo ora di comprendere meglio le differenze tra fatturazione attiva e fatturazione passiva. Sebbene entrambi i processi riguardino la gestione del denaro in azienda, si distinguono notevolmente per il loro impatto sulla contabilità aziendale.

La fatturazione attiva rappresenta l’insieme dei documenti, o meglio delle fatture elettroniche, emesse dall’azienda nei confronti dei propri clienti. Questi documenti contengono tutti i dettagli relativi alla vendita di un prodotto o servizio verso il cliente finale.

La differenza principale risiede nel ruolo dell’azienda, che emette la fattura. 

La fatturazione attiva prevede di:

• Creare la fattura in forma elettronica.
• Includere tutti i dettagli richiesti dalla normativa.
• Adempiere a eventuali obblighi, come l’applicazione della marca da bollo, se previsto.

La fatturazione passiva, invece, riguarda i documenti emessi da coloro che hanno fornito beni, servizi o prestazioni all’azienda. In questo caso, il ruolo dell’azienda è quello di ricevere la fattura, mentre l’obiettivo è saldare il debito maturato nei confronti di fornitori o collaboratori.

Per quanto riguarda i processi, è richiesto alle aziende di registrare correttamente il documento contabile e adempiere agli obblighi di pagamento. Il formato XML è lo standard utilizzato per le fatture elettroniche. Per la maggior parte dei soggetti obbligati, la trasmissione della fattura tramite il Sistema di Interscambio (SdI) è obbligatoria, salvo le eccezioni e le deroghe previste dalla normativa.

In sintesi, la differenza tra i due processi si basa sul ruolo dell’azienda (emittente o ricevente), sugli obiettivi (credito o debito) e sulle modalità operative richieste.

Tutte le differenze chiave tra la fatturazione attiva e passiva sono sintetizzate nella tabella sotto (Tabella 1).

	Fatturazione Attiva	Fatturazione Passiva
Ruolo	Azienda emette la fattura	Azienda riceve la fattura
Destinatario	Il cliente	L’azienda
Contabilità	Credito verso i clienti	Debito verso i fornitori
Obblighi	Fatturazione elettronica (tranne casi esclusi)	Fatturazione elettronica (tranne casi esclusi)
Registrazione	Registro contabile vendite	Registro contabile acquisti
Scopo	Ricevere un pagamento	Inviare un pagamento

Tabella 1: Differenze tra fatturazione attiva e fatturazione passiva

Qual è il ruolo della fatturazione attiva e passiva per le aziende in Italia?

Ricevere e gestire correttamente le fatture in Italia è un elemento fondamentale per una buona amministrazione contabile.

La fattura è il documento fiscale con cui vengono documentate molte operazioni effettuate dai titolari di partita IVA. Tuttavia, l’obbligo di emissione non riguarda indistintamente ogni operazione. La normativa prevede eccezioni, tra cui alcune operazioni al minuto e assimilate documentate tramite documento commerciale e corrispettivi telematici.

La fatturazione attiva registra tutti i ricavi dell’organizzazione, permettendo di verificare quanti beni sono stati venduti o quali servizi erogati, con gli importi ricevuti nel tempo documentati in modo chiaro.

Allo stesso modo, la fatturazione passiva riveste un ruolo cruciale, poiché registra i costi sostenuti per gli acquisti. Questi possono includere materiali, servizi o altre spese verso i fornitori. È grazie a questo documento che è possibile monitorare in modo efficace entrate e uscite aziendali.

Oltre alla gestione finanziaria, la fattura svolge anche un ruolo importante in termini di aspetti fiscali e normativi. Dalla fatturazione attiva, ad esempio, si calcola l’IVA da versare allo Stato. Dalla fatturazione passiva, invece, si può detrarre l’IVA relativa agli acquisti, sempre nel rispetto delle normative.

Dal 1° gennaio 2024, la fatturazione elettronica è diventata lo standard anche per i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente dai ricavi conseguiti nell’anno precedente. Si è così completata l’estensione dell’obbligo avviata nel 2022 per chi superava i 25.000 euro di compensi. 

Restano comunque alcune eccezioni al passaggio tramite SdI, come le fatture per specifiche prestazioni sanitarie rese a persone fisiche e alcuni casi di operazioni transfrontaliere. Perciò, non tutte le fatture emesse da un’azienda italiana transitano necessariamente dal Sistema di Interscambio.

Una fattura non è quindi solo un documento che attesta un credito o una richiesta di pagamento. Rappresenta invece uno strumento essenziale per un’ottimale gestione contabile e fiscale dell’azienda.

Gli elementi da includere nelle fatture

Le fatture attive e passive devono rispettare i requisiti previsti dalla normativa, ma gli elementi contenuti nel documento non sono sempre identici. Possono infatti variare in base alla tipologia di fattura, al destinatario e al regime fiscale applicabile, con informazioni aggiuntive o semplificate nei casi previsti dalla legge.

Tra gli elementi principali delle fatture attive e passive rientrano i dati identificativi dei soggetti coinvolti e le informazioni fiscali previste dalla normativa. 

In particolare, la fattura deve riportare:

• Data di emissione: la data indicata nel documento secondo le regole previste dalla normativa IVA.
• Numero progressivo della fattura: un numero che identifichi il documento in modo univoco secondo un sistema di numerazione adottato dal soggetto emittente.
• Dati del cedente/prestatore (soggetto che emette la fattura): denominazione o nome e cognome, indirizzo e partita IVA (oltre agli altri dati identificativi previsti).
• Dati del cessionario/committente (cliente): denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale quando richiesti.
• Descrizione dei beni ceduti o dei servizi prestati: natura, qualità e quantità delle operazioni effettuate.
• Imponibile e dati IVA: imponibili, aliquota applicata e imposta relativa, quando l’operazione è soggetta a IVA; negli altri casi devono essere indicati il corretto regime fiscale e gli eventuali riferimenti normativi.
• Importo complessivo della fattura: comprensivo dell’IVA, quando dovuta.
• Eventuali informazioni relative al pagamento: modalità e termini, se indicati o richiesti.
• Dati per la trasmissione elettronica: codice destinatario o PEC del destinatario, quando necessari per l’invio tramite Sistema di Interscambio (SdI).

Gli elementi obbligatori della fattura sono disciplinati dall’articolo 21 del DPR 633/1972. Per le fatture elettroniche devono inoltre essere rispettate le specifiche tecniche previste per la trasmissione tramite SdI.

Gestione delle fatture passive e attive

Un aspetto fondamentale nella gestione delle fatture attive e passive riguarda tutti i soggetti titolari di partita IVA, siano essi fornitori di beni o servizi, titolari di aziende o professionisti.

Chiunque utilizzi software per l’elaborazione della fattura elettronica dovrebbe avere una chiara comprensione di come gestire correttamente sia le fatture attive che quelle passive. Oltre al rispetto delle normative relative all’emissione delle fatture, è importante considerare gli aspetti regolari per ciascun tipo di fattura.

Le fatture, sia emesse sia ricevute, devono essere conservate nel rispetto degli obblighi fiscali e civilistici previsti dalla normativa vigente. L’obbligo riguarda quindi anche le fatture passive, non solo quelle attive.

La conservazione digitale deve garantire che i documenti siano sempre integri, autentici e leggibili, per essere disponibili in qualsiasi momento in caso di controlli. Inoltre, buona prassi è quella di separare le spese aziendali da quelle personali. In tal senso si rivela utile aprire un conto aziendale.

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Infine, alcuni consigli per una gestione ottimale delle fatture sono:

• Mantenere una contabilità accurata, registrando tutte le fatture alla fine del mese o, meglio ancora, immediatamente dopo l’emissione.
• Garantire un flusso finanziario costante, monitorando costi e ricavi.
• Ridurre il ricorso al cartaceo, concentrandosi sulle documentazioni elettroniche, che risultano più semplici da gestire e organizzare.
• Rimanere aggiornati sulle eventuali modifiche normative.
• Assicurarsi che tutto il personale dell’azienda conosca e rispetti le leggi relative alla gestione delle fatture.

Una corretta gestione della fatturazione per le PMI (piccole e medie imprese) è fondamentale per mantenere sotto controllo entrate, uscite e obblighi contabili, oltre a rispettare le principali scadenze fiscali e a semplificare l’organizzazione amministrativa dell’attività. L’adozione degli accorgimenti descritti contribuisce a una gestione più efficiente e a una maggiore trasparenza finanziaria per l’azienda.

Errori comuni e come evitarli

Diversi errori, anche gravi, possono verificarsi nella gestione della fatturazione attiva e passiva.

Vediamo insieme i principali elementi che spesso vengono sbagliati nella fatturazione:

• Emissione tardiva della fattura: il mancato rispetto dei termini di emissione può comportare sanzioni, la cui entità dipende dagli effetti della violazione. Se il ritardo incide sulla liquidazione IVA può applicarsi la sanzione prevista dall’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997 (dal 90% al 180% dell’imposta). Se invece non modifica la corretta determinazione del tributo, possono applicarsi sanzioni in misura fissa. È inoltre possibile ricorrere al ravvedimento operoso nei casi previsti.
• Errori nei calcoli o nei dati: inserire informazioni errate o incomplete, come una partita IVA o un codice fiscale del fornitore sbagliati, può causare problemi. È quindi fondamentale verificare tutti i dati prima di emettere una fattura e controllarli accuratamente anche quando si riceve una fattura, per ridurre al minimo i margini di errore.
• Mancata applicazione della marca da bollo: per le fatture elettroniche di importo superiore a 77,47€ è previsto, nei casi stabiliti dalla normativa, il pagamento dell’imposta di bollo da 2€. L’obbligo non si limita alle operazioni esenti da IVA, ma si estende anche ad altre fattispecie previste dalla legge. Se l’imposta non viene applicata quando dovuta, possono essere previste sanzioni.
• Mancata conservazione delle fatture in formato digitale: tutte le fatture devono essere conservate secondo le modalità previste dalla normativa. Non tutte devono però necessariamente essere conservate in formato digitale. Le fatture elettroniche seguono le regole della conservazione digitale, mentre quelle analogiche possono essere conservate in formato cartaceo. Il periodo di conservazione è generalmente di 10 anni per la documentazione contabile, fatti salvi i diversi termini previsti dalla normativa fiscale.

Questi errori richiedono attenzione costante da parte dei professionisti e degli operatori fiscali all’interno dell’azienda. Una gestione accurata è essenziale per evitare sanzioni e mantenere una contabilità in regola.

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Conclusione

In questa guida dedicata alla fatturazione attiva e passiva, abbiamo cercato di chiarire ogni possibile dubbio. Abbiamo iniziato spiegando cosa sono queste tipologie di documenti, quando si utilizzano e qual è la loro importanza per la gestione contabile e fiscale di un’azienda.

Siamo sicuri che ora sai gli elementi principali da includere nelle fatture, gli strumenti da usare e gli applicativi disponibili per evitare errori comuni e migliorare la gestione dei pagamenti all’interno dell’attività.

Il pacchetto europeo ViDA (VAT in the Digital Age) introdurrà progressivamente nuovi obblighi di digital reporting e fatturazione elettronica per le operazioni transfrontaliere. Le misure saranno applicate per fasi, con il reporting digitale previsto in anticipo rispetto alla piena introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria armonizzata, attesa in una fase successiva intorno al 2030. Le aziende internazionali dovranno quindi seguire l’evoluzione normativa e preparare per tempo i propri sistemi.

Domande frequenti

Cosa sono le fatture passive?

Le fatture passive sono i documenti emessi dai fornitori, collaboratori esterni e altri soggetti per beni o servizi acquistati dall’azienda e rappresentano un costo per quest’ultima.

Dove trovo le fatture passive?

Le fatture passive possono essere gestite tramite il software gestionale o contabile dell’azienda oppure consultate attraverso i servizi dell’Agenzia delle Entrate, come il portale “Fatture e Corrispettivi”. Il Sistema di Interscambio (SdI) è il canale utilizzato per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche, ma non coincide con l’area di consultazione dell’utente.

Qual è la differenza principale tra fattura attiva e fattura passiva?

La fattura attiva è emessa dall’azienda per i beni o servizi forniti ai clienti, rappresentando un ricavo. La fattura passiva è invece emessa dai fornitori e rappresenta un costo per l’azienda.

Quando si registrano le fatture attive?

Le fatture attive devono essere emesse nei termini previsti e, per le fatture immediate, inviate tramite il Sistema di Interscambio entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. La relativa registrazione non coincide necessariamente con il momento dell’emissione, ma segue le tempistiche stabilite dall’articolo 23 del DPR 633/1972.

Quali sono le scadenze specifiche per la fatturazione elettronica in Italia?

Le fatture attive devono essere emesse e trasmesse al Sistema di Interscambio entro i termini previsti. Le fatture immediate devono essere inviate entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, mentre le fatture differite possono essere emesse entro il giorno 15 del mese successivo nei casi previsti dall’articolo 21 del DPR 633/1972. La registrazione segue invece le regole previste dall’articolo 23 del DPR 633/1972.

È possibile emettere una fattura con IVA per un cliente estero?

Dipende dal Paese del cliente e dal tipo di operazione. Per le cessioni intracomunitarie o le esportazioni si applicano di norma regole di non imponibilità IVA. Per i clienti privati in altri Paesi UE, invece, possono valere le regole del regime OSS.

Quali sono le sanzioni per la fatturazione elettronica tardiva in Italia?

La fatturazione elettronica tardiva può comportare sanzioni, ma l’importo dipende dalle conseguenze del ritardo. La sanzione dal 90% al 180% dell’IVA riguarda le violazioni che incidono sulla corretta documentazione e liquidazione dell’imposta. Se invece il ritardo non modifica la liquidazione IVA, può applicarsi una sanzione fissa. È inoltre possibile beneficiare del ravvedimento operoso nei casi previsti.

Quando è sufficiente una fattura pro forma in Italia?

La fattura pro forma può essere usata per anticipare al cliente i dettagli di un pagamento. Non ha però valore fiscale e deve comunque essere seguita da una fattura elettronica valida ai fini IVA e contabili.