Wie man als Ausländer in Deutschland ein Unternehmen gründet

Wenn Ausländer in Deutschland gründen möchten, stellen sie typischerweise zuerst die Frage nach den Formalitäten. Welches Formular muss ich ausfüllen und wo bekomme ich das? In Wahrheit sind aber andere Fragen für den ausländischen Gründer viel wichtiger: Darf ich die geplante Tätigkeit überhaupt ausüben? Darf ich ein Konto eröffnen und Zahlungen empfangen? Und wie sieht es mit steuerlichen und anderen Verpflichtungen aus?

Der deutsche Markt ist aufgrund seiner Größe, zahlungskräftiger Konsumenten und der Rechtssicherheit auch für ausländische Gründer attraktiv. Es erfordert aber eine solide Planung, um hier Verzögerungen und unnötige Kosten zu vermeiden. Der Aufenthaltsstatus muss eine Selbstständigkeit erlauben, es werden ein Bankkonto benötigt und eine Steuernummer.

Zu klären ist auch die Frage, ob man ein Unternehmen in Deutschland besitzen, als Geschäftsführer oder freiberuflich tätig sein möchte. Denn diese Ausgangslagen werden rechtlich unterschiedlich behandelt. Bürger aus der EU, dem EWR und der Schweiz erhalten zudem deutlich einfacheren Zugang als Drittstaatsangehörige. Hier gilt es genau zu prüfen, was der eigene Aufenthaltstitel erlaubt.

Unternehmensgründung in Deutschland als Ausländer: Die wichtigsten Szenarien

Die ersten Schritte bei der Unternehmensgründung in Deutschland hängen von der individuellen Situation ab. 

Das sind einige der typischen Szenarien:

• Nicht ansässiger Gründer: Der Gründer wohnt im Ausland und möchte eine deutsche GmbH, UG oder Beteiligung besitzen.

• EU-/EWR-/Schweizer Gründer: Es ist ein Umzug nach Deutschland geplant, um ein Gewerbe anzumelden oder freiberuflich tätig zu werden.

• Drittstaatsangehöriger mit Aufenthaltstitel: Der Gründer lebt bereits in Deutschland, muss aber prüfen, ob die Aufenthaltserlaubnis den Status als Unternehmer, Gewerbetreibender oder Freiberufler erlaubt.

• Internationaler Student oder Absolvent: Die Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit soll während oder nach dem Studium erfolgen.

• Ausländischer Unternehmer außerhalb Deutschlands: Um das Unternehmen aktiv führen zu können, ist ein Umzug nach Deutschland geplant.

• Ausländisches Unternehmen: Hier erfolgt eine Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern in Deutschland, die Eröffnung einer Zweigniederlassung oder die Gründung einer Tochtergesellschaft.

• Digitaler Gründer: Es sollen Beratungsleistungen, digitale Produkte oder E-Commerce-Waren an deutsche Kunden aus dem Ausland verkauft werden.

Ein Onlineshop im Ausland hat andere Anforderungen als ein Restaurant in München. Das gilt es im Hinblick auf Steuern, Bankkonto, Krankenversicherung, Sozialversicherung, Gewerbeanmeldung und Zahlungsverkehr zu berücksichtigen.

Kann ein Ausländer ein deutsches Unternehmen besitzen, ohne in Deutschland zu wohnen?

Natürlich kann ein Ausländer Anteile an einem deutschen Unternehmen halten oder an einer deutschen Gesellschaft beteiligt sein, ohne dafür gleich in Deutschland wohnen zu müssen. Diese Beteiligung ersetzt aber keine Aufenthaltserlaubnis für Unternehmer bzw. beinhaltet nicht das Recht, nach Deutschland zu ziehen und hier zu arbeiten.

Während Gesellschafter nur Anteile halten, vertritt ein Geschäftsführer zum Beispiel eine GmbH oder UG. Eine operativ tätige Person hingegen arbeitet tatsächlich in Deutschland und steht zum Beispiel im Laden und bedient Kunden. In diesem Fall greifen weitere Regeln wie das Aufenthaltsrecht in Deutschland, die Sozialversicherung und das Gewerberecht.

Im Falle von Remote-Eigentum ist sauber zwischen Gesellschafter und Gesellschaft zu unterscheiden. Eine deutsche Geschäfts- oder Korrespondenzadresse ist durch den bloßen Anteilsbesitz für den ausländischen Anteilseigner nicht automatisch erforderlich. 

Die deutsche Gesellschaft muss aber einen Sitz im Inland und eine inländische Geschäftsanschrift haben, im Handelsregister eingetragen und steuerlich registriert sein. Für Zweigniederlassungen gelten eigene handelsrechtliche Vorgaben.

Aufenthaltsstatus, Arbeitserlaubnis und Erlaubnis zur Selbstständigkeit in Deutschland

Möchten Nicht-EU-Bürger in Deutschland gründen, richtet sich der Blick sofort auf den Aufenthaltstitel. Hierbei handelt es sich umgangssprachlich um das Visum für die Unternehmensgründung in Deutschland bzw. das Unternehmer-Visum.

Eine Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer selbstständigen Tätigkeit kann nach § 21 Aufenthaltsgesetz erteilt werden. Dafür muss ein wirtschaftliches Interesse oder regionales Bedürfnis bestehen, die Finanzierung gesichert sein und positive Auswirkungen auf die Wirtschaft zu erwarten sein. Freiberufliche Tätigkeiten sind in diesem Gesetz noch einmal gesondert geregelt.

Zu beachten ist, dass nicht alle Aufenthaltstitel eine Selbstständigkeit erlauben. Manchmal sind Beschäftigungen zwar erlaubt, aber keine gewerbliche Selbstständigkeit oder freiberufliche Nebentätigkeit. Drittstaatsangehörige müssen das vorher prüfen.

Bei internationalen Studierenden wiederum ist regelmäßig eine Prüfung und Genehmigung der selbstständigen Tätigkeit durch die Ausländerbehörde erforderlich.

EU-, EWR- und Schweizer Staatsangehörige benötigen in Deutschland hingegen in den meisten Fällen weder ein Visum noch eine Aufenthaltserlaubnis, wenn sie selbstständig tätig werden möchten.

Arten ausländischer Gründer und was sie in Deutschland in der Regel benötigen

Folgende Gründerarten sind in der Praxis anzutreffen:

• Nicht ansässige Gründer: Ein Identitätsnachweis, eine deutsche Geschäftsadresse sowie ein Bank- oder EU-Geschäftskonto benötigen Gründer nicht automatisch. Entscheidend ist, ob der Gründer nur Anteile hält, eine deutsche Gesellschaft gründen oder in Deutschland operativ tätig werden möchte. Bei bestimmten Gesellschaften sind Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister zu erfassen.

• EU-/EWR-/Schweizer Gründer: Für diese Gruppe stehen Themen wie die Gewerbeanmeldung, Freiberufler-Einstufung, Anmeldung des Wohnsitzes beim Umzug, Krankenversicherung und das Geschäftskonto im Vordergrund. Hinzu kommen branchenspezifische Genehmigungen etwa bei Friseursalons, Handwerksbetrieben oder Maklerbüros.

• Drittstaatsangehörige in Deutschland: Vor allem ist zu klären, ob der bestehende Aufenthaltstitel die geplante Tätigkeit zulässt. Noch vor dem ersten Auftrag ist zu klären, ob eine Änderung, Ergänzung oder neue Erlaubnis nötig ist.

• Internationale Studierende und Absolventen: Die Tätigkeit muss ihrem Umfang und ihrer Art nach mit dem Studium vereinbar sein. Eine selbstständige Tätigkeit kann auch nach dem Abschluss möglich sein. 

• Ausländische Unternehmen: Zu den Optionen gehört die Zusammenarbeit mit einem Distributor, die Nutzung eines Handelsvertreters oder die Errichtung einer Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft. Die Entscheidung hängt zum Beispiel davon ab, ob in Deutschland Mitarbeiter beschäftigt, Kunden betreut oder Waren gelagert werden.

• Online- und Digitalgründer: Bei diesem Modell erfolgt der Verkauf an deutsche Kunden vom Ausland aus. Dazu muss nicht automatisch ein deutsches Unternehmen betrieben werden. Wichtige Themen sind hier Umsatzsteuer, Verbraucherrecht, Zahlungsabwicklung, Plattformregeln, Lagerort und tatsächlicher Arbeitsort.

• Regulierte Berufe und Handwerk: Hier sind abhängig von der Branche Genehmigungen, Mitgliedschaften in Kammern, verschiedene Anerkennungen, Versicherungen und Qualifikationsnachweise oder Registereinträge zu beachten.

Es reicht also nicht zu klären, ob die Gründung in Deutschland grundsätzlich möglich ist. In jedem Szenario sind andere Anforderungen zu erfüllen, auf die man sich frühzeitig vorbereiten sollte.

Gewerbetreibende oder Freiberufler: Die erste deutsche Einstufung, die ausländische Gründer kennen müssen

In Deutschland gehört die Unterscheidung zwischen Gewerbetreibender oder Freiberufler zu den wichtigsten Gründungsformalitäten. Von dieser Einordnung hängen Anmeldung, steuerliche Behandlung und viele andere wichtige Fragestellungen ab.

Freiberufler nach § 18 Einkommensteuergesetz (EStG) erzielen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit, die aber nicht gewerblich ist. Freiberufler melden sich daher direkt beim Finanzamt und nicht beim Gewerbeamt an.

Viele Tätigkeiten wie E-Commerce, stationärer Handel, Restaurant, Café, Salon, Barbershop oder Nagelstudio sind gewerbliche Tätigkeiten. Diese werden beim örtlichen Gewerbeamt angezeigt.

Ausländische Gründer sollten vorab klären, wie ihre Tätigkeit einzuordnen ist. Denn Zahlungsanbieter, Banken, das Finanzamt oder die Ausländerbehörde setzen häufig eine klare Tätigkeitsbeschreibung ohne offene Fragen voraus.

Die Wahl der richtigen Unternehmensform in Deutschland als Ausländer

Kleine Solo-Gründer wählen in Deutschland häufig ein Einzelunternehmen oder die freiberufliche Tätigkeit als Unternehmensform. Das gilt zum Beispiel für mobile Dienstleistungen, Beratungen oder den Nebenerwerb. Die Gründungsformalitäten und Kosten sind gering, die persönliche Haftung mit dem privaten Vermögen stellt aber ein Risiko dar.

Gründen mehrere Personen, kommt auch eine GbR infrage. Das ist etwa bei Agenturen ein beliebtes Modell, erfordert aber eine saubere Regelung der Haftung, Verträge und Rollen.

Wer sich eine Haftungsbeschränkung wünscht, gründet in Deutschland entweder eine UG (haftungsbeschränkt) oder eine GmbH. Beide Unternehmensformen erfordern einen Notar, das Aufsetzen eines Gesellschaftsvertrags und eine Kapitaleinzahlung sowie die Anmeldung im Handelsregister. Zudem sind Angaben zum Geschäftsführer erforderlich; eine Gewerbeanmeldung kommt hinzu, wenn die Gesellschaft ein Gewerbe betreibt.

Der Vorteil der UG (haftungsbeschränkt) besteht darin, dass die Anforderungen an das Stammkapital geringer ausfallen. Während bei der GmbH 25.000 Euro erforderlich sind (wovon zunächst 12.500 Euro für die Handelsregistereintragung genügen), reicht bei der UG (haftungsbeschränkt) bereits ein Euro.

Gewerbeanmeldung, Finanzamt, Handelsregister und deutsche Anmeldepflichten

In Deutschland existiert nicht das eine Formular für alle Fälle. Wie die Anmeldung aussieht, hängt von der Tätigkeit und Rechtsform ab.

Der gewerbliche Einzelunternehmer meldet sich in der Regel beim Gewerbeamt an. Freiberufler starten mit der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt. Eine notarielle Beurkundung ist bei der GmbH und der UG notwendig. Mittlerweile können Notartermine aber auch online stattfinden.

Für die Gewerbeanmeldung sind zum Beispiel folgende Unterlagen relevant:

• Personaldokument
• Aufenthaltstitel für Nicht-EU-Angehörige
• Handelsregisterauszug oder notariell beglaubigter Gesellschaftsvertrag

Nach der Gründung folgt die steuerliche Registrierung. Gründer müssen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und online einreichen. Die Steuernummer wird dann nach Prüfung durch das Finanzamt per Post vergeben.

Wichtig ist eine präzise Beschreibung der Tätigkeit. Diese sollte nicht zu vage ausfallen. „Reinigungsservice” zum Beispiel könnte zu knapp sein. Besser wäre eine Variante wie „mobiler Reinigungsservice für Privathaushalte“.

Deutsche Anschrift, Anmeldung, Geschäftsadresse und offizieller Schriftverkehr

In Deutschland ist eine Adresse wichtig, wenn es zum Beispiel um behördliche Korrespondenz per Post geht. Gerade Gründer ohne Wohnsitz in Deutschland sind auf eine zuverlässige Postbearbeitung angewiesen. 

Dabei sind einige Unterscheidungen zu treffen:

• Private Anmeldung: Hierbei handelt es sich um die Wohnsitzregistrierung, wenn der Gründer in Deutschland wohnt.

• Geschäftsadresse: Das ist die Adresse des Unternehmens bzw. des Betriebs.

• Ladenlokal oder Betriebsstätte: An diesem Ort werden die Kunden empfangen, Waren gelagert oder Leistungen erbracht.

• Virtuelles Büro oder Coworking-Adresse: Auch das kann eine Korrespondenzlösung darstellen, wenn auch nicht für jede Tätigkeit.

• Offizieller Schriftverkehr: Hierbei handelt es sich um die Post vom Finanzamt, von der Ausländerbehörde, von der Bank, vom Versicherer, vom Vermieter oder vom Gericht.

Wer Nachfragen von der Bank oder Steuerbriefe verpasst, riskiert die Sperrung seines Kontos oder andere Nachteile. Eine deutsche Anschrift ist daher wichtig.

Identitäts-, Beglaubigungs-, Herkunfts- und Dokumentenprüfungen für ausländische Gründer

Wer als Ausländer in Deutschland gründen möchte, sollte gut vorbereitet sein. 

Bevor es zur Bank, zum Notar oder zur Behörde geht, sollten wichtige Unterlagen wie die folgenden bereitliegen:

• Reisepass oder Personalausweis
• Meldebestätigung
• Aufenthaltstitel
• Ausländische Gesellschaftsdokumente
• Gesellschafterliste
• Nachweis der wirtschaftlich Berechtigten
• Kapitalnachweis
• Herkunft der Mittel
• Businessplan
• Mietvertrag
• Qualifikationsnachweise und Tätigkeitsbeschreibung

In einigen Fällen wird es notwendig sein, nichtdeutsche Dokumente übersetzen zu lassen. Notarielle Beglaubigungen können ebenfalls Kosten verursachen. Zu den typischen Stolpersteinen gehören fehlende Vollmachten, nicht übereinstimmende Firmennamen, abgelaufene Dokumente oder abweichende Adressen. Bei den Vor- und Nachnamen existieren häufig unterschiedliche Schreibweisen oder Reihenfolgen. Der Gründer sollte hier für Klarheit sorgen.

Wird eine regulierte Tätigkeit angestrebt, kommen weitere formale Erfordernisse hinzu. Dazu gehören neben dem Meisterbrief und der Anerkennung der ausländischen Berufsqualifikation auch Gesundheitszeugnisse oder Sachkundenachweise.

Herausforderungen im Bankwesen, bei Kapitaleinlagen, im Zahlungsverkehr und in der Buchhaltung in Deutschland

Banken prüfen Aspekte wie Identität, Wohnsitz, Geschäftsadresse und Herkunft der Mittel sehr gründlich. Auch Fragen wie die erwarteten Umsätze oder die steuerliche Registrierung spielen eine Rolle. Dabei ist es gerade bei einer GmbH und einer UG besonders wichtig, über ein Konto zu verfügen, damit die Kapitaleinlage vor der Handelsregistereintragung nachgewiesen werden kann.

Neben dem klassischen Bankkonto können auch EU-Geschäftskonten, Fintech-Konten (per Smartphone verwaltete digitale Girokonten) oder Zahlungsdienstleister für den Gründer relevant sein.

Wer für sein Geschäft ein Zahlungskonto mit Kartenakzeptanz benötigt, sollte über ein Geschäftskonto mit Kartenlesegerät nachdenken. Und wer seine privaten und geschäftlichen Ausgaben trennen möchte, sollte zusätzlich eine Firmenkarte anschaffen.

Für kleine und lokale Unternehmen sind schnelle Kartenzahlungen besonders wichtig. So muss ein Friseursalon Anzahlungen, Stornos und Trinkgelder flexibel handhaben können. POS- und Zahlungsberichte helfen zudem dabei, Umsätze nachzuweisen, Kartenabrechnungen mit dem Konto abzugleichen oder Rückerstattungen zu dokumentieren.

Steuerrecht, Mehrwertsteuer, Gewerbesteuer, Sozialversicherung und grenzüberschreitende Geldangelegenheiten

Für ausländische Gründer ist das Thema Steuern besonders komplex, weil sie gleichzeitig steuerliche Verpflichtungen in Deutschland und in ihrem Wohnsitz- oder Herkunftsstaat haben können. In Deutschland sind vor allem Steuerarten wie die Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und die Lohnsteuer zu beachten.

Wer von umsatzsteuerlichen Sonderregeln und Erleichterungen profitieren möchte, kann sich für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG entscheiden. Hierbei handelt es sich nicht um eine Rechtsform, sondern um eine Befreiung vom Ausweis und der Voranmeldung der Umsatzsteuer, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Wichtige Themen für grenzüberschreitende Gründer sind zum Beispiel die steuerliche Ansässigkeit, das Doppelbesteuerungsabkommen oder der Nachweis der Geldherkunft. Wer im E-Commerce tätig ist, muss sich auch um Umsatzsteuerregistrierung, OSS/IOSS, Lagerort, Marktplatzregeln und Importpflichten kümmern. Und auch wer eine deutsche Firma vom Ausland aus steuert, kann deutsche Melde-, Buchführungs- oder Steuerpflichten haben.

Expansion eines ausländischen Unternehmens nach Deutschland: Handelsvertreter, Vertriebspartner, Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft?

Wer nach Deutschland expandieren möchte, muss nicht sofort eine deutsche GmbH gründen. Ein schrittweiser Marktzugang kann über Handelsvertreter oder Vertriebspartner erfolgen, um den Markt zu testen. Für Wartung, Support oder Installation sind lokale Servicepartner sinnvoll.

Ausländische Unternehmen können in Deutschland auch Zweigniederlassungen aufbauen oder Tochtergesellschaften (häufig GmbH oder UG) gründen. Für den Warenverkauf und den E-Commerce sind Lager, Fulfillment oder Marktplätze relevant.

Die passende Lösung hängt von vielen Faktoren ab. Dazu gehört die Frage, ob Personal beschäftigt wird oder Räume gemietet werden müssen. Wer lokale Dienstleistungen anbietet, etwa als Reinigungsunternehmen, wird anders behandelt als ein SaaS-Unternehmen mit deutschen Sales-Mitarbeitern.

Wer eine Umsatzverlagerung nach Deutschland plant, Waren importieren oder ein Warenlager aufbauen möchte, wird in vielen Fällen auf eine steuerliche und rechtliche Spezialberatung angewiesen sein.

Regulierte Tätigkeiten, berufliche Anerkennung, Genehmigungen, Kammern und Versicherungen in Deutschland

Neben der Staatsangehörigkeit entscheidet auch die Tätigkeit darüber, welche Genehmigungen erforderlich sind. 

Das sind einige Beispiele für erlaubnispflichtige Tätigkeiten in Deutschland:

• Makler- und Bauträgertätigkeit
• Finanzanlagenvermittlung
• Gaststättenbetrieb
• Bewachungsgewerbe
• Versicherungsvermittlung
• Versteigerungsgewerbe

Zudem sind bei den Genehmigungen auch regionale Unterschiede zu beachten. Bei Handwerkern ist in Hamburg zum Beispiel eine Unterscheidung in zulassungspflichtige und zulassungsfreie Handwerke sowie handwerksähnliche Gewerbe anzutreffen.

Zur Gründung in Deutschland gehört auch das Thema Versicherungen. Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Produkthaftpflicht, Inhaltsversicherung, Arbeitgeberpflichten, Kfz-Versicherung, Cyberversicherung oder branchenspezifische Policen sind hier zu berücksichtigen.

Wer einen Zahlungsanbieter benötigt, sollte alle Unterlagen, Lizenzen oder Tätigkeitsbeschreibungen bereitstellen können. Denn bei unklaren oder risikoreichen Geschäftsmodellen lehnen die Anbieter eine Zusammenarbeit sonst schnell ab.

Besondere Hinweise für Ausländer, die in Deutschland ein stationäres Geschäft eröffnen möchten

Die Gründung eines stationären Geschäfts ist in Deutschland aufwendiger als ein reiner Online-Betrieb. Zu nennen sind hier zum Beispiel Cafés, Restaurants, Nagelstudios, Kosmetikräume, Reparaturdienste, kleine Lebensmittelgeschäfte oder Fitnessräume.

Bevor ein Mietvertrag abgeschlossen wird, ist zu prüfen, ob das Geschäft in den gewünschten Räumlichkeiten überhaupt betrieben werden darf. Der Vermieter sollte die geplante Nutzung ausdrücklich erlauben. Weiterhin sind Themen wie Umbauten, Lüftung, Brandschutz, Barrierefreiheit, Abfallentsorgung, Musik, Außenwerbung oder Kundentoiletten zu prüfen.

Bei Lebensmittelbetrieben kommen weitere Aspekte wie Hygiene, Gesundheitsamt, Kühlkette, Allergenkennzeichnung und Alkoholerlaubnis hinzu. Handwerker müssen die Punkte Handwerksrolle, Werkstattsicherheit und Versicherung prüfen.

Deutsche Kunden erwarten eine klare Regelung der Öffnungszeiten, gut sichtbare Preise in Euro und eine ordentliche Erstellung von Belegen. Wer Termine, Personalrechte, Inventar, Rabatte, Anzahlungen, Gutscheine, Rückerstattungen, Tagesabschlüsse und Cashflow einfacher steuern möchte, sollte sich im Geschäftsalltag auf sein POS-System verlassen können.

Personalbeschaffung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Freiberufler, Minijobs und lokales Management in Deutschland

Die Themen Arbeitsrecht, Lohnabrechnung und Sozialversicherung sind in Deutschland besonders anspruchsvoll. Das sollten ausländische Gründer auf keinen Fall unterschätzen, wenn sie Mitarbeiter in ihrem Betrieb in Deutschland anstellen möchten.

Folgende Punkte sind intensiv zu prüfen:

• Arbeitsvertrag
• Mindestlohn
• Arbeitszeit
• Urlaub
• Probezeit
• Lohnabrechnung
• Sozialversicherung
• Krankenkassenmeldungen
• Berufsgenossenschaft
• Unfallversicherung
• Datenschutz
• Arbeitsschutz
• Zugriffsrechte auf Kasse und Kundendaten

Besondere Anforderungen sind bei Minijobbern zu beachten. Dazu gehören die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung, die elektronische Meldung und die Beantragung einer Betriebsnummer.

Wichtig ist auch die Abgrenzung von abhängiger Beschäftigung und Selbstständigkeit. Freelancer sollten tatsächlich selbstständig arbeiten. Für die Beurteilung zählt für die Deutsche Rentenversicherung das Gesamtbild der Arbeitsleistung. Nicht die Vertragsbezeichnung, sondern die tatsächlichen Verhältnisse zählen also.

Rechnungen, Quittungen, Registrierkassen, Kundenzahlungen und deutsche Zahlungsgewohnheiten

Der Umgang mit deutschen Kunden erfordert es, eine Vielzahl von zahlungsrelevanten Prozessen einzurichten. Das betrifft zum Beispiel Bar- und Kartenzahlungen, SEPA-Überweisungen oder Rechnungen. Hinzu kommen der Online-Checkout und die Bereitstellung von Payment-Links. Auch mit Anzahlungen, Abos, Gutscheinen, Trinkgeldern und Rückerstattungen sollte ein Geschäft in Deutschland umgehen können.

In Deutschland sind Rechnungen im § 14 UStG definiert als Dokumente, mit denen über Lieferungen oder sonstige Leistungen abgerechnet wird. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss zusätzlich die KassenSichV, TSE und Belegausgabepflicht beachten sowie die Anforderungen des § 146a AO.

Kartendaten sollten nicht auf unsichere und unzuverlässige Weise manuell notiert werden. Besser sind Zahlungs- und POS-Tools, die bei Belegen, Rückerstattungen, Mitarbeiterrechten, Inventar, Umsatzsteuerberichten, Kundendaten, Kassenabgleich und Buchhaltungsexport helfen.

Schritt für Schritt: So starten Sie Ihr Unternehmen, nachdem Sie den richtigen Weg gewählt haben

Folgende Checkliste hilft beim Start in die Selbstständigkeit in Deutschland:

• Aufenthalts- und Arbeitssituation klären: Ist der Besitz eines Unternehmens, dessen Leitung oder eine freiberufliche Tätigkeit geplant? Ist der Umzug nach Deutschland erlaubt?

• Tätigkeit klar beschreiben: Es sollte festgelegt werden, ob es um Gewerbe, freiberufliche Tätigkeit, Handwerk, regulierte Tätigkeit oder branchenspezifische Genehmigung geht.

• Rechtsform wählen: Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR, UG, GmbH, Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft sollten zu Haftung, Steuer, Bank, Personal und Zahlungsverkehr passen.

• Adresse organisieren: Private Anmeldung, Geschäftsadresse, Ladenlokal, Postbearbeitung und offizielle Korrespondenz sind vorab zu klären.

• Dokumente vorbereiten: Pass, Aufenthaltstitel, Meldebescheinigung, Übersetzungen, Gesellschafterdaten, Kapitalnachweise, Qualifikationen und Herkunft der Mittel sollten gesammelt werden.

• GmbH oder UG vorbereiten: Notartermin, Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführer, Stammkapital, Konto und Handelsregister sind einzuplanen.

• Richtig anmelden: Gewerbeamt, Finanzamt, Handelsregister, IHK/HWK und Genehmigungsbehörden müssen je nach Fall kontaktiert werden.

• Steuern einrichten: ELSTER, Steuernummer, Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Gewerbesteuer, Lohnsteuer und Buchhaltung sind zu klären.

• Bank und Zahlungen aufsetzen: Geschäftskonto, Settlement-Konto, Kartenakzeptanz, Onlinezahlungen, POS und Auszahlungskonten sollten vorbereitet werden.

• Rechnungen und Belege organisieren: Der Gründer sollte Rechnungsdesign, Umsatzsteuer, Quittungen, Rückerstattungen, Anzahlungen und Buchhaltungsexporte definieren.

• Genehmigungen und Versicherungen prüfen: DSGVO, Verträge, AGB, Verbraucherrechte, Branchenregeln, Versicherungen und Arbeitsschutz müssen einbezogen werden.

• Deutschlandfreundlich starten: Euro-Preise, klare Öffnungszeiten, Kartenzahlung, transparente Stornos, zuverlässige Kommunikation und ordentliche Belege sind wichtig.

• Ab Tag eins kontrollieren: Umsatz, Steuertermine, Sozialversicherung, Payroll, Genehmigungen, Rückerstattungen, Zahlungsgebühren und Cashflow sind laufend zu prüfen.

Wer diese Schritte beachtet, legt den Grundstein für seinen Erfolg als ausländischer Gründer in Deutschland.

Fazit

Ausländer können in Deutschland grundsätzlich ein Unternehmen gründen. Entscheidend ist jedoch, dass der gewählte Weg zur persönlichen Situation passt: Ein EU-Bürger mit Wohnsitz in Deutschland hat andere Voraussetzungen als ein Gründer aus einem Drittstaat, ein nicht ansässiger Gesellschafter oder ein ausländisches Unternehmen, das in den deutschen Markt expandieren möchte.

Vor der Gründung sollten deshalb mehrere Fragen zusammen gedacht werden: Darf die Person das Unternehmen nur besitzen oder auch selbst führen? Ist eine selbstständige Tätigkeit vom Aufenthaltstitel gedeckt? Handelt es sich um ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit? Und welche steuerlichen, beruflichen, bankbezogenen und zahlungsrelevanten Anforderungen entstehen daraus?

Wer eine deutsche Adresse, klare Identitäts- und Geldherkunftsnachweise, Steuerfragen, Genehmigungen, Sozialversicherung, Lohnabrechnung, Notartermine und deutschsprachige Verwaltung früh organisiert, vermeidet viele typische Verzögerungen. 

Ebenso wichtig sind verlässliche Zahlungssysteme, passende POS-Tools, korrekte Rechnungen und saubere Finanzdaten. Sie helfen nicht nur im Alltag, sondern schaffen auch Vertrauen bei Kunden, Banken, Steuerberatern, Zahlungsanbietern und Behörden.

Häufige Fragen

Kann ein in Deutschland lebender Ausländer ein Kleinunternehmen anmelden?

Ja, es ist grundsätzlich möglich, dass Ausländer in Deutschland ein Kleinunternehmen anmelden. Voraussetzung dafür ist, dass der Aufenthaltstitel die geplante selbstständige oder gewerbliche Tätigkeit erlaubt. Dabei ist die Gründung nicht auf Kleinunternehmen beschränkt. Hierbei handelt es sich in Deutschland nämlich nicht um eine eigene Rechtsform. Es können auch Unternehmen gegründet werden, die nicht die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer in Anspruch nehmen.

Welche deutschen Aufenthaltsgenehmigungen berechtigen Ausländer zur Selbstständigkeit?

Es hängt vom konkreten Aufenthaltstitel ab, ob Ausländern eine Selbstständigkeit in Deutschland erlaubt ist. Hier ist vor allem die Aufenthaltserlaubnis zur selbstständigen Tätigkeit nach § 21 AufenthG relevant. Es können aber auch andere Aufenthaltstitel eine Selbstständigkeit erlauben. In einigen Fällen sind Gründungen eingeschränkt oder nur nach einer zusätzlichen Genehmigung zulässig. Wer an einer Gründung interessiert ist, sollte daher die genaue Formulierung im Aufenthaltstitel prüfen.

Kann ein Ausländer mit einem deutschen Studentenvisum ein Unternehmen gründen?

Das kann erlaubt sein, hängt aber von verschiedenen Bedingungen ab. Automatisch ist es in der Praxis nämlich nicht erlaubt. So müssen internationale Studierende aus Drittstaaten in den meisten Fällen vorher prüfen lassen, ob ihre Aufenthaltserlaubnis eine selbstständige Tätigkeit zulässt. Eventuell ist eine zusätzliche Genehmigung der Ausländerbehörde notwendig. Wichtig ist, dass das Studium weiterhin im Mittelpunkt steht und nicht durch die Gründung gefährdet wird.

Kann ein Ausländer mit einem deutschen Arbeitsvisum ein Unternehmen führen?

Nein, eine automatische Erlaubnis stellt das deutsche Arbeitsvisum nicht dar. In vielen Fällen ist der Aufenthaltstitel zur Beschäftigung an einen bestimmten Arbeitgeber oder eine bestimmte Tätigkeit gebunden. Es kann aber trotzdem möglich sein, ein Gewerbe anzumelden, als Freiberufler zu arbeiten oder als Geschäftsführer aktiv zu werden. Vorher sollte aber geprüft werden, ob der Aufenthaltstitel das erlaubt. Eventuell kann aber eine Änderung oder Ergänzung des Titels erforderlich sein.

Benötigen Gründer aus Nicht-EU-Ländern eine Genehmigung, um in Deutschland gewerblich tätig zu sein?

Ja, in den meisten Fällen wird eine ausdrückliche Erlaubnis erforderlich sein, wenn Gründer aus Nicht-EU-Ländern in Deutschland selbstständig oder gewerblich tätig werden möchten. Ein Besuchervisum oder ein Aufenthaltstitel zur Beschäftigung reicht eventuell nicht aus. Es ist daher vorher gründlich zu prüfen, ob die geplante Tätigkeit rechtlich zulässig ist.

Kann ein Ausländer ein Gewerbe mit einer gemieteten Privatadresse anmelden?

Das kann unter Umständen möglich sein. Der Mietvertrag bzw. der Vermieter muss das aber zulassen und auch die Art der Tätigkeit spielt eine Rolle. Die Hürden sind geringer, wenn es sich um eine Tätigkeit ohne Kundenverkehr handelt wie etwa eine Online-Tätigkeit. In Bereichen wie Beauty, Handel oder Gastronomie können die Voraussetzungen strenger sein. Bei dieser Betrachtung sind auch Wohnnutzungsregeln, Versicherungen, Brandschutz, Nachbarn und kommunale Vorgaben zu berücksichtigen.

Welche Visumsunterlagen benötigen ausländische Gründer für die Gewerbeanmeldung?

Für die Gewerbeanmeldung in Deutschland sollten Ausländer folgende Dokumente und Informationen bereithalten: Ausweis, Aufenthaltstitel, Meldeanschrift, gegebenenfalls Handelsregisterunterlagen, Gesellschaftsvertrag oder Vollmacht. Weitere Unterlagen können hinzukommen wie etwa ein Businessplan oder ein Finanzierungsnachweis. Etwaige Qualifikationen sind für die Behörden ebenfalls interessant, ebenso wie Unterlagen zur Krankenversicherung oder zum Mietvertrag. Zudem sollte dargelegt werden, wie der Lebensunterhalt bestritten wird.

Benötigen ausländische Gründer eine deutsche Steuernummer, bevor sie Rechnungen an Kunden stellen?

Für ordnungsgemäße Rechnungen wird in Deutschland grundsätzlich eine Steuernummer oder alternativ eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt. Ausländische Gründer sollten die steuerliche Registrierung deshalb früh erledigen und die Steuernummer beim Finanzamt beantragen. Werden bereits Leistungen erbracht oder Umsatzsteuer berechnet, bevor die Nummer vorliegt, sollte das Vorgehen mit einem Steuerberater abgestimmt werden. Unter Umständen müssen Rechnungen später korrigiert werden.