Il POS più semplice da usare per chi è alle prime armi

Trovare un POS semplice da usare è particolarmente importante quando si avvia un’attività e si affrontano per la prima volta i pagamenti con carta. Un terminale davvero intuitivo dovrebbe essere facile da attivare, configurare e utilizzare, con una connessione affidabile, costi chiari e poca manutenzione tecnica.

Per chi è alle prime armi, però, il POS più semplice non è necessariamente quello con meno funzioni, né quello più avanzato.

La scelta dovrebbe dipendere soprattutto da dove e come vengono effettuati i pagamenti. Un professionista che incassa presso i clienti potrebbe avere bisogno di un terminale compatto e autonomo, mentre un negoziante potrebbe trovare più utile un dispositivo con stampante o con funzioni per gestire più operatori e rimborsi.

L’obiettivo, quindi, è trovare un terminale che offra le funzioni realmente necessarie senza aggiungere complessità.

In questa guida vediamo quali sono i tipi di POS più facili da utilizzare, quali caratteristiche valutare prima dell’acquisto e quale soluzione può adattarsi meglio alle diverse esigenze di chi sta iniziando.

Cosa rende un terminale POS semplice da usare per chi è alle prime armi?

La semplicità di un POS non riguarda soltanto il momento in cui il cliente avvicina la carta al terminale. Per chi è alle prime armi, conta l’intero processo, dalla creazione dell’account e attivazione del dispositivo al primo pagamento, fino alla gestione delle ricevute, dei rimborsi e delle transazioni già effettuate. Anche poter contare su un’assistenza facilmente accessibile può fare la differenza quando si presenta un problema.

Tra le caratteristiche che rendono un POS più semplice da usare e aiutano a ridurre le possibili difficoltà rientrano:

• Il funzionamento autonomo;
• Un’interfaccia intuitiva;
• Aggiornamenti automatici;
• Una connessione affidabile;
• Una cronologia delle transazioni chiara e facile da consultare. 

In questo modo, anche le operazioni meno frequenti risultano più semplici da gestire.

Non esiste però un POS semplice da usare per tutte le attività. Un negozio con una postazione fissa, ad esempio, può avere esigenze diverse rispetto a un professionista che si sposta dai clienti. Allo stesso modo, la presenza di più operatori o la necessità di funzioni aggiuntive può rendere preferibile un terminale più completo.

I tipi di terminale POS più semplici per una nuova attività

Non tutti i POS sono progettati per lo stesso tipo di utilizzo. Per una nuova attività, la scelta più semplice dipende soprattutto da come e dove vengono effettuati gli incassi: in una sede fissa, presso i clienti, al banco o in mobilità. 

Ecco le principali categorie da considerare.

Terminali POS autonomi

Un terminale POS autonomo può elaborare i pagamenti senza dover essere collegato continuamente a uno smartphone o a un tablet. Questo rende la configurazione più semplice e riduce il numero di dispositivi, applicazioni, connessioni Bluetooth e caricabatterie da gestire, oltre ai possibili punti di malfunzionamento.

È una soluzione pratica, in particolare, per un piccolo negozio, un bar, un professionista che lavora presso i clienti o un commerciante che partecipa a fiere e mercati. myPOS Go 2, ad esempio, è un terminale autonomo con Wi-Fi e SIM dati integrata, che può essere utilizzato senza smartphone.

Terminali mobili compatti e SmartPOS

I terminali più compatti possono combinare la portabilità di un POS mobile con uno schermo touchscreen e funzioni aggiuntive per la gestione dei pagamenti. Un’interfaccia simile a quella di uno smartphone può risultare familiare anche a chi non ha mai utilizzato un terminale professionale.

La possibilità di consultare direttamente sul dispositivo la cronologia delle transazioni o di gestire operazioni come rimborsi e mance può essere utile nella gestione quotidiana. myPOS Flex, ad esempio, è un dispositivo smart compatto con accesso diretto a dati di vendita, mance e rimborsi.

Terminali POS con stampante integrata

Per le attività in cui la ricevuta cartacea viene richiesta con una certa frequenza, avere POS e stampante nello stesso dispositivo può semplificare la gestione dei pagamenti. Questa soluzione può essere particolarmente pratica per bar, ristoranti, negozi e strutture ricettive, dove il POS può essere utilizzato al banco oppure portato direttamente al tavolo o alla postazione del cliente.

Un esempio di POS con stampante termica integrata è myPOS Ultra. Il dispositivo supporta diverse modalità di pagamento e offre funzioni aggiuntive per la gestione delle transazioni, come mance, rimborsi e richieste di pagamento.

La stampante integrata, però, non è necessariamente utile per tutte le attività. Rispetto a un terminale compatto, il dispositivo è generalmente più grande e pesante e richiede anche una gestione aggiuntiva, come l’acquisto e la sostituzione dei rotoli di carta. Prima di sceglierlo, perciò, è importante valutare anche il costo del dispositivo e capire se la stampa delle ricevute è davvero una necessità quotidiana.

Terminali portatili con dock di stampa o ricarica

I terminali portatili si collocano a metà strada tra un POS mobile leggero e un dispositivo all-in-one. Il POS può essere estratto dalla base per accettare pagamenti in mobilità e riposto nel dock quando si trova al banco, dove può essere ricaricato e, se necessario, utilizzato per stampare le ricevute.

Può essere comodo, ad esempio, per un ristorante che porta il POS al tavolo, per un salone che alterna banco e postazioni o per un negozio che vuole mantenere la possibilità di incassare anche lontano dalla cassa. myPOS Go Combo, in particolare, combina il terminale Go 2 con una base dotata di stampante e batteria aggiuntiva, mantenendo la possibilità di utilizzare il dispositivo anche separatamente.

Tap to Pay sullo smartphone

Con il Tap to Pay è possibile utilizzare uno smartphone compatibile per accettare pagamenti contactless, senza acquistare un terminale POS dedicato. Per un libero professionista, un’attività molto piccola o chi sta iniziando a incassare con carta, può essere un modo per ridurre al minimo l’hardware necessario.

La semplicità, in questo caso, dipende però dallo smartphone. Bisogna verificare la compatibilità del dispositivo e del sistema operativo, il supporto ai pagamenti contactless, l’autonomia della batteria e la disponibilità del servizio nel proprio Paese. Anche myPOS offre la funzionalità Tap to Pay tramite la soluzione myPOS Glass, compatibile con smartphone Android e iPhone.

myPOS Flex

€ 69

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•  Terminale smart compatto che puoi usare sia in mobilità che alla cassa.
•  Autonomia della batteria di un giorno
•  SIM dati gratuita, Bluetooth e Wi-Fi

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myPOS Go 2

€ 39

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•  POS portatile autonomo
•  Autonomia della batteria di un giorno
•  Invia gli scontrini via e-mail o SMS

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•  Terminale di pagamento Android con stampante ad alta velocità
•  Batteria di lunga durata: oltre 1500 operazioni con una singola carica
•  Design elegante con ampio schermo multi-touch

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myPOS Go Combo

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•  Lettore di carte 2-in-1 con base di ricarica e stampante
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•  Usalo al bancone o in mobilità

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Come scegliere tra le diverse opzioni di POS semplici da usare

Non esiste un terminale POS che sia il più semplice in assoluto. La scelta dipende soprattutto da quanti dispositivi vuoi utilizzare e da quali operazioni devi gestire ogni giorno.

In linea generale, per trovare il POS più adatto alle tue esigenze, considera come e dove lo utilizzerai ogni giorno:

• Se vuoi ridurre al minimo la dipendenza da smartphone, tablet e altri dispositivi, puoi orientarti verso un terminale autonomo.
• Se vuoi utilizzare il minor numero possibile di apparecchiature, il Tap to Pay può essere sufficiente, a condizione di avere uno smartphone compatibile;
• Se stampi frequentemente le ricevute, può essere più pratico un POS con stampante integrata o con dock di stampa;
• Se vuoi gestire direttamente dal terminale anche operazioni come rimborsi, mance e consultazione delle transazioni, può essere utile uno SmartPOS;
• Se devi spostarti tra il banco e i clienti, conviene dare priorità a un terminale portatile, con una buona autonomia della batteria e connettività mobile.

Una volta individuata la categoria più adatta al modo in cui lavori, puoi confrontare i singoli dispositivi. Analizza le caratteristiche che rendono davvero semplice il loro utilizzo, dalla configurazione alla gestione quotidiana dei pagamenti.

Le caratteristiche che rendono un terminale POS facile da usare

Per scegliere un POS semplice da usare, non basta guardare il dispositivo. È importante capire quanto sia facile attivarlo, effettuare un pagamento e gestire le operazioni di tutti i giorni. 

Ecco gli aspetti da controllare prima dell'acquisto.

1. Attivazione e configurazione semplici

Un POS, per essere semplice, dovrebbe essere pronto all'uso senza richiedere installazioni complicate o competenze tecniche. In genere, prima dell'utilizzo, bisogna creare un account, completare la verifica dell'attività, attivare il terminale e collegarlo a internet. Una procedura guidata e istruzioni chiare possono aiutare a completare questi passaggi senza difficoltà.

Prima di scegliere, verifica anche le condizioni del servizio. Potrebbero essere necessari un conto dedicato, un abbonamento, un contratto o configurazioni aggiuntive per collegare il POS al sistema di cassa. Considerare questi aspetti fin dall'inizio aiuta a evitare sorprese e a capire quanto sarà semplice iniziare a incassare.

2. Comandi chiari e facili da imparare

Quando arriva un cliente, dovresti poter avviare un pagamento senza perdere tempo a cercare la funzione giusta. Menu intuitivi, istruzioni leggibili e tasti o touchscreen reattivi rendono il terminale più facile da usare, anche per chi non ha esperienza.

Per valutare l'interfaccia, pensa alle operazioni che svolgerai più spesso: quanto è facile accettare un pagamento, trovare una transazione o effettuare un rimborso? 

Se hai dei dipendenti, considera anche quanto tempo servirà per insegnare loro a usare il dispositivo. Una procedura semplice è particolarmente utile nei momenti di maggiore affluenza, quando ogni passaggio in più rallenta il servizio.

3. Pochi dispositivi da gestire

Un POS autonomo permette di accettare pagamenti senza dover utilizzare continuamente anche uno smartphone o un tablet. Per esempio, un terminale come myPOS Go 2 può essere utilizzato da solo, senza doverlo abbinare al telefono a ogni operazione.

Con un lettore collegato allo smartphone, invece, bisogna assicurarsi che entrambi i dispositivi siano carichi, che l'app funzioni correttamente e che la connessione Bluetooth sia attiva. Non è necessariamente un problema: se lavori già con lo smartphone e preferisci gestire tutto da lì, questa soluzione può essere altrettanto pratica. L'importante è scegliere quella che si integra meglio nel tuo modo di lavorare.

4. Una connessione affidabile

Per accettare un pagamento, il POS deve riuscire a collegarsi alla rete. Se lavori in un negozio con un Wi-Fi stabile, questa connessione potrebbe essere sufficiente. Se invece ti sposti tra clienti, partecipi a mercati o porti i pagamenti direttamente al tavolo, può essere più comodo un terminale con connessione dati mobile integrata.

Prima dell'acquisto, controlla quali opzioni di connessione offre il dispositivo e se l'eventuale SIM è inclusa nel servizio o comporta costi aggiuntivi. Valuta anche come gestire un'interruzione della rete. Per un'attività che incassa spesso fuori sede, infatti, poter contare su una connessione alternativa può evitare difficoltà durante il lavoro.

5. Una batteria adatta alla giornata lavorativa

Se il POS si scarica a metà giornata, accettare i pagamenti diventa più complicato. Prima di scegliere, considera quindi per quanto tempo lo utilizzerai e quante transazioni prevedi di effettuare, soprattutto se lavori fuori sede o non hai sempre una presa elettrica a disposizione.

Anche la ricarica dovrebbe essere pratica. Un terminale utilizzato prevalentemente al banco può restare collegato al caricabatterie quando non serve. Per chi si sposta spesso, invece, una base di ricarica può essere più comoda. myPOS Go Combo, per esempio, abbina il terminale a una base che permette di ricaricarlo e stampare le ricevute. 

Per confrontare l'autonomia dei diversi modelli, non fermarti però alle ore dichiarate dal produttore. La durata effettiva dipende anche dalla connessione e dall'intensità di utilizzo.

6. Gestione semplice delle ricevute

Non tutte le attività hanno bisogno di stampare una ricevuta per ogni pagamento. Se lavori principalmente su appuntamento o presso i clienti, inviare la ricevuta in formato digitale tramite SMS, email o QR code, quando previsto dal servizio, può essere sufficiente e permette di evitare una stampante e i relativi materiali di consumo.

In un bar, in un ristorante o in un negozio, invece, la ricevuta cartacea può essere richiesta più spesso. In questi casi, un terminale con stampante integrata, come myPOS Ultra, oppure una soluzione con base di stampa, come myPOS Go Combo, può rendere più rapida la consegna. 

Prima di scegliere, considera però anche l'ingombro del dispositivo, il costo dei rotoli di carta e la facilità con cui è possibile sostituirli. Verifica inoltre come ristampare una ricevuta in caso di necessità e quali opzioni digitali offre il modello scelto. myPOS Go 2, ad esempio, supporta l'invio di ricevute digitali.

7. Rimborsi e operazioni quotidiane

La facilità d'uso di un POS non si misura soltanto nel momento in cui il cliente paga, ma anche quando bisogna gestire un imprevisto. Può essere necessario annullare un'operazione, effettuare un rimborso, ritrovare una transazione precedente, controllare l'esito di un pagamento o inviare nuovamente una ricevuta. Avere queste funzioni facilmente accessibili aiuta a risolvere le situazioni più comuni senza perdere tempo.

Alcune operazioni possono essere gestite direttamente dal terminale, mentre altre richiedono l'accesso a un'app o a un portale online. Per esempio, myPOS Flex consente di gestire dal dispositivo rimborsi, storni, annullamenti e mance. Quest'ultima funzione può essere particolarmente utile per bar, ristoranti e attività di servizio. 

Prima di scegliere il tuo terminale, verifica quindi che le operazioni di cui hai bisogno siano semplici da trovare e disponibili sul dispositivo o attraverso gli strumenti che utilizzerai abitualmente.

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8. Storico e riepilogo delle transazioni chiari

Quando si avvia un'attività, è importante poter controllare facilmente quanto è stato incassato e individuare eventuali rimborsi o pagamenti annullati. Uno storico ordinato, con informazioni chiare sullo stato delle transazioni, aiuta a verificare gli incassi senza dover ricostruire ogni operazione a memoria.

Anche i riepiloghi delle vendite e delle mance possono essere utili, soprattutto per chi lavora con più dipendenti o deve controllare gli incassi a fine giornata. La possibilità di consultare le transazioni sia dal terminale sia da un account online centralizzato, quando disponibile, rende più semplice tenere sotto controllo i pagamenti e confrontarli con i propri registri contabili. 

Prima di scegliere, verifica quali report sono inclusi e se alcune informazioni sono accessibili soltanto tramite il portale o l'app del provider.

9. Costi chiari e facili da confrontare

Il prezzo del terminale è solo una parte del costo di un POS. Prima di scegliere, considera anche le commissioni sulle transazioni, gli eventuali canoni mensili, i costi di connessione e quelli degli accessori, come una stampante o una base di ricarica. Verifica inoltre se sono previste altre spese o condizioni contrattuali.

Alcune soluzioni prevedono un pagamento iniziale per il dispositivo e commissioni applicate a ogni incasso, senza un canone mensile. Altre offrono piani in abbonamento o contratti con tariffe diverse in base al volume delle transazioni. La soluzione più conveniente dipende quindi da quanto incassi e da quanto spesso accetti pagamenti con carta.

Per fare un confronto, supponi di incassare 5.000€ al mese con 200 transazioni, per un importo medio di 25€ ciascuna. Con una commissione dell'1% su ogni transazione, spenderesti 50€ al mese. Con una commissione dell'1,5%, invece, spenderesti 75€. Per capire se la prima offerta è davvero la più conveniente, devi però aggiungere a entrambe le soluzioni eventuali canoni, costi di connessione e altre spese, considerando anche il prezzo del dispositivo. 

Il POS più conveniente è quello che comporta il costo complessivo più basso per il volume di pagamenti che prevedi, non necessariamente quello con la commissione pubblicizzata più bassa. Prima di decidere, confronta le condizioni aggiornate e verifica se sono previsti costi fissi per ogni transazione o vincoli contrattuali.

10. Assistenza clienti facilmente accessibile

Quando si utilizza un POS per la prima volta, sapere a chi rivolgersi in caso di difficoltà è importante quanto scegliere un dispositivo intuitivo. Un problema di connessione, un errore di pagamento o un terminale che non si accende possono interrompere gli incassi, soprattutto se il dispositivo è l'unico a disposizione dell'attività.

Prima dell'acquisto, controlla quali canali di assistenza sono disponibili, come telefono, chat, email e centro di supporto online. Verifica inoltre gli orari e le lingue in cui viene fornita assistenza.

È poi utile conoscere anche le condizioni di garanzia e la procedura per ottenere una riparazione o una sostituzione. Se il POS smettesse di funzionare durante l'orario di apertura, sapere in anticipo come intervenire può aiutarti a limitare i disagi e a continuare a gestire i pagamenti.

Qual è il POS più semplice da usare per la tua attività?

Il POS più semplice e adatto a te dipende soprattutto da dove ricevi i pagamenti, da come lavori e dalle funzioni di cui hai davvero bisogno. Un professionista che si sposta tra i clienti, per esempio, ha esigenze diverse rispetto a un negozio o a un ristorante. 

Vediamo nella tabella seguente (Tabella 1) alcune situazioni comuni e le soluzioni da valutare.

Tabella 1: Quale POS scegliere in base al tipo di attività e alle esigenze di pagamento

Questi esempi sono solo un punto di partenza per trovare la soluzione migliore per ogni attività. Prima di acquistare il tuo terminale, verifica quali circuiti di pagamento sono supportati, la compatibilità con il registratore telematico e il sistema di cassa, i costi complessivi e le funzioni effettivamente disponibili in Italia.

Checklist: cosa controllare prima di scegliere il primo POS

Prima di acquistare un terminale, considera alcuni aspetti per trovare una soluzione adatta alle tue esigenze. Una breve checklist ti aiuterà a individuare il POS più semplice per il tuo lavoro, senza pagare per funzioni che non utilizzerai.

Ecco quali domande da porti per la scelta del tuo primo POS: 

• Dove riceverò i pagamenti? Principalmente al banco, al tavolo, a domicilio o in luoghi diversi?
• Voglio un terminale autonomo? Preferisco usare un dispositivo dedicato oppure accettare pagamenti direttamente dallo smartphone?
• Ho bisogno di ricevute cartacee? Oppure posso gestire le ricevute dei pagamenti con carta in formato digitale?
• Quali operazioni dovrò gestire? Mi servono rimborsi, annullamenti, mance o profili separati per più operatori?
• Quale connessione mi serve? Posso contare sempre sul Wi-Fi oppure ho bisogno di una SIM dati integrata?
• Quanto deve durare la batteria? Il POS resterà al banco oppure dovrà funzionare per ore lontano da una presa?
• Quanto spenderò in totale? Ho confrontato prezzo del dispositivo, commissioni, eventuali canoni e altri costi in base ai miei incassi previsti?
• Cosa succede se qualcosa non funziona? So come contattare l'assistenza e quali sono le condizioni per riparare o sostituire il dispositivo?

La regola è scegliere la configurazione più semplice che copra le esigenze attuali e quelle prevedibili nel prossimo futuro. 

Ad esempio, un POS autonomo può evitare di dipendere dal telefono, mentre Tap to Pay riduce al minimo l'attrezzatura da portare con sé. Se in seguito l'attività crescerà, potrai valutare una soluzione più completa, purché sia compatibile con il sistema di cassa e con le procedure che utilizzi già.

Errori da evitare quando scegli il primo POS

Quando si sceglie il primo terminale, è facile concentrarsi sul prezzo o sulle funzioni più avanzate e trascurare aspetti che incidono sul lavoro quotidiano. 

Ecco gli errori più comuni da evitare nell’acquisto del tuo primo POS terminale:

• Scegliere il dispositivo con più funzioni anziché quello più semplice da usare: un terminale avanzato non è necessariamente la soluzione migliore se devi soltanto accettare pagamenti con carta.
• Dare per scontato che tutti i lettori siano autonomi: alcuni richiedono uno smartphone o un tablet per funzionare, mentre altri permettono di gestire i pagamenti direttamente dal dispositivo.
• Sottovalutare la connessione: se lavori spesso fuori sede, un POS che dipende dal Wi-Fi potrebbe non essere sufficiente.
• Trascurare batteria e ricarica: verifica che l'autonomia sia adatta alla tua giornata lavorativa e che tu possa ricaricare il terminale comodamente.
• Pagare per una stampante che non ti serve: se le ricevute digitali sono sufficienti per i tuoi clienti, potresti evitare un dispositivo più ingombrante e il costo della carta.
• Scegliere un POS senza stampante quando serve la ricevuta cartacea: in un bar o in un negozio, stampare direttamente dal terminale può rendere il servizio più pratico.
• Confrontare soltanto il prezzo del dispositivo: commissioni, canoni, connessione e accessori possono incidere sul costo complessivo.
• Presumere che tutte le funzioni siano uguali: rimborsi, mance, gestione degli operatori e report possono variare in base al dispositivo e al servizio.
• Non prevedere un'alternativa in caso di guasto o smarrimento: controlla come contattare l'assistenza e quali soluzioni sono disponibili per continuare a incassare se il terminale non è utilizzabile.

Prima di acquistare, prova quindi a immaginare una giornata di lavoro tipo. Chiediti dove incasserai, quante transazioni gestirai e quali operazioni dovrai svolgere più spesso. Se il POS ti permette di completare questi passaggi senza dipendere da dispositivi o accessori che non ti servono, hai maggiori possibilità di scegliere una soluzione davvero pratica per la tua attività.

Come myPOS può aiutare una nuova attività a iniziare a incassare

Una volta individuate le caratteristiche di cui hai bisogno, puoi valutare quale soluzione myPOS si adatta meglio al tuo modo di lavorare.

Se cerchi un terminale autonomo per accettare pagamenti con carta senza dipendere dallo smartphone, myPOS Go 2 è una soluzione da considerare. Se invece preferisci un dispositivo compatto con schermo touchscreen e più funzioni per gestire direttamente pagamenti, rimborsi e mance, puoi orientarti verso myPOS Flex.

Per chi alterna gli incassi al banco a quelli in mobilità, myPOS Go Combo combina un terminale portatile con una base per la ricarica e la stampa delle ricevute. myPOS Ultra è invece pensato per le attività che preferiscono un terminale Android con stampante integrata e funzionalità più avanzate.

Se vuoi ridurre al minimo l'attrezzatura, myPOS Tap to Pay permette di accettare pagamenti contactless direttamente da uno smartphone compatibile, senza acquistare un POS dedicato.

Per iniziare a incassare, devi aprire e verificare il conto business myPOS e attivare la soluzione scelta. Gli incassi con carta vengono accreditati istantaneamente sul conto myPOS, secondo le condizioni del servizio.

Prima di decidere, confronta prezzi, commissioni, circuiti accettati e compatibilità. La scelta migliore dipende dalle operazioni che svolgi ogni giorno, non dal numero di funzioni del dispositivo.

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