Come gestire le finanze aziendali: La guida completa

Imparare a gestire le finanze aziendali correttamente è uno degli aspetti più importanti per il successo di un’attività. In un Paese in cui il 99% delle aziende sono PMI o microimprese, saper gestire bene le risorse finanziarie diventa ancora più importante per mantenere la stabilità e crescere nel tempo. 

Eppure, secondo gli ultimi dati Ocse, l’Italia si colloca solo al 36° posto su 39 Paesi per livello di educazione finanziaria. Un segnale che evidenzia quanto questa si ancora limitata, anche tra imprenditori e professionisti.

In questo articolo scopriremo cos’è la gestione finanziaria e qual è la sua importanza per le imprese italiane. Inoltre, ti spiegheremo come gestire le tue finanze aziendali al meglio per accedere al credito, mantenere la continuità operativa e gestire correttamente i pagamenti digitali.

Le finanze aziendali: che cosa sono e perché sono importanti

Le finanze aziendali rappresentano l’insieme di tutte le attività legate alla gestione del denaro di un’azienda, dagli investimenti alle spese quotidiane.

I componenti principali delle finanze aziendali sono:

• Ricavi: Rappresentano le entrate generate dalle vendite o dai servizi offerti.
• Costi: Includono tutte le spese sostenute per gestire l’attività, come fornitori, personale e utenze.
• Attivi: Beni e risorse di valore, come immobili, macchinari o crediti verso clienti.
• Passivi: Debiti e obbligazioni che l’impresa deve onorare.
• Patrimonio netto: Differenza tra attivi e passivi, indicatore della solidità aziendale.

Nel contesto italiano, inoltre, per gestire le finanze aziendali è importante conoscere alcuni termini chiave.

Ecco alcuni definizioni indispensabili per leggere correttamente i dati contabili:

• Utile: Rappresenta il guadagno netto dell’impresa.
• Ammortamenti: La ripartizione nel tempo del costo di un bene.
• TFR: Il trattamento di fine rapporto dovuto ai dipendenti. 

Una gestione accurata delle finanze permette di controllare entrate, uscite e investimenti aziendali. Inoltre, consente di pianificare con precisione gli obblighi fiscali e mantenere un flusso di cassa stabile. Infine, migliora la credibilità verso banche e investitori, facilitando l’accesso al credito e garantendo la sostenibilità aziendale nel lungo periodo. 

Tipologie di finanze aziendali 

Le finanze aziendali si suddividono in diverse aree, ciascuna con un ruolo specifico nella gestione finanziaria aziendale. Vediamo insieme le principali. 

Attività operative, di investimento e di finanziamento

Le attività operative, di investimento e finanziamento sono importanti tipi di finanze aziendali perché integrano la generazione di liquidità con le decisioni per crescere e sostenere l’impresa. Quando queste tre aree sono ben coordinate, l’azienda rimane stabile, continua a funzionare senza problemi ed è più competitiva nel lungo termine.

Vediamo ciascuna delle tre principali tipologie di attività finanziarie:

• Attività operative: Riguardano la gestione quotidiana dell’impresa, come incassi, pagamenti, fornitori e costi di produzione. Una corretta analisi dei costi e dei ricavi è essenziale per mantenere un flusso di cassa positivo e garantire la liquidità aziendale.
• Attività di investimento: Includono l’acquisto di beni durevoli o tecnologie per migliorare la produttività. In Italia, molte PMI (piccole e medie imprese) utilizzano strumenti come il leasing o i bandi regionali per finanziare nuovi investimenti aziendali.
• Attività di finanziamento: Comprendono le operazioni per reperire fondi, come prestiti bancari, capitale dei soci o crowdfunding. Queste influenzano direttamente la gestione del capitale e la sostenibilità finanziaria a lungo termine.

Bilanciare in modo strategico queste tre aree consente di migliorare la salute finanziaria aziendale e di raggiungere sia gli obiettivi finanziari, sia una crescita sostenibile dell’azienda.

Finanze a breve e lungo termine

Un altro aspetto importante della strategia finanziaria riguarda la distinzione tra finanze a breve termine e finanze a lungo termine. 

La differenza tra questi tipi di finanze riguarda sia l’orizzonte temporale sia il tipo di attività finanziarie coinvolte. Le operazioni finanziarie a breve termine riguardano il capitale circolante, cioè le risorse necessarie per coprire le spese quotidiane e mantenere la liquidità. Le finanze a lungo termine, invece, includono gli investimenti strutturali, come l’acquisto di macchinari o immobili, che sostengono la crescita futura.

Gestire in modo equilibrato entrambe permette di ottimizzare i flussi di cassa, mantenere la solidità finanziaria e pianificare lo sviluppo aziendale in modo sostenibile. Per le PMI, inoltre, questa distinzione è cruciale per evitare crisi di liquidità e favorire una crescita a lungo termine.

Scegliere tra contabilità di competenza e contabilità di cassa

Per gestire al meglio le finanze aziendali in Italia bisogna partire dalla scelta del metodo contabile più adatto alla propria impresa. In Italia, in particolare, le aziende possono adottare la contabilità di competenza (accrual accounting) o la contabilità di cassa (cash accounting). 

La contabilità di competenza registra ricavi e costi nel momento in cui si verificano, indipendentemente dal pagamento effettivo. È il sistema tipico delle imprese in contabilità ordinaria, che devono offrire una visione dettagliata della loro salute finanziaria aziendale.

La contabilità di cassa, invece, considera i movimenti solo quando il denaro entra o esce realmente. È utilizzato nel regime forfettario e nella contabilità semplificata, dove la priorità è monitorare la liquidità aziendale e il reale flusso di cassa.

Principali documenti finanziari che ogni impresa deve conoscere

Per una corretta pianificazione finanziaria, ogni azienda deve saper leggere il bilancio d’esercizio.

Quest’ultimo strumento finanziario comprende tre documenti principali:

• Lo stato patrimoniale;
• Il conto economico;
• Il rendiconto finanziario.

Ecco in dettaglio in cosa consistono.

Stato patrimoniale (Balance Sheet)

Lo stato patrimoniale fotografa la situazione economica e patrimoniale di un’impresa in un determinato momento. 

Il balance sheet è composto da tre sezioni principali:

• Attivo: Include beni e risorse di valore, come immobili, macchinari, scorte e crediti verso clienti.
• Passivo: Rappresenta i debiti e gli obblighi dell’azienda verso fornitori, banche o enti pubblici.
• Patrimonio netto: È la differenza tra attivo e passivo e indica quanto vale realmente l’impresa.

Secondo i principi contabili italiani, un bilancio equilibrato segnala una gestione del capitale sana e una buona solidità finanziaria.

Conto economico (Income Statement)

Il conto economico riassume le performance dell’azienda in un periodo specifico, mostrando se l’attività genera utili o è in perdita. 

Questo report finanziario è suddiviso in:

• Ricavi: Somme derivanti da vendite o prestazioni di servizi.
• Costi: Spese operative, ammortamenti, stipendi, imposte e oneri finanziari.
• Risultato d’esercizio: Differenza tra ricavi e costi, che determina l’utile netto o la perdita.

Il conto economico consente di analizzare la redditività aziendale. Inoltre, aiuta a capire dove intervenire per ridurre i costi e migliorare i flussi di cassa.

Rendiconto finanziario (Cash Flow Statement)

Questo prospetto contabile mostra come l’impresa genera e utilizza la propria liquidità aziendale. 

 Il rendiconto finanziario è suddiviso in tre aree principali:

• Flussi operativi: Entrate e uscite legate alla gestione quotidiana, come incassi da clienti o pagamenti a fornitori.
• Flussi di investimento: Movimenti legati all’acquisto o vendita di beni durevoli o partecipazioni.
• Flussi finanziari: Variazioni dovute a prestiti, finanziamenti o distribuzioni di dividendi.

È importante ricordare che il rendiconto finanziario è obbligatorio solo per le società che redigono il bilancio ordinario. Le imprese che presentano il bilancio in forma abbreviata o che rientrano tra le micro-imprese, invece, non sono tenute a includere il rendiconto finanziario.

Per molte PMI italiane che dipendono dal credito bancario, il rendiconto finanziario rappresenta uno strumento chiave per dimostrare una gestione finanziaria aziendale solida e affidabile.

Strategie di budgeting e previsione finanziaria

Per gestire bene le finanze aziendali è indispensabile avere un budget realistico e previsioni affidabili. Ecco le principali strategie di budgeting e forecasting.

Creare un budget operativo

Il budget operativo è lo strumento che consente di pianificare entrate e uscite nel breve periodo. 

Questo significa stimare con precisione i ricavi e considerare tutte le spese, incluse quelle spesso trascurate come:

• Commissioni POS per i pagamenti digitali;
• Spese bancarie e costi di gestione del conto aziendale;
• Contributi previdenziali e oneri fiscali ricorrenti.

Un budget finanziario realistico aiuta a evitare squilibri di liquidità aziendale. Inoltre, garantisce una visione chiara delle priorità operative, anche in caso di variazioni improvvise del mercato.

Utilizzare le proiezioni finanziarie per pianificare la crescita

Le previsioni finanziarie aiutano le imprese a stimare come cambieranno ricavi e costi nel tempo. In questo modo, diventano uno strumento utile per pianificare investimenti e strategie di crescita.

Nel contesto italiano, l’analisi di scenario (scenario analysis) consente di valutare diversi andamenti economici e di prepararsi a ciascuna situazione. Ad esempio, un’azienda può simulare come eventuali variazioni dei tassi di interesse o dell’inflazione possano influire sulle proprie attività.

Per le nuove imprese e per quelle in fase di espansione, queste proiezioni rappresentano la base della pianificazione strategica. Permettono infatti di fissare obiettivi realistici e di adattare le risorse in modo efficace.

Creare un fondo di emergenza e gestire i costi imprevisti

Una gestione proattiva del rischio include la capacità di affrontare spese impreviste senza compromettere l’operatività. Creare un fondo di emergenza, in particolare, consente di mantenere la liquidità aziendale anche in momenti di difficoltà. 

Tra le migliori pratiche per gestire costi imprevisti rientrano:

• Accantonare una parte fissa dei profitti mensili per costituire una riserva.
• Utilizzare strumenti di credito flessibili, come le linee di credito revolving.
• Monitorare costantemente i flussi di cassa per anticipare eventuali criticità.

Queste misure rafforzano la stabilità finanziaria e riducono il rischio di insolvenza. Inoltre, garantiscono all’impresa una maggiore capacità di ripresa nel lungo periodo.

Consigli pratici per le finanze delle PMI Italiane

Gestire le finanze aziendali in modo ordinato e rispettare le regole fiscali può fare la differenza tra un’attività stabile e una in difficoltà. Ecco alcuni consigli per ottenere una buona gestione finanziaria quotidiana.

Separare le finanze aziendali da quelle personali

Per garantire trasparenza e ordine, è fondamentale separare le finanze aziendali da quelle personali.

Aprire un conto aziendale dedicato e utilizzare una carta business, in particolare, permettono di gestire entrate e uscite più facilmente.

Consigli per la tenuta dei registri e della documentazione

Tenere la contabilità in ordine è essenziale per ogni impresa. La fatturazione elettronica e le piattaforme digitali di contabilità, in particolare, semplificano la gestione dei documenti, riducendo eventuali gli errori.

L’Agenzia delle Entrate, inoltre, richiede che tutte le fatture e i registri fiscali siano conservati per almeno dieci anni. Per questo motivo, mantenere archivi aggiornati e accessibili aiuta a evitare sanzioni e a gestire controlli o revisioni fiscali.

Monitorare e rivedere regolarmente le proprie finanze

Controllare regolarmente lo stato delle finanze aiuta a individuare criticità e opportunità di miglioramento. Le imprese, in particolare, dovrebbero monitorare indicatori chiave come il MOL (Margine Operativo Lordo) e il ROI (Return on Investment).

Creare abitudini finanziarie che migliorano la stabilità

Sviluppare buone abitudini finanziarie aiuta a mantenere l’impresa stabile nel tempo. È importante, ad esempio, creare accantonamenti fiscali, cioè mettere da parte una parte dei ricavi per coprire imposte future.

Anche la gestione del ciclo di fatturazione è fondamentale. I fallimenti aziendali, infatti, sono nel 25% dei casi dovuti al ritardo nei pagamenti delle fatture. Emettere e incassare le fatture regolarmente, invece, permette di mantenere un flusso di cassa costante.

Finanziare la tua attività: debito vs capitale proprio

I prestiti bancari sono spesso la forma di finanziamento più comune per le PMI italiane. Tuttavia, oggi esistono anche alcune alternative, come i prestiti fintech o i fondi pubblici dedicati alle nuove imprese. Tra questi, i più importanti sono il Fondo di Garanzia per le PMI e i finanziamenti per startup.

Ogni opzione comporta vantaggi e limiti. I prestiti bancari, ad esempio, offrono stabilità ma richiedono garanzie. Le piattaforme fintech, invece, garantiscono maggiore rapidità e accesso semplificato. 

In alternativa, è possibile ricorrere al finanziamento azionario. Questo prevede l’ingresso di nuovi soci o investitori nel capitale dell’impresa. 

In Italia, le principali forme di finanziamento azionario sono: 

• Il capitale di rischio (venture capital): Fondi d’investimento che finanziano startup e PMI con alto potenziale di crescita, in cambio di quote societarie.
• L’investitore informale (business angel o angel investor): Investitori privati che offrono capitale, ma anche competenze ed esperienza per sostenere lo sviluppo dell’impresa.
• Il crowdfunding: Raccolta di fondi da parte di molti piccoli investitori attraverso piattaforme online.

L’apertura del capitale, tuttavia, implica la diluizione della proprietà e la necessità di condividere decisioni strategiche con gli investitori. È quindi essenziale valutare gli effetti sulla governance aziendale e mantenere un equilibrio tra risorse e controllo di gestione dell’impresa.

Pianificazione fiscale e conformità per le imprese italiane

Per gestire correttamente le finanze aziendali, bisogna anche prestare attenzione a imposte come IRES, IRAP, IVA e contributi INPS. Pianificare in anticipo le scadenze e le aliquote consente di ridurre la pressione fiscale e migliorare la liquidità.

Per semplificare questo processo, è consigliabile usare software di contabilità aggiornati e strumenti dedicati. Questi aiutano nel calcolo automatico delle imposte e nella trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate. 

Un consulente fiscale o un commercialista, inoltre, può individuare agevolazioni, crediti d’imposta e regimi agevolati adatti alla tua attività. 

In particolare, è consigliabile rivolgersi a un team di professionisti finanziari quando:

• Avvii una nuova attività o cambi forma societaria.
• Gestisci dipendenti o più sedi operative.
• Devi affrontare controlli fiscali o revisioni straordinarie.

Affidarsi a un consulente non è solo utile, ma spesso necessario per restare in regola con la legge italiana. Questa figura, infatti, aiuta a gestire anche dichiarazioni, adempimenti e revisioni contabili, riducendo il rischio di errori o sanzioni.

Payroll e gestione finanziaria dei dipendenti

La gestione delle buste paga e dei contributi richiede grande attenzione. Ogni azienda, infatti, deve versare i contributi all’INPS e gestire il TFR, evitando errori e sanzioni.

Per farlo in modo corretto, è essenziale scegliere un sistema di gestione paghe accurato e aggiornato. Questo deve calcolare automaticamente stipendi, contributi e ritenute, oltre a gestire le comunicazioni obbligatorie ai vari enti.

I costi del personale, inoltre, non comprendono solo gli stipendi, ma anche oneri fiscali e benefit. Tra questi spiccano la ritenuta IRPEF, i programmi di welfare aziendale e i buoni pasto. 

Pianificare con cura queste spese permette di evitare imprevisti e garantisce una gestione finanziaria sostenibile. Una gestione efficace del personale, inoltre, rafforza la stabilità finanziaria e la soddisfazione dei dipendenti.

Strumenti e tecnologie per gestire le finanze aziendali

L’uso di software di gestione finanziaria moderni consente alle PMI di monitorare conti, incassi e costi in modo più rapido e preciso. Sul mercato italiano, esistono diverse risorse per la gestione finanziaria, tra cui software gestionali come Fatture in Cloud, Zucchetti e TeamSystem. 

Queste piattaforme, in particolare, permettono di:

• Gestire fatture elettroniche.
• Registrare movimenti contabili.
• Effettuare analisi della liquidità.
• Calcolare imposte e tenere sotto controllo il flusso di cassa.

Molti software includono anche funzioni di reportistica finanziaria, analisi dei costi e integrazione con sistemi bancari o POS. I terminali POS più moderni, inoltre, registrano automaticamente le transazioni, semplificando la riconciliazione contabile e la fatturazione elettronica.

La gestione digitale dei pagamenti consente di ridurre i tempi di incasso, monitorare la liquidità aziendale e limitare le commissioni. Le aziende che usano soluzioni integrate tra contabilità e POS, perciò, ottengono un controllo più preciso dei flussi di cassa.

Come migliorare la gestione del flusso di cassa aziendale

Gestire bene il flusso di cassa è fondamentale per mantenere la liquidità aziendale e prevenire problemi finanziari. La previsione del flusso di cassa, in particolare, permette di stimare entrate e uscite future, aiutando a pianificare serenamente spese e investimenti. 

Creare più scenari (ad esempio uno ottimistico, uno realistico o uno prudente) consente di capire come diverse situazioni possano influire sulla liquidità dell’azienda. L’impresa può così prepararsi in anticipo e gestire meglio eventuali imprevisti,

come l’aumento dei costi o il calo delle vendite.

Per migliorare i flussi in entrata, inoltre, le imprese possono adottare strategie semplici ma efficaci, come:

• Offrire sconti o incentivi per i pagamenti anticipati.
• Promuovere l’uso di pagamenti elettronici per velocizzare gli incassi.
• Utilizzare il factoring, cioè la cessione dei crediti a una società finanziaria per ottenere liquidità immediata.

Queste pratiche migliorano la gestione del credito, rafforzano la liquidità aziendale e riducono i rischi legati ai ritardi nei pagamenti.

Costruire una solida reputazione creditizia e finanziaria in Italia

Una buona reputazione finanziaria è fondamentale per ottenere prestiti, condizioni vantaggiose dai fornitori e fiducia da parte degli investitori. 

Per sviluppare una storia creditizia affidabile, un’impresa deve curare diversi aspetti, tra cui:

• Centrali rischi: Enti come la Banca d’Italia, CRIF o Cerved raccolgono dati su prestiti, linee di credito e comportamenti di pagamento. Queste informazioni influenzano direttamente il punteggio creditizio.
• Referenze commerciali: Fornitori e partner possono fornire valutazioni positive sull’affidabilità dell’azienda, utili in fase di negoziazione con nuovi interlocutori.
• Garanzie e fideiussioni: Strumenti come il Fondo di Garanzia per le PMI o assicurazioni sui crediti rafforzano la credibilità finanziaria.

Parallelamente, è importante monitorare con costanza alcuni indicatori chiave. Tra le KPI più utili ci sono il ROI (Return on Investment), il margine operativo e il rapporto debito/patrimonio netto.

Verifiche periodiche e auditing interno, inoltre, aiutano a individuare inefficienze e ottimizzare i processi. Infine, una reportistica chiara e aggiornata consolida la fiducia di banche, fornitori e investitori, sostenendo così la crescita dell’impresa 

Gestire le finanze aziendali: le conclusioni 

Gestire al meglio le finanze aziendali in Italia significa molto più che tenere i conti in ordine: è pianificazione, strategia e visione. 

Dalla contabilità ai flussi di cassa, ogni decisione pesa sul futuro dell’impresa. Con abitudini finanziarie solide e strumenti efficaci, puoi costruire una crescita sostenibile e rendere la tua azienda più competitiva nel tempo.

Domande frequenti

Quali sono le 4 fasi della gestione?

Le quattro fasi della gestione finanziaria sono pianificazione, organizzazione, esecuzione e controllo. Insieme assicurano un uso efficiente delle risorse aziendali.

Quali sono i 3 principi della finanza?

I tre principi fondamentali sono il valore del denaro nel tempo, il rapporto rischio-rendimento e la diversificazione degli investimenti.

Come gestire le spese aziendali?

È essenziale creare un budget, monitorare i costi con strumenti digitali e separare le spese personali da quelle dell’impresa.

Qual è il metodo più efficace per gestire le proprie finanze?

Il metodo più efficace combina pianificazione, automazione dei pagamenti e controllo periodico delle entrate e delle uscite.

Quali sono i 4 pilastri della finanza personale?

Risparmio, investimento, protezione e pianificazione sono i pilastri che garantiscono equilibrio e sicurezza finanziaria.

Qual è la regola del 50/30/20?

La regola suggerisce di destinare il 50% del reddito ai bisogni, il 30% ai desideri e il 20% al risparmio o alla riduzione dei debiti.