Le funzioni più importanti da considerare nella scelta di un dispositivo POS

Scegliere un terminale di pagamento significa valutare le funzioni POS più adatte alle esigenze della propria attività, andando oltre la semplice accettazione di carte di credito e debito. Un terminale POS permette di elaborare pagamenti elettronici, mentre un sistema completo di punto vendita può offrire anche strumenti per gestire le vendite, il magazzino, i dati contabili e i report.

Accettare pagamenti con carta è ormai fondamentale per molte attività. Secondo l’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano, nel 2025 nei punti vendita fisici italiani i pagamenti con carta hanno raggiunto 406 miliardi di euro, di cui 47 miliardi generati da visitatori stranieri. Un dato che evidenzia quanto l’accettazione dei pagamenti digitali possa incidere sulla capacità di un’attività di servire clienti italiani e internazionali.

La soluzione più adatta dipende dal contesto in cui si effettuano gli incassi, dai metodi di pagamento preferiti dai clienti e dagli strumenti già utilizzati dall’azienda. Un POS fisso, un terminale portatile e uno SmartPOS, per esempio, rispondono a esigenze operative differenti e offrono caratteristiche diverse in termini di connettività, autonomia della batteria e gestione delle ricevute.

Per scegliere con criterio, è importante considerare anche le integrazioni con i sistemi aziendali, la sicurezza delle transazioni, i tempi di accredito, i costi complessivi e la possibilità di ampliare le funzionalità in futuro. Vediamo quindi quali aspetti valutare per individuare il POS più adatto alla propria attività.

Cosa considerare prima di confrontare i terminali POS

Il punto di partenza per scegliere un POS è capire dove e come avvengono gli incassi. 

Un negozio con una cassa fissa ha esigenze diverse da un ristorante che porta il terminale al tavolo, da un professionista che riscuote presso il cliente o da un commerciante che lavora tra mercati ed eventi. Nel primo caso può essere utile un dispositivo stabile, eventualmente integrato con il sistema di cassa. Negli altri, un POS portatile con connessione mobile permette di accettare pagamenti anche lontano dal banco.

Anche il volume delle transazioni incide sulla scelta. Chi gestisce pochi pagamenti al giorno può privilegiare la semplicità e contenere i costi fissi, mentre un’attività con frequenti picchi di affluenza ha bisogno di un terminale rapido e intuitivo, che non rallenti il lavoro del personale. Contano inoltre il valore medio degli acquisti, il numero di dipendenti che utilizzano il dispositivo e l’eventuale presenza di più sedi. Con diversi operatori o punti vendita, infatti, può essere utile centralizzare il monitoraggio degli incassi.

Definito il contesto operativo, occorre individuare il formato più adatto alla propria attività. Un POS autonomo gestisce i pagamenti direttamente dal terminale, senza richiedere uno smartphone associato. Uno SmartPOS offre anche un ambiente applicativo che può estendere le funzioni del dispositivo. Un POS integrato con il sistema di cassa facilita lo scambio di dati tra il pagamento e gli strumenti utilizzati per registrare le vendite. Infine, le soluzioni che trasformano uno smartphone compatibile in un terminale di pagamento possono essere adatte a chi lavora in mobilità o incassa solo occasionalmente.

Prima di confrontare i modelli, conviene quindi distinguere le funzioni POS indispensabili da quelle accessorie. Per un artigiano che si sposta tra diversi clienti, ad esempio, portabilità, autonomia e connettività mobile possono essere requisiti essenziali. Per un negozio con una postazione stabile, invece, potrebbero contare maggiormente la velocità alla cassa, l’integrazione con il registratore telematico e la facilità di riconciliazione degli incassi. 

Le funzioni POS più importanti da cercare

Le funzionalità di un POS incidono sulla gestione quotidiana dei pagamenti e sull’efficienza dell’attività. 

Vediamo quali sono le caratteristiche principali da valutare per individuare i requisiti più importanti per trovare il terminale giusto.

1. Supporto per BANCOMAT, carte, contactless e wallet digitali

Il primo requisito è verificare quali metodi di pagamento il terminale permette di accettare. Per un’attività italiana, il supporto al circuito BANCOMAT può essere importante quanto quello delle principali carte di debito e credito internazionali, soprattutto se il POS viene utilizzato da una clientela locale.

A questo si aggiungono i pagamenti contactless tramite NFC e quelli effettuati con smartphone e smartwatch attraverso i principali wallet digitali. Un cliente che entra in un bar e paga pochi euro avvicinando il telefono al terminale, per esempio, si aspetta un’operazione semplice quanto quella effettuata con una carta contactless.

Una maggiore varietà di metodi di pagamento riduce quindi gli ostacoli al momento dell’acquisto. Prima di scegliere un dispositivo, però, è importante verificare l’elenco aggiornato dei circuiti e dei wallet effettivamente supportati dal terminale e dal provider, perché la disponibilità può variare a seconda della soluzione.

2. Funzionamento autonomo

Un terminale autonomo permette di gestire il pagamento direttamente dal dispositivo, senza doverlo collegare a uno smartphone o a un tablet. Questo può rendere più rapido il lavoro del personale e ridurre il numero di strumenti da gestire durante la giornata.

La differenza si nota soprattutto nelle attività che effettuano molti incassi consecutivi. Un cameriere, per esempio, può portare il POS direttamente al tavolo, inserire l’importo e completare il pagamento senza dover utilizzare anche il telefono del ristorante. Lo stesso vale per un tecnico che incassa presso il domicilio del cliente.

Un lettore collegato allo smartphone può invece essere una soluzione pratica per chi effettua pochi pagamenti, come un professionista che incassa occasionalmente durante gli appuntamenti. In questo caso, utilizzare un dispositivo già disponibile può essere più semplice che dotarsi di un terminale dedicato.

Nella valutazione bisogna considerare anche la gestione quotidiana. Quanti dispositivi devono essere caricati? Quali app devono essere aperte? Quante connessioni devono essere mantenute attive? Più il processo di pagamento è frequente, più la semplicità operativa può incidere sull’efficienza.

3. Connessione Wi-Fi e rete mobile

La connessione è una delle caratteristiche che incidono direttamente sulla possibilità di elaborare un pagamento. Un POS utilizzato esclusivamente tramite Wi-Fi può funzionare bene in un negozio con una rete stabile, ma può diventare meno pratico quando il terminale viene portato fuori dalla sede.

Per un ristorante con servizio al tavolo, ad esempio, la possibilità di utilizzare una rete mobile può offrire maggiore flessibilità. Ancora più evidente è il vantaggio per un elettricista che incassa a domicilio, un venditore durante una fiera o un commerciante che lavora in un mercato. In questi casi, il terminale deve poter operare anche dove non è disponibile la rete Wi-Fi dell’attività.

Per questo, quando si lavora in mobilità, può essere utile scegliere un dispositivo che supporti sia Wi-Fi sia connessione dati mobile, così da avere più possibilità di collegamento. Prima dell’acquisto bisogna però verificare come viene fornita la connettività. Alcuni servizi includono la connessione mobile, mentre altri possono richiedere una SIM, un abbonamento o un costo aggiuntivo.

4. Portabilità ed ergonomia

Dimensioni e peso del terminale diventano importanti quando il POS deve essere spostato frequentemente. Un dispositivo compatto e facile da impugnare può rendere più agevoli i pagamenti al tavolo, a domicilio o durante un evento. Un terminale più grande, invece, può risultare più comodo in una postazione fissa grazie a uno schermo ampio e a una maggiore facilità di utilizzo.

Anche la disposizione dei comandi conta. Un touchscreen può velocizzare alcune operazioni, mentre una tastiera fisica può risultare pratica in determinati contesti. Non esiste quindi un formato migliore in assoluto: il dispositivo deve essere proporzionato al lavoro che deve svolgere.

Pensiamo a un ristorante che gestisce decine di pagamenti durante il servizio serale. Se il personale deve spostarsi continuamente tra i tavoli, un terminale leggero e facilmente impugnabile può rendere più fluido il servizio. In un negozio dove il POS rimane sul bancone, invece, la portabilità ha un peso minore e possono essere più importanti lo spazio dello schermo, la leggibilità e l’integrazione con gli altri strumenti di cassa.

La scelta dovrebbe quindi partire dall’ambiente reale di utilizzo. Un POS fisso deve essere comodo da usare alla postazione. Un POS portatile, invece, deve essere facile da trasportare e utilizzare per molte ore consecutive.

5. Autonomia della batteria e modalità di ricarica

Per un POS portatile, la batteria deve essere valutata in base alla giornata di lavoro reale, non soltanto all’autonomia dichiarata dal produttore. Un bar che utilizza lo stesso terminale per decine di pagamenti durante le colazioni, per esempio, ha esigenze diverse da un professionista che effettua pochi incassi nell’arco della giornata.

È utile considerare anche come viene ricaricato il dispositivo. Una base di ricarica può essere comoda per un POS utilizzato prevalentemente al banco, mentre la ricarica USB può offrire maggiore flessibilità a chi lavora in mobilità. Per attività con giornate particolarmente intense, è importante verificare anche se il terminale può continuare a essere utilizzato durante la ricarica.

6. Pagamenti rapidi e semplici

La velocità di un POS non dipende soltanto dal tempo necessario per autorizzare la transazione. Anche il numero di passaggi richiesti all’operatore e la facilità con cui vengono visualizzate le istruzioni incidono sulla rapidità del pagamento.

In un negozio affollato, per esempio, un’interfaccia intuitiva permette al personale di inserire l’importo, avviare la transazione e gestire eventuali richieste senza interrompere il flusso alla cassa. Un contactless che viene riconosciuto rapidamente e indicazioni chiare sullo schermo riducono inoltre il rischio di errori e richieste di assistenza.

Questi aspetti diventano ancora più importanti quando il terminale viene utilizzato da più dipendenti. Un funzionamento semplice riduce il tempo necessario per la formazione e rende più uniforme la gestione degli incassi anche nei momenti di maggiore affluenza.

7. Ricevute cartacee e digitali

La modalità con cui il POS gestisce le ricevute dovrebbe essere coerente con il modo in cui l’attività lavora. Alcuni terminali integrano una stampante, altri possono essere abbinati a una base con stampante. Diverse soluzioni permettono inoltre di inviare la ricevuta in formato digitale, per esempio tramite email, SMS o QR code, quando previsto dal servizio.

Un POS con stampante può essere utile in un negozio dove il cliente richiede frequentemente una copia cartacea. Una soluzione digitale può risultare invece più pratica per un professionista che incassa presso il cliente e non vuole trasportare carta e stampante. Nel confronto bisogna quindi considerare anche il peso del dispositivo, la necessità di rifornire la carta e la gestione della stampante.

È importante, però, distinguere la ricevuta del pagamento POS dal documento commerciale. Quest’ultimo certifica fiscalmente la vendita o la prestazione, quando previsto. La ricevuta che attesta l’avvenuto pagamento con carta non sostituisce gli adempimenti fiscali relativi alla certificazione dei corrispettivi elettronici.

8. Funzioni per la gestione delle mance

La gestione delle mance può essere una funzione utile soprattutto per ristoranti, bar, hotel e alcune attività di servizi, ma non rappresenta una necessità per tutti i commercianti. Quando è prevista direttamente nel flusso di pagamento, il cliente può scegliere se aggiungere una mancia e, a seconda della soluzione, selezionare una percentuale o un importo prestabilito.

Per un ristorante con più camerieri, è utile verificare anche come le mance vengono registrate nei report e se possono essere associate al singolo operatore. Questo permette di collegare più facilmente gli importi al personale che ha effettuato il servizio.

Prima di considerarla un criterio decisivo, conviene quindi chiedersi se la funzione risolve un’esigenza concreta dell’attività. Inoltre, è utile controllare quali possibilità di configurazione e rendicontazione offre effettivamente il provider.

9. Gestione di più operatori e del personale

Quando lo stesso POS viene utilizzato da più persone, può essere utile associare ogni operazione all’operatore che l’ha effettuata. Questa funzione permette, per esempio, di capire chi ha gestito una determinata transazione, verificare eventuali differenze negli incassi e, come visto, gestire più facilmente le mance.

In un ristorante con diversi camerieri, ogni dipendente può accedere al terminale con il proprio profilo, mentre il titolare mantiene una visione complessiva delle operazioni. In altri contesti, invece, può essere sufficiente un unico profilo condiviso.

Prima di scegliere un POS, perciò, è utile verificare come vengono gestiti utenti e autorizzazioni e dove si trovano queste funzioni: direttamente sul terminale, nel software gestionale collegato o in entrambi. La possibilità di limitare determinate operazioni ai soli utenti autorizzati può inoltre contribuire a rendere più ordinata la gestione del dispositivo.

10. Rimborsi, annullamenti e pre-autorizzazione

Rimborsi e annullamenti fanno parte della gestione ordinaria dei pagamenti. Un cliente può restituire un prodotto, chiedere il rimborso di un servizio o riscontrare un errore durante una transazione. Poter gestire queste situazioni direttamente attraverso gli strumenti previsti dal provider evita procedure manuali e facilita la riconciliazione degli incassi.

La pre-autorizzazione risponde invece a un’esigenza specifica: bloccare o verificare la disponibilità di un determinato importo prima di conoscere l’addebito finale. È una funzione particolarmente utile, per esempio, nel settore alberghiero, dove una struttura può dover garantire una prenotazione o coprire eventuali costi aggiuntivi.

Non tutti i terminali o i servizi di pagamento offrono queste funzioni alle stesse condizioni. Prima di considerarle un requisito, è quindi necessario verificare i settori abilitati, le modalità operative, eventuali limiti e i costi applicati dal provider.

11. App e funzionalità estese degli SmartPOS

Uno SmartPOS può fare più di un terminale dedicato esclusivamente all’elaborazione dei pagamenti, perché permette di utilizzare applicazioni direttamente sul dispositivo. A seconda della soluzione, queste possono riguardare ordini, programmi fedeltà, gestione dell’attività o esigenze specifiche di determinati settori.

Immaginiamo, per esempio, un ristorante che utilizza un’applicazione per raccogliere gli ordini e inviarli alla cucina. Avere queste funzioni sullo stesso dispositivo può ridurre il numero di strumenti che il personale deve utilizzare durante il servizio. Per un piccolo negozio che ha già un gestionale efficace, invece, uno SmartPOS con molte applicazioni potrebbe offrire vantaggi limitati.

Il numero di funzioni, quindi, non dovrebbe essere il criterio principale. È più utile partire dalle attività che si vogliono semplificare e verificare poi quali app sono effettivamente disponibili, compatibili con il dispositivo e adatte al proprio sistema di lavoro.

12. Integrazione con registratori telematici, software e sistemi aziendali

Un POS diventa più utile quando riesce a dialogare con gli strumenti che l’azienda utilizza già. A seconda delle soluzioni disponibili, può essere integrato con registratori telematici, software per la gestione della cassa, sistemi contabili e di magazzino, piattaforme e-commerce o altri strumenti aziendali.

Per esempio, un negozio che registra ogni giorno numerosi pagamenti può beneficiare di un’integrazione che riduce il reinserimento manuale degli importi e rende più semplice confrontare vendite e transazioni. Al contrario, se il POS e il gestionale non comunicano direttamente, alcuni dati possono dover essere trasferiti manualmente o tramite esportazioni.

In Italia occorre inoltre considerare l’associazione tra gli strumenti di pagamento elettronico e quelli utilizzati per la certificazione e la trasmissione dei corrispettivi, secondo le modalità previste dalla normativa. L’adempimento non implica necessariamente un collegamento fisico tra POS e registratore telematico: l’associazione viene gestita attraverso i servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Per questo motivo, la compatibilità va verificata sul sistema effettivamente utilizzato dall’attività, non soltanto sulla marca o sul modello del terminale. Un POS può avere molte funzioni, ma se non dialoga correttamente con il gestionale o il sistema di cassa già presente, parte dei vantaggi può andare persa.

13. Accettare pagamenti contactless con lo smartphone

Le soluzioni Tap to Pay e SoftPOS permettono di trasformare uno smartphone compatibile in uno strumento per accettare pagamenti contactless. Il telefono utilizza la tecnologia NFC per ricevere il pagamento direttamente da una carta contactless o da uno smartphone o smartwatch del cliente, senza richiedere necessariamente un terminale dedicato.

Secondo Statista, in Italia la quota di intervistati che utilizzava pagamenti mobili presso i POS ha raggiunto il 18% nel secondo trimestre del 2026, rispetto al 7% del 2018. Il dato comprende pagamenti effettuati sia con smartphone sia con smartwatch.

Questa possibilità può essere particolarmente pratica per chi effettua pochi incassi o lavora in contesti in cui portare un POS separato è poco conveniente. Un professionista che visita i clienti, un venditore durante un evento o un’attività che ha bisogno di un secondo punto di incasso possono utilizzare lo smartphone come ulteriore canale di pagamento.

L’accettazione tramite smartphone può quindi affiancare un POS tradizionale anziché sostituirlo. Prima di adottarla, è però necessario verificare quali dispositivi e sistemi operativi sono compatibili, quali circuiti di pagamento vengono accettati e se esistono limiti relativi agli importi o alle modalità di utilizzo.

14. Pagamenti a distanza

Un’attività può avere bisogno di incassare anche quando il cliente non si trova davanti al terminale. Link di pagamento, richieste di pagamento, QR code e strumenti per il checkout online permettono, a seconda della soluzione, di gestire operazioni come acconti, prenotazioni, fatture o pagamenti successivi alla vendita.

Pensiamo a un fotografo che chiede un acconto prima di un servizio, a un B&B che deve ricevere una caparra per una prenotazione o a un negozio che deve riscuotere il saldo di un ordine effettuato a distanza. In questi casi, poter inviare una richiesta di pagamento direttamente al cliente può evitare procedure manuali e velocizzare l’incasso.

Queste funzioni possono fare parte del servizio di pagamento complessivo e non necessariamente del terminale fisico. Per questo, nel confronto è utile verificare se i pagamenti effettuati online e quelli effettuati di persona possono essere visualizzati e gestiti dalla stessa piattaforma, soprattutto quando l’attività utilizza più canali di vendita.

15. Report delle transazioni e riconciliazione

Un POS non serve soltanto a incassare. I dati delle transazioni possono infatti diventare uno strumento utile per controllare l’attività. È quindi importante poter consultare pagamenti, rimborsi e annullamenti e, quando previsto, distinguere le operazioni effettuate dai diversi terminali o operatori.

Queste informazioni facilitano la riconciliazione degli incassi, cioè il confronto tra i pagamenti elaborati dal POS, le vendite registrate e gli importi che risultano effettivamente accreditati. Per un negozio che gestisce centinaia di transazioni, poter individuare rapidamente una differenza può evitare controlli manuali su ogni singola operazione.

La gestione diventa ancora più importante quando l’attività utilizza più terminali o ha diverse sedi. In questi casi, un sistema che riunisce i dati in un’unica area di consultazione permette al titolare di avere una visione complessiva degli incassi, mantenendo al tempo stesso il dettaglio delle singole operazioni.

16. Tempi di accredito e disponibilità dei fondi

Il momento in cui un pagamento con carta diventa effettivamente disponibile per l'attività può incidere sulla gestione della liquidità. Per un'impresa che deve sostenere regolarmente spese per fornitori, personale o scorte, anche la differenza tra un accredito più rapido e uno posticipato può avere conseguenze sulla disponibilità di cassa.

Nel confrontare le soluzioni POS, quindi, è utile verificare quando vengono accreditati gli incassi e secondo quale calendario. Bisogna inoltre distinguere l'accredito dei fondi dal successivo trasferimento verso un altro conto bancario. Possono infatti essere due passaggi separati, con tempi e condizioni differenti.

Le condizioni variano in base al provider e al servizio scelto. Per questo, è opportuno controllare i tempi di regolamento effettivamente previsti per il proprio contratto, insieme a eventuali costi o condizioni legati all'accesso ai fondi.

17. Carte internazionali e gestione delle valute

Per un'attività che lavora con turisti o clienti stranieri, accettare carte emesse all'estero può essere un requisito importante. Un hotel a Roma, per esempio, può ricevere pagamenti da clienti che utilizzano carte appartenenti a circuiti internazionali, anche se il conto dell'attività è denominato in euro.

Accettare una carta estera, però, non significa necessariamente poter incassare, convertire o detenere valute diverse dall'euro. Sono funzioni distinte e vanno valutate separatamente. Se un'attività lavora abitualmente con più valute, perciò, è importante capire in quale valuta viene regolato il pagamento, come viene effettuata un'eventuale conversione e quali costi vengono applicati.

Per un negozio rivolto principalmente a clienti italiani, queste funzioni possono avere un'importanza secondaria. Per una struttura ricettiva o un'impresa che opera anche all'estero, invece, possono diventare un criterio concreto nella scelta del provider.

18. Sicurezza dei pagamenti e conformità

La sicurezza è un altro aspetto da valutare insieme alle funzioni del POS già analizzate. Tra i principali riferimenti di sicurezza rientra il PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), un insieme di requisiti pensati per proteggere i dati delle carte di pagamento.

L'attenzione è importante anche alla luce dei dati sulle frodi: in Italia, secondo Statista, le perdite legate alle frodi su carta hanno raggiunto 70,7 milioni di euro nel 2024, in aumento rispetto ai 70,2 milioni del 2023. Il dato riguarda le frodi con carta e non comprende necessariamente tutte le forme di frode nei pagamenti digitali.

Per l'attività, questi principi si traducono in alcune accortezze concrete, come utilizzare dispositivi supportati dal produttore, mantenere aggiornato il software, proteggere gli accessi degli operatori e verificare che il terminale non presenti segni di manomissione. Un dispositivo obsoleto o non più supportato può infatti aumentare i rischi per la sicurezza e creare problemi di compatibilità con i sistemi di pagamento.

È però importante distinguere questi aspetti dagli adempimenti fiscali. La sicurezza di una transazione con carta e la corretta certificazione di una vendita sono infatti processi diversi, con requisiti e strumenti specifici. Nella scelta del POS, entrambi meritano quindi una valutazione separata.

19. Affidabilità, resistenza e qualità costruttiva

Un POS deve essere adatto anche all'ambiente in cui viene utilizzato. Un terminale che rimane sul bancone di un negozio ha esigenze diverse da uno trasportato ogni giorno da un tecnico o utilizzato all'aperto durante mercati ed eventi.

È importante valutare la robustezza del dispositivo, la resistenza alla movimentazione frequente e la facilità di trasporto. Anche le condizioni di utilizzo contano: esposizione al calore, giornate di lavoro prolungate e frequenti spostamenti possono mettere alla prova il terminale e la sua batteria.

Prima dell'acquisto, conviene verificare le specifiche del produttore, le condizioni della garanzia e le procedure previste in caso di guasto. Tempi di riparazione e sostituzione sono particolarmente importanti per le attività che dipendono dai pagamenti elettronici durante tutto l'orario di apertura.

20. Assistenza clienti e supporto tecnico

Anche un terminale affidabile può avere bisogno di assistenza. Un problema di connessione, un dispositivo che non si avvia o un malfunzionamento durante una giornata di intenso lavoro possono impedire di accettare pagamenti e creare disagi sia all'attività che ai clienti.

Per questo, prima di scegliere un provider, è utile verificare quali canali di assistenza sono disponibili, in quali orari è possibile contattare il supporto e quali risorse sono presenti per risolvere autonomamente i problemi più comuni. Sono importanti anche le condizioni di garanzia, le procedure per la sostituzione del terminale e i tempi previsti per ricevere un dispositivo funzionante.

Per un piccolo professionista che effettua pochi pagamenti, un'interruzione può essere gestibile. Per un negozio o un ristorante, anche alcune ore senza POS possono significare transazioni perse e rallentamenti. La qualità dell'assistenza è quindi parte del valore della soluzione, non un servizio secondario da considerare soltanto quando qualcosa non funziona.

21. Possibilità di crescere con l'attività

Il POS dovrebbe poter seguire l'evoluzione dell'azienda. Un'attività che oggi utilizza un solo terminale potrebbe averne bisogno di altri in futuro, così come potrebbe aumentare il numero di dipendenti, aprire una seconda sede o iniziare a incassare anche online.

In questi casi, è utile poter gestire più dispositivi e operatori dalla stessa piattaforma, assegnare i terminali ai diversi punti vendita e consultare report complessivi senza dover riunire manualmente i dati. Un ristorante che apre una seconda sede, per esempio, può avere bisogno di mantenere separati gli incassi dei due locali e, allo stesso tempo, controllare l'andamento dell'attività nel suo insieme.

Conviene quindi valutare non soltanto le esigenze attuali, ma anche quelle prevedibili nel medio periodo. Un terminale economico può essere sufficiente per un'attività appena avviata, ma diventare poco pratico se il sistema non consente di aggiungere facilmente dispositivi, utenti o nuovi canali di pagamento.

22. Costo complessivo della soluzione

Il prezzo del terminale è soltanto una parte del costo di un POS. 

Per confrontare correttamente due soluzioni bisogna considerare anche:

• Le commissioni sulle transazioni;
• Eventuali canoni o abbonamenti;
• Il costo della connettività;
• Gli accessori;
• La carta per la stampa delle ricevute;
• Le eventuali spese di sostituzione o assistenza.

Anche il modello tariffario può cambiare il risultato. Un'attività con pochi pagamenti potrebbe preferire una soluzione pay-as-you-go, senza costi fissi e pagare in proporzione all'utilizzo. Un'impresa con un elevato volume di transazioni, invece, potrebbe valutare un piano con costi ricorrenti e condizioni diverse sulle singole operazioni.

Per fare un confronto concreto, è utile partire dai propri dati, analizzando quanto incassa mediamente con le carte ogni mese, quante transazioni effettua e qual è il loro valore medio. Un POS con un costo iniziale più basso non è necessariamente il più conveniente nel lungo periodo se applica commissioni più elevate o richiede diversi servizi aggiuntivi.

Il confronto dovrebbe quindi riguardare il costo complessivo della soluzione nell'arco di un anno, verificando sempre le condizioni e i prezzi aggiornati applicati dal provider.

Quali funzioni POS contano di più per ogni tipo di attività

Le funzioni POS più importanti dipendono dal tipo di attività, dal luogo in cui vengono accettati i pagamenti e dalle modalità di lavoro quotidiane. Un negozio con molti clienti alla cassa ha esigenze diverse rispetto a un ristorante, un professionista in mobilità o una struttura ricettiva. Anche le priorità cambiano con il lavoro.

La tabella seguente (Tabella 1) confronta le principali funzioni POS in base al settore, indicando quelle prioritarie, quelle secondarie e i motivi per cui sono importanti.

Attività	Funzioni prioritarie	Funzioni meno urgenti	Perché
Negozio al dettaglio	Velocità di checkout, integrazione con il registratore telematico, report, affidabilità	Mance, multivaluta	Molte transazioni al giorno e tempi di attesa alla cassa da tenere bassi
Ristorante o bar	Portabilità, multi-operatore, ricevute, batteria, mance	Pre-autorizzazione	Il conto si paga al tavolo e più camerieri usano lo stesso terminale
Professionista o artigiano in mobilità	Portabilità, SIM dati, batteria, pagamenti a distanza	Stampante integrata	L'incasso avviene a casa del cliente, spesso senza Wi-Fi
Taxi e trasporti	Hardware compatto, connessione mobile, contactless	App aggiuntive	Pagamento rapido a fine corsa, in un abitacolo
Mercato o fiere	Funzionamento autonomo, dati mobili, batteria, velocità	Report avanzati	Giornate lunghe all'aperto senza prese e senza rete fissa
Hotel o B&B	pre-autorizzazione, report, integrazioni, multi-operatore, pagamenti a distanza	Mance	Caparre, addebiti finali e gestione di più receptionist

Tabella 1: Funzioni POS prioritarie e secondarie per tipo di attività

Come mostra la tabella, portabilità e connettività sono prioritarie per le attività in mobilità, mentre integrazioni e gestione di più operatori assumono maggiore importanza nei negozi, nei ristoranti e nelle strutture ricettive. Alcune funzioni, come la pre-autorizzazione, rispondono invece a specifiche esigenze di incasso.

La connessione e l'autonomia della batteria sono fondamentali per garantire la continuità dei pagamenti, soprattutto quando si lavora fuori sede. Le altre funzionalità contribuiscono a rendere la gestione degli incassi più semplice ed efficiente, in base alle esigenze dell'attività.

Come confrontare i terminali POS prima di acquistare

Prima di confrontare i terminali, individua 6-7 requisiti indispensabili per la tua attività. Possono essere la connessione mobile, l'autonomia della batteria, l'integrazione con il sistema di cassa, il supporto a determinati metodi di pagamento o la gestione di più operatori.

A questo punto, valuta ogni soluzione attraverso situazioni concrete. Oltre al normale pagamento, considera la gestione della ricevuta, un rimborso, il cambio di operatore e la ricerca di una transazione precedente. Se lavori in mobilità, verifica anche come si comporta il terminale quando la connessione è debole o il Wi-Fi non è disponibile.

Per confrontare più modelli, puoi raccogliere queste informazioni in una semplice scheda, indicando per ogni caratteristica se è essenziale o opzionale e annotando eventuali differenze, limiti o costi aggiuntivi.

Il confronto, però, non deve riguardare soltanto il dispositivo. Valuta anche il servizio offerto dal provider, come circuiti e metodi di pagamento accettati, commissioni, eventuali canoni, integrazioni, compatibilità con il sistema di cassa e gli strumenti fiscali, assistenza tecnica e procedure di sostituzione in caso di guasto.

Infine, verifica le condizioni di sicurezza e il costo complessivo della soluzione. Il POS più adatto non è necessariamente quello con più funzioni o con il prezzo iniziale più basso, ma quello che si integra meglio nel modo in cui l'attività lavora ogni giorno.

Errori comuni da evitare nella scelta di un POS

Nella ricerca di un POS, alcuni errori possono trasformare una soluzione apparentemente conveniente in uno strumento poco adatto alle esigenze dell'attività. 

Le principali criticità da evitare durante la scelta del POS sono:

• Scegliere il terminale più economico senza considerare il costo complessivo: oltre al prezzo del dispositivo, bisogna valutare commissioni sulle transazioni, eventuali canoni, costi per la connettività e altri servizi.
• Dare per scontato che tutti i POS accettino gli stessi circuiti: il supporto a carte, circuiti nazionali e internazionali può variare tra provider e soluzioni.
• Pagare per funzioni che non servono: uno SmartPOS ricco di applicazioni o servizi aggiuntivi non offre necessariamente un vantaggio a un'attività che ha bisogno soltanto di incassare rapidamente.
• Contare esclusivamente sul Wi-Fi: se il POS viene utilizzato al di fuori della sede, è importante valutare una connessione mobile o un'altra soluzione che permetta di continuare a ricevere pagamenti.
• Sottovalutare la batteria: un terminale che si scarica durante le ore di maggiore affluenza può interrompere gli incassi proprio quando serve di più.
• Confondere la ricevuta del pagamento POS con il documento commerciale: la ricevuta che attesta un pagamento con carta non sostituisce, di per sé, il documento necessario per certificare fiscalmente la vendita o la prestazione, quando previsto.
• Dare per scontate funzioni come mance, pre-autorizzazioni, rimborsi e profili per gli operatori: prima della scelta è necessario verificare quali funzioni sono effettivamente disponibili e con quali condizioni.
• Presumere che il POS sia compatibile con il sistema già utilizzato: registratore telematico, gestionale, software di cassa e altri strumenti aziendali possono richiedere integrazioni specifiche.
• Trascurare l'associazione tra strumenti di pagamento elettronico e sistemi utilizzati per la certificazione dei corrispettivi, quando prevista dalla normativa: è importante verificare gli adempimenti applicabili e le modalità di associazione previste.
• Concentrarsi soltanto sul terminale: tempi di accredito, report, riconciliazione degli incassi, assistenza e possibilità di aggiungere nuovi dispositivi o sedi possono essere altrettanto importanti nel lungo periodo.

Evitare questi errori significa guardare oltre il prezzo e le caratteristiche del terminale. Il POS giusto è quello che si adatta al modo in cui l'attività incassa oggi, senza creare costi, vincoli o problemi operativi domani.

Come myPOS può supportare diverse esigenze POS in Italia

myPOS è un esempio di come, nella scelta di un POS, sia utile valutare l'intera soluzione di pagamento e non soltanto il terminale. In Italia offre dispositivi pensati per esigenze diverse, dal lavoro in mobilità alla gestione dei pagamenti al banco.

Per chi incassa fuori da una sede fissa, myPOS Go 2 è un terminale autonomo con Wi-Fi e SIM dati 4G inclusa, che non richiede uno smartphone. Supporta carte, wallet digitali e, attualmente, anche i pagamenti BANCOMAT. Le ricevute possono essere inviate in formato digitale tramite email, SMS o QR code.

Chi ha bisogno anche di una stampante può orientarsi invece su una soluzione come myPOS Go Combo, che combina il lettore con una base di ricarica e una stampante, mantenendo la connettività Wi-Fi e 4G.

Per esigenze ancora più flessibili, myPOS Glass permette di accettare pagamenti contactless direttamente da uno smartphone compatibile, senza un terminale aggiuntivo. Può essere utile a professionisti, attività occasionali o come ulteriore punto di incasso durante eventi. La soluzione comprende anche strumenti per gestire i pagamenti a distanza, tramite link e richieste di pagamento, oltre a funzioni per monitorare transazioni e dispositivi dall'app.

Anche l'accredito è parte della scelta: myPOS offre l'accesso istantaneo ai fondi per i pagamenti Visa e Mastercard. Le condizioni economiche dipendono dal piano e dal tipo di transazione, quindi vanno valutate insieme al volume di incassi previsto.

Domande frequenti

Un ristorante può accettare buoni pasto elettronici di diversi emittenti con un solo dispositivo?

Sì, quando il terminale è abilitato a un servizio multi-emittente. Il nuovo modello di terminale unico multi-fornitore previsto per i buoni pasto della PA permette agli esercizi convenzionati di accettare diverse tipologie di ticket sullo stesso dispositivo, comprese quelle disponibili tramite app.

I buoni pasto elettronici possono essere utilizzati anche tramite app?

Sì. I buoni pasto elettronici possono essere associati a una card oppure, per alcuni servizi, essere disponibili direttamente tramite applicazione. Per questo, un'attività che vuole accettare ticket digitali dovrebbe verificare la compatibilità del terminale con le modalità previste dagli emittenti convenzionati.

Le commissioni sui buoni pasto sono uguali a quelle sui pagamenti con carta?

No, i buoni pasto seguono condizioni economiche specifiche. Nel 2026, per il mercato privato, la commissione massima prevista per la gestione dei buoni pasto è pari al 5% del valore del buono, mentre le commissioni dei normali pagamenti con carta seguono condizioni differenti.

I buoni pasto vengono accreditati con le stesse tempistiche dei pagamenti con carta?

Non necessariamente. I buoni pasto hanno propri circuiti di emissione, gestione e rimborso, quindi tempi e modalità di accredito possono differire da quelli applicati alle transazioni con carta. Prima di scegliere una soluzione è quindi utile verificare le condizioni dell'emittente o del servizio utilizzato.

Il codice lotteria deve essere acquisito prima dell'emissione del documento commerciale?

Sì, il codice lotteria deve essere associato al documento commerciale prima della sua emissione. Il registratore telematico deve quindi acquisire il codice e registrare anche l'importo pagato con strumenti elettronici, così da trasmettere correttamente i dati previsti dal sistema della lotteria.

Un cliente può usare il codice fiscale al posto del codice lotteria?

Dipende dalla finalità dell'acquisto. Le operazioni per le quali il cliente richiede il codice fiscale per ottenere una detrazione o una deduzione fiscale non partecipano alla lotteria degli scontrini. Il sistema di cassa deve quindi gestire correttamente i due flussi, evitando di trattare come acquisto per la lotteria un'operazione soggetta a diverse modalità di acquisizione dei dati.