La guida definitiva per mantenere la conformità dei pagamenti per aziende italiane

Oggi una transazione su due in Italia avviene con carte o wallet digitali: un cambio di passo che nessuno può permettersi di ignorare. 

Carte di debito e credito, gift card, portafogli mobili e soluzioni contactless rappresentano oggi una quota crescente delle transazioni, tanto online quanto nei punti vendita tradizionali.

Il salto verso il digitale porta però nuove responsabilità: ogni impresa deve dimostrare di proteggere i dati dei clienti secondo le regole di Banca d’Italia e GDPR. 

Insomma, la conformità alle normative nazionali ed europee non è più un optional, ma un requisito obbligatorio la cui violazione può portare a sanzioni economiche rilevanti e compromettere seriamente la credibilità aziendale.

In tal senso la scelta del fornitore di servizi di pagamento (PSP) diventa fondamentale. 

In questa guida, scopriamo insieme tutti gli elementi necessari per valutare la conformità dei pagamenti e garantire la protezione del tuo business.

Introduzione alla conformità dei pagamenti in Italia

Diciamo subito una cosa solo all’apparenza scontata: non rispettare le normative vigenti in materia di conformità significa rischiare multe da centinaia di migliaia di euro e la perdita di fiducia da parte dei clienti.

In questo contesto diviene fondamentale anzitutto scegliere un PSD autorizzato. 

Inoltre, è utile conoscere i principali quadri normativi, come gli standard di sicurezza PCI DSS, le linee guida della Banca d’Italia e dell’AGID, le verifiche antiriciclaggio (AML) e la GDPR europea, applicato in Italia attraverso il Codice Privacy.

Conformità dei pagamenti: cosa significa per le aziende italiane?

La conformità dei pagamenti garantisce che ogni transazione rispetti protocolli di sicurezza rigorosi. Questi proteggono sia i dati dei clienti che l’integrità del sistema finanziario italiano. 

L’intero processo per far sì che funzioni necessita l’implementazione di sistemi di sicurezza informatica avanzati, la crittografia dei dati sensibili e il rispetto delle tempistiche di notifica delle violazioni.

Per le aziende italiane, significa anche allinearsi agli standard europei dove la digitalizzazione dei pagamenti sta accelerando significativamente.

Perché la conformità dei pagamenti è cruciale in Italia

Mantenere la conformità dei pagamenti per un’azienda è essenziale per diversi motivi strategici:

• Obbligo legale: la non conformità può comportare sanzioni da parte della Banca d’Italia o azioni penali.
  
• Accesso ai circuiti delle carte: Visa e Mastercard (e altri circuiti) possono revocare il merchant ID in caso di violazioni PCI DSS.
  
• Fiducia dei clienti: i consumatori italiani sono sempre più attenti alla sicurezza dei dati e abbandonano i merchant dopo violazioni o commissioni nascoste.
  
• Vantaggio competitivo: un record di conformità semplifica l’ingresso su nuovi circuiti e abbassa le spese di transazione..

Insomma, la compliance non è solo una pratica burocratica da fare e archiviare: è un processo continuo che riduce il rischio di frodi e rafforza il brand.

Normative essenziali per la conformità dei pagamenti delle aziende italiane

Nel panorama normativo italiano, diverse regolamentazioni si intersecano per garantire la sicurezza e la conformità dei sistemi di pagamento.

PCI DSS per pagamenti sicuri con carte

Il Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) rappresenta lo standard di sicurezza globale che ogni organizzazione che memorizza, elabora o trasmette dati di carte di debito o credito deve seguire per proteggere le informazioni dei portatori attraverso controlli tecnici e procedurali rigorosi.

Gli standard di sicurezza PCI DSS si articolano in sei obiettivi principali:

1. Costruire e mantenere una rete e sistemi sicuri: le organizzazioni devono installare e mantenere firewall per proteggere i dati dei titolari da accessi non autorizzati. Password e configurazioni di sistema predefinite devono essere modificate per ridurre le vulnerabilità.
   
2. Proteggere i dati dei titolari delle carte: i dati devono essere crittografati durante la memorizzazione e la trasmissione su reti aperte. Le aziende dovrebbero conservare solo i dati strettamente necessari e smaltirli in modo sicuro quando non più necessari.
   
3. Mantenere un programma di gestione delle vulnerabilità: le organizzazioni devono utilizzare software antivirus aggiornati e applicare tempestivamente le patch di sicurezza. Scansioni regolari delle vulnerabilità aiutano a identificare e affrontare le debolezze di sicurezza prima che possano essere sfruttate.
   
4. Implementare forti misure di controllo degli accessi: l’accesso ai dati dei titolari deve essere limitato solo a chi ne ha bisogno per il proprio lavoro. ID utente unici, password sicure e autenticazione multi-fattore garantiscono che solo utenti autorizzati possano accedere ai sistemi sensibili.
   
5. Monitorare e testare regolarmente le reti: le aziende devono registrare e monitorare tutti gli accessi ai dati dei titolari per rilevare attività sospette. Test regolari, inclusi penetration test e monitoraggio dell’integrità dei file, aiutano a mantenere un ambiente sicuro.
   
6. Mantenere una policy di sicurezza delle informazioni: deve essere stabilita, comunicata e mantenuta una policy di sicurezza formale, che definisca ruoli e responsabilità e includa formazione regolare del personale e valutazioni dei rischi.

Per le aziende italiane che elaborano carte di credito o debito, la certificazione PCI DSS è fondamentale per prevenire frodi e garantire la protezione dei dati finanziari dei clienti.

Conformità GDPR per i dati dei clienti in Italia

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) continua ad applicarsi alle aziende italiane che raccolgono dati da individui nell’Unione Europea. 

In Italia, il GDPR è implementato attraverso il Codice Privacy (Decreto Legislativo 196/2003, aggiornato nel 2018).

Vediamo insieme i sette principi chiave della protezione dei dati:

• Trattamento lecito, corretto e trasparente dei dati personali;
  
• Limitazione della finalità: elaborare i dati solo per scopi legittimi e chiaramente comunicati;
  
• Minimizzazione dei dati: raccogliere solo i dati strettamente necessari;
  
• Accuratezza: mantenere tutti i dati personali accurati e aggiornati;
  
• Limitazione della conservazione: conservare i dati solo per il tempo necessario;
  
• Integrità e riservatezza: implementare misure di sicurezza adeguate come la tokenizzazione;
  
• Responsabilizzazione: dimostrare la conformità a tutti i principi

Il Garante Privacy italiano richiede la notifica delle violazioni dei dati entro 72 ore, rendendo essenziale per le aziende italiane implementare sistemi di incident response efficaci.

PSD2 e Strong Customer Authentication: capiamole meglio

La Direttiva sui Servizi di Pagamento 2 (PSD2), recepita in Italia dal Decreto Legislativo 218/2017 mira a creare maggiore integrazione ed efficienza nel mercato europeo dei pagamenti.

I quattro obiettivi principali di PSD2 sono:

• Creare maggiore integrazione ed efficienza nel mercato dei pagamenti europeo
• Livellare il campo di gioco per i fornitori di servizi di pagamento
• Rendere i pagamenti più sicuri e protetti
• Aumentare la protezione per consumatori e aziende in Europa

La Strong Customer Authentication (SCA) è un requisito chiave di PSD2 che si applica alla maggior parte dei pagamenti elettronici, richiedendo la verifica utilizzando almeno due fattori indipendenti tra conoscenza, possesso e inerenza.

Ruolo della Banca d’Italia e AGID nella supervisione dei pagamenti

La Banca d’Italia e l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) svolgono ruoli complementari nella supervisione del sistema dei pagamenti in Italia.

Banca d’Italia si occupa di:

• Autorizzazione e supervisione dei fornitori di servizi di pagamento
• Protezione dei consumatori nel settore finanziario
• Mantenimento dell’integrità del sistema finanziario
• Applicazione delle normative antiriciclaggio
• Supervisione della conformità PSD2

AGID coordina:

• Digitalizzazione della pubblica amministrazione
• Implementazione del sistema pagoPA
• Standard tecnici per i pagamenti digitali
• Sicurezza informatica nei sistemi pubblici

Per qualsiasi evenienza è importante che le aziende conoscano i principali organismi che si occupano di regolamentazione in materia di pagamenti.

Come garantire la conformità nei canali di pagamento italiani

La situazione attuale in Italia è chiara. Come rilevato dall’Osservatorio Innovative Payments della School of Management del Politecnico di Milano, le soluzioni contactless hanno raggiunto un transato di 291 miliardi di euro (+19% rispetto al 2023) e oggi quasi 9 pagamenti su 10 effettuati con carta in negozio avvengono senza contatto. 

Impressionanti anche i dati sui software POS in Italia ha raggiunto le 152 000 unità, contro le quasi 40 000 del 2023. 

Tuttavia, ogni canale di pagamento – dal POS tradizionale all’e‑commerce – ha le sue regole: vediamo come rispettarle tutte senza fatica.

Conformità POS fisici nei negozi italiani

Per i terminali POS utilizzati nei negozi fisici italiani, sono richiesti diversi elementi di conformità:

• Sicurezza fisica del terminale: i dispositivi devono essere protetti da manomissioni e posizionati in aree sicure
  
• Certificazione PCI PTS: tutti i terminali devono essere certificati Payment Card Industry PIN Transaction Security
  
• Regole per le ricevute: conformità alle normative italiane sulla conservazione e privacy delle ricevute
  
• Pagamenti contactless: rispetto dei limiti di importo per transazioni contactless senza PIN

L’obbligo di dotarsi di un POS o di un sistema per accettare i pagamenti digitali, significa oggi, in definitiva, adeguarsi ad un sistema profondamente mutato nel corso degli ultimi anni.  

Sicurezza degli e-commerce e pagamenti online in Italia

In un contesto in cui il settore e-commerce 58,8 miliardi €, si intuisce facilmente il perché la sicurezza oggi abbia un valore enorme. 

Le aziende che commercializzano prodotti online, sono pertanto tenute ad implementare sistemi per:

• Certificazione SSL: obbligatoria per tutti i siti web che gestiscono transazioni
• Tokenizzazione: sostituzione dei dati sensibili delle carte con token sicuri
• Prevenzione frodi: sistemi di rilevamento e prevenzione delle frodi in tempo reale
• Standard SCA: implementazione completa della Strong Customer Authentication
• 3D Secure 2.0: protocollo di autenticazione per transazioni online sicure

Conformità Mobile POS e Soft POS in Italia

Le soluzioni Mobile POS e Soft POS devono rispettare specifiche normative:

• Certificazione CPoC/SPoC: card Payment on COTS/Software Payment on COTS per dispositivi mobili
  
• Sicurezza dell’applicazione: crittografia end-to-end per tutte le transazioni
  
• Autenticazione biometrica: supporto per impronte digitali e riconoscimento facciale
  
• Aggiornamenti di sicurezza: procedure automatiche per aggiornamenti di sicurezza

Soluzioni come myPOS Glass rispettano tutti questi standard, garantendo sicurezza e conformità per i negozianti italiani.

Regolamentazioni per ordini telefonici e pagamenti in remoto

I pagamenti Mail Order/Telephone Order (MOTO) hanno regole specifiche:

• Esenzione SCA: questi pagamenti sono esclusi dai requisiti di Strong Customer Authentication
  
• Compliance PCI SAQ MOTO: completamento del questionario di auto-valutazione specifico
  
• Gestione CVV: gli operatori non devono mai annotare o conservare il codice CVV dopo l’autorizzazione
  
• Registrazione delle chiamate: protocolli per la registrazione e conservazione sicura delle chiamate

Mantenere la conformità in Italia

Per garantire una conformità continua, le aziende italiane devono implementare processi sistematici e partnership strategiche.

Condurre audit di rischio e sicurezza secondo la legge italiana

Gli audit di conformità devono essere condotti regolarmente per identificare vulnerabilità nei sistemi di elaborazione e conservazione dei pagamenti:

• Valutazioni trimestrali: scansioni di vulnerabilità e test di penetrazione
• Audit annuali: revisione completa dei sistemi e delle procedure
• Documentazione: mantenimento di registri dettagliati per le autorità italiane
• Azioni correttive: implementazione tempestiva delle misure correttive identificate

Scegliere un partner di pagamento sicuro e conforme in Italia

La selezione di un PSP conforme è cruciale per le aziende italiane:

• Licenze italiane: verificare l’autorizzazione presso la Banca d’Italia
• Certificazioni: assicurarsi che possieda certificazioni PCI DSS di Livello 1
• Copertura geografica: supporto specifico per il mercato italiano
• Tecnologie avanzate: crittografia, tokenizzazione e SCA integrati
• Supporto locale: assistenza in italiano e conoscenza delle normative locali

Formazione del personale per pagamenti e protezione dati

Il personale deve essere formato regolarmente su:

• Gestione sicura dei dati delle carte: procedure per il trattamento sicuro delle informazioni sensibili
• Igiene delle password: creazione e gestione di password sicure
• Riconoscimento delle frodi: identificazione di transazioni sospette
• Piani di risposta agli incidenti: procedure da seguire in caso di violazioni dei dati
• Normative italiane: aggiornamenti su leggi e regolamentazioni locali

Conservazione legale per ricevute e registri

Le aziende italiane devono rispettare specifiche normative per la conservazione:

• Durata di conservazione: conservare ricevute e registri transazionali per almeno 10 anni
• Formato digitale: utilizzo di sistemi di conservazione digitale conformi alle normative italiane
• Accesso autorizzato: garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai registri
• Backup sicuri: implementare sistemi di backup ridondanti e sicuri

Errori comuni da evitare nella conformità dei pagamenti italiani

Evitare questi errori comuni può proteggere la tua azienda da sanzioni e violazioni della sicurezza.

Rischi della conservazione impropria dei dati delle carte in Italia

La conservazione inappropriata dei dati delle carte rappresenta uno dei rischi maggiori per le aziende:

• Archiviazione cartacea: mai conservare informazioni delle carte su supporti cartacei
• Database non sicuri: evitare l’uso di database non crittografati
• Accesso non controllato: limitare rigorosamente l’accesso ai dati sensibili
• Conservazione eccessiva: eliminare tempestivamente i dati non più necessari
• Procedure di smaltimento: utilizzare metodi sicuri per la distruzione dei dati

Gestire i dati sensibili in modo scorretto può causare danni economici, legali e reputazionali. Per questo è fondamentale applicare le migliori pratiche in ogni fase del trattamento.

Perché devi usare terminali certificati PCI in Italia

L’utilizzo di terminali non certificati comporta gravi rischi:

• Revoca del merchant ID: i circuiti delle carte possono sospendere l’account
• Sanzioni PCI DSS: multe mensili fino a €100,000 per non conformità
• Responsabilità per frodi: maggiore esposizione a chargeback e frodi
• Vulnerabilità di sicurezza: terminali non certificati presentano falle di sicurezza
• Perdita di credibilità: danneggiamento della reputazione aziendale

Usare un terminale conforme agli standard PCI è una garanzia per l’attività e per i clienti. Significa proteggere i dati, le finanze e la reputazione della propria azienda.

Tempistiche legali per le notifiche di violazione in Italia

Il rispetto delle tempistiche di notifica è fondamentale:

• 72 ore: notifica al Garante Privacy per violazioni che comportano rischi per i diritti e libertà
• Senza ritardi indebiti: comunicazione all’interessato quando il rischio è elevato
• Documentazione: mantenere registri dettagliati di tutte le violazioni
• Misure correttive: implementazione immediata di azioni per limitare i danni
• Reportistica: relazioni periodiche alle autorità competenti

Essere preparati con una strategia di risposta alle violazioni può fare la differenza tra una gestione efficace e un disastro reputazionale.

Conformità settoriale in Italia

Diversi settori hanno requisiti di conformità specifici che si aggiungono alle normative generali.

Retail e Hospitality: regole multi-terminale e contactless

Nel settore retail e hospitality italiano:

• Gestione multi-terminale: procedure per la sincronizzazione e monitoraggio di più POS
• Conformità per le mance: regole specifiche per l’elaborazione delle mance elettroniche
• Pagamenti contactless: implementazione corretta dei limiti di importo e procedure PIN
• Integrazione con sistemi gestionali: Sincronizzazione sicura con software di gestione
• Formazione specifica: training per personale stagionale e part-time

Retail e hospitality richiedono soluzioni flessibili ma sicure, capaci di adattarsi a flussi elevati e a un personale eterogeneo.

Sanità e settore legale: gestione dei dati di pagamento sensibili

Settori che gestiscono informazioni sensibili richiedono protezioni aggiuntive:

• Doppia protezione: sicurezza sia per i dati di pagamento che per le informazioni mediche/legali
• Segregazione dei dati: separazione fisica e logica dei diversi tipi di dati
• Audit rafforzati: controlli più frequenti e dettagliati
• Personale specializzato: staff con formazione specifica sulla privacy
• Procedure di emergenza: protocolli per situazioni critiche

In questi ambiti, una violazione non è solo un problema tecnico, ma può avere conseguenze legali e reputazionali molto gravi.

Charities: regole per fundraising e registri dei donatori

Le organizzazioni non profit devono rispettare normative specifiche:

• Trasparenza dei costi: comunicazione chiara delle commissioni sui pagamenti
• Protezione donatori: privacy rafforzata per le informazioni dei sostenitori
• Reportistica specifica: relazioni dettagliate sull’uso dei fondi raccolti
• Conformità fiscale: integrazione con obblighi di rendicontazione fiscale
• Consensi specifici: acquisizione di consensi informati per trattamenti particolari

Per mantenere la fiducia dei sostenitori e operare legalmente, è essenziale che anche le charity adottino soluzioni di pagamento digitali completamente conformi.

Come myPOS supporta le aziende italiane con la conformità

myPOS offre soluzioni complete per garantire la conformità dei pagamenti in Italia, semplificando la gestione normativa per le aziende di ogni dimensione.

myPOS opera sotto la supervisione della Banca d’Italia e integra tutti i requisiti normativi europei e italiani per offrirti serenità in ogni transazione.

I terminali per carte myPOS sono certificati PCI PTS e supportano tutte le tecnologie di sicurezza più avanzate, dalla crittografia end-to-end alla tokenizzazione dei dati sensibili.

Per le aziende italiane, myPOS offre:

• Soluzioni complete: terminali fissi e mobili, gateway e-commerce, app myPOS per smartphone
  
• myPOS Glass + Tap to Pay su iPhone: trasforma l’iPhone in terminale POS contactless certificato
  
• Accettazione universale: oltre 30 metodi di pagamento, wallet digitali e tecnologie contactless
  
• Liquidazione istantanea gratuita: fondi disponibili in pochi secondi con carta aziendale inclusa – vantaggio unico in Europa
  
• Supporto locale: assistenza in italiano con conoscenza approfondita del mercato
  
• Conformità garantita: certificazioni PCI DSS, crittografia avanzata e protezione antifrode integrata

Da piccole gastronomie a grandi catene alberghiere, sono già migliaia le imprese italiane che scelgono myPOS per pagamenti sicuri e totalmente conformi.

Cosa aspettarsi per il futuro della conformità dei pagamenti in Italia

Il panorama della conformità dei pagamenti continua ad evolversi rapidamente, con nuove tecnologie e regolamentazioni all’orizzonte.

Tendenze normative EU e italiane da monitorare

L’evoluzione normativa presenta diverse tendenze chiave:

• PSD3: il prossimo aggiornamento della direttiva sui servizi di pagamento introdurrà nuovi standard
• Divergenza post-Brexit: potenziali differenze tra standard UK ed europei
• Digitalizzazione PA: espansione del sistema pagoPA e nuovi requisiti per i pagamenti pubblici
• Sostenibilità: crescente attenzione agli aspetti ambientali dei sistemi di pagamento
• Open Banking: evoluzione verso un ecosistema finanziario più aperto e interconnesso

È importante mantenersi sempre aggiornati sui cambiamenti al livello normativo per adattarsi o addirittura riuscire ad anticipare alcune tendenze, sia in Italia che in Europa.

Ruolo dell’IA nella prevenzione delle frodi nei pagamenti

L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando la sicurezza dei pagamenti:

• Rilevamento in tempo reale: analisi istantanea dei pattern transazionali sospetti
• Machine learning adattivo: sistemi che apprendono e si adattano a nuove tipologie di frode
• Riduzione falsi positivi: miglioramento dell’accuratezza nell’identificazione delle frodi reali
• Analisi comportamentale: monitoraggio dei pattern di spesa individuali
• Previsione proattiva: identificazione di potenziali rischi prima che si materializzino

Adattarsi alla grande trasformazione che l’IA sta portando in ogni ambito della vita sia personale che professionale è fondamentale per mantenere competitività, conformità ed efficienza.

Pagamenti mobili e da remoto: mantenere la conformità nel lungo periodo

La crescita dei pagamenti mobili richiede nuovi approcci alla conformità:

• Biometria avanzata: integrazione di riconoscimento facciale, vocale e comportamentale
• Tokenizzazione dinamica: token che cambiano per ogni transazione
• Geolocalizzazione: utilizzo della posizione per validare le transazioni
• IoT payments: pagamenti attraverso dispositivi connessi (wearable, auto, elettrodomestici)
• Quantum-ready security: crittografia progettata per resistere ai futuri attacchi quantistici

Trasformare la conformità in un vantaggio competitivo

La conformità dei pagamenti rappresenta molto più di un semplice adempimento normativo: è un’opportunità per differenziarsi nel mercato italiano.

Le aziende che investono in sistemi di pagamento sicuri e conformi costruiscono fiducia duratura con i clienti, riducono i costi operativi legati a frodi e sanzioni, e si posizionano favorevolmente per la crescita futura.

Nel mercato italiano in rapida digitalizzazione, la conformità diventa un elemento di brand equity, comunicando professionalità, affidabilità e attenzione alla protezione dei dati dei clienti.

Scegliendo partner come myPOS, che combinano innovazione e conformità, le aziende italiane possono concentrarsi sulla crescita del business mentre la sicurezza e la conformità vengono gestite da esperti del settore.

La conformità dei pagamenti non è solo una necessità legale: è la base per costruire un business resiliente, affidabile e pronto per il futuro digitale dell’Italia.

Domande frequenti

Cosa viene regolamentato nelle regole di sicurezza per le carte di pagamento?

Le regole di sicurezza per le carte di pagamento, principalmente definite dallo standard PCI DSS, regolamentano tutti gli aspetti della gestione dei dati sensibili delle carte. Questo include la protezione dei dati, l’implementazione di sistemi di sicurezza fisica e digitale, la gestione degli accessi autorizzati, il monitoraggio continuo delle reti e la manutenzione di policy di sicurezza

Che cos’è l’elaborazione del pagamento?

L’elaborazione del pagamento è il processo tecnico che consente di trasferire fondi dal conto del cliente al conto del commerciante attraverso una rete sicura di intermediari finanziari. Il processo inizia quando il cliente presenta una carta o autorizza un pagamento digitale, continua con la verifica dei dati presso la banca emittente, l’autorizzazione della transazione, e si conclude con il regolamento dei fondi.

Come posso ricevere pagamenti elettronici senza POS?

Esistono diverse soluzioni per ricevere pagamenti elettronici senza un POS tradizionale. Le principali opzioni da considerare sono i SoftPOS che trasformano smartphone e tablet in terminali di pagamento certificati, link di pagamento inviati via email o SMS, codici QR per pagamenti immediati.

Qual è il primo passo da compiere in azienda per garantire la conformità PCI DSS?

Il primo passo fondamentale per garantire la conformità PCI DSS è condurre una valutazione completa del proprio sistema di ricezione dei pagamenti digitali. è fondamentale in tal senso affidarsi a partner affidabili che dimostrano di operare nel mercato rispettando le numerose norme vigenti in Italia e in Europa.