Perché il POS non funziona: problemi comuni e soluzioni

Stai servendo un cliente e al momento del pagamento il POS non funziona: schermo nero, comandi che non rispondono, o un messaggio che lascia poco spazio all’interpretazione: “errore di connessione”. Il cliente si spazientisce, la fila si allunga e la tensione cresce.

Se gestisci un’attività, sai quanto può essere frustrante quando il tuo POS smette di funzionare proprio nel momento meno opportuno.

In Italia, dove i pagamenti elettronici dominano il panorama commerciale con 481 miliardi di euro di transazioni digitali nel 2024 (+8,5%) e quasi il 90% delle transazioni in negozio effettuate in modalità contactless, un POS non funzionante significa vendite perse e clienti insoddisfatti.

Dal 30 giugno 2022, l’obbligo di accettazione dei pagamenti elettronici prevede sanzioni da 30 euro più il 4% dell’importo rifiutato per ogni transazione respinta. 

In questa guida scopriremo insieme cosa fare quando il POS non funziona esplorando consigli e soluzioni pratiche e immediate. 

Cosa succede quando il POS non funziona e cosa significa per la tua attività

Ogni esercente che utilizza un POS mobile sa che i problemi arrivano sempre nel momento peggiore. Durante l’ora di punta, con la fila di clienti che si allunga, o proprio quando si sta per chiudere una vendita importante.

POS non funzionante: quanto costa alle PMI italiane

Quando il POS smette di funzionare, le conseguenze sono immediate e misurabili. Un terminale bloccato per la giornata può causare centinaia di euro in vendite perse per una impresa, a seconda del tipo di business, e milioni di euro per l’intero mercato italiano. 

Pensiamo ad esempio a un bar durante l’aperitivo del venerdì sera, mezz’ora di inattività del POS può significare perdere 15-20 clienti che decidono di andare altrove, se non previsti di contanti.

Oltre alle perdite immediate, c’è il danno di immagine. I clienti abituati alla comodità dei pagamenti elettronici in genere non tornano in negozi dove hanno avuto esperienze spiacevoli. 

Scenari comuni in cui i POS non funzionano

Indipendentemente dal fatto che utilizzi un terminale in negozio, un lettore di carte mobile o portatile, i terminali POS possono smettere di funzionare per diverse ragioni. 

Tra i principali motivi di disfunzionamento dei terminali POS sono:

• Problemi di connettività;
• Problemi di alimentazione;
• Disservizio del fornitore di pagamenti;
• Malfunzionamenti del terminale fisico.

I tipici contesti italiani dove questi problemi si manifestano più frequentemente sono in aree esterne dove operano le attività. Esempi sono i mercati ambulanti, in cui la copertura di rete è limitata, e le fiere di paese all’aperto dove il segnale 4G può essere instabile. 

Altri esercizi commerciali dove si incontrano questi tipi di difficoltà sono i bar e ristoranti durante le ore di punta dell’aperitivo quando la rete Wi-Fi è sovraccarica e piccoli negozi artigianali dove la manutenzione non è sempre una priorità.

L’importanza di risolvere rapidamente i problemi

Quando si parla di contrattempi, gli italiani hanno una tolleranza limitata: spesso, dopo 5-6 minuti di attesa per problemi tecnici, la maggior parte abbandona l’acquisto. 

Considerando che con la crescente digitalizzazione dei pagamenti molti italiani si affidano sempre più agli strumenti elettronici, un POS che non funziona significa spesso perdere la vendita.

Saper risolvere rapidamente questi problemi non è solo una questione tecnica: dimostra al cliente che hai il controllo della situazione e mantiene la sua fiducia nella tua professionalità.

I problemi più comuni quando il POS non funziona

Conoscere i problemi più frequenti ti aiuta a riconoscerli subito e a intervenire tempestivamente. Ecco alcuni dei più comuni in cui potresti imbatterti.

Problemi di connettività

Quando la connessione salta, il terminale non riesce a comunicare con l’istituto che ha emesso il POS per autorizzare i pagamenti. I segnali sono inequivocabili.  sul display appare “errore di connessione”, “rete non disponibile”, un codice di errore particolare o semplicemente il terminale resta fermo sulla schermata di attesa dopo aver inserito la carta. 

In Italia questo problema è amplificato. Molte zone rurali e centri storici hanno una copertura instabile, i Wi-Fi dei centri commerciali vanno in tilt nei weekend, e la configurazione degli APN (i parametri di connessione mobile) varia in base alla compagnia telefonica. 

Errori di pagamento

I tipi di errore sono molti, come “transazione negata“, “carta non riconosciuta”, “pagamento in sospeso”, “operazione non autorizzata” ed altri. Questi messaggi indicano che la banca del cliente ha rifiutato il pagamento.

In molti casi, i problemi di pagamento non riguardano il tuo POS, ma la carta stessa.

Esempi di casi problematici con il pagamento tramite carta sono:

• Carta scaduta o bloccata dalla banca;
• Limite di spesa giornaliero raggiunto (tipico nei weekend);
• Fondi insufficienti sul conto;
• Carta straniera con limitazioni geografiche in Italia;
• PIN errato inserito troppe volte.

In altri casi, invece, il malfunzionamento potrebbe essere causato dal POS.

Alcuni dei problemi di pagamento legati ai terminali POS sono:

• Terminali datati che non supportano contactless moderni
• Configurazione errata dei circuiti di pagamento (solo Visa ma non Mastercard, o viceversa)
• Lettore di carte sporco che non legge correttamente il chip

In Italia, infatti, c’è una distinzione importante di cui tener conto tra bancomat (carte di debito del circuito PagoBancomat) e carte di credito internazionali (Visa/Mastercard). 

Alcuni terminali vecchi o mal configurati accettano solo uno dei due sistemi, creando situazioni frustranti quando il cliente insiste che “la carta funziona ovunque” ma il tuo POS la rifiuta.

Errori relativi al software o firmware

Il terminale si accende ma non funziona come dovrebbe. Lo schermo rimane bloccato sulla schermata di avvio, l’app si chiude improvvisamente durante una transazione, oppure i menu non rispondono ai tocchi.

Questi problemi derivano spesso da un software obsoleto. Molti piccoli commercianti dimenticano di aggiornare il sistema, e dopo mesi il terminale diventa incompatibile con i nuovi standard di sicurezza bancari. 

Altri sintomi includono messaggi di errore criptici con codici numerici, lentezza estrema nell’elaborazione, o il terminale che si riavvia da solo mentre stai servendo un cliente.

Il software danneggiato può anche causare problemi più sottili: transazioni che sembrano andare a buon fine ma non vengono registrate, ricevute che non si stampano, o differenze tra quello che mostra il terminale e quello che appare nel tuo conto commerciante.

Malfunzionamenti del terminale fisico

Quando il problema è fisico, di solito te ne accorgi subito. Lo slot delle carte non legge nulla, il touchscreen non risponde al tocco, la stampante fa rumore ma non esce la ricevuta, oppure il terminale non si accende proprio.

Altri tipici segnali di problemi hardware: 

• Lo schermo si accende ma rimane nero.
• Tasti fisici che si bloccano e non rispondono alla pressione.
• Connettori di ricarica danneggiati che impediscono l’alimentazione. 

In questi casi, l’intervento di un tecnico è indispensabile per ripristinare il POS.

Problemi con il cavo di alimentazione o la batteria

I terminali mobili dipendono completamente dalla batteria, e quando si scarica nel mezzo di una transazione crei una situazione imbarazzante con il cliente. 

Ma anche i terminali fissi possono avere problemi se il caricatore si rompe o la presa elettrica ha difetti. Le batterie al litio dei POS moderni sono progettate per durare diverse ore di utilizzo intensivo, con autonomia variabile a seconda del modello e dell’intensità d’uso, ma dopo 2-3 anni di uso intensivo possono iniziare a degradarsi.

L’autonomia è sempre più ridotta, il terminale che si spegne improvvisamente anche se apparentemente carico e i tempi di ricarica sempre più lunghi sono segnali inequivocabili di una batteria che sta ‘invecchiando’.

Il POS non elabora i pagamenti

Questo è il problema più insidioso: il cliente paga, ma tu non sei sicuro che la transazione sia andata a buon fine. Il terminale sembra elaborare il pagamento, ma poi non dà una conferma chiara, oppure il cliente dice che è stato addebitato ma tu non vedi nulla sul tuo sistema.

Succede spesso con terminali datati che faticano a leggere le nuove carte contactless o chip aggiornati. Il sensore NFC si sporca facilmente e perde sensibilità, costringendo a tentativi multipli che confondono il sistema. Con le carte rovinate, il chip potrebbe essere letto parzialmente, creando transazioni “fantasma” che appaiono in elaborazione ma non si completano mai.

La situazione peggiora quando il cliente è convinto di aver pagato (magari ha sentito il “bip” del contactless) ma il terminale non ha registrato nulla. Questo crea discussioni spiacevoli e mette in dubbio la tua professionalità, oltre al rischio concreto di perdere il pagamento o di addebitare due volte lo stesso importo.

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Risoluzione problemi: guida passo passo per gli esercenti 

Ora che conosci le cause più comuni che possono portare al malfunzionamento del tuo terminale, scopriamo insieme le principali “strategie” per ripristinare l’operatività del POS.

Seguire i passaggi qui sotto risolverà la maggior parte dei problemi più comuni. Seguili nell’ordine indicato prima di chiamare l’assistenza tecnica.

Riavvia il terminale POS

Il riavvio completo risolve la maggior parte dei blocchi temporanei del sistema. Non basta spegnere lo schermo: è necessario fare un riavvio completo.

Ecco i passi per riavviare il tuo terminale POS:

1. Tieni premuto il pulsante di accensione per 10 secondi finché il terminale si spegne completamente.
2. Aspetta 30 secondi senza toccare nulla.
3. Riaccendi il terminale e attendi che carichi completamente il menu principale.
4. Prova subito una transazione di test da 1 euro.

Questo processo pulisce la memoria temporanea e ripristina le connessioni interrotte. Funziona nel 70% dei casi di schermo bloccato, app che non rispondono, o errori software generici.

Controlla la connessione

Senza una connessione internet stabile, il POS non può autorizzare i pagamenti. Verifica sia la presenza di connessione che la qualità del segnale.

Alcuni controlli immediati da fare in casi di pagamento POS:

• Guarda le barre del segnale sul display: servono almeno 2 tacche piene per funzionare bene.
• Se usi Wi-Fi, prova a collegarti con il telefono alla stessa rete per vedere se internet funziona.
• Per terminali con SIM, vai nelle impostazioni e controlla che l’APN sia configurato correttamente.

Se possibile, sposta il terminale vicino alla finestra o prova a cambiare rete temporaneamente. Molti problemi di “transazione in corso” che non si completano dipendono da segnale troppo debole.

Assicurati che il software del tuo POS sia aggiornato

Un software non aggiornato causa incompatibilità con i sistemi bancari ed errori di sicurezza. Gli aggiornamenti vanno fatti durante la chiusura per non interrompere le vendite.

La procedura sicura per aggiornare il tuo dispositivo POS è la seguente:

1. Accedi al menu impostazioni (di solito tasto “Menu” + codice amministratore).
2. Cerca “Aggiornamenti” o “Sistema”.
3. Se sono disponibili aggiornamenti, programma l’installazione per dopo l’orario di chiusura.
4. Tieni il terminale collegato alla corrente durante tutto il processo.
5. Non spegnere mai il dispositivo mentre si aggiorna.

Molti terminali moderni aggiornano automaticamente di notte. Se il tuo non lo fa, controlla gli aggiornamenti almeno una volta al mese.

Controlla il terminale fisico

Polvere, sporcizia e urti possono compromettere il funzionamento del tuo POS. Un controllo visivo e una semplice pulizia spesso risolvono molti problemi di lettura delle carte.

Ecco i principali controlli da fare:

• Slot carte: soffia aria compressa per rimuovere polvere e residui. Non usare oggetti metallici
• Schermo: pulisci con panno microfibra leggermente umido. Controlla crepe o graffi profondi
• Tasti: verifica che non siano appiccicosi o bloccati da residui di liquidi
• Connettore del caricatore: deve entrare facilmente e creare un contatto stabile

Se noti dei danni evidenti (schermo rotto, connettore danneggiato, tasti che non rispondono), il problema è sicuramente il terminale e avrai bisogno di assistenza tecnica.

Conferma conto aziendale e impostazioni di pagamento

Il terminale deve essere collegato correttamente al tuo conto aziendale. Delle configurazioni sbagliate possono portare al blocco dei pagamenti anche se la connessione funziona.

Verifica la configurazione del POS:

1. Vai nel menu “Impostazioni” o “Configurazione”.
2. Controlla che il codice commerciante (MID) corrisponda a quello del tuo contratto.
3. Verifica che siano attivi tutti i circuiti necessari: Visa, Mastercard, e nel caso, PagoBancomat.
4. Assicurati che i pagamenti contactless siano abilitati per importi superiori a 50 euro.

Se hai dubbi sui parametri, contatta chi ti ha fornito il terminale consultando il contratto. Delle configurazioni errate sono spesso la causa quando un pagamento viene rifiutato senza una spiegazione chiara.

Prova ad effettuare una transazione di prova

Il test finale è la verifica che tutto sia tornato a funzionare correttamente. Usa la tua carta personale per evitare problemi con i clienti.

Ecco come fare una transazione di prova:

1. Prova una transazione contactless con importo basso (1-2 euro): avvicina la carta e attendi il “bip”.
2. Se contactless funziona, prova la modalità chip&PIN con la stessa carta.
3. Verifica che il terminale stampi o invii la ricevuta correttamente.
4. Controlla che la transazione appaia nel tuo sistema gestionale.

Se la prova va a buon fine, il problema è risolto. Se una modalità non funziona (per esempio, solo contactless funziona ma non chip&PIN), avrai comunque ripristinato almeno una funzionalità di base per servire comunque i tuoi clienti.

Il POS non funziona: quando contattare l’assistenza

Se hai provato tutti i passaggi precedenti e il tuo POS ancora non funziona, è il momento di chiamare il supporto tecnico. Ecco i casi in cui è meglio non perdere tempo e contattare subito l’assistenza.

Errori ricorrenti o crash di sistema

Quando gli stessi errori si ripetono e non riesci a risolverli da solo, è il momento di contattare l’assistenza tecnica.

Chiama immediatamente se il terminale presenta questi problemi anche dopo aver effettuati i passaggi precedenti:

• Riavvii continui: il POS si accende, si carica per qualche secondo, poi si spegne da solo ripetutamente.
• Schermo nero: si accende ma lo schermo rimane completamente nero o mostra solo delle linee colorate.
• Blocco totale: nessun tasto o tocco funziona, il terminale è completamente spento.
• Errori hardware: messaggi come “errore POS”, “dispositivo non riconosciuto”, o codici numerici sconosciuti.
• Impossibilità di accettare qualsiasi pagamento: sia i pagamenti contactless, che chip&PIN che con banda magnetica non vanno a buon fine.

Questi sono chiari segnali di guasti interni del terminale che richiedono la riparazione o la sostituzione del dispositivo.

Mancato regolamento o caricamento batch

Se noti che i pagamenti non si riflettono sul conto, potresti avere un malfunzionamento nel processo di caricamento batch.

Contatta subito l’assistenza se riscontri problemi quali:

• Transazioni processate ma non accreditate: il cliente ha pagato, il POS conferma, ma i soldi non arrivano sul tuo conto entro 24 ore.
• Discrepanze negli importi: il totale sul terminale non corrisponde a quello accreditato sul conto commerciante.
• Batch non caricati: a fine giornata le transazioni non si “chiudono” e rimangono in sospeso.
• Storni non autorizzati: vedi addebiti o storni che non hai richiesto.

In tutti questi casi è fondamentale contattare immediatamente il supporto tecnico per evitare perdite o ritardi negli accrediti.

Opzioni di assistenza ai commercianti di myPOS

L’assistenza clienti di myPOS Italia è disponibile attraverso diversi canali, 24 ore su 24. 

Prima di contattarci, prepara queste informazioni per velocizzare la risoluzione del problema:

• Modello esatto del terminale (es. myPOS Go 2, myPOS Ultra);
• Numero di serie del dispositivo (di solito sotto il terminale o nel menu “Info”);
• Descrizione precisa del problema (“non si accende” vs “si accende ma schermo nero”);
• Quando è iniziato il problema e se coincide con eventi particolari;
• Tutti i passaggi di troubleshooting già tentati.

Se utilizzi un terminale myPOS, hai accesso a un’assistenza clienti completa via telefono, chat chat e supporto tecnico con sede in Italia. 

Il team di myPOS garantisce sempre la presenza di operatori competenti e preparati, pronti a risolvere ogni problematica tecnica in modo rapido e con professionalità.

Prevenire futuri problemi del terminale POS

Prevenire è meglio che riparare. Alcuni semplici routine ti aiutano a evitare la maggior parte dei problemi e a mantenere il POS sempre efficiente.

Ecco come prevenire futuri problemi del tuo dispositivo POS:

• Mantieni software e firmware aggiornati: gli aggiornamenti correggono gli errori principali e mantengono il terminale compatibile con i nuovi standard di pagamento. Senza degli aggiornamenti regolari, il POS potrebbe iniziare a rifiutare carte che prima accettava normalmente.
• Carica completamente i dispositivi prima dell’uso: una batteria scarica al momento sbagliato può costarti caro. Bastano un po’ di buonsenso e delle piccole abitudini quotidiane per evitare spiacevoli sorprese.
• Pulisci e conserva il POS correttamente: polvere, umidità e sporcizia sono i nemici principali del tuo terminale. Una pulizia regolare previene la maggior parte dei guasti dell’hardware.
• Monitora i report sui pagamenti: i tuoi dati relativi alle vendite nascondono segnali di problemi futuri. Un monitoraggio regolare ti avverte prima che il POS si guasti completamente.
• Forma il personale sull’uso corretto: il tuo staff deve saper gestire i problemi di base senza aspettare te. Un dipendente informato può risolvere il 70% dei problemi comuni in pochi minuti.

Seguire queste routine ti permette di prevenire impatti negativi come guasti improvvisi, interruzioni operative e perdite di incassi.

Ecco come myPOS riduce al minimo i tempi di inattività per le aziende italiane

Stai cercando un POS affidabile, robusto e supportato da un’assistenza tecnica d’eccellenza? 

myPOS è il partner ideale per migliaia di commercianti in tutta Italia.

La sua gamma completa di POS mobili permette di accettare pagamenti in modalità Chip & PIN, banda magnetica e contactless da carte di debito, carte di credito e wallet digitali.

Caratteristiche progettate per garantire continuità operativa:

• Connettività doppia e intelligente: ogni terminale integra SIM dati e connettività Wi-Fi, alternando automaticamente tra le due opzioni per mantenere sempre attiva la migliore connessione disponibile. Negli ambienti italiani dove la copertura può variare, questa ridondanza elimina le interruzioni per problemi di rete.
• Autonomia energetica estesa: le batterie ad alta capacità garantiscono operatività per intere giornate commerciali intensive senza necessità di ricariche frequenti. Particolarmente vantaggioso per ambulanti e commercianti alle fiere, dove l’accesso all’alimentazione può essere limitato.
• Costruzione resistente e duratura: l’hardware è progettato per resistere all’uso quotidiano intensivo, minimizzando i danni da cadute accidentali o esposizione a liquidi. Questa robustezza fisica riduce drasticamente le necessità di riparazione e i relativi tempi di fermo.
• Software ottimizzato per stabilità: il sistema operativo privilegia velocità, sicurezza e affidabilità operativa. Funzionalità come aggiornamenti automatici programmati e diagnostica predittiva mantengono il sistema sempre efficiente e riducono i tempi di recupero da eventuali anomalie.
• Funzionalità avanzate per l’efficienza: caratteristiche come la gestione multi-operatore e integrazioni specifiche migliorano l’efficienza operativa e limitano ulteriormente i rischi di interruzione per le attività commerciali italiane.

Sia che tu gestisca un negozio fisico o che lavori in mobilità, myPOS ti offre la soluzione perfetta: dai POS mobili ai terminali da banco perfetti per attività con postazione fissa. Ogni dispositivo è progettato per garantire affidabilità, continuità operativa e venire incontro alle tue esigenze.

In sintesi, un POS non funzionante è causato principalmente da tre motivazioni: connessione instabile, software non aggiornato e scarsa manutenzione. 

Conclusioni

La buona notizia è che seguendo le procedure di risoluzione dei problemi che abbiamo visto insieme e adottando delle semplici abitudini di manutenzione, potrai evitare l’80% di queste problematiche.

In più, l’adozione di terminali di pagamento affidabili e tecnologicamente avanzati costituisce un elemento strategico per garantire la continuità operativa della tua attività. La scelta di soluzioni come quelle proposte da myPOS assicura la capacità di processare pagamenti elettronici in qualsiasi circostanza, mantenendo l’attività sempre operativa e competitiva.

Domande frequenti

Cosa fare quando il POS non funziona?

Controlla subito connessione, batteria, e riavvia il terminale. Se l’errore continua, aggiorna il software o prova una transazione di test. In caso di guasto fisico o blocchi ricorrenti, contatta immediatamente l’assistenza per ripristinare l’operatività.

Il mio POS si blocca spesso durante le ore di punta. È un problema del terminale o della connessione?

Durante le ore di maggior traffico, il problema è generalmente legato alla connessione di rete sovraccarica piuttosto che al terminale stesso. Le reti Wi-Fi dei centri commerciali e la copertura 4G possono degradarsi con l’aumento del carico utenti. Per diagnosticare: verifica se il problema si ripete negli stessi orari, controlla le barre del segnale durante i blocchi, e prova a cambiare rete temporaneamente.

Quando tornano a funzionare i POS?

Dipende dalla causa: un riavvio o una connessione instabile possono essere risolti in pochi minuti. Guasti hardware o disservizi del provider richiedono più tempo. Se i controlli principali non aiutano, chiama l’assistenza per ridurre al minimo il fermo operativo.

Come faccio a capire se la mia connessione internet è stabile per il POS?

Una connessione che sia sufficientemente stabile affinché un POS funzioni bene richiede almeno 2 tacche piene di segnale. La velocità necessaria varia a seconda del terminale, ma generalmente la stabilità è più importante della velocità assoluta. Per verificarla, controlla che le transazioni si completino entro 10 secondi, monitora se i “tempi di attesa” si allungano sistematicamente, e osserva se i problemi coincidono con orari specifici (possibile sovraccarico della rete).