Come registrare il nome dell’azienda in Italia

Registrare il nome della propria azienda in Italia significa affrontare due procedure diverse, ma collegate. La prima riguarda l’iscrizione dell’impresa al Registro delle Imprese, necessaria per avviare e rendere ufficiale l’attività. La seconda riguarda invece la registrazione del marchio, che può offrire una tutela specifica sul nome o sul logo utilizzato per distinguere prodotti e servizi.

I due concetti vengono spesso confusi. Aprire una partita IVA e iscrivere un’impresa al Registro delle Imprese, infatti, non significa automaticamente ottenere un diritto esclusivo sul nome utilizzato. Per questo è importante verificare il nome prima di avviare l’attività e valutare, quando opportuno, anche la registrazione del marchio.

Ecco i principali passaggi da seguire.

Step 1: Verifica dei requisiti e dello status legale

Prima di scegliere il nome e presentare la pratica di apertura, è necessario verificare di possedere i requisiti richiesti per svolgere l’attività che si intende avviare.

In linea generale, una persona maggiorenne e con piena capacità di agire può esercitare un’attività d’impresa, ma alcune categorie di attività sono soggette a requisiti aggiuntivi. Professioni regolamentate, attività alimentari, servizi alla persona, commercio, attività artigianali e altri settori possono richiedere qualifiche professionali, iscrizioni ad albi, autorizzazioni o specifici requisiti morali e professionali.

Anche la forma giuridica scelta incide sulla procedura. Una ditta individuale presenta generalmente un percorso più semplice, perché l’impresa fa capo direttamente al titolare. Una società richiede invece ulteriori adempimenti. Nel caso delle società di capitali, come le S.r.l. (Società a responsabilità limitata), è normalmente necessario predisporre un atto costitutivo e uno statuto e procedere alla costituzione secondo le modalità previste dalla legge, generalmente con l’intervento di un notaio.

Prima di procedere conviene quindi definire almeno tre elementi: 

• Quale attività si vuole svolgere.
• Quale forma giuridica è più adatta.
• Quali requisiti specifici sono necessari.

Anche la situazione del titolare o della società può influire sulla procedura. I soggetti non residenti in Italia, per esempio, possono essere tenuti a seguire procedure fiscali specifiche per operare nel territorio italiano.

Il controllo preliminare evita di investire tempo e denaro nella costituzione di un’attività senza aver verificato che tutti i requisiti necessari siano effettivamente soddisfatti.

Step 2: Scegli e verifica il nome dell’azienda

Una volta definita la forma giuridica, si può passare alla scelta del nome. Le regole sono diverse per società e ditte individuali.

Per le società, si parla di ragione sociale nelle società di persone e di denominazione sociale nelle società di capitali. 

La legge stabilisce specifici requisiti per entrambe: 

• Nelle società di persone, la ragione sociale deve rispettare le regole previste per il tipo societario, come l’indicazione del nome di almeno uno dei soci con responsabilità illimitata nei casi previsti. 
• Nelle società di capitali, la denominazione sociale deve invece contenere l’indicazione del tipo societario, come “S.r.l.” o “S.p.a.”. Inoltre, il tipo societario deve essere indicato negli atti e nella corrispondenza della società, secondo quanto previsto dall’articolo 2250 del Codice Civile.

Prima di scegliere il nome è opportuno verificare che non sia già utilizzato da un’altra impresa in modo tale da creare confusione. Il Codice Civile disciplina i casi di ditte uguali o simili e prevede, quando possono creare confusione, l’obbligo di modificarle o integrarle (art. 2564 c.c.). Per le denominazioni sociali, invece, la tutela è disciplinata dalle norme sui segni distintivi, sulla concorrenza sleale e sui marchi.

Per le ditte individuali, si parla di ditta. Ai sensi dell’articolo 2563 del Codice Civile, la ditta deve contenere almeno il cognome dell’imprenditore, salvo il caso in cui essa sia stata acquisita e possa essere conservata in occasione del trasferimento dell’azienda, secondo quanto previsto dalla legge. È inoltre possibile aggiungere un elemento di fantasia, per esempio “Rossi Ceramiche Artigianali“, purché siano rispettate le disposizioni in materia di ditta e non si generi confusione con altre imprese.

La verifica non dovrebbe fermarsi al Registro delle Imprese. Prima di investire in insegne, sito web, packaging o pubblicità, è utile controllare anche la disponibilità del nome online, del relativo dominio e degli account social e verificare la presenza di marchi identici o simili nelle banche dati UIBM ed EUIPO.

Se il nome costituisce un elemento importante dell’identità commerciale dell’impresa, si può inoltre valutare la registrazione del marchio. Si tratta però di una procedura distinta dall’iscrizione dell’impresa e non è un passaggio obbligatorio per avviare un’attività.

Step 3: Prepara i documenti e gli strumenti necessari

Dopo aver definito attività, forma giuridica e nome, bisogna preparare la documentazione necessaria per presentare la pratica.

Per una ditta individuale, tra le informazioni richieste rientrano generalmente i dati del titolare, il codice fiscale, la sede dell’attività, la descrizione dell’attività esercitata e il relativo codice ATECO. Quest’ultimo identifica l’attività economica svolta ai fini statistici, amministrativi e fiscali e non deve essere confuso con il nome dell’impresa.

Per una società sono necessari anche i dati dei soci e degli amministratori e, in base alla forma societaria, l’atto costitutivo, lo statuto e le informazioni relative al capitale sociale e alla sede.

Per le imprese, il domicilio digitale, normalmente costituito da un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata), è un obbligo di legge sia per le società sia per le ditte individuali. La firma digitale è inoltre necessaria per molte pratiche telematiche, mentre per l’accesso ai servizi online della Pubblica Amministrazione possono essere utilizzati SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi). La mancata comunicazione del domicilio digitale può comportare sanzioni e, nei casi previsti, l’assegnazione d’ufficio di un domicilio digitale da parte della Camera di Commercio.

Se si vuole registrare anche un marchio, è consigliabile svolgere preventivamente una ricerca di anteriorità e individuare i prodotti e servizi da proteggere attraverso la Classificazione di Nizza, che suddivide prodotti e servizi in 45 classi. La scelta deve essere effettuata con attenzione: dopo il deposito non è normalmente possibile aggiungere nuove classi alla stessa domanda, rendendo necessario un nuovo deposito.

Preparare correttamente questi dati prima dell’invio riduce il rischio di errori e richieste di integrazione.

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Step 4: Invia la Comunicazione Unica per registrare l'impresa

Per molte imprese, l'avvio viene gestito attraverso la Comunicazione Unica d'Impresa, conosciuta anche come ComUnica. Si tratta di una procedura telematica che consente di coordinare diversi adempimenti amministrativi attraverso un'unica pratica.

Il primo passaggio consiste nel raccogliere tutti i dati necessari: forma giuridica, sede, attività, codice ATECO, titolare o soci, eventuali dati degli amministratori e informazioni fiscali.

La pratica viene quindi predisposta attraverso gli strumenti messi a disposizione dal sistema del Registro delle Imprese oppure tramite un intermediario, come un commercialista o altro professionista abilitato.

Una volta compilata, la documentazione viene verificata e firmata digitalmente quando richiesto. La pratica viene quindi trasmessa telematicamente alla Camera di Commercio competente.

Il vantaggio della ComUnica è che le informazioni possono essere trasmesse agli enti coinvolti nell'avvio dell'impresa, tra cui Registro delle Imprese, Agenzia delle Entrate, INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale) e, quando previsto, INAIL (Istituto Nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro). Dopo l'invio, è importante conservare la ricevuta della pratica e controllarne lo stato. Se la Camera di Commercio o uno degli enti coinvolti richiede una correzione o un'integrazione, sarà necessario intervenire entro i termini indicati nella comunicazione ricevuta.

Per alcune attività sono necessari ulteriori adempimenti. Se l'avvio è soggetto a SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività), la relativa segnalazione deve essere presentata secondo le modalità previste per quella specifica attività, generalmente tramite il SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) competente. Non tutte le attività sono però soggette alla stessa procedura: autorizzazioni, SCIA e altri requisiti dipendono dal settore e dal Comune interessato.

L'apertura dell'impresa, perciò, non consiste semplicemente nell'ottenere una partita IVA. È un insieme coordinato di comunicazioni e adempimenti che devono essere completati prima dell'effettivo avvio dell'attività.

Step 5: Paga i costi di registrazione e attendi la conferma

La presentazione della ComUnica comporta il pagamento di diritti di segreteria e imposta di bollo, oltre al diritto annuale dovuto alla Camera di Commercio. Gli importi dipendono dalla forma giuridica e dal tipo di pratica. 

Al momento della redazione, per l'iscrizione al Registro delle Imprese, i diritti di segreteria sono pari a:

• 18 euro per le imprese individuali;
• 90 euro per le società di persone;
• 90 euro per le società di capitali.

Anche l'imposta di bollo varia in base alla forma giuridica dell'impresa. 

Gli importi previsti per sono l'imposta di bollo i seguenti:

• 17,50 euro per le imprese individuali;
• 59 euro per le società di persone;
• 65 euro per le società di capitali.

A questi costi possono aggiungersi il diritto annuale camerale, eventuali spese notarili per la costituzione di una società e il compenso di un commercialista o altro intermediario, se si decide di affidargli la gestione della pratica.

Anche la registrazione del marchio comporta costi separati, determinati dal tipo di domanda e dal numero di classi di prodotti o servizi richieste.

Dopo l'invio della ComUnica, la Camera di Commercio e gli altri enti coinvolti procedono con i relativi controlli. I tempi possono variare in base alla pratica e all'eventuale necessità di fornire integrazioni o correggere errori. È quindi importante controllare le comunicazioni ricevute fino alla conferma dell'iscrizione.

La domanda di marchio segue invece un procedimento distinto e può richiedere diversi mesi. Il deposito della domanda stabilisce la data di presentazione, ma la registrazione definitiva avviene solo dopo il completamento dell'esame previsto e l'eventuale periodo per le opposizioni.

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Step 6: Completa gli adempimenti successivi alla registrazione

L'iscrizione dell'impresa e l'attribuzione della partita IVA segnano l'inizio dell'attività, ma comportano anche una serie di adempimenti ricorrenti. In base al tipo di attività e al regime fiscale adottato, bisogna organizzare la fatturazione, la gestione dei corrispettivi, la contabilità e i versamenti fiscali e previdenziali.

Un altro aspetto da definire riguarda i metodi di pagamento. Le attività che vendono beni o offrono servizi devono accettare i pagamenti elettronici, inclusi quelli tramite carte di debito e di credito. Per accettare pagamenti con carta, ad esempio, è possibile utilizzare un terminale POS come quelli offerti da myPOS, disponibili in diverse configurazioni per attività fisse o che operano anche in mobilità.

È inoltre importante rispettare le scadenze fiscali e previdenziali previste per il proprio regime, che possono comprendere versamenti tramite modello F24 e contributi INPS. Se è stata presentata anche una domanda di registrazione del marchio, conviene monitorarne lo stato e verificare tempestivamente eventuali comunicazioni dell'UIBM (l'Ufficio Italiano Brevetti e Marchi) o opposizioni presentate da terzi.

Infine, il nome scelto dovrebbe essere utilizzato in modo coerente nei principali materiali dell'attività, come fatture, sito web, insegna e comunicazioni commerciali. Una gestione ordinata fin dall'inizio aiuta a mantenere coerenti gli aspetti amministrativi e l'identità commerciale dell'impresa.

Step 7: Passaggi aggiuntivi per soggetti esteri o società straniere

Chi risiede o ha la propria sede all'estero e intende svolgere attività o effettuare operazioni rilevanti ai fini IVA in Italia deve verificare quale procedura fiscale si applica alla propria situazione.

Per i soggetti stabiliti in un altro Paese dell'Unione Europea e nei casi previsti dalla normativa anche in determinati Paesi extra-UE, può essere possibile ricorrere all'identificazione diretta ai fini IVA. Questa soluzione consente al soggetto estero di ottenere una posizione IVA italiana senza dover necessariamente costituire una stabile organizzazione in Italia.

Per i soggetti stabiliti fuori dall'Unione Europea, invece, può essere necessario nominare un rappresentante fiscale in Italia, in particolare quando non ricorrono le condizioni che consentono l'identificazione diretta. Il rappresentante fiscale gestisce gli adempimenti IVA del soggetto estero nei confronti dell'amministrazione italiana.

La scelta dipende quindi dal Paese di stabilimento, dal tipo di operazioni effettuate e dalle specifiche regole IVA applicabili. Prima di aprire una posizione fiscale è consigliabile verificare la procedura prevista per il proprio caso.

Anche la tutela del nome può richiedere un approccio internazionale. Se l'impresa opera in più Paesi dell'Unione Europea, può valutare la registrazione di un marchio dell'Unione Europea tramite EUIPO (Ufficio dell'Unione europea per la proprietà intellettuale), che consente di richiedere la protezione con un'unica domanda per gli Stati membri.

Per estendere la tutela anche a Paesi extra-UE, il sistema di Madrid gestito dalla World Intellectual Property Organization permette di presentare una domanda internazionale designando i Paesi nei quali si desidera ottenere protezione, sulla base dei requisiti previsti dal sistema.

Conclusione

Registrare un'azienda in Italia e proteggere il nome con cui opera sono due obiettivi collegati, ma non coincidono.

L'iscrizione al Registro delle Imprese permette di formalizzare l'attività e coordinare i principali adempimenti amministrativi e fiscali necessari per il suo avvio. La scelta del nome deve però essere effettuata prima con attenzione, verificando che non crei conflitti con imprese o marchi già esistenti.

La registrazione del marchio è invece una procedura separata, da valutare quando il nome costituisce un elemento importante dell'identità commerciale dell'impresa e si desidera ottenere una tutela specifica sul segno distintivo.

Una volta completata l'apertura, il lavoro non finisce. Bisogna organizzare fatturazione, contabilità, adempimenti fiscali, previdenza e sistemi di pagamento. Scegliere fin dall'inizio come incassare dai clienti, quale POS utilizzare e quali strumenti adottare per i pagamenti online permette di costruire una gestione più ordinata dell'attività.

Affrontare questi passaggi in modo coordinato consente quindi di partire con una struttura più solida, evitando di dover correggere in seguito errori nella denominazione, nella posizione fiscale o nell'organizzazione degli incassi.

Domande frequenti