Scontrino e POS non coincidono: cosa fare

Quando scontrino e POS non coincidono, anche un piccolo errore può generare anomalie fiscali e problemi nei controlli. Nei pagamenti elettronici, infatti, la corrispondenza tra incassi, scontrino fiscale e dati trasmessi è fondamentale per evitare sanzioni amministrative.

In più, dal 1° gennaio 2026 entrerà in vigore l’obbligo di collegare il POS al Registratore Telematico, con l’obiettivo di creare un flusso unico di dati su incassi e pagamenti elettronici, riducendo errori e incongruenze.

In questo articolo vedremo insieme cosa fare quando scontrino e POS non coincidono, analizzando i diversi scenari possibili. Spiegheremo, inoltre, come intervenire correttamente e quali documenti conservare per prevenire future anomalie di pagamento.

Scontrino POS vs scontrino fiscale in Italia

In Italia, lo scontrino cartaceo del POS non ha valore fiscale e serve solo come prova dell’avvenuto pagamento. 

I documenti validi ai fini fiscali, infatti, sono: 

• Il documento commerciale emesso dal registratore di cassa;
• La fattura.

Nei pagamenti elettronici, gli importi indicati sul POS, sul documento commerciale/fattura e nei corrispettivi giornalieri dovrebbero sempre coincidere. Questa corrispondenza è essenziale, poiché i dati degli scontrini elettronici vengono memorizzati e trasmessi all’Agenzia delle Entrate. 

Quando scontrino e POS non coincidono, la discrepanza può essere rilevata durante le verifiche fiscali, generando anomalie. Per questo motivo, controllare costantemente sistemi di pagamento e registratore di cassa è fondamentale per garantire la compliance fiscale.

Cosa fare se scontrino e POS non coincidono

Cosa fare quando scontrino e POS non coincidono? In questo caso tutto dipende dal momento in cui l’errore viene individuato e dal tipo di documento emesso. Vediamo insieme come agire correttamente in ogni scenario per mantenere la compliance fiscale ed evitare problemi.

Errore individuato immediatamente in cassa (prima della chiusura giornaliera)

Se ci accorgiamo subito in cassa che scontrino e POS non coincidono, la correzione è più semplice e diretta. 

Per rimediare immediatamente errori di mancata corrispondenza, infatti, basta:

• Annullare o stornare la transazione POS errata ed eseguire nuovamente il pagamento con l’importo corretto. 
• Parallelamente, annullare il documento commerciale già emesso tramite un documento commerciale di annullo o reso, collegato allo scontrino originale.

La nuova emissione deve riportare l’importo corretto e coerente con il pagamento elettronico. In questo modo, i dati incassati, quelli fiscali e i corrispettivi giornalieri rimangono allineati e corretti.

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Errore scoperto dopo la chiusura giornaliera o la trasmissione

Hai notato che scontrino e POS non coincidono dopo la chiusura giornaliera o dopo la trasmissione dei dati fiscali? In questo caso, non è possibile intervenire sul documento originale. 

Per rimediare un errore dopo la chiusura giornaliera, dovrai:

• Emettere un documento commerciale, facendo riferimento allo scontrino errato.
• Registrare correttamente l’operazione correttiva.

Inoltre, è consigliabile gestire l’anomalia anche attraverso gli strumenti disponibili nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate e conservare una nota interna che documenti l’errore e le relative cause.

Errore individuato quando al cliente è già stato addebitato un importo sbagliato 

Se al cliente è stato addebitato un importo errato, è necessario procedere con un rimborso totale o parziale tramite il POS, collegando l’operazione alla correzione fiscale effettuata. È importante conservare sia lo scontrino POS originale sia quello del rimborso, associandoli al documento di annullo o reso. 

Qualora il problema non venga risolto immediatamente, il cliente deve essere informato delle tempistiche e delle eventuali opzioni di contestazione bancaria, come il chargeback. Una gestione trasparente riduce il rischio di reclami e contestazioni formali.

Errore individuato in fattura dopo l’emissione 

Se al posto dello scontrino fiscale è stata emessa una fattura elettronica, la correzione segue regole diverse. In caso di errore, è necessario intervenire tramite una nota di variazione, in aumento o in diminuzione, ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/72. 

La nota deve rettificare l’importo imponibile e l’IVA indicati nella fattura originale. Contestualmente, il rimborso o l’integrazione del pagamento deve essere riconciliato con le scritture contabili aggiornate.

Documentazione da conservare quando scontrino e POS non coincidono

Per essere preparati a eventuali verifiche fiscali, è fondamentale conservare tutta la documentazione relativa agli scontrini e ai pagamenti POS. 

In particolare, quando scontrino e POS non coincidono è consigliabile mantenere:

• Documenti fiscali originali e documenti correttivi (annulli o resi);
• Ricevute POS annullate o di rimborso;
• Rapporto giornaliero Z del Registratore Telematico (la copia cartacea è facoltativa, ma può essere utile per esigenze di controllo interno, verifica degli incassi o gestione amministrativa);
• Log, screenshot o registrazioni dell’errore;
• Ricevute dal portale “Fatture e Corrispettivi” relative alla correzione.

Questi elementi consentono di dimostrare la corretta gestione delle anomalie, garantendo trasparenza e compliance fiscale. La loro conservazione è utile sia per eventuali controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate sia per verifiche interne di gestione dei pagamenti elettronici.

Cause comuni di mancata corrispondenza tra scontrino e POS

Le discrepanze tra scontrino e POS possono derivare da diverse situazioni, operative o tecniche. Se non gestite, queste possono portare a mancata emissione, errori nella trasmissione delle informazioni e problemi durante la verifica degli scontrini.

Tra le cause più comuni di mancata corrispondenza tra scontrino e POS troviamo:

• Pagamenti split o frazionati tra più strumenti;
• Applicazione di aliquote IVA errate;
• Addebiti di mance, servizi o costi extra non registrati correttamente;
• Inserimento manuale dei dati con errori di digitazione.
• Importo non trasferito automaticamente dal Registratore Telematico / ePOS al POS, soprattutto in assenza di sistemi tracciabili integrati.

Comprendere le cause principali delle anomalie aiuta a prevenirle, migliorare il controllo dei dati e rispettare gli obblighi di trasmissione. Inoltre, riduce il rischio di sanzioni amministrative legate alla mancata corrispondenza tra pagamenti elettronici e scontrini fiscali.

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Obbligo di collegamento tra POS e Registratore Telematico 2026

Dal 1° gennaio 2026 sarà obbligatorio associare digitalmente il POS al Registratore Telematico (RT). Questo collegamento permetterà la memorizzazione e la trasmissione quotidiana dei dati relativi ai pagamenti elettronici, creando un flusso unico di informazioni sugli incassi. 

L’obiettivo è ridurre errori, contestazioni e discrepanze tra scontrini fiscali e pagamenti POS, rafforzando il rispetto degli obblighi degli operatori in materia di tracciabilità e trasmissione dei dati fiscali.

La Legge di Bilancio 2025, inoltre, ha definito il quadro sanzionatorio in caso di mancato adeguamento, specificando in particolare:

• La mancata attivazione del collegamento POS–RT comporta una sanzione amministrativa da 1.000 a 4.000€ (art. 11, comma 5, D.Lgs. 471/1997). 
• Errori, omissioni nella memorizzazione o trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici comportano una sanzione di 100€ per ciascuna trasmissione non corretta. È previsto un limito massimo di 1.000€ per trimestre (art. 11, comma 2‑quinquies, D.Lgs. 471/1997). 

In caso di violazioni ripetute e gravi, possono inoltre emergere conseguenze più rilevanti, come la sospensione dell’attività. Adeguarsi in tempo riduce rischi di sanzioni, violazioni e garantisce piena compliance fiscale.

Come gestire correttamente i clienti quando scontrino e POS non coincidono 

Quando scontrino e POS non coincidono, la gestione della comunicazione con il cliente è fondamentale per mantenere fiducia e trasparenza. Innanzitutto, è consigliabile spiegare l’errore in maniera chiara, fornendo subito gli e-receipts del documento annullato e di quello corretto. 

Se invece il cliente è già stato addebitato erroneamente, occorre offrire un rimborso rapido o una correzione immediata tramite POS. In questo caso, è importante allegare anche la documentazione fiscale aggiornata. 

Una comunicazione chiara, accompagnata da azioni concrete, risolve il problema in maniera efficace e garantisce un’esperienza cliente positiva. Inoltre, rafforza la reputazione dell’attività e riduce il rischio di contestazioni formali o chargeback.

Best practice per evitare che scontrino e POS non coincidano

Adottare alcune best practice operative consente di prevenire incoerenze tra importi incassati e documenti commerciali, migliorando il controllo di cassa e la compliance.

Ecco alcune azioni preventive per evitare che scontrino e POS non coincidano: 

• Bloccare l’importo dal Registratore Telematico/ ePOS al POS: Assicura che l’importo da pagare sia trasferito automaticamente, evitando errori di digitazione.
• Formare il personale sui flussi di annullo e reso: Conoscere procedure corrette riduce anomalie fiscali e garantisce interventi rapidi in cassa.
• Riconciliare quotidianamente incassi e corrispettivi: Controllare ogni giorno la corrispondenza tra POS, scontrini e documenti commerciali previene accumuli di errori.
• Revisionare settimanalmente le discrepanze: Monitorare eventuali anomalie permette di individuare trend e correggere processi prima che diventino problematici.

Seguire questa checklist aiuta a mantenere la compliance fiscale, ridurre contestazioni e prepararsi efficacemente all’entrata in vigore della normativa POS–RT.

Conclusioni 

Quando scontrino e POS non coincidono, è fondamentale intervenire tempestivamente e seguire procedure fiscali corrette per evitare anomalie e sanzioni. Conservare la documentazione, formare il personale e controllare quotidianamente incassi e corrispettivi sono pratiche essenziali. 

Una comunicazione chiara con il cliente e una gestione rapida delle correzioni garantiscono fiducia, compliance fiscale e riduzione del rischio di contestazioni.

Domande frequenti