Cos’è la fattura proforma: Vantaggi e come si compila

La fattura proforma è un documento commerciale preliminare con cui un venditore o professionista comunica al cliente il costo previsto di un bene o servizio prima che la transazione si concluda.

Questo documento non ha valore fiscale, non sostituisce la fattura definitiva e non comporta obblighi contabili per nessuna delle due parti. È uno strumento di trasparenza e pianificazione commerciale.

La fattura proforma viene usata in molti contesti, dal commercio internazionale alla consulenza professionale, fino a eventi ed e-commerce. Consente infatti di formalizzare le condizioni economiche di una vendita prima dell’accordo finale, richiedere un acconto in modo ordinato e semplificare alcune procedure doganali per le spedizioni extra-UE.

In questa guida spiegheremo cos’è esattamente una fattura proforma e quando usarla. Vedremo inoltre come si compila passo per passo e quali errori evitare.

Cos’è una fattura proforma?

La fattura proforma è un documento non fiscale emesso da un imprenditore o professionista per comunicare a un cliente le condizioni economiche di una transazione ancora non conclusa. Il termine “pro forma” deriva dal latino e significa “per mera formalità“. Indica cioè un documento che ha la struttura di una fattura, ma senza il valore giuridico e contabile di quella definitiva.

In pratica, la fattura proforma anticipa i contenuti della futura fattura commerciale, come:

• Dati del venditore e del cliente;
• Descrizione dei beni o servizi;
• Importi;
• IVA;
• Condizioni di pagamento.

Tuttavia, la fattura proforma non registra un’operazione fiscalmente rilevante. Per questo motivo non va registrata nei libri contabili, non genera obblighi IVA e non deve essere numerata progressivamente come le fatture ordinarie.

Il documento dovrebbe riportare in modo chiaro la dicitura “fattura proforma”. Questo serve sia per distinguerla dalla fattura definitiva, sia per evitare possibili contestazioni fiscali. Nel caso in cui la fattura proforma sia emessa per richiedere un acconto, è possibile inserire gli estremi del conto aziendale per facilitare il pagamento.

A cosa serve la fattura proforma

La fattura proforma è uno strumento flessibile, utilizzato in settori e contesti molto diversi tra loro. 

I principali ambiti di utilizzo sono:

• Commercio internazionale: in alcune operazioni doganali le autorità possono richiedere una fattura proforma, ad esempio per campioni, resi, riparazioni o merci non destinate alla vendita.
• Servizi professionali: avvocati, commercialisti, consulenti e altri liberi professionisti la usano come avviso di parcella per anticipare al cliente il costo della prestazione prima di emetterla formalmente.
• Noleggio di attrezzature o veicoli: la fattura proforma permette di dettagliare i costi del noleggio prima della firma del contratto o dell’inizio del servizio.
• Organizzazione di eventi: prima dello svolgimento di un evento, la proforma documenta i costi previsti per artisti, allestimenti, catering e servizi accessori.
• E-commerce e vendite a distanza: la fattura proforma viene usata per confermare i dettagli di un ordine e richiedere il pagamento anticipato prima della spedizione.

In tutti questi casi, la fattura proforma facilita la comunicazione tra le parti e riduce il rischio di incomprensioni sulle condizioni economiche.

Quando usare la fattura proforma

La fattura proforma viene utilizzata soprattutto nelle fasi preliminari di una vendita o di una prestazione, quando è necessario formalizzare condizioni, importi o accordi prima dell’emissione della fattura definitiva.

In particolare, può essere utile nei seguenti casi:

• Prima di confermare un ordine: permette al cliente di verificare prezzi, quantità e condizioni prima di impegnarsi all’acquisto.
• Prima di richiedere un acconto: se vuoi ricevere un pagamento anticipato senza ancora emettere fattura, la proforma formalizza la richiesta in modo professionale.
• Prima di emettere la fattura definitiva: in alcune operazioni complesse, la proforma serve come bozza concordata con il cliente che verrà poi convertita in fattura.
• Per preventivi su servizi: quando il costo finale dipende da variabili ancora da definire, la proforma documenta la stima provvisoria.
• Per spedizioni internazionali: nelle esportazioni extra-UE la fattura proforma può essere richiesta come documento di accompagnamento soprattutto per spedizioni non commerciali, come campioni, resi o merci destinate a riparazione. Nelle normali vendite internazionali, il documento generalmente richiesto dalla dogana è invece la fattura commerciale.

La fattura proforma aiuta quindi a gestire trattative, pagamenti e accordi in modo più chiaro e professionale. Inoltre, riduce il rischio di errori o contestazioni.

Fattura proforma vs fattura definitiva

Fattura proforma e fattura definitiva non si distinguono solo per la struttura, ma anche per la natura stessa del documento e per gli obblighi che comporta. Vediamo le principali differenze nella tabella sotto (tabella 1).

Caratteristica	Fattura proforma	Fattura definitiva
Valore fiscale	Nessuno	Pieno valore fiscale
Obbligo di emissione	Facoltativo	Spesso obbligatorio
Momento di emissione	Prima della transazione	Al momento o dopo la transazione
Registrazione contabile	Non richiesta	Obbligatoria
Formato obbligatorio	Libero	Elettronico (quando previsto)
Utilizzo per incassare	Sì (per richiedere un pagamento o un acconto, ma non sostituisce un documento fiscale)	Sì
Genera obblighi IVA	No	Sì

Tabella 1: Differenze tra fattura proforma e fattura definitiva

Lafattura definitiva, nei casi in cui sussiste l’obbligo di fatturazione elettronica, deve essere emessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, secondo le regole previste dalla normativa italiana in materia di e-fattura, introdotta dall’ obbligo in vigore dal 1° gennaio 2019 ed estesa progressivamente a diverse categorie di contribuenti. È infatti utile al venditore per documentare ricavi e calcolare elementi della fattura come spese e imposta sul valore aggiunto (IVA).

La fattura proforma, non avendo valore fiscale, non è invece soggetta a questo obbligo. Può essere emessa in qualsiasi formato (PDF, Word, Excel) e inviata via email. 

Vantaggi della fattura proforma

L’utilizzo di una fattura proforma porta benefici concreti sia al venditore che all’acquirente.

Per il venditore:

• Facilita la negoziazione: un preventivo dettagliato e ben strutturato crea le basi per una trattativa più chiara.
• Permette di richiedere acconti: la fattura proforma è lo strumento standard per formalizzare una richiesta di pagamento anticipato prima di avviare i lavori ed emettere la fattura definitiva.
• È modificabile: se le condizioni cambiano durante la trattativa, la proforma può essere aggiornata senza conseguenze fiscali.
• Semplifica le pratiche doganali: per le esportazioni extra-UE non commerciali, avere già pronta una proforma accurata può velocizzare il processo di sdoganamento.

Anche per l’acquirente, la proforma rappresenta uno strumento utile per valutare meglio l’operazione prima di confermarla.

Per l’acquirente:

• Garantisce trasparenza: il cliente conosce in dettaglio i costi prima di impegnarsi, con la possibilità di confrontare offerte o negoziare condizioni.
• Facilita la pianificazione finanziaria: sapere in anticipo l’importo da pagare permette di organizzare il budget con maggiore precisione.
• Riduce i rischi di contestazione: avere le condizioni economiche messe per iscritto prima della transazione protegge entrambe le parti in caso di dispute.

La fattura proforma, perciò, introduce un livello di ordine e chiarezza nel processo commerciale che va a beneficio di tutte le parti coinvolte.

Cosa deve contenere una fattura proforma

Non esiste un formato legalmente obbligatorio per la fattura proforma. 

Per essere utile ed evitare equivoci dovrebbe però contenere alcuni elementi essenziali, tra cui:

• La dicitura “fattura proforma”, ben visibile nell’intestazione del documento, per distinguerla in modo inequivocabile dalla fattura fiscale.
• I dati del venditore, come nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, eventuale numero REA.
• I dati del cliente, come nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.
• La data di emissione del documento.
• Un numero progressivo, facoltativo ma consigliato per l’organizzazione interna.
• La descrizione dettagliata dei beni o servizi, come oggetto della prestazione, quantità, prezzo unitario e importo parziale.
• L’importo dell’IVA, indicato separatamente per maggiore trasparenza.
• L’importo totale, comprensivo di IVA e di eventuali sconti o spese aggiuntive.
• Le condizioni di pagamento, come metodo accettato, IBAN o link di pagamento, data di scadenza e modalità di pagamento dell’acconto o di pagamento anticipato se previsto. Soluzioni come Richieste di pagamento di myPOS sono perfette per accettare pagamenti da tutto il mondo.
• Note e avvertenze, in particolare la precisazione che il documento non ha valore fiscale e non sostituisce la fattura definitiva.

Se disponibile, inserire anche il codice prodotto aiuta il venditore a identificare rapidamente gli articoli nella gestione interna dell’ordine.

Come compilare una fattura proforma: guida passo passo

Anche se non ha valore fiscale, la fattura proforma deve essere compilata con attenzione. Se è la prima volta che emetti una fattura proforma, ecco una guida passo passo per la sua creazione.

1. Inserisci l’intestazione e i dati del venditore

Il primo elemento da inserire è la dicitura “Fattura proforma” in modo chiaro e visibile. Solitamente, questa va inserita in cima al documento, come titolo. Sotto, indica il numero progressivo del documento e la data di emissione.

Aggiungi poi i dati completi del venditore, come: 

• Nome o ragione sociale; 
• Indirizzo della sede; 
• Partita IVA;
• Eventuale numero REA;
• Recapiti di contatto. 

Inserisci di seguito i dati del cliente, con lo stesso livello di dettaglio. Un’intestazione precisa evita ambiguità e rende il documento professionale fin dalla prima riga.

2. Descrivi i beni o i servizi

La sezione centrale del documento deve elencare in modo dettagliato ciò che è oggetto della transazione. 

Per ogni voce indica: 

• Descrizione del bene o servizio;
• Quantità;
• Prezzo unitario;
• Importo parziale.

Riporta l’IVA applicabile in modo separato, specificando aliquota e importo. La trasparenza sull’IVA è un elemento di correttezza nei confronti del cliente e facilita la verifica successiva quando si emette la fattura definitiva.

3. Inserisci le condizioni di pagamento

Specifica come e quando vuoi essere pagato. Indica il metodo di pagamento accettato, come bonifico bancario, carta o link di pagamento. Aggiungi anche gli estremi necessari per procedere, come l’IBAN del conto aziendale. Se è previsto un acconto, specifica la percentuale o l’importo richiesto e la data entro cui deve essere versato.

La chiarezza nelle condizioni di pagamento riduce i tempi di incasso. Inoltre, previene incomprensioni nella fase di chiusura della transazione.

4. Calcola l’importo totale

In fondo al documento inserisci l’importo totale che il cliente dovrà pagare. 

L’importo totale viene calcolato come somma di tutte le seguenti voci: 

• Subtotale imponibile;
• IVA;
• Eventuali sconti applicati;
• Spese di spedizione o accessorie.

L’importo totale deve essere indicato in modo chiaro e ben distinto dal resto del documento, così da essere immediatamente leggibile.

5. Aggiungi note e precisazioni

Chiudi il documento con una nota esplicativa che chiarisca la natura non fiscale della proforma. Una formula spesso utilizzata è: “Il presente documento non costituisce fattura fiscale ai sensi del DPR 633/72 e non sostituisce la fattura definitiva, che verrà emessa al perfezionamento della transazione.“

Puoi aggiungere ulteriori informazioni utili, come la validità dell’offerta, le condizioni di reso o qualsiasi altra clausola commerciale rilevante.

Fattura proforma per l’esportazione internazionale

La fattura proforma può essere utilizzata nel commercio import-export con l’estero come documento informativo o preliminare. Ad esempio, per confermare i dettagli di una fornitura, supportare pratiche bancarie o accompagnare spedizioni non commerciali (come campioni, resi o merci destinate a riparazione).

Nel commercio internazionale di beni destinati alla vendita, il documento generalmente richiesto dalle autorità doganali per lo sdoganamento è invece la fattura commerciale. Per questo motivo, la fattura proforma non sostituisce la documentazione commerciale definitiva. Il suo utilizzo dipende dal tipo di operazione e dalle richieste del vettore o delle autorità del paese di destinazione.

Per le spedizioni extra-UE, una fattura proforma può essererichiesta in alcuni casi specifici, soprattutto quando la spedizione non rappresenta una vendita vera e propria. Oppure quando è necessario dichiarare il valore indicativo della merce e calcolare eventuali dazi doganali. Per le spedizioni all’interno dell’Unione Europea, invece, non è generalmente obbligatoria. Può però essere comunque utilizzata come documento di supporto logistico o amministrativo.

In una fattura proforma per l’esportazione è consigliabile includere, oltre agli elementi standard:

• Il valore commerciale della merce dichiarato in valuta (euro o valuta del paese di destinazione);
• Il peso lordo e netto dei colli;
• I codici doganali (HS Code/Nomenclatura Combinata) dei prodotti;
• Il paese di origine della merce;
• I termini di resa (Incoterms: EXW, FOB, CIF, ecc.);
• Il numero di tracking o di riferimento della spedizione

Se sei l’importatore, verifica sempre che la documentazione di spedizione includa una corretta fattura commerciale quando l’operazione riguarda una vendita internazionale. La fattura proforma può essere utile in casi specifici, ma normalmente non sostituisce la documentazione richiesta per le procedure di sdoganamento.

Modelli e software per la fattura proforma

Utilizzare un modello preimpostato è il modo più rapido per emettere una fattura proforma senza errori di forma. 

Online sono disponibili fac-simile gratuiti nei formati più comuni:

• Word e Google Docs: adatti per chi emette proforma occasionalmente, con campi preimpostati da compilare manualmente.
• Excel e Google Sheets: utili quando è necessario gestire calcoli automatici su quantità, prezzi e IVA.
• Software di fatturazione elettronica: la soluzione più efficiente per chi emette proforma con regolarità. Piattaforme come Fatture in Cloud, Aruba Fatturazione o Zucchetti permettono di generare la proforma e convertirla in fattura elettronica con un solo clic, senza dover ricopiare i dati.

La scelta del formato dipende dalla frequenza di utilizzo e dal grado di integrazione con i sistemi contabili già in uso. Per chi ha già adottato un software di fattura elettronica, l’utilizzo dello stesso strumento anche per le proforma è la scelta più efficiente. Elimina infatti la duplicazione del lavoro e riduce il rischio di errori nel passaggio da un documento all’altro.

Come trasformare una fattura proforma in fattura definitiva

Il processo di trasformazione di una fattura proforma in fattura definitiva prevede alcuni passaggi precisi. 

Ecco i principali passi da seguire:

1. Verifica i prezzi finali: controlla che gli importi nella proforma corrispondano a quelli concordati definitivamente, incluse eventuali variazioni su quantità, sconti o spese accessorie.
2. Aggiorna i dati del cliente: verifica che i dati fiscali del cliente (partita IVA, codice fiscale, indirizzo di fatturazione) siano corretti e aggiornati.
3. Registra lo stato del pagamento: se è già stato ricevuto un acconto, indica l’importo già versato e calcola il saldo residuo.
4. Emetti la fattura elettronica tramite SdI: la fattura definitiva deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate in formato XML.
5. Allinea la documentazione interna: archivia la proforma insieme alla fattura definitiva e a tutta la documentazione relativa all’ordine (email, contratto, ricevuta di pagamento) per garantire la tracciabilità completa della transazione.

Se utilizzi un software di fatturazione, il passaggio da proforma a fattura definitiva avviene generalmente con un’azione singola. Questo permette di ridurre al minimo il rischio di disallineamenti.

Errori comuni da evitare nella compilazione della fattura proforma

Anche un documento non fiscale come la fattura proforma, se compilato male, può creare problemi operativi o fraintendimenti con il cliente. 

Gli errori più frequenti nella compilazione di una fattura proforma sono i seguenti:

• Non indicare la dicitura “fattura proforma”: senza questa specifica, il documento potrebbe essere confuso con una fattura fiscale, con conseguenze contabili per entrambe le parti.
• Trattarla come documento fiscalmente rilevante: la proforma non va registrata in contabilità, non genera IVA e non deve essere numerata come le fatture ordinarie.
• Omettere i dettagli sull’IVA: anche se la proforma non ha valore fiscale, indicare chiaramente l’aliquota e l’importo dell’IVA aiuta il cliente a pianificare il costo reale e facilita il passaggio alla fattura definitiva.
• Usare condizioni di pagamento vaghe: termini come “pagamento alla consegna” o “pagamento a 30 giorni” senza specificare la data di riferimento generano incertezza. Indica sempre una data precisa o un riferimento inequivocabile.
• Non emettere la fattura fiscale dopo il pagamento: la proforma non sostituisce mai la fattura fiscale. Al momento dell’incasso di un acconto è necessario emettere una fattura di acconto in formato elettronico. La fattura definitiva (o di saldo) dovrà invece essere emessa al completamento della fornitura o della consegna, detraendo quanto già fatturato come acconto.

Prestare attenzione a questi punti garantisce un processo di fatturazione ordinato e privo di contestazioni.

Conclusioni

La fattura proforma è uno strumento facoltativo. Tuttavia, è molto utile per chiunque voglia gestire in modo professionale la fase commerciale che precede la transazione definitiva. Serve infatti a comunicare i costi in modo trasparente, richiedere pagamenti e acconti in modo formale e creare una base documentale chiara prima dell’accordo finale.

La fattura proforma non sostituisce però la fattura fiscale definitiva. Utilizzarla correttamente, con tutti gli elementi necessari, la dicitura appropriata e le condizioni di pagamento chiare, protegge sia il venditore che l’acquirente e contribuisce a costruire rapporti commerciali più solidi e trasparenti.

Domande frequenti 

Quando un’attività italiana dovrebbe inviare una fattura proforma invece di una fattura fiscale?

Un’attività italiana dovrebbe inviare una fattura proforma quando la vendita non è ancora fiscalmente conclusa. Succede spesso prima del pagamento, prima della consegna della merce o mentre il cliente sta ancora verificando l’ordine. La proforma è utile per richiedere acconti, confermare prezzi e condizioni o condividere una bozza prima dell’emissione della fattura elettronica definitiva. Non avendo valore fiscale, non genera obblighi IVA né registrazioni contabili. La fattura definitiva dovrà comunque essere emessa quando il pagamento o la consegna rendono imponibile l’operazione.

Quale dicitura dovrebbe essere aggiunta affinché una fattura proforma non venga trattata come fattura fiscale?

Una fattura proforma dovrebbe indicare chiaramente che non è un documento fiscalmente valido. Le diciture più comuni sono “Fattura proforma – documento privo di valore fiscale” oppure “Documento non valido ai fini IVA”. Questa indicazione dovrebbe comparire in modo ben visibile vicino al titolo del documento, così da evitare errori da parte del cliente o dell’amministrazione. È importante anche evitare formule che facciano sembrare il documento una fattura definitiva. Una dicitura chiara riduce il rischio di registrazioni duplicate o problemi fiscali.

Come dovrebbe una fattura proforma mostrare IVA, sconti, spedizione, acconti e termini di pagamento?

Una fattura proforma dovrebbe riportare tutte le condizioni economiche in modo chiaro e dettagliato, anche se non ha valore fiscale. L’IVA va indicata separatamente per permettere al cliente di conoscere il totale previsto della futura fattura. Sconti, costi di spedizione, acconti e spese aggiuntive dovrebbero essere distinti e non raggruppati genericamente. Anche le modalità di pagamento, le scadenze e le condizioni relative agli acconti dovrebbero essere specificate chiaramente. Una proforma ben strutturata evita incomprensioni e facilita l’emissione della fattura definitiva.

Un cliente può pagare partendo da una fattura proforma prima che venga emessa la fattura finale?

Sì, un cliente può effettuare il pagamento utilizzando una fattura proforma prima dell’emissione della fattura definitiva. È una pratica comune per acconti, ordini personalizzati, prenotazioni e operazioni internazionali. La proforma funziona come richiesta formale di pagamento e riepilogo delle condizioni concordate, pur non avendo valore fiscale. Dopo l’incasso, l’azienda dovrà emettere la relativa fattura elettronica entro i termini previsti dalla normativa italiana. È importante collegare correttamente pagamento e fattura finale nel gestionale per mantenere registrazioni contabili precise.

Quando dovrebbe essere emessa la fattura elettronica definitiva dopo il pagamento o la consegna?

In Italia, quando prevista, la fattura elettronica va emessa al verificarsi del momento imponibile IVA. Per i beni, generalmente alla consegna o spedizione, mentre per i servizi, al pagamento. Se si riceve un acconto, occorre emettere una fattura di acconto per l’importo incassato. La fattura definitiva o di saldo sarà poi emessa alla conclusione dell’operazione, secondo le scadenze previste per la trasmissione al SdI.

Quando è meglio inviare un preventivo, una conferma d’ordine, una fattura proforma o una fattura definitiva?

Ogni documento è adatto a una fase diversa della vendita. Il preventivo è ideale quando si stanno ancora discutendo prezzi e condizioni senza impegno definitivo del cliente. La conferma d’ordine serve quando entrambe le parti accettano quantità, prodotti e condizioni commerciali. La fattura proforma è utile per richiedere un pagamento o riepilogare l’operazione prima della fattura fiscale. La fattura definitiva, infine, deve essere emessa solo quando l’operazione diventa fiscalmente valida. Utilizzare il documento corretto migliora organizzazione, chiarezza e conformità fiscale.