Cos’è il codice destinatario e dove trovarlo

Il codice destinatario, noto anche come codice SDI, è l’indirizzo telematico che consente al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate di recapitare correttamente una fattura elettronica al suo destinatario.

Introdotto per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione già dal 2014 con il sistema SDI (DM 55/2013), è stato successivamente esteso dalla Legge di Bilancio 2018 alle operazioni tra privati nel 2019, anno in cui l’obbligo di emettere fattura elettronica è stato esteso a quasi tutti i titolari di partita IVA.

Il codice destinatario aiuta a recapitare correttamente le fatture. In questo articolo, vediamo più nel dettaglio come individuare, comunicare e gestire correttamente il codice SDI.

Cos’è il codice destinatario (codice SDI)?

Il codice destinatario è un identificativo alfanumerico composto da 7 caratteri. Generato e gestito dal Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, funziona come un indirizzo virtuale. 

Quando emetti una fattura elettronica, in particolare, inserire il codice SDI del cliente garantisce che il documento venga instradato verso il canale di ricezione corretto. 

Come il SDI utilizza il codice destinatario per inviare una fattura elettronica

Il processo di invio di una fattura elettronica tramite Sistema di Interscambio (SDI) segue un flusso preciso. 

Ecco i principali step per inviare una fattura utilizzando il codice SDI:

1. Compilazione della fattura: il fornitore deve creare la fattura elettronica in formato XML, inserendo i dati del cliente e il codice destinatario o la PEC (Posta Elettronica Certificata)..
2. Invio al SDI: la fattura viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI) tramite software di fatturazione elettronica, portale dell’Agenzia delle Entrate o intermediario.
3. Controlli automatici dello SDI: il SDI riceve la fattura e verifica formato, dati obbligatori e correttezza del codice destinatario o della PEC.
4. Instradamento della fattura: se i controlli sono superati, il SDI utilizza il codice destinatario o la PEC come indirizzo digitale per inoltrare la fattura al destinatario.

Dopo l’invio, il SDI comunica l’esito. 

Gli outcome possibili dopo questi step sono tre: 

• La fattura risulta consegnata: il file è stato recapitato con successo al sistema del destinatario.
• La fattura risulta non consegnata: il recapito della fattura ha avuto un problema tecnico, ma la fattura è comunque disponibile nell’area riservata del destinatario.
• La fattura risulta scartata: la fattura conteneva errori formali e va riemessa.

In caso di mancata consegna, l’SDI mette il documento a disposizione nell’area riservata del cessionario sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Questo significa che la fattura è fiscalmente valida anche se non è arrivata direttamente nel gestionale del cliente.

Codice destinatario vs PEC: cosa usare e quando

Scegliere tra codice destinatario e PEC è fondamentale per garantire la corretta consegna della fattura elettronica. Il codice destinatario è sempre obbligatorio: quando si usa la PEC, va impostato a “0000000” e si indica l’indirizzo PEC del destinatario.

Il codice destinatario è preferibile quando il cliente è un’azienda o un professionista con un gestionale o un intermediario accreditato. Consente inoltre una ricezione automatica e organizzata delle fatture. Infine, il codice SDI riduce gli errori e automatizza il flusso, evitando problemi di caselle PEC piene o non monitorate.

La PEC è invece sufficiente quando il destinatario è un privato, una piccola attività o non dispone di un canale strutturato di ricezione. È infatti una soluzione più semplice e immediata. Inoltre, il sistema PEC è utile come alternativa quando non si conosce il codice destinatario o il cliente la richiede esplicitamente.

La PEC è quindi tendenzialmente più semplice da utilizzare. Il codice destinatario, tuttavia, è più efficiente e professionale.

Come trovare il codice destinatario SDI di un’azienda  

Per trovare il codice destinatario di un’azienda, puoi utilizzare il portale dell’Agenzia delle Entrate. 

Devi fatturare a un ente pubblico? In questo caso, il codice destinatario (codice univoco ufficio) può essere trovato facilmente consultando il portale IndicePA. Questi raccoglie tutti i riferimenti ufficiali della PA.

I passaggi per trovare il codice SDI sul sito dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi)

Il metodo più rapido consiste nel recuperare il codice destinatario durante la compilazione di una nuova fattura.

Ecco i passaggi da seguire per trovare il codice SDI sul sito dell’Agenzia delle Entrate:

1. Accesso all’area riservata: accedi al portale dell’Agenzia delle Entrate utilizzando SPID, CIE o CNS.
2. Apertura della sezione corretta: entra in “Fatture e Corrispettivi” e seleziona “Fatturazione elettronica e Conservazione”.
3. Creazione di una nuova fattura: avvia una nuova fattura scegliendo tra ordinaria, semplificata o PA, in base al caso.
4. Inserimento della partita IVA del cliente: compila i dati richiesti e inserisci la partita IVA del cliente.
5. Recupero automatico dei dati: clicca su “Recupera Dati Anagrafici e di Registrazione” per ottenere le informazioni associate.
6. Visualizzazione del codice destinatario: il codice SDI del cliente verrà mostrato automaticamente nella sezione dedicata (solo se il destinatario ha registrato un “indirizzo telematico” come predefinito. In caso contrario, il codice non viene mostrato e va richiesto al cliente).
7. Salvataggio dei dati: salva il codice nella tua anagrafica clienti per evitare di ripetere la procedura in futuro.

Una fattura elettronica è correttamente emessa se il file XML contiene il “CodiceDestinatario”. La PEC non è invece obbligatoria: anche in sua assenza, il SDI può comunque recapitare o rendere disponibile la fattura nell’area riservata del destinatario.

Quale codice destinatario usare per privati senza partita IVA

Quando il destinatario della fattura è un privato senza partita IVA, è necessario seguire alcune regole precise.

Ecco gli step da seguire per emettere una fattura elettronica verso un privato senza partita IVA:

1. Inserisci “0000000” (7 zeri) nel campo codice destinatario.
2. Lascia il campo PEC vuoto, se il cliente non ne possiede una.
3. Inserisci sempre il codice fiscale del cliente, dato indispensabile per l’identificazione.
4. Consegna una copia della fattura, in formato digitale o cartaceo al cliente.

La consegna al cliente di una copia della fattura è obbligatoria. Il cliente può comunque sempre verificare la presenza della fattura collegandosi alla propria area riservata sul sito web dell’Agenzia delle Entrate. Per ulteriori informazioni consulta il Provvedimento 89757.

Codice destinatario per clienti esteri

Quando fatturi a un cliente estero, il sistema prevede regole standardizzate che semplificano la compilazione. 

Ecco i principali step nella fatturazione con il codice destinatario per clienti esteri:

1. Inserisci “XXXXXXX” (7 caratteri) nel campo codice destinatario. Questo è il codice standard per molti clienti esteri senza codice SDI, ma non va usato in casi speciali come San Marino, dove sono previste procedure dedicate.
2. Indica la sigla del Paese di residenza del cliente, ad esempio DE per la Germania o ES per la Spagna.
3. Per quanto riguarda il campo CAP, per indirizzi esteri non è richiesto. Alcuni software consentono di inserire “00000” come soluzione pratica, ma non si tratta di un obbligo previsto dalle regole tecniche FatturaPA. 
4. Nel campo ID Codice, devi inserire un identificativo fiscale valido. Se il cliente estero è un privato senza VAT, il campo non va compilato.

Dopo aver compilato tutti i campi, è possibile procedere con l’invio della fattura. Ricorda di conservare una copia cartacea o digitale da consegnare al cliente.

Codice destinatario per fatture alla Pubblica Amministrazione (PA)

Quando emetti una fattura verso la Pubblica Amministrazione, non devi usare il classico codice destinatario. In questo caso si utilizza infatti il Codice Univoco Ufficio (CUU), anche chiamato codice IPA.

Il Codice Univoco Ufficio (CUU) è composto da 6 caratteri. Puoi recuperarlo consultando IndicePA, il portale ufficiale degli enti pubblici. 

Una volta collegato al sito, dovrai seguire questi passaggi per trovare il CUU:

1. Accedi alla sezione “Uffici” (o “Fatturazione elettronica”);
2. Inserisci il nome dell’ente;
3. Seleziona l’ufficio corretto tra i risultati;
4. Consulta il campo “Codice Univoco Ufficio” associato.

Il CUU identifica uno specifico ufficio della PA e permette al SDI di recapitare correttamente la fattura. Il codice destinatario standard, invece, identifica un canale telematico di ricezione per aziende e professionisti.

Come ottenere il proprio codice destinatario

Il codice destinatario non è un identificativo personale assegnato automaticamente a ogni titolare di partita IVA. È invece legato al servizio di fatturazione elettronica che utilizzi per ricevere le fatture. 

In pratica, sono i provider o gli intermediari accreditati a mettere a disposizione un proprio codice. Questo consente poi al SDI di instradare correttamente i documenti verso il tuo gestionale o la tua piattaforma.

Per sapere qual è il tuo codice destinatario, devi quindi verificare quale servizio stai utilizzando. Una volta individuato, puoi anche registrarlo nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione “Fatture e Corrispettivi”, come “indirizzo telematico”.

Ecco alcuni esempi di codici destinatario associati a provider diffusi in Italia:

• KRRH6B9 (Aruba);
• OLCJ82K (Olivetti);
• RWB54P8 (Intesa Sanpaolo);
• XL13LG4 (InfoCert).

Il codice destinatario, perciò, dipende dal provider scelto. Una volta registrato, permette di ricevere automaticamente tutte le fatture elettroniche, senza dover comunicare ogni volta il codice o la PEC ai fornitori.

Procedura per registrare il codice destinatario presso l’Agenzia delle Entrate

Registrare il codice destinatario presso l’Agenzia delle Entrate è un passaggio semplice ma fondamentale. Questa operazione ti permette di associare in modo stabile il tuo canale di ricezione, automatizzando il flusso delle fatture in entrata.

Ecco i principali passaggi per la registrazione di un codice destinatario:

1. Accedere all’area riservata: entra nel portale dell’Agenzia delle Entrate utilizzando SPID, CIE o CNS.
2. Seleziona la funzione corretta: accedi alla sezione “Fatture e Corrispettivi” e clicca su “Registrazione dell’indirizzo telematico per ricevere tutte le fatture elettroniche”.
3. Inserisci il codice destinatario: digita il codice fornito dal tuo provider o intermediario.
4. Conferma la registrazione: clicca su “Aggiorna” per salvare e rendere attivo l’indirizzo telematico.
5. Verifica e salva una prova: controlla l’esito della registrazione e conserva uno screenshot o un PDF come prova.

Una volta completata la procedura, non dovrai più comunicare ogni volta il codice destinatario ai fornitori. Tutte le fatture elettroniche verranno recapitate automaticamente al canale registrato. In questo modo, potrai ridurre il rischio di errori e semplificare la tua gestione amministrativa.

Perché è importante inserire il codice destinatario dei clienti

Inserire correttamente il codice destinatario è essenziale per garantire una gestione fluida e conforme della fatturazione elettronica. 

Di seguito sono i principali motivi per cui è fondamentale inserire correttamente il codice destinatario:

• Consegna corretta della fattura: il codice destinatario permette al SDI di recapitare il documento direttamente al sistema del cliente, evitando errori o mancati invii.
• Tracciabilità e controlli: facilita il monitoraggio delle fatture e garantisce una documentazione chiara della fatturazione in caso di verifiche fiscali.
• Conformità normativa: è uno degli elementi chiave per rispettare gli obblighi della fatturazione elettronica previsti per i titolari di partita IVA.
• Gestione amministrativa più veloce: riduce errori, ritardi e necessità di riemissione delle fatture, semplificando i processi interni.

Il codice destinatario assicura che le fatture arrivino al destinatario, permettendo così ai sistemi di consultazione e conservazione di organizzare e archiviare i documenti in modo efficiente.

Diversi tipi di “codice destinatario” che puoi incontrare

Il codice destinatario SDI indica il canale di ricezione delle fatture elettroniche, non il beneficiario di un pagamento digitale. Nel contesto della fatturazione elettronica, tuttavia, esistono diverse modalità per identificare correttamente il destinatario.

Vediamo le principali opzioni per identificare il destinatario:

• Codice destinatario SDI (7 caratteri): è il codice standard utilizzato per aziende e professionisti. Identifica il canale telematico attraverso cui il cliente riceve le fatture.
• PEC come indirizzo telematico alternativo: la posta elettronica certificata può essere utilizzata al posto del codice destinatario per ricevere le fatture elettroniche.
• Codice PA (CUU/Codice IPA, 6 caratteri): è il codice utilizzato per fatturare alla Pubblica Amministrazione e identifica uno specifico ufficio dell’ente.

IBAN e BIC/SWIFT non sono invece codici destinatario. Questi codici servono infatti per i pagamenti bancari e le transazioni internazionali. Non hanno quindi alcun ruolo nell’invio delle fatture elettroniche.

Cosa fare se il codice destinatario è sconosciuto

Se il codice destinatario del cliente non è disponibile, la fatturazione elettronica può comunque essere emessa senza problemi. Il SDI è infatti in grado di gestire diverse modalità alternative di recapito.

In particolare, ecco come comportarsi a seconda del caso:

• Hai la PEC del cliente: per l’invio tramite PEC, il codice destinatario va sempre valorizzato con “0000000” e va indicato il campo PEC destinatario con l’indirizzo PEC del cliente.
• Il cliente è un privato senza PEC o codice destinatario: inserisci “0000000” (7 zeri) nel campo codice destinatario e completa la fattura con il codice fiscale del cliente. È inoltre necessario consegnare una copia della fattura in formato digitale o cartaceo.
• Il cliente è estero: utilizza “XXXXXXX” come codice destinatario, insieme ai dati esteri previsti (Paese e identificativi del cliente).

La fattura può quindi essere sempre emessa. Anche se non viene recapitata direttamente al sistema del cliente, il SDI la rende infatti disponibile nell’area riservata del destinatario sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Errori comuni che causano problemi di consegna SDI

Gli errori nell’inserimento del codice destinatario sono tra le cause più frequenti di mancata o errata consegna delle fatture elettroniche tramite SDI.

Ecco gli errori più comuni da evitare:

• Numero di caratteri errato: il codice destinatario deve sempre essere di 7 caratteri (6 per la PA). In caso contrario, l’XML viene scartato dal SDI e la fattura non viene elaborata..
• Confusione tra “0” e “O”: lo zero e la lettera O vengono spesso scambiati, causando errori di instradamento della fattura.
• Uso improprio di “XXXXXXX”: questo codice è valido solo per clienti esteri. Per soggetti italiani il suo utilizzo genera scarto della fattura.
• Mancanza del Codice Fiscale per privati: senza codice fiscale, il SDI non può identificare correttamente il destinatario anche se si usa “0000000”.
• Uso errato del CUU della PA nel campo SDI standard: il Codice Univoco Ufficio (6 caratteri) non deve essere inserito nel campo del codice destinatario a 7 caratteri.
• Anagrafica cliente non aggiornata: non aggiornare codice destinatario o PEC nei dati cliente porta a errori ripetuti nelle fatture successive.

Questi errori sono spesso banali ma possono bloccare o rallentare la consegna delle fatture. Una verifica della fattura e un’ispezione accurata dei dati prima dell’invio riduce quasi completamente il rischio di problemi con il SDI.

In caso di dubbi specifici o situazioni particolari, è sempre consigliabile valutare il supporto di un servizio di consulenza fiscale.

Gestire in modo più efficiente l’amministrazione delle fatture elettroniche per le PMI italiane

Per una PMI italiana, una gestione efficiente della fatturazione elettronica riduce errori, tempi amministrativi e problemi di riconciliazione. 

Le best practice principali per l’amministrazione di fatture, usando i diversi codici, includono:

• Aggiornare sempre l’anagrafica clienti: mantenere corretti codice destinatario, PEC e partita IVA evita errori ricorrenti in fase di emissione.
• Standardizzare i template di fatturazione: utilizzare modelli coerenti riduce il rischio di dimenticare campi obbligatori o inserire dati errati.
• Centralizzare la riconciliazione dei pagamenti: associare sempre CRO/TRN e identificativi fattura ai pagamenti ricevuti aiuta a mantenere il controllo della liquidità e della contabilità.
• Utilizzare strumenti di reportistica finanziaria: soluzioni come un business account con funzioni di export e monitoraggio dei movimenti, ad esempio quelli disponibili tramite myPOS, possono semplificare la riconciliazione e offrire una visione più chiara del cash flow aziendale.

Una gestione strutturata di questi processi permette di ridurre il carico amministrativo quotidiano. Nel tempo, questo si traduce in maggiore precisione e più controllo sulla gestione finanziaria dell’impresa.

Conclusioni 

Gestire correttamente il codice destinatario significa garantire la consegna delle fatture senza errori. Il SDI utilizza il codice giusto a seconda del caso: 7 caratteri per aziende, “0000000” per privati, “XXXXXXX” per estero e CUU per la Pubblica Amministrazione.

La maggior parte dei problemi nasce da semplici errori di inserimento o da anagrafiche non aggiornate. Per questo, una gestione precisa dei dati clienti è la chiave per evitare scarti, ritardi e complicazioni nella fatturazione elettronica.

La differenza non la fa quindi lo strumento, ma la qualità dei dati che inserisci. Più sono ordinati e aggiornati, più il processo con il SDI diventa rapido, automatico e senza intoppi.

Domande frequenti

1. Un’azienda può avere più codici destinatario?

Sì, è possibile. Un’azienda che utilizza più software gestionali o più intermediari accreditati può disporre di codici destinatario differenti, uno per ciascun canale. In questo caso, è importante indicare ai fornitori quale codice utilizzare in base alla tipologia di fattura o alla sede di riferimento. Questo evita che i documenti vengano smistati verso il canale sbagliato.

2. Il codice destinatario influisce sui tempi di pagamento?

Non direttamente. Il codice destinatario riguarda esclusivamente il recapito telematico della fattura e non ha alcun effetto sulle condizioni o sui tempi di pagamento concordati tra le parti. Tuttavia, una consegna rapida e corretta della fattura può ridurre i ritardi amministrativi e favorire una gestione più puntuale degli incassi.

3. Cosa succede se cambio software gestionale? Devo aggiornare il codice destinatario?

Sì. Ogni provider o intermediario ha il proprio codice destinatario. Se cambi gestionale, il nuovo provider ti fornirà un codice diverso, che dovrai registrare nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate per aggiornare il tuo indirizzo telematico. È consigliabile farlo prima di passare al nuovo sistema, per evitare interruzioni nella ricezione delle fatture.

4. Il codice destinatario è visibile pubblicamente?

Non esiste un registro pubblico consultabile liberamente con tutti i codici destinatario delle aziende italiane. È però possibile recuperare il codice di un cliente durante la compilazione di una fattura nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. Ti basterà inserire la partita IVA del destinatario e richiedendo il recupero automatico dei dati anagrafici.

5. Un libero professionista in regime forfettario deve avere un codice destinatario?

Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo di fatturazione elettronica si applica a tutti i contribuenti in regime forfettario. Per ricevere le fatture, è possibile registrare un codice destinatario o una PEC, ma se non sono disponibili, le fatture restano accessibili nella propria area riservata del Agenzia delle Entrate.

6. È possibile ricevere una fattura elettronica senza aver comunicato il proprio codice destinatario?

Sì. Se il fornitore non conosce il codice destinatario, la fattura viene comunque emessa e caricata dallo SDI nell’area riservata del destinatario sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Il documento è fiscalmente valido, ma il destinatario non riceve alcuna notifica automatica e deve accedere autonomamente al portale per verificarne la presenza. Per questo è sempre preferibile comunicare ai propri fornitori il codice destinatario o la PEC.